在业务运营中，发票和产品管理是决定运营效率和法律合规性的两大关键因素。为了了解自动化解决方案的重要性，我们需要详细分析每个客户群体的需求。

按群体分析客户需求

1. 家庭企业

重要法律特征

根据政府第01/2021号法令，家庭企业具有以下特征：

• 无限责任：户主对经营活动承担全部个人资产的责任。
• 缺乏法人资格：以个人名义经营，而不是作为独立的法律实体经营。
• 数量限制：每人/每户仅允许注册一家企业。
• 综合财务管理：个人和企业账户的所有收入均计入家庭收入。

财务管理挑战

家庭企业常常面临以下困难：

1. 难以区分个人收入和企业收入：所有账户都被视为家庭收入来源。
2. 双重征税计算方法：同时采用申报法和定额法。
3. 账户分离是必要的：第 3389 号决定建议为业务运营开设单独的账户。
4. 管理进项发票：为了准确申报纳税，必须保留完整的费用发票记录。

具体需求

• 为不具备深厚会计知识的房主提供简单易用的房屋产品管理解决方案。
• 自动收集和分类来自各种来源的输入发票（费用）。
• 简单的财务报表有助于掌握每月收入和支出情况。
• 快速为零售客户开具发票。

2. 中小企业

运行特性

• 具有法人资格：在注册资本范围内承担有限责任。
• 员工规模：5-50名员工，需要明确授权。
• 多种销售渠道：线上、线下、经销商、分销商
• 会计系统：设有专门的会计部门。

管理挑战

1. 大量发票：每月数百张进项/出项发票
2. 管理多样化产品：多个 SKU、多个供应商、多种计量单位。
3. 复杂的税务申报：进项/销项增值税、企业所得税结算。
4. 系统集成：需要与会计软件（MISA、MISA AMIS 等）连接。
5. 可追溯性：管理货物的运输、有效期和产地。

3. 大型企业和公司

运行特性

• 规模庞大：员工超过 100 人，多家分公司和子公司。
• 跨行业：在多个商业领域开展业务。
• ERP系统：已拥有完善的管理系统（SAP、Oracle等）。
• 流程复杂：多级授权，严格的审批流程。

隆重推出 GTG CRM 解决方案

在对每个客户群体的需求进行详细分析后，GTG CRM 提供了一个包含两个核心功能的综合解决方案：

自动生成电子发票

与信誉良好的供应商直接联系

GTG CRM已与越南两家领先的电子发票服务提供商深度集成：

自动化发票流程

步骤 1：一次性配置连接。

• 登录 GTG CRM → 设置 → 电子发票
• 选择服务提供商（S-Invoice 或 MISA）
• 输入身份验证信息（API密钥、用户名/密码）。
• 系统会自动检查连接并同步发票模板。

步骤二：3分钟内创建发票

1. 从订单中选择“创建新发票”，或手动创建。
2. 填写买方信息：公司/个人名称、税务识别号（如果是企业）、地址、接收发票的电子邮件地址。
3. 添加产品/服务：从可用产品目录中搜索，输入数量，从价格表中自动填充单价，选择税率（0%、5%、8%、10%），如有折扣，则应用折扣。

步骤 3：预览和导出

• 在正式开具发票前，请先预览PDF格式的发票。
• 核实买家信息、产品详情和总价。
• 点击“生成发票”→ 系统自动：向 S-Invoice/MISA 发送请求，接收发票代码并进行数字签名，将发票以 PDF 电子邮件的形式发送给客户，并将其存储在 GTG CRM 中。

处理补发发票

当需要调整已开具的发票时（例如客户退货、数量/价格错误等）：

1. 在清单中找到原始发票。
2. 选择“创建替换发票”
3. 修改需要更正的信息。
4. 自动化系统：根据规定取消旧发票，开具新发票并注明“替换发票编号...”，将两张发票关联起来以便检索。

专业产品管理

多层产品管理结构

产品分类

• 创建无层级限制的父子分类。
• 例如：电子产品 → 手机 → 三星 → Galaxy S 系列
• 方便按类别搜索和筛选。

详细产品信息

• 自动或自定义 SKU 代码
• 产品名称（越南语+英语）
• 详细描述，图片丰富多样。
• 基本计量单位和换算单位
• 进货价、售货价（价格可按渠道设定）
• 适用税率（0%、5%、8%、10%）

变体管理

• 属性：颜色、尺寸、容量……
• 每个型号都有自己的SKU和价格。
• 按变体进行库存管理

物流整合

• 实时库存跟踪
• 警告：已售罄，即将过期。
• 按批次进行库存管理（入库/出库/库存）。

自动录入发票收集功能

这是一项独家功能，每月可为会计人员节省数十小时。

工作原理

第一步：连接您的企业邮箱。

• 前往“设置”→“电子邮件集成”
• 请输入您的电子邮件地址以接收发票（Gmail、Outlook 等）。
• 授予访问权限（使用安全的 OAuth 2.0）

步骤 2：启用自动收集

• 选择“自动收集输入发票”
• 系统会定期（每小时或每天）扫描电子邮件。
• 自动识别常用供应商的PDF发票文件。

步骤 3：自动提取信息

GTG CRM 使用 AI OCR 读取发票并提取信息：

• 供应商名称、税务识别号
• 发票号码、发票日期
• 产品/服务列表
• 税前总金额（含增值税），付款总额

步骤 4：确认并保存

• 会计核对提取的信息。
• 根据需要进行调整（系统会学习并提高准确性）。
• 将费用归入相应的类别。
• 标记为“已付”或“未付”。

实际好处

实际应用场景

场景一：线上时尚业务

背景：Mai 女士经营一家在线服装店，每月收到 200 个订单，她的商品来自 5 个供应商。

上一个问题：

• 您必须手动创建发票或使用 Excel。
• 无法追踪收到的发票。
• 报税要花掉整个月的最后一天。

使用 GTG CRM 后：

1. 产品管理：导入 50 个颜色/尺寸不同的服装样品 → 生成 200 个 SKU。
2. 自动生成发票：当客户下单时 → 自动生成发票 → 向客户发送电子邮件。
3. 收集进项发票：通过电子邮件接收供应商的发票 → 自动将其输入系统。
4. 税务申报：月底 10 分钟内生成进项税/销项税报告。

结果：每月节省 15 小时，通过专注于销售而不是行政任务，收入增长了 30%。

场景二：医疗设备分销公司

背景：该公司有 20 名员工，500 种产品，每月开具 1000 张发票。

上一个问题：

• 我正在使用 MISA 会计软件，但我必须输入两次数据（分别使用不同的 CRM 和 MISA 软件）。
• 销售人员不知道该商品是否有库存或已售罄。
• 通过 MISA 开具发票，每张发票需要 5 分钟。

使用 GTG CRM 后：

1. MISA 集成：GTG CRM ↔ MISA 双向同步
2. 库存管理：员工可以在 CRM 上查看实时库存。
3. 一键生成发票：从订单 → 生成发票 → 自动导入 MISA
4. 销售报告：CEO按产品、地区和员工查看报告。

结果：行政时间减少了 50%，销售人员效率提高了 25%。

总体效益

提高生产力

• 每月节省 10-20 小时的行政工作时间。
• 开具发票的速度比人工方式快 5 倍。
• 实现80%的输入发票收集和处理流程自动化。

降低成本

• 无需单独购买开票软件。
• 通过自动化减少会计人员。
• 避免因发票错误或遗漏而遭受税务处罚。

遵守法律

• 所有发票均符合税务总局的规定，100%有效。
• 所有电子发票保存10年。
• 随时准备接受审计。

重要提示

关于电子发票

1. 使用前需先向提供商（S-Invoice 或 MISA）注册。
2. 服务费：每年约 500,000 - 1,000,000 越南盾，具体费用取决于套餐。
3. 已开具的发票无法删除；只能创建替换/修改后的发票。
4. 需要稳定的互联网连接才能与服务提供商同步。

关于产品管理

1. 导入数据前应进行标准化处理（SKU 代码、产品名称、计量单位）。
2. 定期进行库存盘点，确保库存水平准确。
3. 授予用户权限以防止任意修改价格/产品。
4. 定期数据备份（GTG CRM 每日自动备份）。

关于自动发票收集

1. OCR准确率：约95-98%，仍需人工验证。
2. 仅支持标准PDF格式（图像将被转换）。
3. 商务邮箱：建议使用单独的邮箱地址接收发票，以免与个人邮箱混淆。

总结

GTG CRM 提供全面自动化的发票和产品管理解决方案，适用于各种规模的企业，从小型企业到大型企业。

• 自动生成与 S-Invoice 和 MISA 直接关联的发票。
• 自动从电子邮件中收集输入发票。
• 专业的产品管理，包括产品变体和库存管理。
• 即时生成收入、支出和利润报告。
• 100%遵守越南法律法规。

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