Giới Thiệu Tính Năng
Cuối tháng đối chiếu, bạn thấy tiền điện văn phòng đã hạch toán nhầm sang tài khoản đồ dùng văn phòng. Bút toán đã ghi sổ. Xóa đi thì mất dấu vết, sửa đè thì người đọc sau không biết đã đổi gì và vì sao. Còn nếu chính bạn lập bút toán đó, có khi chẳng ai đọc lại trước khi nó vào sổ.
Trong GTG CRM, bút toán thủ công đi qua người duyệt rồi mới ghi sổ (mặc định là một người khác). Bút toán đã ghi sổ có thể đảo hoặc sửa bằng bút toán mới, bản gốc vẫn còn nguyên. Bốn việc bạn làm được:
- Đảo hoặc sửa bút toán đã ghi sổ: bản gốc không bị xóa hay sửa đè.
- Gửi người duyệt: mặc định, bút toán chỉ vào sổ sau khi một người khác duyệt.
- Lập bút toán thủ công: bạn tự điền ngày, số chứng từ, lý do và các dòng Nợ, Có.
- Nhập số dư đầu kỳ từ tệp: tệp số dư của sổ cũ (CSV hoặc Excel), kiểm lại rồi gửi duyệt. Chỉ tại ngày 01/01, một lần cho mỗi công ty; giới hạn đầy đủ ở ngay bên dưới.
Số dư đầu kỳ: những giới hạn hiện nay
- Chỉ nhập được tại ngày 01/01: hiện GTG CRM hỗ trợ năm tài chính theo năm dương lịch. Mỗi công ty (workspace) chỉ có một số dư đầu kỳ.
- Không được có bút toán nào ghi sổ ngày trước ngày số dư đầu kỳ; nếu có, GTG CRM từ chối khi bạn bấm Gửi duyệt.
- Chưa nhập được số dư tại một ngày giữa năm. Công ty bắt đầu giữa năm nhập số dư đầu năm, rồi ghi phần phát sinh từ đầu năm đến nay qua các màn hình hóa đơn, hóa đơn mua và sao kê ngân hàng.
- Số dư công nợ phải thu, công nợ phải trả, hàng tồn kho và tài sản cố định đi vào sổ kế toán, nhưng không hiện trong danh sách hóa đơn bán, hóa đơn mua, màn hình kho hay sổ tài sản cố định.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Bút toán nhập tay, người lập cũng là người ghi sổ | Một dòng sai vào sổ mà chưa ai đọc lại |
| Sửa bút toán sai bằng cách xóa hoặc gõ đè | Không còn dấu vết ai sửa, sửa lúc nào, vì sao |
| Mỗi người sửa sai một kiểu, không ghi lý do | Khó giải thích một con số khi bị hỏi lại |
| Gõ lại số dư đầu năm từng dòng từ sổ cũ | Dễ nhầm số, dễ lẫn dấu chấm với dấu phẩy |
GTG CRM đặt việc lập, duyệt, đảo hoặc sửa vào cùng một màn hình Bút toán.
Điểm Nổi Bật
1. Lập bút toán thủ công: bạn tự viết, hệ thống không điền sẵn
Vào Tài chính & Nhân sự ▸ Kế toán ▸ Bút toán, bấm + Bút toán mới, chọn Bút toán thủ công. Ngày bút toán, ngày chứng từ và số chứng từ để trống, hệ thống không điền sẵn. Dòng tổng ở cuối trang báo Cân đối, hoặc Chưa cân đối kèm số chênh lệch, và bút toán chưa cân thì không gửi đi được. Chưa đính kèm được tệp chứng từ (có ô Chứng từ gốc kèm theo để ghi chú), và bút toán chỉ ghi bằng loại tiền của sổ.
- Lợi ích: lý do, số chứng từ và chứng từ gốc ghi cùng bút toán, nên về sau ai mở ra cũng đọc được bạn ghi sổ vì sao.
2. Mặc định, bút toán chỉ ghi sổ sau khi một người khác duyệt
Bấm Gửi duyệt, bản nháp sang tab Bản nháp với trạng thái Chờ duyệt. Một người khác có quyền Duyệt bút toán thủ công bấm Xem xét, đọc ngày, chứng từ, lý do và các dòng Nợ, Có trên một màn hình, rồi chọn Duyệt và ghi sổ hoặc Từ chối kèm lý do cho người lập đọc. Mặc định, người lập không tự duyệt được bút toán của mình: màn hình ghi "Bạn đã lập bút toán này. Người khác phải duyệt." và hệ thống cũng từ chối nếu vẫn thử. Bút toán đã ghi sổ hiện Người lập và Người duyệt; tab Hoạt động cho biết từng bước do ai làm, lúc nào.
Doanh nghiệp một người? Người có quyền Quản lý người dùng workspace và quyền Quản lý cài đặt kế toán bật được công tắc cho người lập tự duyệt, ở Kế toán ▸ Cài đặt, mục Duyệt bút toán thủ công. Công tắc tắt sẵn. Khi bật, hộp xác nhận nói rõ hệ quả, những người có quyền duyệt được báo, hệ thống ghi tên và ngày bật, và bút toán mang nhãn Được duyệt bởi chính người lập.
Hai thông báo dựng sẵn (cho người duyệt và người lập) nằm trong Kho Tự Động Hóa và tắt cho đến khi có người bật; nút Tự động hóa trên màn hình Bút toán mở thẳng tới đó.
- Lợi ích: sổ ghi bút toán nào do ai lập, ai duyệt, và nếu bỏ bước duyệt thì ai quyết định, ngày nào.
3. Đảo hoặc sửa bút toán đã ghi sổ: bản gốc còn nguyên, hai bút toán nối với nhau
Trên bút toán thủ công hoặc số dư đầu kỳ đã ghi sổ, bấm Đảo hoặc sửa. Câu đầu tiên là Vì sao bạn làm việc này?, hai đáp án, không đáp án nào chọn sẵn. Sau đó GTG CRM chỉ hỏi những câu áp dụng cho trường hợp của bạn, gồm cách sửa: Chỉ điều chỉnh phần chênh lệch (một bút toán điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch) hay Đảo toàn bộ bút toán, rồi ghi bút toán đúng; hai cách này do bạn chọn.
Các câu trả lời là của bạn: GTG CRM ghi lại đúng như bạn trả lời, không kiểm tra, người duyệt đọc được, và không đưa ra tư vấn thuế hay kế toán. Mặc định, bút toán đảo, bút toán đúng hay bút toán điều chỉnh cũng cần người khác duyệt.
Bản gốc không bị sửa hay xóa: sau khi đảo, nó mang nhãn Đã đảo và dòng Đã được đảo bởi kèm số bút toán đảo. Khi đảo toàn bộ rồi ghi bút toán đúng, nó còn có dòng Đã được điều chỉnh bởi kèm số bút toán đúng; khi chỉ điều chỉnh phần chênh lệch, nó vẫn là Đã ghi sổ và có dòng đó.
- Lợi ích: khi có người hỏi vì sao một con số đã đổi, bạn mở bút toán gốc rồi bấm dòng liên kết là thấy bút toán sửa, người lập, người duyệt và lý do.
ℹ️ Bút toán do phần khác của GTG CRM ghi (hóa đơn, giao dịch ngân hàng, bảng lương, kho và một số luồng khác) không đảo ở màn hình này: màn hình nói bút toán đó thuộc phần nào. Bút toán đảo không đảo lại được. Số dư đầu kỳ nhập sai thì chọn Đảo hoặc sửa, trả lời "Bút toán này sai", rồi nhập lại. Có những lần sửa mà GTG CRM chưa ghi sổ được, màn hình nói rõ lý do và không cho gửi; ví dụ với sai sót trọng yếu của năm trước, màn hình ghi: "Sai sót trọng yếu của năm trước cần điều chỉnh hồi tố, mà phiên bản này chưa thể ghi sổ. Hãy trao đổi với kế toán của bạn."
4. Số dư đầu kỳ: thả tệp của sổ cũ, kiểm lại rồi gửi duyệt
Trong + Bút toán mới, chọn Số dư đầu kỳ: bốn bước, và chưa lưu gì cho đến Gửi duyệt ở bước cuối. Bạn cần một tệp số dư của sổ cũ (xuất từ phần mềm hoặc tự lập), có dòng tên cột; màn hình không có chỗ gõ số trực tiếp. Thả tệp CSV hoặc Excel (tối đa 5 MB, Excel chỉ đọc trang tính đầu tiên) vào; cột thứ tự nào cũng được, tên cột tiếng Việt hay tiếng Anh đều được, vì ở bước sau bạn cho GTG CRM biết cột nào là cột nào. Tệp được đọc ngay trong trình duyệt, chưa có gì rời đi cho đến khi bạn chọn Gợi ý bằng AI hoặc Gửi duyệt. Gợi ý bằng AI tốn credit cho mỗi tệp (số credit ghi trên màn hình trước khi bạn bấm) và gửi tên cột cùng tối đa 8 dòng mẫu đến dịch vụ AI; AI chỉ gợi ý cột, bạn kiểm tra từng cột. Chọn Dùng cách ánh xạ của tôi (tự ghép cột) thì không tốn credit.
Cách viết số (1.234.567,89 hay 1,234,567.89) là câu bạn tự trả lời, và các dòng đầu được đọc lại để bạn thấy ngay nếu sai. Mỗi dòng được khớp với tài khoản trong hệ thống tài khoản của bạn theo mã, rồi theo tên; dòng nào ghi Chưa khớp thì bạn tự chọn, GTG CRM không đoán tài khoản. Số dư đầu kỳ chỉ nhận tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, và tổng Nợ phải bằng tổng Có. Sau khi được duyệt, Bảng cân đối phát sinh mở đầu bằng số của bạn ở hai cột Dư đầu kỳ Nợ và Dư đầu kỳ Có. Mặc định, số dư đầu kỳ cũng cần người khác duyệt; giới hạn ở phần trên áp dụng cho mục này.
- Lợi ích: bạn xem được các số sẽ mở đầu sổ trước khi gửi duyệt, và không phải đổi tên cột.
Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
| Tính năng | Lợi ích thực tế cho bạn |
|---|---|
| Bản nháp và người duyệt | Người duyệt thấy ngày, chứng từ, lý do và các dòng Nợ, Có trên một màn hình |
| Công tắc cho doanh nghiệp một người | Chưa có người duyệt riêng vẫn dùng được; quyết định bỏ bước duyệt có ghi tên và ngày |
| Đảo hoặc sửa | Bản gốc còn nguyên, nối với bút toán mới, kèm câu trả lời và lý do |
| Số dư đầu kỳ từ tệp | Kiểm cột và các dòng đọc lại trước khi gửi duyệt |
Phù Hợp Với Ai?
- Kế toán viên, kế toán trưởng muốn bút toán do mình lập có người đọc lại, và giữ nguyên bản gốc khi sửa.
- Dịch vụ kế toán cần mỗi bút toán thủ công ghi rõ ai lập, ai duyệt, lúc nào.
- Chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm sổ muốn một công tắc riêng, có ghi tên và ngày, cho việc tự duyệt.
- Doanh nghiệp bắt đầu năm tài chính mới trên GTG CRM và muốn nhập số dư đầu kỳ từ tệp, trong các giới hạn ở phần trên.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Vào Tài chính & Nhân sự ▸ Kế toán ▸ Bút toán và bấm + Bút toán mới (bức tranh kế toán tổng thể ở bài Kế Toán Kép Ngay Trong CRM); cần bật Kế toán và áp dụng hệ thống tài khoản của công ty trước, nếu chưa màn hình sẽ báo rõ việc cần làm. Workspace cần một người giữ quyền Tạo bút toán để soạn và một người khác giữ quyền Duyệt bút toán thủ công để duyệt, đặt ở Cài đặt ▸ Kiểm soát cấp độ truy cập và Cài đặt ▸ Quản lý người dùng (quyền Duyệt bút toán dành cho hóa đơn mua là quyền khác). Cần hướng dẫn từng bước kèm ảnh? Xem bài Hướng Dẫn Bút Toán Thủ Công: Lập, Duyệt, Đảo Hoặc Sửa và bài Hướng Dẫn Nhập Số Dư Đầu Kỳ Từ Tệp CSV Hoặc Excel.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
