ในธุรกิจขายสินค้าออนไลน์ กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อที่เป็นมืออาชีพถือเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ GTG CRM นำเสนอขั้นตอนการจัดการคำสั่งซื้อที่ครอบคลุม ตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดส่ง ไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้และการบริการลูกค้า ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในระบบเดียว

ด้วย GTG CRM คุณไม่เพียงแต่สามารถจัดการคำสั่งซื้อได้เท่านั้น แต่ยังสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซหลักๆ เช่น Shopee, Lazada และ TikTok Shop ซิงโครไนซ์สินค้าและสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ สร้างใบสั่งจัดส่งได้อย่างรวดเร็ว และออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้อง นี่คือโซลูชันที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า และบรรลุการเติบโตอย่างยั่งยืน

คุณสมบัติหลัก

• การให้คำปรึกษาและการปิดการขายแบบอัตโนมัติ : แชทบอท AI ช่วยตอบคำถามของลูกค้าและปิดการขายตลอด 24 ชั่วโมง ลดภาระงานของพนักงาน
• การจัดการคำสั่งซื้อแบบรวมศูนย์ : คำสั่งซื้อทั้งหมดจากเว็บไซต์ แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ และช่องทางอื่นๆ จะถูกจัดการภายในระบบเดียว
• การผสานรวมการขายแบบหลายช่องทาง : ผสานรวม Shopee, Lazada, TikTok Shop และซิงโครไนซ์สินค้าและคำสั่งซื้อทั้งสองทิศทาง
• ระบบจัดการคลังสินค้าอัจฉริยะ : ติดตามสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ อัปเดตอัตโนมัติเมื่อมีการสั่งซื้อ รองรับคลังสินค้าหลายแห่ง
• การเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการขนส่ง : สร้างคำสั่งซื้อจัดส่งโดยตรงกับผู้ให้บริการขนส่ง เช่น Giao Hang Nhanh, Viettel Post และรองรับการชำระเงินปลายทาง (COD)
• การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ : เชื่อมต่อกับ S-Invoice (Viettel) และ MISA เพื่อออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้อง
• ติดตามสถานะคำสั่งซื้อ : อัปเดตสถานะอย่างชัดเจนจาก ใหม่ → กำลังดำเนินการ → เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนการประมวลผลคำสั่งซื้อมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมสินค้าและจัดเก็บในคลังสินค้า

สร้างและจัดการสินค้าคงคลัง

ขั้นแรก คุณต้องตั้งค่าคลังสินค้าใน ระบบจัดการคลังสินค้า → คลังสินค้า

• สร้างคลังสินค้าโดยระบุข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อคลังสินค้า รหัสคลังสินค้า ที่อยู่ และผู้รับผิดชอบ
• รองรับคลังสินค้าหลายแห่ง: คลังสินค้าหลัก คลังสินค้าสาขา และคลังสินค้าย่อย
• ติดตามสินค้าคงคลังแยกตามคลังสินค้าแต่ละแห่ง

สร้างผลิตภัณฑ์ในระบบ

ไปที่ การขาย → การจัดการผลิตภัณฑ์ เพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่

ข้อมูลที่ต้องกรอก:

• ชื่อสินค้า, รหัสสินค้า (SKU), หมวดหมู่, แบรนด์
• รูปภาพและวิดีโอของผลิตภัณฑ์
• ตัวเลือกเพิ่มเติม: สี, ขนาด (สูงสุด 3 คุณสมบัติ)
• ราคาสินค้าเดิม, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ราคาขาย (กำไรคำนวณโดยระบบโดยอัตโนมัติ)
• คำอธิบายโดยละเอียดและข้อกำหนด
• ปริมาณสินค้าคงคลังเริ่มต้น

เชื่อมต่อและซิงโครไนซ์กับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ

ไปที่ การขาย → การเชื่อมต่อ เพื่อเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ

ขั้นตอนการเชื่อมต่อ:

1. เลือกแพลตฟอร์มที่คุณต้องการเชื่อมต่อ: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. ยืนยันบัญชีร้านค้าของคุณ
3. การซิงโครไนซ์ผลิตภัณฑ์แบบสองทาง:
   • ดึงข้อมูลกลับ : ดึงข้อมูลผลิตภัณฑ์จากตลาดกลางไปยัง GTG CRM
   • ขึ้นไป : ลงรายการผลิตภัณฑ์ GTG CRM ในตลาดหลักทรัพย์

ผลประโยชน์:

• การจัดการผลิตภัณฑ์ทั้งหมดแบบรวมศูนย์
• ระบบจะทำการซิงโครไนซ์สินค้าคงคลังระหว่างช่องทางต่างๆ โดยอัตโนมัติ
• ประหยัดเวลาในการอัปเดตด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 2: การรับสินค้าที่สั่งซื้อ

รับคำสั่งซื้อจากหลายช่องทาง

คำสั่งซื้ออาจมาจาก:

• เว็บไซต์ของคุณ (ที่เชื่อมต่อกับ GTG CRM)
• ร้านค้า Shopee, Lazada, TikTok (ซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติ)
• การสั่งซื้อด้วยตนเอง (การสั่งซื้อโดยลูกค้าทางโทรศัพท์ เฟซบุ๊ก ฯลฯ)

ขั้นตอนที่ 3: การแปรรูปและการเตรียมสินค้า

ตรวจสอบและแก้ไขคำสั่งซื้อ (หากจำเป็น)

• ข้อมูลผู้ซื้อ
• ที่อยู่จัดส่ง
• เพิ่ม/ลบสินค้า
• ปริมาณสินค้า

ตรวจสอบสินค้าคงคลัง

ระบบตรวจสอบสินค้าคงคลังอัตโนมัติ:

• ✅ มีสินค้าพร้อมส่ง → ดำเนินการบรรจุภัณฑ์ต่อ
• ❌ สินค้าหมด → ต้องสั่งซื้อจากผู้จำหน่าย

ขั้นตอนการรับสินค้า (กรณีสินค้าขาดแคลน):

ไปที่ ซัพพลายเออร์ → เลือกซัพพลายเออร์ → สร้างใบสั่งซื้อ

• เลือกสินค้าที่ต้องการนำเข้า
• กรอกจำนวนและราคาต่อหน่วย
• ยืนยันใบสั่งซื้อสินค้า
• เมื่อสินค้ามาถึง ให้จัด ทำใบรับสินค้าจากคลังสินค้า
• ระบบจะอัปเดตข้อมูลสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างใบสั่งจัดส่งสินค้า

หลังจากแพ็คสินค้าเสร็จแล้ว ให้สร้างใบสั่งจัดส่งโดยตรงจากใบสั่งซื้อ

ข้อมูลที่จำเป็น:

1. เลือกบริการจัดส่ง:

• จัดส่งรวดเร็ว
• การจัดส่งแบบประหยัด

2. จำนวนเงินที่ชำระเมื่อรับสินค้า (COD):

• ระบุจำนวนเงินที่จะเรียกเก็บจากลูกค้า
• ซึ่งรวมถึงทั้งราคาสินค้าและค่าจัดส่ง (หากลูกค้าเป็นผู้ชำระ)

3. ข้อมูลบรรจุภัณฑ์:

• น้ำหนัก (กก.)
• ขนาด (ยาว x กว้าง x สูง)
• ใครเป็นผู้จ่ายค่าจัดส่ง (ผู้ขาย/ผู้ซื้อ)

4. ยืนยันการสร้างคำสั่งซื้อ:

• ระบบจะดึงข้อมูลจากคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ
• ส่งคำขอไปยังบริษัทขนส่งสินค้า
• รับหมายเลขติดตามสินค้า

หลังจากสร้างใบสั่งจัดส่งสินค้าสำเร็จแล้ว:

• พิมพ์ฉลากจัดส่งสินค้าและติดลงบนพัสดุ
• ส่งมอบให้แก่บริษัทขนส่ง

ขั้นตอนที่ 5: ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

สำหรับลูกค้าที่เป็นธุรกิจหรือผู้ที่ต้องการใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณสามารถสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากใบสั่งซื้อ หรือให้ระบบสร้างใบกำกับภาษีโดยอัตโนมัติก็ได้

ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้:

1. เลือกผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ: S-Invoice (Viettel) หรือ MISA
2. เลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ใบแจ้งหนี้การขาย
3. กรอกข้อมูล: ข้อมูลผู้ซื้อ (ชื่อบริษัท, รหัสภาษี, ที่อยู่), สินค้าและจำนวน (ดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ), อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม, วิธีการชำระเงิน
4. ดูตัวอย่างไฟล์ PDF:

1. การออกใบแจ้งหนี้: ระบบจะส่งคำขอไปยังผู้จำหน่าย หน่วยงานสรรพากรจะกำหนดรหัสให้กับใบแจ้งหนี้ จากนั้นระบบจะดาวน์โหลดและส่งไปยังลูกค้า

ขั้นตอนที่ 6: ติดตามและดำเนินการสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์

ติดตามสถานะการจัดส่งของคุณ

• อัปเดตสถานะการจัดส่งจากผู้ให้บริการขนส่ง
• แจ้งความคืบหน้าการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าทราบ
• การจัดการกรณีพิเศษ (การส่งมอบล้มเหลว ล่าช้า ฯลฯ)

ดำเนินการสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว:

• อัปเดตสถานะคำสั่งซื้อเป็น เสร็จสมบูรณ์
• ยืนยันว่าได้รับชำระเงินเรียบร้อยแล้ว (สำหรับคำสั่งซื้อแบบเก็บเงินปลายทาง)
• บันทึกข้อมูลลงในประวัติการทำธุรกรรมของคุณ

การจัดการคำสั่งซื้อที่มีปัญหา

ในกรณีที่ลูกค้าต้องการคืนสินค้าหรือเปลี่ยนสินค้า:

1. สร้าง ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ (หากมีการออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว) - ปรับจำนวนและมูลค่า - ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่โดยอัตโนมัติหลังจากเปิดใช้งาน
2. อัปเดตสินค้าคงคลัง - ส่งคืนสินค้าที่ส่งคืนไปยังคลังสินค้า (หากยังอยู่ในสภาพดี) - บันทึกสินค้าที่เสียหาย (ถ้ามี)
3. จะมีการคืนเงินให้กับลูกค้า (หากจำเป็น)

ประโยชน์ของขั้นตอนมาตรฐาน

สำหรับธุรกิจ

• การจัดการแบบรวมศูนย์ : คำสั่งซื้อ ผลิตภัณฑ์ และสินค้าคงคลังทั้งหมดอยู่ในระบบเดียว
• ประหยัดเวลา : ทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ (การซิงโครไนซ์สินค้า การสร้างฉลากจัดส่ง การออกใบแจ้งหนี้)
• ลดข้อผิดพลาด : ข้อมูลจะถูกซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติ ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองให้น้อยที่สุด
• การควบคุมสินค้าคงคลัง : อัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ ป้องกันการขายเกินจำนวน
• การปฏิบัติตามกฎหมาย : ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องและครบถ้วน

สำหรับพนักงาน

• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย : ใช้งานง่าย ไม่ต้องมีการฝึกอบรมที่ซับซ้อน
• ขั้นตอนชัดเจน : แต่ละขั้นตอนมีคำแนะนำอย่างละเอียด
• การผสานรวมอย่างสมบูรณ์ : ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอปพลิเคชัน
• ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ : ดำเนินการสั่งซื้อหลายรายการพร้อมกัน

สำหรับลูกค้า

• ตอบสนองรวดเร็ว : แชทบอท AI ให้การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์
• ส่งมอบตรงเวลา : ดำเนินการรวดเร็ว
• ข้อมูลถูกต้องแม่นยำ : ข้อมูลการสั่งซื้อและการจัดส่งจะได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง
• ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ : ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องและครบถ้วน

หมายเหตุสำคัญ

เกี่ยวกับการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ:

• จำเป็นต้องมีบัญชีร้านค้าที่ได้รับการยืนยันบน Shopee/Lazada/TikTok Shop
• ควรทำการซิงโครไนซ์ข้อมูลผลิตภัณฑ์ในช่วงเวลาที่ไม่ใช่ช่วงเวลาที่มีการใช้งานสูงสุด เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล

เกี่ยวกับการจัดการคลังสินค้า:

• ควรปรับปรุงข้อมูลสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้อง
• ทำการตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นระยะ (รายเดือน/รายไตรมาส) เพื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลในระบบ

เกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้:

• ใบแจ้งหนี้จะออกให้เฉพาะเมื่อลูกค้าขอ หรือสำหรับการสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูงเท่านั้น
• โปรดตรวจสอบหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่ให้ละเอียดก่อนออกใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่จะใช้เฉพาะในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น (เช่น การคืนสินค้า หรือข้อผิดพลาด)

เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า:

• โปรดบรรจุสินค้าอย่างระมัดระวังเพื่อป้องกันความเสียหายระหว่างการขนส่ง
• เลือกบริการจัดส่งที่เหมาะสมกับมูลค่าการสั่งซื้อและความต้องการของลูกค้า

สรุป

กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อที่เป็นมาตรฐานของ GTG CRM ช่วยให้ธุรกิจออนไลน์ดำเนินงานได้อย่างมืออาชีพ มีประสิทธิภาพ และเป็นระบบ ตั้งแต่การจัดการผลิตภัณฑ์ การเชื่อมต่อหลายช่องทาง การประมวลผลคำสั่งซื้อ การจัดส่ง ไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้และการบริการลูกค้า ทุกอย่างถูกผสานรวมเข้าไว้ในแพลตฟอร์มเดียวอย่างราบรื่น

โดยการนำกระบวนการนี้ไปใช้ คุณจะได้รับ:

• เพิ่มความเร็วในการประมวลผลคำสั่งซื้อ
• ควบคุมการดำเนินงานทางธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น
• การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนการดำเนินงาน
• ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า
• การพัฒนาธุรกิจอย่างยั่งยืน

เริ่มใช้ GTG CRM วันนี้และสัมผัสประสบการณ์เวิร์กโฟลว์การขายแบบมืออาชีพ!