Procédure standard de traitement des commandes pour les vendeurs en ligne

Dans le secteur du commerce en ligne, un processus de traitement des commandes professionnel est essentiel à la réussite. GTG CRM propose un processus complet de traitement des commandes, de la réception des commandes à la facturation et au service client, en passant par la gestion des stocks et l'expédition ; le tout intégré dans un système unique.

Avec GTG CRM , vous pouvez non seulement gérer vos commandes, mais aussi vous connecter aux principales plateformes e-commerce comme Shopee, Lazada et TikTok Shop , synchroniser automatiquement vos produits et votre stock, créer rapidement des bons de livraison et émettre des factures électroniques valides. Cette solution complète aide les entreprises à optimiser leur fonctionnement, à améliorer l'expérience client et à assurer une croissance durable.

Caractéristiques principales

• Consultation automatisée et conclusion des ventes : les chatbots IA aident à répondre aux demandes des clients et à conclure les ventes 24 h/24 et 7 j/7, réduisant ainsi la charge de travail du personnel.
• Gestion centralisée des commandes : Toutes les commandes provenant du site web, des plateformes de commerce électronique et d'autres canaux sont gérées au sein d'un seul système.
• Intégration des ventes multicanaux : Intègre Shopee, Lazada, TikTok Shop et synchronise les produits et les commandes dans les deux sens.
• Gestion intelligente des entrepôts : suivi des stocks en temps réel, mises à jour automatiques lors de la passation de commandes, prise en charge de plusieurs entrepôts.
• Intégration des transporteurs : Créez des commandes de livraison directe avec des transporteurs tels que Giao Hang Nhanh, Viettel Post et prenez en charge le paiement à la livraison (COD).
• Émission de factures électroniques : Liaison avec S-Invoice (Viettel) et MISA pour émettre des factures de TVA valides.
• Suivi de la commande : Mettre à jour clairement le statut : Nouveau → En cours de traitement → Terminé

Procédure standard de traitement des commandes

Étape 1 : Préparation des produits et de l'entrepôt

Créer et gérer l'inventaire.

Tout d’abord, vous devez configurer les entrepôts dans le système de gestion des entrepôts → Entrepôts .

• Créez un entrepôt avec les informations suivantes : nom de l’entrepôt, code de l’entrepôt, adresse et personne responsable.
• Prend en charge plusieurs entrepôts : entrepôt principal, entrepôts secondaires, entrepôts de succursales.
• Suivi des stocks par entrepôt individuel.

Créer des produits dans le système

Pour créer un nouveau produit, rendez-vous dans Ventes → Gestion des produits .

Informations à saisir :

• Nom du produit, référence, catégorie, marque
• Images et vidéos du produit
• Variations : Couleur, taille (maximum 3 attributs)
• Prix ​​d'origine, TVA, prix de vente (le bénéfice est calculé automatiquement par le système)
• Description détaillée et spécifications
• quantité initiale en stock

Connectez-vous et synchronisez-vous avec la plateforme de commerce électronique.

Accédez à Ventes → Intégration pour vous connecter aux plateformes de commerce électronique.

Étapes de connexion :

1. Choisissez la plateforme à laquelle vous souhaitez vous connecter : Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Vérifiez votre compte boutique
3. Synchronisation bidirectionnelle des produits :
   • Extraction : Récupérer les produits de la place de marché vers le CRM GTG
   • Monter : Lister les produits GTG CRM sur la plateforme d'échange.

Avantage:

• Gestion centralisée de tous les produits
• L'inventaire est automatiquement synchronisé sur tous les canaux.
• Gagnez du temps sur les mises à jour manuelles.

Étape 2 : Réception de la commande

Recevoir des commandes provenant de plusieurs canaux.

Les commandes peuvent provenir de :

• Votre site web (intégré à GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (synchronisation automatique)
• Commandes manuelles (commandes passées par les clients par téléphone, Facebook, etc.)

Étape 3 : Traitement et préparation des marchandises

Vérifiez et modifiez la commande (si nécessaire).

• Informations pour l'acheteur
• Adresse de livraison
• Ajouter/supprimer des produits
• Quantité de produits

Vérifier l'inventaire

Système automatisé de contrôle des stocks :

• ✅ En stock → Procéder à l'emballage
• ❌ En rupture de stock → Commander auprès du fournisseur

Procédure de réception des commandes (en cas de rupture de stock) :

Accédez à Fournisseurs → Sélectionnez un fournisseur → Créez un bon de commande

• Sélectionnez les produits à importer.
• Indiquez la quantité et le prix unitaire.
• Confirmez le bon de commande.
• À la réception des marchandises, établissez un bon de livraison d'entrepôt.
• L'inventaire est mis à jour automatiquement.

Étape 4 : Créer un bon de livraison

Après avoir emballé les marchandises, créez un ordre d'expédition directement à partir de la commande.

Informations requises :

1. Choisissez un service de livraison :

• Livraison rapide
• Livraison économique

2. Montant du paiement à la livraison (COD) :

• Saisissez le montant à percevoir auprès du client.
• Cela comprend à la fois le coût des marchandises et les frais d'expédition (s'ils sont payés par le client).

3. Informations sur l'emballage :

• Poids (kg)
• Dimensions (longueur x largeur x hauteur)
• Qui paie les frais de livraison (vendeur/acheteur)

4. Confirmer la création de la commande :

• Le système récupère automatiquement les informations de la commande.
• Envoyez une demande à la société de transport.
• Recevez le numéro de suivi

Après avoir créé avec succès le bon de livraison :

• Imprimez l'étiquette de livraison et collez-la sur le colis.
• Remettez-le à la compagnie maritime.

Étape 5 : Émettre une facture électronique

Pour les clients professionnels ou ceux qui exigent des factures avec TVA, vous pouvez générer des factures électroniques directement à partir de la commande ou laisser le système générer automatiquement la facture.

Étapes pour émettre une facture :

1. Choisissez votre fournisseur de facturation : S-Invoice (Viettel) ou MISA
2. Choisissez un modèle de facture : facture de TVA ou facture de vente
3. Renseignez les informations suivantes : Informations sur l’acheteur (raison sociale, numéro d’identification fiscale, adresse), Produit et quantité (automatiquement extraits de la commande), Taux de TVA, Mode de paiement
4. Aperçu du PDF :

5. Génération des factures : Le système envoie une demande au fournisseur, la facture se voit attribuer un code par l’administration fiscale, puis est téléchargée et envoyée au client.

Étape 6 : Suivre et finaliser la commande

Suivez votre envoi

• Mettre à jour le statut de l'expédition auprès du transporteur.
• Informer les clients de l'avancement de la livraison.
• Gestion des cas particuliers (échec de livraison, retard, etc.)

Finalisez la commande.

Une fois que le client a bien reçu la marchandise :

• Mettre à jour le statut de la commande à Terminée
• Confirmation de réception du paiement (pour les commandes contre remboursement)
• Enregistrez ces informations dans votre historique de transactions.

Gestion des commandes problématiques

En cas de retour/échange client :

1. Créez une facture de remplacement (si une facture a déjà été émise) - Ajustez la quantité et la valeur - Le système générera automatiquement une facture de remplacement après activation.
2. Mise à jour des stocks - Retourner les marchandises retournées à l'entrepôt (si elles sont encore en bon état) - Enregistrer les marchandises endommagées (le cas échéant)
3. Des remboursements seront accordés aux clients (le cas échéant).

Avantages des procédures standard

Pour les entreprises

• Gestion centralisée : Toutes les commandes, les produits et les stocks au sein d'un seul système.
• Gagnez du temps : automatisez de nombreux processus (synchronisation des produits, création d'étiquettes d'expédition, émission de factures).
• Réduction des erreurs : les informations sont automatiquement synchronisées, minimisant ainsi la saisie manuelle des données.
• Gestion des stocks : mises à jour en temps réel, évitez les surventes.
• Conformité légale : Factures électroniques valides et complètes.

Pour les employés

• Interface conviviale : facile à utiliser, aucune formation complexe requise.
• Processus clair : Chaque étape est expliquée en détail.
• Intégration complète : plus besoin de passer d'une application à l'autre.
• Travaillez efficacement : Traitez plusieurs commandes simultanément.

Pour les clients

• Réponse rapide : le chatbot IA offre une assistance 24h/24 et 7j/7.
• Livraison dans les délais : Traitement rapide
• Informations précises : Les informations relatives aux commandes et à l'expédition sont mises à jour en continu.
• Factures professionnelles : Factures électroniques valides et complètes.

Note importante

Concernant la connexion aux plateformes de commerce électronique :

• Un compte boutique vérifié sur Shopee/Lazada/TikTok Shop est requis.
• La synchronisation des produits doit être effectuée en dehors des heures de pointe afin d'éviter les conflits de données.

Concernant la gestion des entrepôts :

• L'inventaire doit être mis à jour régulièrement pour en garantir l'exactitude.
• Effectuer des contrôles d'inventaire périodiques (mensuels/trimestriels) pour comparer avec le système.

Concernant la facturation :

• Les factures ne sont émises que sur demande du client ou pour des commandes d'un montant important.
• Vérifiez attentivement le numéro d'identification fiscale et l'adresse avant d'émettre la facture.
• Les factures de remplacement ne sont utilisées qu'en cas de nécessité (retours, erreurs).

Concernant l'expédition :

• Emballez soigneusement pour éviter tout dommage pendant le transport.
• Choisissez un service de livraison adapté à la valeur de la commande et aux exigences du client.

Conclure

Le flux de travail standardisé de GTG CRM pour le traitement des commandes aide les entreprises en ligne à fonctionner de manière professionnelle, efficace et systématique. De la gestion des produits à la connectivité multicanale, en passant par le traitement des commandes, l'expédition, la facturation et le service client, tout est parfaitement intégré sur une plateforme unique.

En appliquant ce processus, vous allez :

• Accélérer le traitement des commandes.
• Un meilleur contrôle des opérations commerciales
• Optimisation des coûts d'exploitation
• Améliorer l'expérience client.
• développement durable des entreprises

Commencez à utiliser GTG CRM dès aujourd'hui et découvrez un flux de travail commercial professionnel !