En los negocios de ventas online, un flujo de trabajo profesional para el procesamiento de pedidos es clave para el éxito empresarial. GTG CRM ofrece un flujo de trabajo integral para el procesamiento de pedidos, desde la recepción de pedidos, la gestión de inventario y el envío hasta la facturación y la atención al cliente, todo integrado en un único sistema.

Con GTG CRM , no solo puede gestionar pedidos, sino también conectarse con las principales plataformas de comercio electrónico como Shopee, Lazada y TikTok Shop , sincronizar automáticamente productos e inventario, crear órdenes de envío rápidamente y emitir facturas electrónicas válidas. Esta es una solución integral que ayuda a las empresas a operar eficientemente, mejorar la experiencia del cliente y lograr un crecimiento sostenible.

Características principales

• Consulta automatizada y cierre de ventas : los chatbots de IA ayudan a responder consultas de clientes y cerrar ventas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que reduce la carga de trabajo del personal.
• Gestión centralizada de pedidos : todos los pedidos del sitio web, plataformas de comercio electrónico y otros canales se gestionan dentro de un único sistema.
• Integración de ventas multicanal : integra Shopee, Lazada, TikTok Shop y sincroniza productos y pedidos en ambas direcciones.
• Gestión inteligente de almacenes : seguimiento de inventario en tiempo real, actualizaciones automáticas al realizar pedidos, soporte para múltiples almacenes.
• Integración de transportistas de envío : cree órdenes de entrega directa con transportistas de envío como Giao Hang Nhanh, Viettel Post y admita COD (pago contra reembolso).
• Emisión de factura electrónica : Enlace con S-Invoice (Viettel) y MISA para emitir facturas de IVA válidas.
• Seguimiento del estado del pedido : actualice claramente el estado desde Nuevo → Procesando → Completado

Procedimiento estándar de procesamiento de pedidos

Paso 1: Preparar los productos y el almacén

Crear y gestionar inventario.

En primer lugar, debe configurar los almacenes en el sistema de Gestión de almacenes → Almacenes .

• Cree un almacén con la siguiente información: Nombre del almacén, código del almacén, dirección y persona a cargo.
• Admite múltiples almacenes: almacén principal, almacenes subsidiarios, almacenes de sucursales.
• Realice un seguimiento del inventario por almacén individual.

Crear productos en el sistema

Vaya a Ventas → Gestión de productos para crear un nuevo producto.

Información a ingresar:

• Nombre del producto, SKU, categoría, marca
• Imágenes y vídeos de productos
• Variaciones: Color, tamaño (máximo 3 atributos)
• Precio original, IVA, precio de venta (el beneficio lo calcula automáticamente el sistema)
• Descripción detallada y especificaciones
• Cantidad de inventario inicial

Conectar y sincronizar con la plataforma de comercio electrónico

Vaya a Ventas → Integración para conectarse con plataformas de comercio electrónico.

Pasos de conexión:

1. Elige la plataforma a la que quieres conectarte: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Verificar su cuenta de tienda
3. Sincronización de productos bidireccional:
   • Retirar : recuperar productos del mercado a GTG CRM
   • Subir : Listar productos GTG CRM en el exchange.

Beneficio:

• Gestión centralizada de todos los productos
• El inventario se sincroniza automáticamente en todos los canales.
• Ahorre tiempo en actualizaciones manuales.

Paso 2: Recibir el pedido

Recibir pedidos de múltiples canales.

Los pedidos pueden originarse desde:

• Su sitio web (integrado con GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (sincronización automática)
• Pedidos manuales (pedidos realizados por clientes vía teléfono, Facebook, etc.)

Paso 3: Procesamiento y preparación de mercancías

Revisar y editar el pedido (si es necesario).

• Información del comprador
• Dirección de entrega
• Agregar o quitar productos
• Cantidad de productos

Verificar inventario

Sistema automatizado de control de inventario:

• ✅ En stock → Proceder al embalaje
• ❌ Agotado → Es necesario realizar un pedido al proveedor

Procedimiento de recepción de pedidos (en caso de escasez):

Vaya a Proveedores → Seleccionar un proveedor → Crear una orden de compra

• Seleccione los productos a importar.
• Complete la cantidad y el precio unitario.
• Confirmar la orden de compra.
• Cuando lleguen las mercancías, cree un recibo de almacén.
• El inventario se actualiza automáticamente.

Paso 4: Crear una orden de envío

Después de embalar la mercancía, crea una orden de envío directamente desde el pedido.

Información requerida:

1. Elija un servicio de envío:

• Entrega rápida
• Entrega económica

2. Importe del pago contra reembolso (COD):

• Ingrese el importe a cobrar al cliente.
• Esto incluye tanto el costo de los productos como los gastos de envío (si los paga el cliente).

3. Información del paquete:

• Peso (kg)
• Dimensiones (largo x ancho x alto)
• ¿Quién paga los gastos de envío (vendedor/comprador)?

4. Confirmar la creación del pedido:

• El sistema recupera automáticamente la información del pedido.
• Envíe una solicitud a la empresa de envío.
• Recibir número de seguimiento

Después de crear con éxito la orden de envío:

• Imprima la etiqueta de entrega y adjúntela al paquete.
• Entregar a la empresa de transporte.

Paso 5: Emitir factura electrónica

Para clientes comerciales o aquellos que requieren facturas con IVA, puede generar facturas electrónicas directamente desde el pedido o permitir que el sistema genere automáticamente la factura.

Pasos para emitir una factura:

1. Elija su proveedor de facturación: S-Invoice (Viettel) o MISA
2. Elija una plantilla de factura: Factura de IVA o Factura de venta
3. Complete la información: Información del comprador (nombre de la empresa, código fiscal, dirección), Producto y cantidad (recuperados automáticamente del pedido), tasa de IVA, Método de pago
4. Vista previa del PDF:

1. Generación de factura: El sistema envía una solicitud al proveedor, la factura es asignada por la Autoridad Tributaria a un código, descargada y enviada al cliente.

Paso 6: Seguimiento y finalización del pedido

Rastrear su envío

• Actualice el estado del envío desde el transportista.
• Informar a los clientes sobre el progreso de la entrega.
• Manejo de casos especiales (fallos en la entrega, retrasos, etc.)

Completar el pedido.

Una vez que el cliente haya recibido correctamente la mercancía:

• Actualizar el estado del pedido a Completado
• Confirmación de que se ha recibido el pago (para pedidos contra reembolso)
• Guarde la información en su historial de transacciones.

Manejo de pedidos problemáticos

En caso de devoluciones/cambios por parte del cliente:

1. Crear una factura de reemplazo (si ya se emitió una factura) - Ajustar la cantidad y el valor - El sistema generará automáticamente una factura de reemplazo después de la activación.
2. Actualización de inventario - Devolver los productos devueltos al almacén (si aún están en buenas condiciones) - Registrar los productos dañados (si los hay)
3. Se realizarán reembolsos a los clientes (si es necesario).

Beneficios de los procedimientos estándar

Para empresas

• Gestión centralizada : todos los pedidos, productos e inventario dentro de un solo sistema.
• Ahorre tiempo : automatice muchos procesos (sincronización de productos, creación de etiquetas de envío, emisión de facturas).
• Reduce errores : La información se sincroniza automáticamente, minimizando la entrada manual de datos.
• Control de inventario : Actualizaciones en tiempo real, evite la sobreventa.
• Cumplimiento legal : Facturas electrónicas válidas y completas.

Para empleados

• Interfaz fácil de usar : fácil de usar, no requiere capacitación compleja.
• Proceso claro : cada paso está guiado en detalle.
• Integración completa : no es necesario cambiar entre múltiples aplicaciones.
• Trabaje de manera eficiente : procese múltiples pedidos simultáneamente.

Para clientes

• Respuesta rápida : el chatbot de IA brinda soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.
• Entrega a tiempo : procesamiento rápido
• Información precisa : La información de pedidos y envíos se actualiza continuamente.
• Facturas profesionales : Facturas electrónicas válidas y completas.

Nota importante

Respecto a la conexión a plataformas de comercio electrónico:

• Se requiere una cuenta de tienda verificada en Shopee/Lazada/TikTok Shop.
• La sincronización del producto debe realizarse durante horas de menor actividad para evitar conflictos de datos.

Respecto a la gestión del almacén:

• El inventario debe actualizarse periódicamente para garantizar su precisión.
• Realizar controles periódicos de inventario (mensuales/trimestrales) para comparar con el sistema.

Respecto a la facturación:

• Las facturas sólo se emiten a petición del cliente o en caso de pedidos de gran valor.
• Verifique cuidadosamente el número de identificación fiscal y la dirección antes de emitir la factura.
• Las facturas de sustitución sólo se utilizan cuando es necesario (devoluciones, errores).

Respecto al envío:

• Empaque con cuidado para evitar daños durante el envío.
• Elija un servicio de envío que se adapte al valor del pedido y los requisitos del cliente.

Concluir

El flujo de trabajo estandarizado de procesamiento de pedidos de GTG CRM ayuda a los negocios online a operar de forma profesional, eficiente y sistemática. Desde la gestión de productos, la conectividad multicanal, el procesamiento de pedidos y los envíos hasta la facturación y la atención al cliente, todo está perfectamente integrado en una única plataforma.

Al aplicar este proceso usted:

• Aumente la velocidad de procesamiento de pedidos.
• Mejor control sobre las operaciones comerciales
• Optimización de los costos operativos
• Mejorar la experiencia del cliente.
• Desarrollo empresarial sostenible

¡Comience a utilizar GTG CRM hoy y experimente un flujo de trabajo de ventas profesional!