Hướng Dẫn Sử Dụng: Đặt Hàng Trước Trên Website Của Bạn Với GTG CRM

Sản phẩm đang hết hàng, nhưng bạn biết một đợt hàng sẽ về sau vài tuần và đã có người hỏi mua. Hướng dẫn này đi qua trọn vòng đó trên website của chính bạn: bật đặt hàng trước cho một sản phẩm, nhận đơn và tiền cọc khi hàng chưa về, xác nhận chuyển khoản, giao cho người mua đang chờ khi hàng về, và xử lý khi có người hủy hoặc không trả nốt phần còn lại. Cả quá trình, số tồn kho trên hệ thống vẫn đúng.

Dành cho chủ shop hoặc người phụ trách bán hàng đã có website xuất bản trong GTG CRM. Có ba người tham gia: bạn (người thiết lập và giao hàng), người duyệt hoàn tiền do bạn chọn tên (nếu shop chỉ có mình bạn thì chọn chính bạn), và người mua, họ chỉ dùng website của shop, không cần tài khoản vào GTG CRM. Tính năng này dành cho website của shop bạn, không phải nút đặt trước của Shopee hay TikTok.

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Bật đặt hàng trước cho một sản phẩm → người mua đặt và thanh toán trên website → bạn xác nhận khoản chuyển khoản đã vào tài khoản → hàng về, bạn xem trước rồi giao cho người mua đang chờ theo thứ tự → khi có người hủy hoặc không trả phần còn lại, bạn quyết định việc hoàn tiền hoặc giữ tiền cọc theo điều khoản của chính bạn.

Chuẩn bị trước

#	Điều kiện	Vì sao cần
1	Website cửa hàng đã được xuất bản	Người mua đặt hàng trước trên website của bạn. Chưa xuất bản thì công tắc không bật được, và thẻ sẽ có nút Xuất bản website
2	Một hình thức thanh toán trả trước (thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản)	Đặt hàng trước chỉ nhận tiền trước theo hai cách này, không có thu tiền khi giao hàng
3	Một dòng tồn kho của sản phẩm trong một kho, số lượng 0 cũng được	Phí giao hàng của người mua được tính từ kho này
4	Nội dung điều khoản và nội dung hoàn tiền do chính bạn viết (shop ở Việt Nam: điều khoản phải có bằng tiếng Việt)	Hệ thống không điền sẵn chữ nào. Người mua đọc và tích đồng ý đúng nội dung này khi đặt. Với shop ở Việt Nam, công tắc chưa bật được khi chưa có điều khoản tiếng Việt
5	Tên người duyệt hoàn tiền	Khi một đơn đã trả tiền bị hủy, việc hoàn tiền giao cho người này
6	Quyền sửa sản phẩm để thiết lập; quyền ghi nhận thanh toán đơn hàng để xác nhận chuyển khoản	Người chỉ có quyền xem sản phẩm đọc được thẻ nhưng không đổi được gì

Bước 1 — Bật đặt hàng trước cho một sản phẩm

Đặt hàng trước bật theo từng sản phẩm, mặc định là Tắt. Công tắc chỉ bật được khi bạn đã trả lời hết các mục bắt buộc, vì tiền nhận trước khi giao hàng kéo theo những quyết định mà chỉ chủ shop mới quyết được.

1. Mở Bán hàng & CRM ▸ Danh mục ▸ Trung tâm sản phẩm, mở sản phẩm cần bán trước để sửa, chọn tab Thông tin bán hàng.
2. Tìm thẻ Đặt hàng trước trên website của bạn. Dưới dòng "Để bật, hãy làm các mục sau (mỗi dòng có nút riêng)" là danh sách việc còn thiếu. Làm lần lượt từng dòng bằng nút của dòng đó. Tên mục có thể khác đôi chút, hãy theo đúng những dòng thẻ hiển thị. Hiện thẻ yêu cầu: Nội dung điều khoản (ngôn ngữ mặc định); với shop ở Việt Nam, thêm một dòng "Điều khoản bằng …" kèm tên ngôn ngữ (tiếng Việt), vì điều khoản phải có bằng tiếng Việt mới bật được; Nội dung hoàn tiền (cần cho cả trả đủ và đặt cọc); Ai duyệt hoàn tiền; Tôi đã kiểm tra cách ghi nhận tiền nhận trước khi giao hàng (một câu bạn tự viết, được lưu kèm tên và thời gian); Quyết định về thuế VAT của sản phẩm này (bạn tự chọn trong ô VAT của sản phẩm); Một kho chứa sản phẩm này (dòng tồn kho); Website cửa hàng đã xuất bản; Một hình thức thanh toán trả trước; hai ô Số lượng bạn nhận và Dự kiến từ (mỗi ô có nút lưu riêng, xem bước kế tiếp).

Thẻ còn có khối Điều khoản bán hàng tại thị trường của bạn thường bao gồm: một danh sách nhắc gồm thời gian giao, cách thanh toán và hoàn tiền, đổi trả và hoàn tiền kèm thời hạn và bên chịu phí, giới hạn số lượng, cách khiếu nại, hiệu lực của ưu đãi. Đây chỉ là lời nhắc để bạn tự đối chiếu với điều khoản của mình: không chữ nào được thêm vào nội dung của bạn và không mục nào bắt buộc để bật.

✅ Kết quả mong đợi: mỗi dòng xong thì biến mất khỏi danh sách; hết dòng thì công tắc bật được.

1. Đặt Số lượng bạn nhận (gộp mọi phân loại) (tổng số đơn vị bạn chịu nhận, không nhận quá con số này) và Dự kiến từ (ngày hàng dự kiến về, ví dụ 15/12/2026), mỗi ô lưu riêng. Hai ô này nằm trong danh sách việc cần làm: công tắc chưa bật được khi còn thiếu. Gạt công tắc sang Bật, rồi đặt tiếp: Giữ đơn chưa thanh toán trong (giờ, tối đa 72) (hết giờ mà chưa trả tiền, đơn tự hủy và số lượng trả lại cho người khác; hệ thống từ chối số lớn hơn 72); Tối đa mỗi đơn; Người mua được hủy, chọn Chỉ khi liên hệ cửa hàng (mặc định) hoặc Cho đến khi hàng được giao cho họ.
2. Ở Thanh toán, chọn Trả đủ ngay hoặc Đặt cọc ngay, trả phần còn lại sau.

✅ Kết quả mong đợi: thẻ hiện công tắc Bật cùng các thông số bạn vừa đặt. Mỗi thay đổi được ghi vào danh sách hoạt động của sản phẩm, kèm tên người làm.

Nếu chọn đặt cọc, bạn đặt một quy tắc cho sản phẩm:

1. Chọn Số tiền cố định, hoặc Phần trăm giá kèm Số tiền tối thiểu (không bắt buộc).
2. Đặt Hạn trả phần còn lại trong (ngày, tối đa 7): bạn tự nhập từ 1 đến 7 ngày, không có số ngày đặt sẵn.
3. Viết Điều gì xảy ra với khoản thanh toán đầu tiên nếu đơn bị hủy bằng lời của bạn, không có nội dung mặc định. Đây là nội dung người mua thấy trước khi đặt.

Ở hình thức đặt cọc, thẻ cần đủ ba mục này (quy tắc cọc, số ngày trả phần còn lại, nội dung về khoản thanh toán đầu tiên) mới cho bật hoặc lưu. Dòng ngay dưới ô nhập tự tính giúp bạn: "Với sản phẩm này, khách trả … ngay và … sau." Ví dụ: sản phẩm giá 1.500.000 ₫, cọc cố định 300.000 ₫ thì khách trả 300.000 ₫ ngay và 1.200.000 ₫ sau. Sản phẩm 2.000.000 ₫, cọc 15% với mức tối thiểu 500.000 ₫: 15% chỉ là 300.000 ₫ nên khách trả 500.000 ₫ ngay (nâng lên mức tối thiểu) và 1.500.000 ₫ sau. Tiền cọc không bao giờ vượt giá: nếu số cố định lớn hơn giá, người mua trả đủ giá ngay. Số dư người mua thấy ở bước thanh toán là số dư thật của đơn: sau khi họ chọn cách giao hàng, số này đã gồm phí giao hàng, nên có thể lớn hơn số dòng này tính.

✅ Kết quả mong đợi: dòng tự tính khớp với số bạn nghĩ. Nếu không khớp, sửa quy tắc trước khi mở bán.

💡 Mẹo: quy tắc cọc và nội dung hoàn tiền là hai thứ người mua đọc kỹ nhất. Viết bằng câu bạn sẵn sàng nói thẳng với khách qua tin nhắn, rồi tự đặt một đơn thử để xem họ đọc ra sao.

Bước 2 — Xem người mua đặt trước trên website

Trước khi báo khách, hãy đứng ở phía người mua một lần để biết họ thấy gì.

1. Mở trang sản phẩm trên website của shop (nên dùng cửa sổ ẩn danh). Trang hiện Đặt trước, dự kiến từ kèm ngày và giá, cùng nút thêm vào giỏ. Trang không ghi "hết hàng" và không bao giờ lộ con số bạn nhận tối đa. Khi số lượng nhận đã đầy, hoặc bạn tắt đặt hàng trước, trang sản phẩm và danh sách quay về như một sản phẩm hết hàng bình thường. Người mua đã để sẵn sản phẩm trong giỏ sẽ được báo ở bước đặt hàng rằng sản phẩm đã hết suất đặt trước, kèm liên hệ cửa hàng.

1. Thêm vào giỏ và sang bước thanh toán. Khối Điều khoản đặt trước có: nút Đọc điều khoản của cửa hàng (điều khoản mở ngay tại chỗ), ô tích Tôi đã đọc điều khoản của cửa hàng (chưa tích thì nút đặt hàng chưa bấm được), mục Thanh toán của bạn (trả bao nhiêu ngay, bao nhiêu sau) và Quy định hoàn tiền của cửa hàng (nguyên văn bạn viết ở Bước 1). Chỉ có thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản, không có thu tiền khi giao hàng. Hệ thống ghi lại phiên bản điều khoản người mua đã chấp nhận khi đặt.

1. Đặt xong, người mua thấy trang đơn hàng với Đang chờ hàng về, dự kiến từ kèm ngày và Đã thanh toán; với đơn đặt cọc có thêm Số dư thanh toán sau. Còn phải thanh toán chỉ hiện sau khi bạn giao hàng (Bước 4). Nếu bạn chỉ cho hủy khi liên hệ cửa hàng thì trang ghi Để hủy đơn, vui lòng liên hệ cửa hàng.

1. Về phía bạn, mở Vận hành ▸ Thương mại ▸ Đơn bán hàng. Đơn mới có trạng thái Đặt hàng trước (rê chuột sẽ thấy "Đang chờ hàng về. Sẽ được giao khi bạn giao cho người mua đang chờ.").

1. Mở tab cuối cùng, Đặt hàng trước. Với từng sản phẩm và phân loại, bạn thấy Đang chờ, Đã thanh toán (tiền cọc cũng tính là đã thanh toán), Chưa thanh toán, Còn phải mua và Còn hàng. Còn phải mua là số đơn vị bạn còn phải đặt thêm từ nhà cung cấp. Bấm Tải .xlsx nếu muốn đem bảng này đi đặt hàng.

✅ Kết quả mong đợi: đơn thử nằm ở Đặt hàng trước, và số tồn kho của sản phẩm không đổi: đang có, đang giữ và còn bán được vẫn y như trước, vì đơn đặt trước được ghi riêng, không phải hàng trong kho. Đơn chưa trả tiền sẽ tự hủy khi hết giờ giữ, số lượng trả lại cho người khác. Điều này đúng cả với đơn chuyển khoản: hãy xác nhận tiền về (Bước 3) trước khi hết giờ giữ. Nếu giỏ có cả hàng có sẵn và hàng đặt trước, đó vẫn là một đơn, kèm ghi chú hàng có sẵn sẽ giao cùng hàng đặt trước, và người mua có thể bỏ dòng đặt trước để nhận phần còn lại ngay.

Bước 3 — Xác nhận chuyển khoản

Người mua trả bằng chuyển khoản là trả vào tài khoản ngân hàng của shop, nơi hệ thống không nhìn thấy. Vì vậy chính bạn xác nhận tiền đã về. Đơn trả qua cổng thanh toán mà cổng xác nhận được thì tự xác nhận, không có gì để bấm.

1. Ở tab Đặt hàng trước, tìm dòng chưa thanh toán của người mua (ví dụ một người mua 2 đơn vị, tổng 300.000 ₫) và bấm Xác nhận đã nhận chuyển khoản.
2. Mở app ngân hàng và chỉ tiếp tục khi bạn đã thấy tiền trong tài khoản. Hộp thoại nhắc đúng điều này.
3. Điền Số tiền đã nhận (mặc định là số phải trả ngay, không được vượt tổng đơn), Ngày tiền về tài khoản (mặc định hôm nay, không được là ngày trong tương lai) và Nội dung chuyển khoản (không bắt buộc).
4. Bấm Xác nhận đã nhận tiền.

✅ Kết quả mong đợi: đơn được tính là đã thanh toán (hoặc đã nhận tiền cọc) và sẵn sàng được giao theo thứ tự. Nếu bạn đã ghi tay khoản thanh toán này trước đó, hệ thống nhận lại khoản đó chứ không đếm hai lần. Danh sách hoạt động của đơn ghi ai xác nhận, bao nhiêu tiền, ngày nào.

Bước 4 — Khi hàng về: xem trước và giao cho người mua đang chờ

1. Kho nhận hàng xong, hệ thống báo có bao nhiêu đơn vị đã trả tiền đang chờ đợt hàng này, kèm liên kết Mở Đặt trước. Bấm vào, hoặc tự mở lại tab Đặt hàng trước.
2. Phần Xem trước của sản phẩm hiện sẵn khi hàng về: hệ thống liệt kê điều sẽ xảy ra, chưa đổi gì cả. Thứ tự là đơn đã trả tiền cũ nhất giao trước. Đơn chưa trả tiền không bao giờ được tính. Nếu một đơn lớn hơn số hàng còn lại, lượt giao dừng ngay tại đơn đó để không ai bị bỏ qua nhầm; số hàng chưa dùng vẫn còn trống.
3. Thấy hợp lý thì bấm Giao cho người mua đang chờ, đọc lại câu hỏi "Giao {n} đơn vị cho {m} đơn đang chờ?" rồi bấm Có, giao.

✅ Kết quả mong đợi: kết quả được đọc lại từng đơn: Đã giao, Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, kèm số đơn vị Vẫn đang chờ. Đơn nào chưa có kho lấy hàng hiện Bỏ qua: chưa có kho (ở phần xem trước: "chưa chọn kho, sẽ bị bỏ qua"), nên hãy nhập hàng vào đúng kho mà các đơn lấy hàng. Bấm thêm lần nữa ngay sau đó không đổi gì. Đơn đã giao rời khỏi Đặt hàng trước, số lượng thành hàng giữ thật, và đơn đi tiếp như mọi đơn từ website: bạn xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển.

Với đơn đặt cọc: sau khi giao, người mua nhận email báo còn phải trả số dư, và trang đơn hàng hiện Thanh toán phần còn lại. Hạn trả là số ngày bạn đặt ở Bước 1 (tối đa 7 ngày).

Nếu hàng chưa kịp về: bấm Dời ngày, nút mở thẻ sản phẩm ở ô Dự kiến từ; nhập ngày mới và lưu ở đó để đổi ngày cho những người đang chờ. Người mua chỉ được báo ngày mới sau khi bạn duyệt tin nhắn trong Nhiệm vụ, và việc này đi qua một mẫu tự động hóa mặc định tắt (xem phần Lưu ý). Khi mẫu còn tắt, hệ thống không tự báo ai và bạn tự báo người mua. Email báo ngày mới cũng cho người mua biết cách xin hủy nếu ngày mới không còn phù hợp (nút hủy nếu bạn đã cho họ tự hủy ở Bước 1, nếu không thì liên hệ shop), và nhắc rằng shop quyết định việc hoàn tiền theo điều khoản họ đã chấp nhận, không có khoản nào tự hoàn.

Bước 5 — Khi người mua hủy hoặc không trả phần còn lại

Hệ thống không tự hoàn tiền và không tự giữ tiền cọc. Nó tạo một việc cho người bạn đã chọn, và người đó ghi lại quyết định của mình. Email gửi người mua và tiêu đề nhiệm vụ gọi số tiền đã nhận là khoản thanh toán đầu tiên, dù đó là trả đủ hay đặt cọc.

5a. Đơn đã trả tiền bị hủy. Theo mặc định, người mua liên hệ shop, rồi bạn bấm Hủy trên trang đơn (một lần bấm là hủy, không có hộp hỏi lại). Số lượng được trả lại. Nếu họ đã trả tiền, người duyệt hoàn tiền thấy trong Nhiệm vụ một nhiệm vụ tên "Đơn đặt trước {số đơn}: hoàn tiền cho người mua", mở ra có khối Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy với người mua, đơn hàng, số tiền đã trả và nội dung hoàn tiền của bạn (chỉ để đọc).

1. Bấm Mở thao tác Hoàn tiền của đơn hàng.
2. Hoàn tiền cho người mua qua kênh của bạn trước (chuyển khoản lại, hoặc cách khác), rồi bấm Hoàn tiền trên đơn hàng để ghi vào sổ. Hoàn tiền trong GTG CRM chỉ ghi nhận khoản hoàn vào sổ sách, không chuyển tiền thay bạn.
3. Quay lại nhiệm vụ, tích Tôi đã hoàn tiền và bấm Ghi nhận quyết định của tôi.

✅ Kết quả mong đợi: quyết định của bạn được ghi lại. Nếu không ai làm, nhiệm vụ được đẩy lên (leo thang) vào ngày ghi ngay trên nhiệm vụ. Nhiệm vụ này chạy cả khi bạn chưa từng mở phần Tự động hóa.

5b. Người mua tự hủy. Chỉ có khi bạn chọn Cho đến khi hàng được giao cho họ ở Bước 1, và chỉ đến khi bạn bấm Giao cho người mua đang chờ ở Bước 4 cho đơn đó. Trang đơn hàng của họ có mục Hủy đơn đặt trước của tôi, kèm nội dung hoàn tiền của bạn ngay phía trên nút. Liên kết dùng được một lần. Sau khi hủy, họ thấy "Đơn đặt trước của bạn đã được hủy. Cửa hàng đã được yêu cầu hoàn lại số tiền bạn đã thanh toán." và nhiệm vụ hoàn tiền ở trên được tạo cho bạn, làm tiếp như 5a.

5c. Đơn đặt cọc không trả phần còn lại. Quá hạn bạn đặt mà phần còn lại chưa được trả, đơn tự hủy và số lượng quay về kho. Người duyệt hoàn tiền nhận nhiệm vụ Một đơn đặt hàng trước có tiền cọc đã bị hủy. Hãy quyết định xử lý khoản tiền cọc. (nếu không ai xử lý, nhiệm vụ được đẩy lên chủ shop) với hai lựa chọn: Tôi đã hoàn tiền hoặc Tôi không trả lại (quyết định của tôi). Không lựa chọn nào được chọn sẵn. Trong danh sách Nhiệm vụ, nhiệm vụ này mang tên "Đơn đặt trước {số đơn}: quyết định về khoản thanh toán đầu tiên". Nhiệm vụ hiện nguyên văn điều khoản người mua này đã chấp nhận khi đặt. Chọn một và ghi nhận.

✅ Kết quả mong đợi: quyết định được ghi là của người đã ghi nhận, kèm thời điểm. Hãy đối chiếu với điều khoản bạn đã viết ở Bước 1. GTG CRM không nói được việc không trả lại tiền có hợp lệ hay không: hãy hỏi người tư vấn của bạn về quy định hiện hành ở nước bạn.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Thao tác	Kết quả bạn sẽ thấy
Mở thẻ khi chưa làm đủ các mục	Danh sách "Để bật, hãy làm các mục sau", công tắc chưa bật được
Làm xong mọi mục rồi gạt sang Bật	Hiện các thông số: số lượng nhận, ngày dự kiến, giờ giữ đơn, tối đa mỗi đơn, thanh toán, quyền hủy
Nhập giờ giữ đơn lớn hơn 72	Hệ thống từ chối
Chọn đặt cọc, giá 1.500.000 ₫, cọc cố định 300.000 ₫	"Với sản phẩm này, khách trả 300.000 ₫ ngay và 1.200.000 ₫ sau."
Xem trang sản phẩm trên website	"Đặt trước, dự kiến từ …", không có chữ hết hàng, không có số tối đa
Số lượng nhận đã đầy, hoặc tắt đặt hàng trước	Trang như một sản phẩm hết hàng bình thường
Người mua chưa tích ô điều khoản	Nút đặt hàng chưa bấm được
Người mua đặt xong	Đơn ở trạng thái Đặt hàng trước, số tồn kho không đổi
Bấm Xác nhận đã nhận tiền	Đơn tính là đã thanh toán (hoặc đã nhận cọc); nhật ký ghi người, số tiền, ngày
Mở tab Đặt hàng trước khi hàng về	Phần Xem trước liệt kê điều sẽ xảy ra, chưa đổi gì
Bấm Có, giao	Đã giao, Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, kèm Vẫn đang chờ; bấm lại thì không đổi gì
Bấm Dời ngày	Ngày dự kiến đổi; người mua chỉ được báo sau khi bạn duyệt tin nhắn trong Nhiệm vụ (mẫu tự động hóa mặc định tắt)
Hủy một đơn đã trả tiền	Nhiệm vụ "Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy" cho người duyệt hoàn tiền
Đơn cọc quá hạn trả phần còn lại	Đơn tự hủy, nhiệm vụ quyết định tiền cọc xuất hiện

Lưu ý

• Quyền hạn, nói bằng lời thường: đổi thẻ đặt hàng trước cần quyền sửa sản phẩm; chỉ đọc thẻ cần quyền xem sản phẩm. Nút xác nhận chuyển khoản chỉ hiện với người có quyền ghi nhận thanh toán đơn hàng; người duyệt hoàn tiền cũng cần quyền này để ghi nhận quyết định. Giao hàng và dời ngày cần quyền sửa đơn hàng. Một quy trình tự động, một tích hợp hay trợ lý AI không xác nhận được chuyển khoản: tiền đã về hay chưa là điều một người phải nói.
• Không có gì tự hoàn hay tự giữ. Hoàn tiền và giữ cọc đều là quyết định của bạn, ghi lại như quyết định của bạn. Hoàn tiền trong GTG CRM ghi sổ, không chuyển tiền.
• Không thu tiền khi giao hàng. Đặt hàng trước chỉ nhận thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản.
• Điều khoản, nội dung hoàn tiền, quy tắc cọc, thuế VAT và cách ghi nhận khoản tiền nhận trước đều do bạn quyết. Hệ thống không điền sẵn, không gợi ý mặc định và không nói điều gì là hợp lệ. Cách hạch toán và nghĩa vụ thuế của khoản tiền nhận trước khác nhau theo từng shop và từng quốc gia; hãy xác nhận với người làm kế toán của bạn.
• Ngày dự kiến là ước tính của bạn, không phải lời hứa của hệ thống. Bạn có thể dời, và người mua chỉ nhận thông báo sau khi bạn duyệt.
• Có ba mẫu tự động hóa tùy chọn (duyệt khi hàng về, nhiệm vụ hoàn tiền, thông báo đổi ngày), mặc định đều tắt; tab Đặt hàng trước có liên kết tới chúng. Nhiệm vụ hoàn tiền và quyết định tiền cọc ở Bước 5 vẫn chạy khi tắt hết.
• Hoa hồng giới thiệu: đơn đặt hàng trước còn đang chờ hàng về thì không phát sinh hoa hồng giới thiệu. Xem thêm Chương trình giới thiệu khách hàng.
• Đặt hàng trước chỉ cho website do bạn xuất bản. Shopee và TikTok có công tắc đặt trước riêng của họ, đó là việc khác.