Proceso Estándar de Gestión de Pedidos para Vendedores Online

En los negocios de venta online, un flujo de trabajo profesional para el procesamiento de pedidos es clave para el éxito. GTG CRM ofrece un flujo de trabajo integral para el procesamiento de pedidos, desde la recepción del pedido, la gestión de inventario y el envío, hasta la facturación y el servicio al cliente, todo integrado en un único sistema.

Con GTG CRM , no solo puedes gestionar pedidos, sino también conectarte con las principales plataformas de comercio electrónico como Shopee, Lazada y TikTok Shop , sincronizar automáticamente productos e inventario, crear órdenes de envío rápidamente y emitir facturas electrónicas válidas. Esta es una solución integral que ayuda a las empresas a operar de manera eficiente, mejorar la experiencia del cliente y lograr un crecimiento sostenible.

Características principales

• Consulta y cierre de ventas automatizados : los chatbots con IA ayudan a responder las consultas de los clientes y a cerrar ventas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, reduciendo la carga de trabajo del personal.
• Gestión centralizada de pedidos : Todos los pedidos procedentes del sitio web, las plataformas de comercio electrónico y otros canales se gestionan dentro de un único sistema.
• Integración de ventas multicanal : Integre Shopee, Lazada y TikTok Shop, y sincronice productos y pedidos en ambas direcciones.
• Gestión inteligente de almacenes : seguimiento de inventario en tiempo real, actualizaciones automáticas al realizar un pedido, compatibilidad con múltiples almacenes.
• Integración con transportistas : Cree pedidos de entrega directa con transportistas como Giao Hang Nhanh y Viettel Post, y admita el pago contra reembolso (COD).
• Emisión de facturas electrónicas : Enlace con S-Invoice (Viettel) y MISA para emitir facturas de IVA válidas.
• Seguimiento del estado del pedido : Actualice claramente el estado de Nuevo → Procesando → Completado

Procedimiento estándar de procesamiento de pedidos

Paso 1: Preparar los productos y el almacén.

Crear y gestionar el inventario.

Primero, debe configurar los almacenes en el sistema de Gestión de almacenes → Almacenes .

• Cree un almacén con la siguiente información: nombre del almacén, código del almacén, dirección y persona a cargo.
• Admite múltiples almacenes: almacén principal, almacenes subsidiarios y almacenes sucursales.
• Realizar el seguimiento del inventario por almacén individual.

Crear productos en el sistema

Para crear un nuevo producto, vaya a Ventas → Gestión de productos .

Información que debe introducirse:

• Nombre del producto, SKU, categoría, marca
• Imágenes y vídeos del producto
• Variaciones: Color, tamaño (máximo 3 atributos)
• Precio original, IVA, precio de venta (beneficio calculado automáticamente por el sistema)
• Descripción detallada y especificaciones
• Cantidad de inventario inicial

Conéctate y sincroniza con la plataforma de comercio electrónico.

Ve a Ventas → Integración para conectarte con plataformas de comercio electrónico.

Pasos de conexión:

1. Elige la plataforma a la que deseas conectarte: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Verifica tu cuenta de tienda
3. Sincronización bidireccional del producto:
   • Retirar : Recuperar productos del mercado a GTG CRM.
   • Subir : Lista los productos GTG CRM en la bolsa.

Beneficio:

• Gestión centralizada de todos los productos
• El inventario se sincroniza automáticamente entre los distintos canales.
• Ahorra tiempo en actualizaciones manuales.

Paso 2: Recepción del pedido

Reciba pedidos de múltiples canales.

Los pedidos pueden originarse desde:

• Tu sitio web (integrado con GTG CRM)
• Tiendas Shopee, Lazada y TikTok (sincronizadas automáticamente)
• Pedidos manuales (pedidos realizados por los clientes por teléfono, Facebook, etc.)

Paso 3: Procesamiento y preparación de los productos

Revisa y edita el pedido (si es necesario).

• Información del comprador
• Dirección de entrega
• Agregar/eliminar productos
• Cantidad de productos

Comprobar inventario

Sistema automatizado de control de inventario:

• ✅ En stock → Proceder con el embalaje
• ❌ Agotado → Es necesario realizar un pedido al proveedor.

Procedimiento de recepción de pedidos (en caso de escasez):

Ir a Proveedores → Seleccionar un proveedor → Crear una orden de compra

• Seleccione los productos que desea importar.
• Indique la cantidad y el precio unitario.
• Confirme la orden de compra.
• Cuando lleguen las mercancías, cree un recibo de almacén.
• El inventario se actualiza automáticamente.

Paso 4: Crear un pedido de envío

Una vez empaquetados los productos, cree una orden de envío directamente desde el pedido.

Información requerida:

1. Elija un servicio de envío:

• Entrega rápida
• Entrega económica

2. Importe del pago contra entrega (COD):

• Introduzca el importe que se va a cobrar al cliente.
• Esto incluye tanto el costo de los productos como los gastos de envío (si los paga el cliente).

3. Información del paquete:

• Peso (kg)
• Dimensiones (largo x ancho x alto)
• ¿Quién paga los gastos de envío (vendedor/comprador)?

4. Confirmar la creación del pedido:

• El sistema recupera automáticamente la información del pedido.
• Envíe una solicitud a la empresa de transporte.
• Recibir número de seguimiento

Tras crear correctamente la orden de envío:

• Imprime la etiqueta de envío y pégala al paquete.
• Entregar a la empresa de transporte.

Paso 5: Emitir factura electrónica

Para clientes empresariales o aquellos que requieran facturas con IVA, puede generar facturas electrónicas directamente desde el pedido o permitir que el sistema genere la factura automáticamente.

Pasos para emitir una factura:

1. Elija su proveedor de facturación: S-Invoice (Viettel) o MISA.
2. Elija una plantilla de factura: factura con IVA o factura de venta.
3. Complete la información: Datos del comprador (nombre de la empresa, código fiscal, dirección), Producto y cantidad (obtenidos automáticamente del pedido), Tipo de IVA, Método de pago
4. Vista previa del PDF:

1. Generación de factura: El sistema envía una solicitud al proveedor, la Autoridad Tributaria asigna un código a la factura, la descarga y la envía al cliente.

Paso 6: Rastrear y completar el pedido

Rastrea tu envío

• Actualiza el estado del envío desde la plataforma de transporte.
• Informar a los clientes sobre el estado de la entrega.
• Gestión de casos especiales (fallo en la entrega, retraso, etc.)

Completa el pedido.

Una vez que el cliente haya recibido la mercancía correctamente:

• Actualizar el estado del pedido a Completado
• Confirmación de que se ha recibido el pago (para pedidos contra reembolso)
• Guarda la información en tu historial de transacciones.

Gestión de pedidos problemáticos

En caso de devoluciones/cambios por parte del cliente:

1. Cree una factura de reemplazo (si ya se ha emitido una factura): ajuste la cantidad y el valor. El sistema generará automáticamente una factura de reemplazo después de la activación.
2. Actualización de inventario: Devuelva los productos devueltos al almacén (si aún están en buen estado). Registre los productos dañados (si los hay).
3. Se reembolsará el dinero a los clientes (si fuera necesario).

Beneficios de los procedimientos estandarizados

Para empresas

• Gestión centralizada : Todos los pedidos, productos e inventario se gestionan desde un único sistema.
• Ahorre tiempo : Automatice muchos procesos (sincronización de productos, creación de etiquetas de envío, emisión de facturas).
• Reducción de errores : La información se sincroniza automáticamente, minimizando la introducción manual de datos.
• Control de inventario : Actualizaciones en tiempo real, evite la sobreventa.
• Cumplimiento legal : Facturas electrónicas válidas y completas.

Para empleados

• Interfaz intuitiva : Fácil de usar, no requiere formación compleja.
• Proceso claro : Cada paso está explicado detalladamente.
• Integración total : No es necesario alternar entre varias aplicaciones.
• Trabajar de forma eficiente : Procesar varios pedidos simultáneamente.

Para clientes

• Respuesta rápida : El chatbot de IA ofrece soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Entrega puntual : Procesamiento rápido
• Información precisa : La información sobre pedidos y envíos se actualiza continuamente.
• Facturas profesionales : Facturas electrónicas válidas y completas.

Nota importante

En lo que respecta a la conexión con plataformas de comercio electrónico:

• Es necesario tener una cuenta de tienda verificada en Shopee/Lazada/TikTok Shop.
• La sincronización de productos debe realizarse durante las horas de menor actividad para evitar conflictos de datos.

En lo que respecta a la gestión de almacenes:

• El inventario debe actualizarse periódicamente para garantizar su exactitud.
• Realizar inventarios periódicos (mensuales/trimestrales) para compararlos con el sistema.

En lo que respecta a la facturación:

• Las facturas solo se emiten a petición del cliente o para pedidos de gran valor.
• Compruebe cuidadosamente el número de identificación fiscal y la dirección antes de emitir la factura.
• Las facturas de reemplazo solo se utilizan cuando es necesario (devoluciones, errores).

En cuanto al envío:

• Empaquetado con cuidado para evitar daños durante el envío.
• Elija un servicio de envío que se ajuste al valor del pedido y a las necesidades del cliente.

Concluir

El flujo de trabajo estandarizado de procesamiento de pedidos de GTG CRM ayuda a las empresas online a operar de forma profesional, eficiente y sistemática. Desde la gestión de productos y la conectividad multicanal hasta el procesamiento de pedidos, el envío, la facturación y el servicio al cliente, todo está perfectamente integrado en una única plataforma.

Al aplicar este proceso, usted logrará:

• Aumentar la velocidad de procesamiento de pedidos.
• Mayor control sobre las operaciones comerciales
• Optimización de los costes operativos
• Mejorar la experiencia del cliente.
• Desarrollo empresarial sostenible

¡Empiece a usar GTG CRM hoy mismo y experimente un flujo de trabajo de ventas profesional!