온라인 판매자를 위한 표준 주문 처리 절차

온라인 판매 비즈니스에서 전문적인 주문 처리 워크플로는 사업 성공의 핵심 요소입니다. GTG CRM은 주문 접수부터 재고 관리, 배송, 송장 발행 및 고객 서비스에 이르기까지 모든 기능을 하나의 시스템에 통합한 포괄적인 주문 처리 워크플로를 제공합니다.

GTG CRM을 사용하면 주문 관리는 물론 Shopee, Lazada, TikTok Shop 등 주요 전자상거래 플랫폼과 연동하여 제품 및 재고를 자동으로 동기화하고, 배송 주문을 신속하게 생성하고, 유효한 전자 송장을 발행할 수 있습니다. 이는 기업이 효율적으로 운영하고, 고객 경험을 향상시키며, 지속 가능한 성장을 달성하는 데 도움이 되는 포괄적인 솔루션입니다.

주요 특징

자동화된 상담 및 판매 마감 : AI 챗봇은 연중무휴 24시간 고객 문의에 답변하고 판매를 성사시켜 직원들의 업무 부담을 줄여줍니다.
중앙 집중식 주문 관리 : 웹사이트, 전자상거래 플랫폼 및 기타 채널의 모든 주문은 단일 시스템에서 관리됩니다.
다채널 판매 통합 : 쇼피, 라자다, 틱톡샵을 통합하고 제품 및 주문 정보를 양방향으로 동기화합니다.
스마트 창고 관리 : 실시간 재고 추적, 주문 접수 시 자동 업데이트, 다중 창고 지원.
배송업체 연동 : Giao Hang Nhanh, Viettel Post 등의 배송업체를 통해 직접 배송 주문을 생성하고 착불(COD) 결제를 지원합니다.
전자 송장 발행 : S-Invoice(Viettel) 및 MISA와 연동하여 유효한 부가가치세 송장을 발행합니다.
주문 상태 추적 : 주문 상태를 '신규' → '처리 중' → '완료됨'으로 명확하게 업데이트하세요.

표준 주문 처리 절차

1단계: 제품 및 창고 준비

재고를 생성하고 관리합니다.

먼저, 창고 관리 시스템 → 창고 에서 창고를 설정해야 합니다.

창고 이름, 창고 코드, 주소 및 담당자 정보를 입력하여 창고를 생성하세요.
본 창고, 보조 창고, 지점 창고 등 여러 창고를 지원합니다.
개별 창고별 재고를 추적하세요.

시스템에서 제품을 생성하세요

판매 → 제품 관리 로 이동하여 새 제품을 생성하세요.

입력할 정보:

제품명, SKU, 카테고리, 브랜드
제품 이미지 및 동영상
옵션: 색상, 크기 (최대 3개 속성)
원가, 부가세, 판매가격(시스템에서 자동으로 계산되는 이익)
상세 설명 및 사양
초기 재고 수량

전자상거래 플랫폼과 연결 및 동기화하세요

전자상거래 플랫폼과 연결하려면 판매 → 통합 으로 이동하세요.

연결 단계:

연결할 플랫폼을 선택하세요: 쇼피 / 라자다 / 틱톡샵
상점 계정을 인증하세요
양방향 제품 동기화:
- 풀백 : 마켓플레이스에서 GTG CRM으로 제품을 가져옵니다.
- Go up : 거래소에 GTG CRM 제품을 등록하세요.

혜택:

모든 제품의 중앙 집중식 관리
재고는 모든 채널에서 자동으로 동기화됩니다.
수동 업데이트에 소요되는 시간을 절약하세요.

2단계: 주문 수령

다양한 채널에서 주문을 받으세요.

주문은 다음에서 발생할 수 있습니다:

귀사의 웹사이트(GTG CRM과 통합됨)
쇼피, 라자다, 틱톡 샵 (자동 동기화)
수동 주문(고객이 전화, 페이스북 등을 통해 직접 주문하는 경우)

3단계: 제품 가공 및 준비

주문 내용을 검토하고 필요한 경우 수정하세요.

구매자 정보
배송 주소
제품 추가/제거
제품 수량

재고를 확인하세요

자동 재고 확인 시스템:

✅ 재고 있음 → 포장 진행
❌ 품절 → 공급업체에 주문해야 합니다

(재고 부족 시) 주문 접수 절차:

공급업체 목록으로 이동 → 공급업체 선택 → 구매 주문서 생성

가져올 제품을 선택하세요.
수량과 단가를 입력하세요.
구매 주문을 확인하십시오.
물품이 도착하면 창고 입고증을 작성하십시오.
재고는 자동으로 업데이트됩니다.

4단계: 배송 주문 생성

상품 포장 후, 주문서에서 바로 배송 주문을 생성하세요.

필수 정보:

1. 배송 서비스를 선택하세요:

빠른 배송
경제적인 배송

2. 현금 결제(COD) 금액:

고객으로부터 받을 금액을 입력하세요.
여기에는 상품 가격과 배송비(고객이 부담하는 경우)가 모두 포함됩니다.

3. 패키지 정보:

무게(kg)
크기 (길이 x 너비 x 높이)
배송비는 누가 부담하나요? (판매자/구매자)

4. 주문 생성 확인:

시스템이 주문서에서 정보를 자동으로 가져옵니다.
배송 회사에 요청을 보내세요.
배송 추적 번호를 받으세요

배송 주문이 성공적으로 생성된 후:

배송 라벨을 출력하여 소포에 부착하세요.
선박 회사에 인계하십시오.

5단계: 전자 청구서 발행

사업자 고객 또는 부가가치세(VAT) 송장이 필요한 고객의 경우, 주문에서 직접 전자 송장을 생성하거나 시스템에서 자동으로 송장을 생성하도록 설정할 수 있습니다.

송장 발행 절차:

청구서 발행 업체를 선택하세요: S-Invoice(Viettel) 또는 MISA
송장 양식을 선택하세요: 부가가치세 송장 또는 매출 송장
다음 정보를 입력하세요: 구매자 정보(회사명, 사업자등록번호, 주소), 제품 및 수량(주문 정보에서 자동으로 불러옴), 부가가치세율, 결제 방법
PDF 미리보기:

송장 생성: 시스템이 공급업체에 요청을 보내면, 세무 당국에서 송장에 코드를 부여하고, 송장을 다운로드하여 고객에게 전송합니다.

6단계: 주문 추적 및 완료

배송 상황을 추적하세요

운송업체에서 제공하는 배송 상태를 업데이트하세요.
고객에게 배송 진행 상황을 알려주세요.
특수한 경우 처리 (배송 실패, 지연 등)

주문을 완료하세요.

고객이 상품을 성공적으로 수령한 후:

주문 상태를 완료 로 업데이트하세요.
(착불 주문의 경우) 결제 완료 확인
해당 정보를 거래 내역에 저장하세요.

문제 있는 주문 처리

고객 반품/교환의 경우:

(이미 송장이 발행된 경우) 대체 송장을 생성하고 수량과 금액을 조정합니다. 활성화 후 시스템에서 자동으로 대체 송장을 생성합니다.
재고 업데이트 - 반품된 상품은 (상태가 양호한 경우) 창고로 반송 - 손상된 상품이 있는 경우 기록
고객에게는 (필요한 경우) 환불이 제공됩니다.

표준 절차의 이점

기업용

중앙 집중식 관리 : 모든 주문, 제품 및 재고를 하나의 시스템에서 관리합니다.
시간 절약 : 제품 동기화, 배송 라벨 생성, 송장 발행 등 다양한 프로세스를 자동화하세요.
오류 감소 : 정보가 자동으로 동기화되어 수동 데이터 입력이 최소화됩니다.
재고 관리 : 실시간 업데이트를 통해 과잉 판매를 방지합니다.
법률 준수 : 유효하고 완전한 전자 송장.

직원 여러분께

사용자 친화적인 인터페이스 : 사용하기 쉽고, 복잡한 교육이 필요하지 않습니다.
명확한 절차 : 각 단계가 자세하게 안내됩니다.
완벽한 통합 : 여러 애플리케이션을 전환할 필요가 없습니다.
효율적으로 작업하세요 : 여러 주문을 동시에 처리하세요.

고객 여러분께

빠른 응답 : AI 챗봇은 연중무휴 24시간 지원을 제공합니다.
정시 배송 : 빠른 처리
정확한 정보 : 주문 및 배송 정보는 지속적으로 업데이트됩니다.
전문적인 청구서 : 유효하고 완전한 전자 청구서.

중요 사항

전자상거래 플랫폼 연결과 관련하여:

Shopee/Lazada/TikTok Shop에서 인증된 상점 계정이 필요합니다.
데이터 충돌을 방지하기 위해 제품 동기화는 사용량이 적은 시간대에 수행해야 합니다.

창고 관리와 관련하여:

정확성을 보장하기 위해 재고는 정기적으로 업데이트되어야 합니다.
시스템과 비교하기 위해 주기적인 재고 조사(월별/분기별)를 실시하십시오.

청구서 발행 관련:

송장은 고객 요청 시 또는 대량 주문 건에 한해서만 발행됩니다.
송장을 발행하기 전에 사업자 등록 번호와 주소를 꼼꼼히 확인하십시오.
재발급 송장은 필요한 경우(반품, 오류)에만 사용됩니다.

배송 관련 사항:

배송 중 파손을 방지하기 위해 꼼꼼하게 포장해 주세요.
주문 금액과 고객 요구 사항에 맞는 배송 서비스를 선택하세요.

끝내다

GTG CRM의 표준화된 주문 처리 워크플로는 온라인 비즈니스가 전문적이고 효율적이며 체계적으로 운영될 수 있도록 지원합니다. 제품 관리, 다중 채널 연결, 주문 처리, 배송, 송장 발행 및 고객 서비스에 이르기까지 모든 기능이 단일 플랫폼에 완벽하게 통합되어 있습니다.

이 과정을 적용하면 다음과 같은 결과를 얻을 수 있습니다.