在线卖家标准订单处理流程

在网络销售业务中，专业的订单处理流程是业务成功的关键因素。GTG CRM提供全面的订单处理流程，涵盖订单接收、库存管理、发货、开票和客户服务等各个环节，所有功能都集成在一个系统中。

借助GTG CRM ，您不仅可以管理订单，还可以对接Shopee、Lazada 和 TikTok Shop等主流电商平台，自动同步产品和库存，快速创建发货单，并开具有效的电子发票。这是一个全面的解决方案，可帮助企业高效运营、提升客户体验并实现可持续增长。

主要特点

自动化咨询和销售成交：AI 聊天机器人全天候 24 小时协助回答客户咨询和完成销售，从而减轻员工的工作量。
集中式订单管理：来自网站、电子商务平台和其他渠道的所有订单都在一个系统中进行管理。
多渠道销售整合：整合 Shopee、Lazada、TikTok Shop，并实现双向产品和订单同步。
智能仓库管理：实时库存跟踪，下单后自动更新，支持多个仓库。
物流承运商集成：创建与 Giao Hang Nhanh、Viettel Post 等物流承运商的直接发货订单，并支持货到付款 (COD)。
电子发票开具：与 S-Invoice（Viettel）和 MISA 连接，以开具有效的增值税发票。
跟踪订单状态：清晰地更新状态，从“新建”→“处理中”→“已完成”。

标准订单处理流程

第一步：准备产品和仓库

创建和管理库存。

首先，您需要在仓库管理系统→仓库中设置仓库。

创建仓库时，请提供以下信息：仓库名称、仓库代码、地址和负责人。
支持多个仓库：主仓库、子仓库、分仓库。
按仓库跟踪库存。

在系统中创建产品

前往“销售”→“产品管理”创建新产品。

需要输入的信息：

产品名称、SKU、类别、品牌
产品图片和视频
变体：颜色、尺寸（最多 3 个属性）
原价、增值税、售价（利润由系统自动计算）
详细描述和规格
初始库存数量

连接并同步至电子商务平台

前往“销售”→“集成”以连接电子商务平台。

连接步骤：

选择您要连接的平台：Shopee / Lazada / TikTok 商店
验证您的店铺账户
双向产品同步：
- 撤回：从市场检索产品到 GTG CRM
- 上线：将 GTG CRM 产品上线交易所。

益处：

所有产品的集中管理
库存会在各个渠道自动同步。
节省手动更新时间。

步骤二：接收订单

接收来自多个渠道的订单。

订单可能来自：

您的网站（已与 GTG CRM 集成）
Shopee、Lazada、TikTok Shop（自动同步）
人工订单（客户通过电话、Facebook 等方式下的订单）

步骤三：货物加工和准备

审核并修改订单（如有必要）。

买家信息
收货地址
添加/移除产品
产品数量

检查库存

自动化库存盘点系统：

✅ 有现货 → 继续包装
❌ 缺货 → 需要向供应商订购

订单接收流程（如有缺货）：

前往“供应商” → 选择供应商 →创建采购订单

选择要导入的产品。
请填写数量和单价。
确认采购订单。
货物到达后，创建仓库收据。
库存自动更新。

第四步：创建发货单

货物打包完毕后，直接根据订单创建发货单。

所需信息：

1. 选择运输服务：

快速发货
经济实惠的配送

2. 货到付款金额：

请输入要向客户收取的金额。
这包括商品成本和运费（如果由顾客支付）。

3. 包装信息：

重量（公斤）
尺寸（长 x 宽 x 高）
谁支付运费（卖家/买家）

4. 确认订单创建：

系统会自动从订单中检索信息。
向货运公司发送请求。
接收追踪号码

成功创建发货订单后：

打印发货标签并将其贴在包裹上。
交给货运公司。

第五步：开具电子发票

对于企业客户或需要增值税发票的客户，您可以直接从订单生成电子发票，或者允许系统自动生成发票。

开具发票的步骤：

选择您的发票服务提供商： S-Invoice（Viettel）或 MISA
选择发票模板：增值税发票或销售发票
请填写以下信息：买方信息（公司名称、税号、地址）、产品及数量（自动从订单中获取）、增值税税率、付款方式
预览PDF文件：

发票生成：系统向供应商发送请求，税务机关为发票分配代码，下载发票并将其发送给客户。

第六步：跟踪并完成订单

追踪您的货物

从承运商处更新发货状态。
向客户通报配送进度。
处理特殊情况（投递失败、延误等）

完成订单。

客户成功收到货物后：

将订单状态更新为“已完成” 。
确认已收到付款（适用于货到付款订单）
将信息保存到您的交易记录中。

处理问题订单

关于顾客退货/换货的情况：

创建替换发票（如果已开具发票） - 调整数量和金额 - 激活后，系统将自动生成替换发票。
库存更新 - 将退货商品退回仓库（如果商品状况良好） - 记录损坏的商品（如有）
（如有必要）将向顾客退款。

标准流程的益处

对于企业而言

集中管理：所有订单、产品和库存都在一个系统中。
节省时间：自动化许多流程（产品同步、创建发货标签、开具发票）。
减少错误：信息自动同步，最大限度地减少手动数据输入。
库存控制：实时更新，避免超卖。
法律合规性：有效且完整的电子发票。

对于员工

用户友好界面：易于使用，无需复杂培训。
流程清晰：每个步骤都有详细指导。
完全集成：无需在多个应用程序之间切换。
高效工作：同时处理多个订单。

致客户

快速响应：AI聊天机器人提供全天候24小时支持。
准时交付：快速处理
信息准确：订单和发货信息持续更新。
专业发票：有效且完整的电子发票。

重要提示

关于连接电子商务平台：

需要拥有Shopee/Lazada/TikTok Shop的认证店铺账号。
为避免数据冲突，产品同步应在非高峰时段进行。

关于仓库管理：

库存应定期更新以确保准确性。
定期（每月/每季度）进行库存检查，并与系统进行比对。

关于发票：

发票仅在客户要求或订单金额较大时才会开具。
开具发票前，请仔细核对税务识别号和地址。
仅在必要时（退货、错误）才会使用补发发票。

关于运输：

仔细包装，防止运输过程中损坏。
选择适合订单金额和客户要求的运输服务。

总结

GTG CRM 的标准化订单处理流程可帮助在线企业专业、高效、系统地运营。从产品管理、多渠道连接、订单处理、发货到开票和客户服务——所有环节都无缝集成到一个统一的平台中。

通过应用此流程，您将：

提高订单处理速度。
更好地掌控业务运营
优化运营成本
提升客户体验。
可持续商业发展

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