Bạn có một file khách cũ trong Excel, vài trăm hay vài nghìn dòng, gom từ nhiều năm bán hàng. Cuối năm bạn muốn gửi một đợt ưu đãi. Trước khi bấm gửi, thử trả lời một câu: trong số này, ai đã đồng ý nhận ưu đãi từ bạn, họ đồng ý ở đâu, vào lúc nào, và bằng chứng đang nằm ở đâu? File chỉ có tên, số điện thoại và email. Cột trả lời câu đó thì không có.
Ở Việt Nam, quy định về quảng cáo qua email và SMS (Nghị định 91/2020/NĐ-CP) đòi người quảng cáo chỉ gửi khi người nhận đã đồng ý trước, và chứng minh được khi bị hỏi. Một địa chỉ email nằm trong sổ khách chưa phải là sự đồng ý. Bạn có thể nhớ khách nào đã đăng ký trên website, khách nào để lại danh thiếp ở hội chợ, nhưng đến lúc phải chỉ ra thì trí nhớ không phải là bằng chứng. (Đây là mô tả chung, không phải tư vấn pháp lý.)
GTG CRM giữ ưu đãi lại cho đến khi có người ghi nhận sự đồng ý
Ở Việt Nam, đợt ưu đãi cuối năm của bạn chỉ đến những người đã được ghi nhận đồng ý. Khi có ai hỏi "khách này đồng ý lúc nào, ở đâu, bằng chứng đâu?", bạn mở trang liên hệ và thấy câu trả lời trên một màn hình, thay vì lục lại cả file Excel.
Nếu doanh nghiệp của bạn đặt ở quốc gia yêu cầu đồng ý trước (trong bài này là Việt Nam), GTG CRM không gửi email marketing, SMS hay tin nhắn chat cho một liên hệ cho đến khi một người trong doanh nghiệp bạn ghi nhận rằng liên hệ đó đã đồng ý. Bạn không phải nhớ bật gì hay canh từng đợt gửi: việc kiểm tra chạy trước mỗi tin nhắn marketing, từ chiến dịch email đến các quy trình trong mục Tự động hóa.
Bạn khai ba điều và tick một câu xác nhận:
- Họ đồng ý nhận ưu đãi của bạn ở đâu?: biểu mẫu trên website, trực tiếp, phiếu giấy, email phản hồi, tại sự kiện, cuộc gọi điện thoại hoặc cách khác.
- Bằng chứng bạn lưu giữ và nơi lưu, ví dụ "Tệp xuất danh sách đăng ký từ biểu mẫu của tôi, lưu trên Google Drive".
- Có được vào hoặc trước ngày: ngày mà họ đã đồng ý, không được là ngày trong tương lai.
Câu xác nhận là: Doanh nghiệp tôi lưu giữ sự đồng ý này và có thể xuất trình khi được yêu cầu.
GTG CRM lưu lời khai này dưới tên người ghi nhận, kèm thời điểm ghi nhận. GTG CRM không lưu bản bằng chứng của bạn và không kiểm tra nó: bằng chứng vẫn nằm ở nơi bạn đã ghi. Vì vậy chỉ tick câu xác nhận khi bạn thật sự có.
Ba cách ghi nhận, tùy bạn có bao nhiêu khách
Một khách: ngay trên trang liên hệ
Vào Bán hàng & CRM → Người Liên Hệ, mở một khách và kéo xuống cuối tab Tổng quan, tới mục Đồng ý nhận tiếp thị. Khách chưa có bản ghi hiện Chưa ghi nhận đồng ý cùng nút Ghi nhận sự đồng ý. Điền ba ô, tick câu xác nhận rồi lưu. Mục này đổi thành Đã ghi nhận đồng ý, kèm tên người ghi nhận, ngày ghi nhận, nơi đồng ý và bằng chứng. Tab Hoạt động của khách có thêm một dòng ghi lại việc này.
Cả một danh sách: chọn rồi ghi nhận một lần
Ở danh sách liên hệ, mở bộ lọc Đồng ý nhận tiếp thị và chọn Chưa ghi nhận để thấy ai còn thiếu bản ghi. Cột Đồng ý nhận tiếp thị cũng cho bạn thấy trạng thái của từng người. Chọn những người bạn thật sự có sự đồng ý, bấm Ghi nhận sự đồng ý. Cửa sổ cho bạn thấy số liên hệ đã chọn trước khi lưu, rồi báo kết quả: bao nhiêu người đã có bản ghi, bao nhiêu người được giữ nguyên vì đã có bản ghi từ trước, bao nhiêu người bị bỏ qua vì đã từ chối nhận.
Khi nhập file: một ô tick
Ở bước Xem lại của màn hình Nhập dữ liệu có khung Đồng ý nhận tiếp thị cho tệp này (tùy chọn) với ô Mọi người trong tệp này đã đồng ý nhận ưu đãi của doanh nghiệp tôi. Tick ô này, điền ba thông tin như trên, và mọi liên hệ được nhập sẽ có bản ghi đồng ý dưới tên bạn. Không tick thì danh sách vẫn được nhập, chỉ là các liên hệ ở trạng thái Chưa ghi nhận đồng ý.
Nếu bạn ghép một cột của file (ví dụ cột "Đồng ý") vào một trường đồng ý, GTG CRM vẫn không dùng cột đó để ghi nhận: cột bị bỏ qua và màn hình cuối nói rõ cột nào. Cột không được ghép thì không được nhập. Màn hình cuối cũng cho biết Đã ghi nhận đồng ý cho N trên M liên hệ, phần còn lại là những người đã từ chối nhận, đã có bản ghi hoặc không được nhập.
Trước khi gửi chiến dịch email, bạn biết ai đã có bản ghi đồng ý và ai chưa
Ở Việt Nam, mỗi đợt ưu đãi chỉ đến những người đã được ghi nhận đồng ý, và với chiến dịch email bạn thấy số người bị giữ lại ngay trước khi bấm gửi, không phải đến khi đã gửi xong mới biết.
Khi gửi một chiến dịch email, bước Cài đặt cho biết trước: Liên hệ bị bỏ qua vì chưa ghi nhận đồng ý: 1 trên 2, kèm câu "Hãy ghi nhận sự đồng ý cho họ trước, nếu bạn có, và họ sẽ được đưa vào" và liên kết Ghi nhận sự đồng ý, mở đúng cửa sổ ghi nhận cho những người bạn đã chọn. Nút Gửi không bị chặn: những người còn lại vẫn nhận email.
Mỗi liên hệ bị giữ có một dòng trong tab Hoạt động của họ. Chủ tài khoản nhận một thông báo mỗi ngày báo rằng có ưu đãi chưa được gửi, chỉ kèm ngày, không kèm tên ai. Với một quy trình trong mục Tự động hóa, bước gửi email được bỏ qua và lịch sử chạy của quy trình ghi lý do, quy trình không báo lỗi. Một ưu đãi đã bị giữ không được để dành rồi tự gửi sau: sau khi ghi nhận đồng ý, lần gửi kế tiếp sẽ đến liên hệ đó, còn ưu đãi đã lỡ thì bạn tự gửi lại.
Ai được ghi nhận, và những gì GTG CRM không làm
- Chỉ người có quyền ghi nhận đồng ý mới ghi nhận được. Nhân viên kinh doanh không có quyền này vẫn thấy trạng thái của khách, nhưng các nút bị mờ và mục hiện "Hãy nhờ quản trị viên ghi nhận sự đồng ý." Không quy trình tự động hóa nào ghi nhận được: đây là quyết định của một người.
- Người đã từ chối nhận thì không bao giờ nhận email marketing từ bạn. Không bản ghi đồng ý nào thay được yêu cầu đó, và khi ghi nhận hàng loạt, họ bị bỏ qua.
- Ghi sai thì sửa được. Bạn có thể Thay thế bản ghi bằng bằng chứng đúng hơn, hoặc Xóa bản ghi. Bản ghi trước vẫn nằm trong lịch sử. Xóa bản ghi không biến khách thành người đã từ chối: ưu đãi cho khách đó chỉ bị giữ lại trở lại.
- GTG CRM không phải tư vấn pháp lý. Bản ghi là lời khai của doanh nghiệp bạn. GTG CRM không kiểm tra bằng chứng, và việc ghi nhận không tự biến một danh sách thành hợp lệ. Nếu cần chắc chắn danh sách của bạn đủ điều kiện, hãy hỏi người am hiểu pháp lý của bạn.
Bắt đầu từ chính file bạn đang có: nhập vào GTG CRM, lọc Chưa ghi nhận để thấy ngay bao nhiêu liên hệ chưa có bản ghi, rồi ghi nhận cho nhóm bạn thật sự có sự đồng ý. Phần còn lại của danh sách vẫn nằm đó, chỉ là chưa nhận ưu đãi cho đến khi bạn có thể nói họ đồng ý ở đâu và khi nào.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
