Dans le secteur du commerce en ligne, un processus de traitement des commandes performant est essentiel à la réussite. GTG CRM propose une solution complète, de la réception des commandes à la facturation et au service client, en passant par la gestion des stocks, l'expédition et le suivi des stocks ; le tout intégré dans un système unique.

Avec GTG CRM , vous pouvez non seulement gérer vos commandes, mais aussi vous connecter aux principales plateformes e-commerce comme Shopee, Lazada et TikTok Shop , synchroniser automatiquement vos produits et votre stock, créer rapidement des bons de livraison et émettre des factures électroniques valides. Cette solution complète aide les entreprises à optimiser leur fonctionnement, à améliorer l'expérience client et à assurer une croissance durable.

Caractéristiques principales

• Consultation automatisée et conclusion des ventes : les chatbots IA aident à répondre aux demandes des clients et à conclure les ventes 24 h/24 et 7 j/7, réduisant ainsi la charge de travail du personnel.
• Gestion centralisée des commandes : Toutes les commandes provenant du site web, des plateformes de commerce électronique et d'autres canaux sont gérées au sein d'un seul système.
• Intégration des ventes multicanaux : Intègre Shopee, Lazada, TikTok Shop et synchronise les produits et les commandes dans les deux sens.
• Gestion intelligente des entrepôts : suivi des stocks en temps réel, mises à jour automatiques lors de la passation de commandes, prise en charge de plusieurs entrepôts.
• Intégration des transporteurs : Créez des commandes de livraison directe avec des transporteurs tels que Giao Hang Nhanh, Viettel Post et prenez en charge le paiement à la livraison (COD).
• Émission de factures électroniques : Liaison avec S-Invoice (Viettel) et MISA pour émettre des factures de TVA valides.
• Suivi de la commande : Mettre à jour clairement le statut : Nouveau → En cours de traitement → Terminé

Procédure standard de traitement des commandes

Étape 1 : Préparation des produits et de l'entrepôt

Créer et gérer l'inventaire.

Tout d’abord, vous devez configurer les entrepôts dans le système de gestion des entrepôts → Entrepôts .

• Créez un entrepôt avec les informations suivantes : nom de l’entrepôt, code de l’entrepôt, adresse et personne responsable.
• Prend en charge plusieurs entrepôts : entrepôt principal, entrepôts secondaires, entrepôts de succursales.
• Suivi des stocks par entrepôt individuel.

Créer des produits dans le système

Pour créer un nouveau produit, rendez-vous dans Ventes → Gestion des produits .

Informations à saisir :

• Nom du produit, référence, catégorie, marque
• Images et vidéos du produit
• Variations : Couleur, taille (maximum 3 attributs)
• Prix ​​d'origine, TVA, prix de vente (le bénéfice est calculé automatiquement par le système)
• Description détaillée et spécifications
• quantité initiale en stock

Connectez-vous et synchronisez-vous avec la plateforme de commerce électronique.

Accédez à Ventes → Intégration pour vous connecter aux plateformes de commerce électronique.

Étapes de connexion :

1. Choisissez la plateforme à laquelle vous souhaitez vous connecter : Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Vérifiez votre compte boutique
3. Synchronisation bidirectionnelle des produits :
   • Extraction : Récupérer les produits de la place de marché vers GTG CRM
   • Monter : Lister les produits GTG CRM sur la plateforme d'échange.

Avantage:

• Gestion centralisée de tous les produits
• L'inventaire est automatiquement synchronisé sur tous les canaux.
• Gagnez du temps sur les mises à jour manuelles.

Étape 2 : Réception de la commande

Recevoir des commandes provenant de plusieurs canaux.

Les commandes peuvent provenir de :

• Votre site web (intégré à GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (synchronisation automatique)
• Commandes manuelles (commandes passées par les clients par téléphone, Facebook, etc.)

Étape 3 : Traitement et préparation des marchandises

Vérifiez et modifiez la commande (si nécessaire).

• Informations pour l'acheteur
• Adresse de livraison
• Ajouter/supprimer des produits
• Quantité de produits

Vérifier l'inventaire

Système automatisé de contrôle des stocks :

• ✅ En stock → Procéder à l'emballage
• ❌ En rupture de stock → Commander auprès du fournisseur

Procédure de réception des commandes (en cas de rupture de stock) :

Accédez à Fournisseurs → Sélectionnez un fournisseur → Créez un bon de commande

• Sélectionnez les produits à importer.
• Indiquez la quantité et le prix unitaire.
• Confirmez le bon de commande.
• À la réception des marchandises, établissez un bon de livraison d'entrepôt.
• L'inventaire est mis à jour automatiquement.

Étape 4 : Créer un bon de livraison

Après avoir emballé les marchandises, créez un ordre d'expédition directement à partir de la commande.

Informations requises :

1. Choisissez un service de livraison :

• Livraison rapide
• Livraison économique

2. Montant du paiement à la livraison (COD) :

• Saisissez le montant à percevoir auprès du client.
• Cela comprend à la fois le coût des marchandises et les frais d'expédition (s'ils sont payés par le client).

3. Informations sur l'emballage :

• Poids (kg)
• Dimensions (longueur x largeur x hauteur)
• Qui paie les frais de livraison (vendeur/acheteur)

4. Confirmer la création de la commande :

• Le système récupère automatiquement les informations de la commande.
• Envoyez une demande à la société de transport.
• Recevez le numéro de suivi

Après avoir créé avec succès le bon de livraison :

• Imprimez l'étiquette de livraison et collez-la sur le colis.
• Remettez-le à la compagnie maritime.

Étape 5 : Émettre une facture électronique

Pour les clients professionnels ou ceux qui exigent des factures avec TVA, vous pouvez générer des factures électroniques directement à partir de la commande ou laisser le système générer automatiquement la facture.

Étapes pour émettre une facture :

1. Choisissez votre fournisseur de facturation : S-Invoice (Viettel) ou MISA
2. Choisissez un modèle de facture : facture de TVA ou facture de vente
3. Renseignez les informations suivantes : Informations sur l’acheteur (raison sociale, numéro d’identification fiscale, adresse), Produit et quantité (automatiquement extraits de la commande), Taux de TVA, Mode de paiement
4. Aperçu du PDF :

1. Génération des factures : Le système envoie une demande au fournisseur, la facture se voit attribuer un code par l’administration fiscale, puis est téléchargée et envoyée au client.

Étape 6 : Suivre et finaliser la commande

Suivez votre envoi

• Mettre à jour le statut de l'expédition auprès du transporteur.
• Informer les clients de l'avancement de la livraison.
• Gestion des cas particuliers (échec de livraison, retard, etc.)

Finalisez la commande.

Une fois que le client a bien reçu la marchandise :

• Mettre à jour le statut de la commande à Terminée
• Confirmation de réception du paiement (pour les commandes contre remboursement)
• Enregistrez ces informations dans votre historique de transactions.

Gestion des commandes problématiques

En cas de retour/échange client :

1. Créez une facture de remplacement (si une facture a déjà été émise) - Ajustez la quantité et la valeur - Le système générera automatiquement une facture de remplacement après activation.
2. Mise à jour des stocks - Retourner les marchandises retournées à l'entrepôt (si elles sont encore en bon état) - Enregistrer les marchandises endommagées (le cas échéant)
3. Des remboursements seront accordés aux clients (le cas échéant).

Avantages des procédures standard

Pour les entreprises

• Gestion centralisée : Toutes les commandes, les produits et les stocks au sein d'un seul système.
• Gagnez du temps : automatisez de nombreux processus (synchronisation des produits, création d'étiquettes d'expédition, émission de factures).
• Réduction des erreurs : les informations sont automatiquement synchronisées, ce qui minimise la saisie manuelle des données.
• Gestion des stocks : mises à jour en temps réel, évitez les surventes.
• Conformité légale : Factures électroniques valides et complètes.

Pour les employés

• Interface conviviale : facile à utiliser, aucune formation complexe requise.
• Processus clair : Chaque étape est expliquée en détail.
• Intégration complète : plus besoin de passer d'une application à l'autre.
• Travaillez efficacement : Traitez plusieurs commandes simultanément.

Pour les clients

• Réponse rapide : le chatbot IA offre une assistance 24h/24 et 7j/7.
• Livraison dans les délais : Traitement rapide
• Informations précises : Les informations relatives aux commandes et à l'expédition sont mises à jour en continu.
• Factures professionnelles : Factures électroniques valides et complètes.

Note importante

Concernant la connexion aux plateformes de commerce électronique :

• Un compte boutique vérifié sur Shopee/Lazada/TikTok Shop est requis.
• La synchronisation des produits doit être effectuée en dehors des heures de pointe afin d'éviter les conflits de données.

Concernant la gestion des entrepôts :

• L'inventaire doit être mis à jour régulièrement pour en garantir l'exactitude.
• Effectuer des contrôles d'inventaire périodiques (mensuels/trimestriels) pour comparer avec le système.

Concernant la facturation :

• Les factures ne sont émises que sur demande du client ou pour des commandes d'un montant important.
• Vérifiez attentivement le numéro d'identification fiscale et l'adresse avant d'émettre la facture.
• Les factures de remplacement ne sont utilisées qu'en cas de nécessité (retours, erreurs).

Concernant l'expédition :

• Emballez soigneusement pour éviter tout dommage pendant le transport.
• Choisissez un service de livraison adapté à la valeur de la commande et aux exigences du client.

Conclure

Le flux de travail standardisé de GTG CRM pour le traitement des commandes permet aux entreprises en ligne de fonctionner de manière professionnelle, efficace et systématique. De la gestion des produits à la connectivité multicanale, en passant par le traitement des commandes, l'expédition, la facturation et le service client, tout est parfaitement intégré sur une plateforme unique.

En appliquant ce processus, vous allez :

• Accélérer le traitement des commandes.
• Un meilleur contrôle des opérations commerciales
• Optimisation des coûts d'exploitation
• Améliorer l'expérience client.
• développement durable des entreprises

Commencez à utiliser GTG CRM dès aujourd'hui et découvrez un flux de travail commercial professionnel !