功能介绍
月末对账时，你发现办公室电费被误记到了办公用品账户。分录已经入账了。删掉会丢失痕迹，直接覆盖修改又会让后面的人不知道改了什么、为什么改。若这笔分录正好是你自己做的，可能在入账前根本没人再看一遍。
在 GTG CRM 中，手工分录先经过审批人审核后才会入账（默认审批人是另一位不同的人）。已入账的分录可以用新分录冲销或修改，原始分录仍然完整保留。你可以做四件事：
- 冲销或修改已入账分录：原始记录不会被删除或覆盖。
- 提交审批：默认情况下，分录只有在另一位不同的人审批后才会入账。
- 创建手工分录：你可以自行填写日期、凭证号、原因以及借贷分录行。
- 从文件导入期初余额：导入旧账的余额文件（CSV 或 Excel），核对后提交审批。仅限每家公司在 01/01 录入一次；完整限制见下方。
期初余额：当前限制
- 只能在 01/01 录入：目前 GTG CRM 支持按公历年的财年。每家公司（workspace）只能有一个期初余额。
- 在期初余额日期之前，不能有任何已入账分录；如果有，点击提交审批时 GTG CRM 会拒绝。
- 暂时还不能在年中某一天录入余额。年中开始的公司请先录入年初余额，然后通过发票、采购发票和银行对账单等界面记录从年初到现在的发生额。
- 应收、应付、存货和固定资产的余额会进入会计账簿，但不会显示在销售发票、采购发票、库存界面或固定资产账簿中。
企业正在面临的问题
| 旧做法 | 后果 |
|---|---|
| 手工录入分录，制单人也是入账人 | 一条错误记录就这样进了账，还没人复核 |
| 通过删除或覆盖来修改错误分录 | 没有人知道是谁改的、什么时候改的、为什么改 |
| 每个人各改各的，不记录原因 | 别人追问某个数字时，很难解释清楚 |
| 把年初余额一行行重新敲入旧账 | 容易输错数字，也容易把句点和逗号弄混 |
GTG CRM 将创建、审批、冲销或修改统一放在同一个 分录 界面中。
亮点功能
1. 创建手工分录：你自己填写，系统不预填
进入 财务 & 人力资源 ▸ 会计 ▸ 分录，点击 + 新建分录，选择 手工分录。分录日期、凭证日期和凭证号均留空，系统不会预先填写。页面底部的汇总栏会显示 平衡 或 未平衡 及差额，未平衡的分录无法提交。暂不支持附加凭证文件（可在 附原始凭证 字段中备注），分录只能使用账簿的币种。
- 好处：原因、凭证号和原始凭证与分录记录在一起，日后任何人打开都能看懂你当时为什么入账。
2. 默认情况下，分录只有在另一位不同的人审批后才会入账
点击提交审核后，草稿会转到草稿标签页，状态为待审核。其他拥有审核手工分录权限的人可以点击查看，在同一个界面查看日期、凭证、原因以及借贷分录，然后选择审核并记账或拒绝，并附上原因供创建人查看。默认情况下，创建人不能审核自己创建的分录：界面会显示“你创建了这笔分录。必须由其他人审核。”如果仍然尝试，系统也会拒绝。已记账的分录会显示创建人和审核人；活动标签页会说明每一步是谁在什么时候完成的。
单人企业？ 拥有管理工作区用户权限和管理会计设置权限的人，可以在会计 ▸ 设置中的手工分录审核里，开启“允许创建人自审”的开关。该开关默认关闭。开启时，确认弹窗会明确说明后果，拥有审核权限的人会收到通知，系统会记录开启者姓名和日期，而分录会显示由创建人自行审核标签。
两条预设通知（发给审核人和创建人）位于自动化库中，默认关闭，直到有人启用为止；分录界面上的自动化按钮会直接打开那里。
- 优势：账簿会记录每笔分录是谁创建、谁审核，以及如果跳过审核，是谁在什么日期做出的决定。
3. 撤销或更正已记账分录：原始记录保持不变，两笔分录彼此关联
在已记账的手工分录或期初余额上，点击撤销或更正。第一个问题是你为什么要这样做？，提供两个选项，且都未预先选中。随后 GTG CRM 只会询问适用于你情况的问题，包括更正方式：只调整差额（仅记录差额的一笔调整分录）或先撤销整笔分录，再记正确分录；这两种方式由你自行选择。
回答由你提供：GTG CRM 会如实记录你的回答，不会进行核查，审核人可以看到，也不提供税务或会计建议。默认情况下，撤销分录、正确分录或调整分录也都需要其他人审核。
原始分录不会被修改或删除：撤销后，它会显示已撤销标签，以及已被以下分录撤销一行，并附上撤销分录编号。若先撤销整笔再记正确分录，它还会显示已被以下分录更正一行，并附上正确分录编号；若只是调整差额，它仍保持已记账状态，并显示该行内容。
- 优势：当有人问某个数字为什么变化时，你可以打开原始分录并点击关联行，即可看到更正分录、创建人、审核人和原因。
ℹ️ 由 GTG CRM 其他部分创建的分录（发票、银行交易、工资、库存及其他一些流程）不能在此界面撤销：系统会说明该分录属于哪个部分。已撤销的分录无法再次撤销。如果期初余额录入错误，请选择撤销或更正，回答“这笔分录有误”，然后重新输入。某些更正 GTG CRM 目前无法记账，界面会明确说明原因并禁止提交；例如对于上年度重大错误，界面会显示：“上年度的重大错误需要追溯调整，而此版本尚无法记账。请咨询你的会计。”
4. 期初余额：拖入旧总账文件，复核后提交审核
在+ 新建分录中，选择期初余额：这是四个步骤，直到最后一步点击提交审批之前都不会保存任何内容。你需要一份旧账套的余额文件（从软件导出或自行整理），并且要有表头；该界面没有直接输入数字的地方。可拖入 CSV 或 Excel 文件（最大 5 MB，Excel 只读取第一个工作表）；列的顺序不限，越南语或英语列名都可以，因为你会在后续步骤中让 GTG CRM 知道每一列对应什么。文件会立即在浏览器中读取，在你选择AI 推荐或提交审批之前，任何内容都不会离开你的设备。AI 推荐会按每个文件消耗 credit（点击前屏幕会显示所需 credit 数），并将列名及最多 8 行示例发送给 AI 服务；AI 只会推荐列映射，你需要逐列核对。选择使用我的映射（手动匹配列）则不会消耗 credit。
数字格式（1.234.567,89 或 1,234,567.89）由你自行选择，系统会重新读取前几行，让你立刻发现是否有误。每一行都会先按编码、再按名称与系统中的科目进行匹配；凡是显示未匹配的行，都需要你手动选择，GTG CRM 不会猜测账户。期初余额只接受资产、负债和所有者权益类账户，且借方总额必须等于贷方总额。审核通过后，试算平衡表会在你的数据基础上，以期初借方余额和期初贷方余额两列开头。默认情况下，期初余额也需要他人审批；上文所述的限制同样适用于此功能。
- 优势：在提交审批前，你就能查看将作为账簿开端的各项数字，而且无需重命名列。
对企业的优势
| 功能 | 对你的实际好处 |
|---|---|
| 草稿与审批人 | 审批人可在同一屏幕上看到日期、凭证、原因以及借贷分录 |
| 适用于单人企业的开关 | 即使没有独立审批人也能使用；跳过审批步骤的决定会记录姓名和日期 |
| 冲销或修改 | 原始记录保持不变，并与新分录关联，同时保留答复和原因 |
| 来自文件的期初余额 | 提交审批前会检查列名和重新读取的行内容 |
适合谁？
- 会计人员、首席会计师希望自己编制的分录能被复核，并在修改时保留原始版本。
- 会计服务机构需要每一笔手工分录都明确记录编制人、审批人和时间。
- 自行记账的小企业主希望有一个单独的开关，并记录姓名和日期，用于自我审批。
- 在 GTG CRM 上新财年开始运营的企业，并希望在上述限制内从文件导入期初余额。
如何开始？
转到财务 & 人事 ▸ 会计 ▸ 分录并点击+ 新建分录（在CRM中的复式记账一文中可查看整体会计视图）；需要先启用会计并应用公司的会计科目表，如果尚未完成，界面会清楚提示需要做什么。工作区需要一名拥有创建分录权限的人来编制分录，另一名拥有手动审批分录权限的人来审核，这些权限可在设置 ▸ 访问级别控制和设置 ▸ 用户管理中配置（用于采购发票的审批分录权限是另一项独立权限）。需要带图片的逐步说明？请参阅手动分录指南：创建、审批、冲销或修改以及从 CSV 或 Excel 文件导入期初余额指南。
免费试用 — 无需信用卡。
