Sản phẩm đang hết hàng — 商品目前缺货,但您知道几周后会有一批货到,而且已经有人询问购买。本指南将带您在自己的网站上走完整个流程:为一件商品开启预购,在货未到时接收订单和定金,确认转账,货到后交给等待中的买家,并处理买家取消或未付清余款的情况。整个过程中,系统中的库存数字始终准确。
适用于已在 GTG CRM 中发布网站的店主或销售负责人。共有三方参与:您(负责设置和发货),退款审批人由您指定(如果店铺只有您一人,则选择您自己),以及买家,他们只使用店铺网站,无需 GTG CRM 账户。此功能适用于您店铺的网站,而非 Shopee 或 TikTok 的预购按钮。
完成本指南后您将能够做到
为一件商品开启预购 → 买家在网站上下单并付款 → 您确认转账款已到账 → 货到后,您检查并按顺序交给等待中的买家 → 如果有买家取消或未付清余款,您根据自己的条款决定退款还是没收定金。
事前准备
| # | 条件 | 原因 |
|---|---|---|
| 1 | 店铺网站已发布 | 买家在您的网站上预购。若尚未发布,开关无法开启,卡片上会出现发布网站按钮 |
| 2 | 一种预付款支付方式(在线支付或银行转账) | 预购仅接受这两种预付方式,不支持货到付款 |
| 3 | 商品在某一仓库中有一条库存记录,数量为0也可以 | 买家的运费将从该仓库计算 |
| 4 | 预购条款和退款说明由您自行撰写(越南店铺:条款必须包含越南语版本) | 系统不会预填任何文字。买家下单时需阅读并勾选同意该内容。对于越南店铺,若没有越南语条款,开关无法开启 |
| 5 | 退款审批人姓名 | 已付款订单被取消时,退款由该人员处理 |
| 6 | 修改商品的权限(用于设置);记录订单付款的权限(用于确认转账) | 仅有商品查看权限的人可以看到卡片,但无法做任何更改 |
步骤 1 — 为一件商品开启预购
预购按商品单独开启,默认为关闭。只有在您回答完所有必填项后,开关才能开启,因为提前收取的款项会涉及只有店主才能决定的事项。
- 打开 销售与 CRM ▸ 目录 ▸ 产品中心，先打开需要编辑的待售商品，选择 销售信息 标签页。
- 找到 网站上的预购 卡片。在“要开启，请完成以下事项（每行都有单独按钮）”下方是待完成事项列表。请使用每行对应的按钮逐行完成。事项名称可能略有不同，请以卡片实际显示的各行为准。目前卡片要求以下事项：条款内容（默认语言）；如果店铺位于越南，还需添加一行“条款使用……语言”并填写语言名称（越南语），因为只有条款为越南语时才能开启；退款内容（全额付款和定金付款都需要）；退款审批人；我已检查预收款的记账方式（由您自行撰写的一句话，会连同姓名和时间一并保存）；本商品的增值税决定（在商品的增值税栏中自行选择）；存放本商品的一个仓库（库存行）；店铺网站已发布；一种预付款支付方式；以及两个栏位 您可接收的数量 和 预计时间起（每个栏位都有单独的保存按钮，见下一步）。
✅ 预期结果：每完成一行，该行就会从列表中消失；列表清空后，开关即可开启。
- 设置 您可接收的数量（合并所有分类）（您愿意承担的单位总数，不得超过此数字）和 预计时间起（预计到货日期，例如 15/12/2026），每个栏位单独保存。这两个栏位也在待办列表中：未完成时开关无法开启。将开关切换至 开启，然后继续设置：未付款订单保留时长（小时，最多 72）（超时未付款则订单自动取消，数量退还给其他人；系统会拒绝大于 72 的数值）；每单最大数量；买家可取消，选择 仅在联系店铺时（默认） 或 直到商品交付给买家为止。
- 在 付款 中，选择 立即全额付款 或 立即支付定金，余款稍后支付。
✅ 预期结果：卡片显示 开启 状态，以及您刚刚设置的各项参数。每项更改都会记录在商品的活动列表中，并附上操作人姓名。
如果选择定金支付，请为商品设置一条规则：
- 选择 固定金额，或 价格百分比 并填写 最低金额（可选）。
- 设置 余款支付期限（天，最多 7）：您自行输入 1 至 7 天，没有预设天数。
- 用您自己的话填写 如果订单取消，首笔付款会怎样。这是买家下单前会看到的内容，没有默认文本。
✅ 预期结果：自动计算行与您预想的数字一致。如果不一致，请在开售前修改规则。
💡 小贴士：定金规则和退款条款是买家最仔细阅读的两项内容。请用您愿意直接通过消息告诉客户的语句来撰写，然后自己下一个测试订单，看看买家会如何理解。
第2步 — 在网站上查看买家的预购情况
在通知客户之前，请先站在买家的角度体验一次，了解他们会看到什么。
- 打开店铺网站上的商品页面（建议使用无痕窗口）。页面会显示预购，预计从及日期和价格，以及加入购物车按钮。页面不会显示“售罄”，也绝不会显示您可接受的最大数量。当预购名额已满，或您关闭了预购功能时，商品页面和商品列表会像普通售罄商品一样显示。已将商品放入购物车的买家，会在下单时收到提示：该商品预购名额已满，并附上店铺联系方式。
- 加入购物车并进入结算页面。预购条款区块包括：阅读店铺条款按钮（条款可就地展开）、我已阅读店铺条款复选框（未勾选则无法点击下单按钮）、您的付款部分（现在支付多少，之后支付多少）以及店铺退款政策（即您在第1步中写的原文）。仅支持在线支付或银行转账，不支持货到付款。系统会记录买家下单时接受的条款版本。
- 下单后，买家会看到订单页面，显示等待到货，预计从及日期和已付款；定金订单还会多一项之后支付的余额。待付款只会在您发货后显示（第4步）。如果您只允许在联系店铺后取消，页面会显示如需取消订单，请联系店铺。
- 在你这边，打开运营 ▸ 交易 ▸ 销售订单。新订单的状态为预购（鼠标悬停会看到“等待货物到达，待你交给等待中的买家后发货。”）。
- 打开最后一个标签页预购。对于每个商品和规格，你会看到等待中、已付款（定金也算作已付款）、未付款、仍需采购和现有库存。仍需采购是你还需要向供应商额外订购的数量。如果想拿这张表去下单，点击下载 .xlsx。
✅ 预期结果：测试订单出现在预购中，而商品的库存数字保持不变：在库、已锁定和可售数量与之前一致，因为预购订单是单独记录的，不属于库存中的货物。未付款的订单会在保留时间结束后自动取消，名额释放给其他人。即使是银行转账订单也同样适用：请在保留时间结束前确认已收到款项（步骤 3）。如果购物车中既有现货又有预购商品，它仍是一个订单，现货会和预购商品一起发出，买家也可以取消预购那一行，立即收到其余商品。
步骤 3 — 确认银行转账
买家以银行转账付款，是打入店铺的银行账户，系统无法看到这笔款项。因此需要由你亲自确认款项已到账。通过支付网关付款且网关可以确认的订单会自动确认，无需点击任何按钮。
- 在预购标签页中，找到买家未付款的那一行（例如一位买家购买 2 件，共 300.000 ₫），点击确认已收到转账。
- 打开银行App，只有在账户中确认看到款项后才继续操作。对话框会提醒你这一点。
- 填写已收到的金额（默认为当前应付金额，不能超过订单总额）、款项到账日期（默认为今天，不能是未来日期）以及转账内容（选填）。
- 点击确认已收到款项。
✅ 预期结果：订单会被标记为已付款（或已收到定金），并可按顺序发货。如果你之前已经手动记录过这笔付款，系统会沿用该记录，而不会重复计算两次。订单的活动记录会显示由谁确认、金额多少、哪一天确认。
步骤 4 — 货到后：预览并交给等待中的买家
- 入库后，系统会显示有多少已付款的买家正在等待这批货，并附上 打开预购 链接。点击它，或自行重新打开 预购 标签页。
- 商品的 预览 部分会在到货时显示：系统列出将要发生的事情，但不会更改任何内容。顺序为 最早付款的订单优先发货。未付款的订单不会被计算在内。如果某个订单的数量超过剩余库存，发货会 在该订单处立即停止，以免有人被误跳过；未使用的库存仍然保留。
- 确认无误后，点击 发货给等待中的买家，重新阅读提示 "为 {m} 个等待中的订单发出 {n} 件商品？"，然后点击 是，发货。
✅ 预期结果：系统会逐笔显示结果：已发货、跳过：未付款 或 停止：超过剩余数量，并显示仍在 等待中 的件数。尚未选择发货仓库的订单会显示 跳过：无仓库（在预览中显示为 "未选择仓库，将被跳过"），因此请将商品入库到订单所选的发货仓库。之后再次点击不会产生任何变化。已发货的订单会离开 预购 列表，数量转为实际库存并被锁定，之后订单与网站上的其他订单一样继续处理：您需要出库并交给物流承运商。
对于定金订单：发货后，买家会收到一封邮件，通知其仍需支付尾款，订单页面会显示 支付剩余款项。付款期限为您在第 1 步中设置的天数（最多 7 天）。
如果商品未能按时到货：点击 改期，即在 预计到货时间 处打开商品卡片的按钮；在那里输入新日期并保存，即可为等待中的买家更改日期。只有在您审核 任务 中的消息后，买家才会收到新日期通知，此过程会经过一个默认关闭的自动化模板（见注意事项部分）。模板关闭时，系统不会自动通知任何人，您需要自行通知买家。新日期通知邮件还会告知买家，如果新日期不再适合，应如何申请取消（如果您在第 1 步允许买家自行取消，则使用取消按钮；否则请联系店铺），并提醒买家，店铺将根据其接受的条款决定是否退款，系统不会自动退还任何款项。
第 5 步 — 买家取消或未支付尾款时
系统不会自动退款，也不会自动没收定金。它会为您指定的人员创建一项任务，该人员需记录其决定。发给买家的邮件和任务标题都将已收到的款项称为 首笔付款，无论是全额付款还是定金。
5a. 已付款的订单被取消。 默认情况下，买家会联系店铺，然后您在订单页面点击 取消（点击一次即取消，不会再弹出确认框）。数量会退回库存。如果买家已付款，负责退款的审核人员会在 任务 中看到一项名为 "预购订单 {订单号}：为买家退款" 的任务。打开后会有 一笔已付款的预购订单已取消 区块，显示买家、订单、已付金额以及您填写的退款说明（仅供查看）。
- Nhấn Mở thao tác Hoàn tiền của đơn hàng.
- Hoàn tiền cho người mua qua kênh của bạn trước (chuyển khoản lại hoặc cách khác), rồi nhấn Hoàn tiền trên đơn hàng để ghi vào sổ. Hoàn tiền trong GTG CRM chỉ ghi nhận khoản hoàn vào sổ sách, không chuyển tiền thay bạn.
- Quay lại nhiệm vụ, tick chọn Tôi đã hoàn tiền và nhấn Ghi nhận quyết định của tôi.
✅ Kết quả mong đợi: quyết định của bạn được ghi lại. Nếu không ai xử lý, nhiệm vụ sẽ được đẩy lên (leo thang) vào ngày ghi ngay trên nhiệm vụ. Nhiệm vụ này vẫn chạy ngay cả khi bạn chưa từng mở phần Tự động hóa.
5b. Người mua tự hủy. Chỉ xảy ra khi bạn chọn Cho đến khi hàng được giao cho họ ở Bước 1, và chỉ sau khi bạn nhấn Giao cho người mua đang chờ ở Bước 4 cho đơn đó. Trang đơn hàng của họ có mục Hủy đơn đặt trước của tôi, kèm nội dung hoàn tiền của bạn ngay phía trên nút. Liên kết chỉ dùng được một lần. Sau khi hủy, họ sẽ thấy "Đơn đặt trước của bạn đã được hủy. Cửa hàng đã được yêu cầu hoàn lại số tiền bạn đã thanh toán." và nhiệm vụ hoàn tiền ở trên sẽ được tạo cho bạn, xử lý tiếp như mục 5a.
5c. Đơn đặt cọc không trả phần còn lại. Khi quá hạn mà người mua chưa thanh toán phần còn lại, đơn sẽ tự động hủy và số lượng hàng được hoàn về kho. Người duyệt hoàn tiền sẽ nhận nhiệm vụ Một đơn đặt hàng trước có tiền cọc đã bị hủy. Hãy quyết định xử lý khoản tiền cọc. (nếu không ai xử lý, nhiệm vụ sẽ được đẩy lên chủ shop) với hai lựa chọn: Tôi đã hoàn tiền hoặc Tôi không trả lại (quyết định của tôi). Không có lựa chọn nào được chọn sẵn. Trong danh sách Nhiệm vụ, nhiệm vụ này có tên "Đơn đặt trước {số đơn}: quyết định về khoản thanh toán đầu tiên". Nhiệm vụ hiển thị nguyên văn điều khoản mà người mua đã chấp nhận khi đặt hàng. Hãy chọn một lựa chọn và ghi nhận.
✅ Kết quả mong đợi: quyết định được ghi nhận là của người đã thực hiện, kèm thời điểm. Hãy đối chiếu với điều khoản bạn đã viết ở Bước 1. GTG CRM không thể xác định việc không trả lại tiền có hợp lệ hay không, vì vậy hãy hỏi người tư vấn của bạn về quy định hiện hành tại nước bạn.
Bảng tra nhanh kết quả mong đợi
| Thao tác | Kết quả bạn sẽ thấy |
|---|---|
| Mở thẻ khi chưa làm đủ các mục | Danh sách "Để bật, hãy làm các mục sau", công tắc chưa bật được |
| Làm xong mọi mục rồi gạt sang Bật | Hiện các thông số: số lượng nhận, ngày dự kiến, giờ giữ đơn, tối đa mỗi đơn, thanh toán, quyền hủy |
| Nhập giờ giữ đơn lớn hơn 72 | Hệ thống từ chối |
| Chọn đặt cọc, giá 1.500.000 ₫, cọc cố định 300.000 ₫ | "Với sản phẩm này, khách trả 300.000 ₫ ngay và 1.200.000 ₫ sau." |
| Xem trang sản phẩm trên website | "Đặt trước, dự kiến từ …", không có chữ hết hàng, không có số tối đa |
| Số lượng nhận đã đầy, hoặc tắt đặt hàng trước | Trang như một sản phẩm hết hàng bình thường |
| Người mua chưa tích ô điều khoản | Nút đặt hàng chưa bấm được |
| Người mua đặt xong | Đơn ở trạng thái Đặt hàng trước, số tồn kho không đổi |
| Bấm Xác nhận đã nhận tiền | Đơn tính là đã thanh toán (hoặc đã nhận cọc); nhật ký ghi người, số tiền, ngày |
| Mở tab Đặt hàng trước khi hàng về | Phần Xem trước liệt kê điều sẽ xảy ra, chưa đổi gì |
| Bấm Có, giao | Đã giao, Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, kèm Vẫn đang chờ; bấm lại thì không đổi gì |
| Bấm Dời ngày | Ngày dự kiến đổi; người mua chỉ được báo sau khi bạn duyệt tin nhắn trong Nhiệm vụ (mẫu tự động hóa mặc định tắt) |
| Hủy một đơn đã trả tiền | Nhiệm vụ "Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy" cho người duyệt hoàn tiền |
| Đơn cọc quá hạn trả phần còn lại | Đơn tự hủy, nhiệm vụ quyết định tiền cọc xuất hiện |
注意事项
- 权限，用大白话说：修改预购卡片需要编辑商品的权限；只读卡片则需要查看商品的权限。确认转账按钮只对有权登记订单付款的人显示；退款审核人员也需要这项权限才能登记决定。发货和改期需要编辑订单的权限。自动化流程、集成或AI助手都无法确认转账：款项是否到账，必须由真人来确认。
- 系统不会自动退款或自动保留任何款项。退款和保留定金都是您的决定，并以您的名义记录。在GTG CRM中退款只做账务记录，不会实际转账。
- 发货时不收款。预购只接受在线支付或银行转账。
- 条款、退款说明、定金规则、增值税以及预收款的记账方式均由您决定。系统不会预先填写，不会提供默认值，也不会判断任何内容是否合规。预收款的会计处理和税务义务因店铺和国家/地区而异，请与您的会计人员确认。
- 预计日期是您的估计，而非系统的承诺。您可以更改，买家只有在您审核后才会收到通知。
- 有三个可选的自动化模板（到货后审核、退款任务、改期通知），默认均为关闭；预购标签页中有它们的链接。即使全部关闭，第5步中的退款任务和定金决定仍会运行。
- 推荐佣金：在商品到货前仍处于等待状态的预购订单，不产生推荐佣金。更多内容请参阅客户推荐计划。
- 预购功能仅适用于您自行发布的网站。Shopee和TikTok有各自独立的预购开关，那是另外的事情。
