Dalam bisnis penjualan online, alur kerja pemrosesan pesanan yang profesional merupakan faktor kunci keberhasilan bisnis. GTG CRM menyediakan alur kerja pemrosesan pesanan yang komprehensif, mulai dari penerimaan pesanan, manajemen inventaris, pengiriman, hingga pembuatan faktur dan layanan pelanggan – semuanya terintegrasi dalam satu sistem.

Dengan GTG CRM , Anda tidak hanya dapat mengelola pesanan tetapi juga terhubung dengan platform e-commerce utama seperti Shopee, Lazada, dan TikTok Shop , secara otomatis menyinkronkan produk dan inventaris, membuat pesanan pengiriman dengan cepat, dan menerbitkan faktur elektronik yang valid. Ini adalah solusi komprehensif yang membantu bisnis beroperasi secara efisien, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mencapai pertumbuhan berkelanjutan.

Fitur utama

• Konsultasi dan penutupan penjualan otomatis : Chatbot AI membantu menjawab pertanyaan pelanggan dan menutup penjualan 24/7, mengurangi beban kerja staf.
• Manajemen pesanan terpusat : Semua pesanan dari situs web, platform e-commerce, dan saluran lainnya dikelola dalam satu sistem tunggal.
• Integrasi penjualan multi-saluran : Mengintegrasikan Shopee, Lazada, TikTok Shop dan menyinkronkan produk dan pesanan di kedua arah.
• Manajemen gudang cerdas : Pelacakan inventaris secara real-time, pembaruan otomatis saat pemesanan dilakukan, dukungan untuk beberapa gudang.
• Integrasi kurir pengiriman : Buat pesanan pengiriman langsung dengan kurir pengiriman seperti Giao Hang Nhanh, Viettel Post, dan dukung COD (Cash on Delivery).
• Penerbitan faktur elektronik : Terhubung dengan S-Invoice (Viettel) dan MISA untuk menerbitkan faktur PPN yang sah.
• Lacak status pesanan : Perbarui status dengan jelas dari Baru → Sedang Diproses → Selesai

Prosedur Pemrosesan Pesanan Standar

Langkah 1: Siapkan Produk dan Gudang

Membuat dan mengelola inventaris.

Pertama, Anda perlu mengatur gudang di sistem Manajemen Gudang → Gudang .

• Buat gudang dengan informasi berikut: Nama gudang, kode gudang, alamat, dan penanggung jawab.
• Mendukung beberapa gudang: Gudang utama, gudang anak perusahaan, gudang cabang.
• Lacak inventaris berdasarkan gudang individual.

Buat Produk di dalam Sistem

Buka Penjualan → Manajemen Produk untuk membuat produk baru.

Informasi yang perlu dimasukkan:

• Nama produk, SKU, kategori, merek
• Gambar dan video produk
• Variasi: Warna, ukuran (maksimal 3 atribut)
• Harga asli, PPN, harga jual (keuntungan dihitung secara otomatis oleh sistem)
• Deskripsi dan spesifikasi detail
• Jumlah persediaan awal

Terhubung dan Sinkronkan dengan Platform E-commerce

Buka Penjualan → Integrasi untuk terhubung dengan platform e-commerce.

Langkah-langkah koneksi:

1. Pilih platform yang ingin Anda hubungkan: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Verifikasi akun toko Anda
3. Sinkronisasi produk dua arah:
   • Tarik kembali : Mengambil produk dari marketplace ke GTG CRM
   • Naikkan level : Daftarkan produk GTG CRM di bursa.

Keuntungan:

• Manajemen terpusat untuk semua produk
• Inventaris disinkronkan secara otomatis di seluruh saluran.
• Hemat waktu dengan tidak perlu melakukan pembaruan manual.

Langkah 2: Menerima pesanan

Menerima pesanan dari berbagai saluran.

Pesanan dapat berasal dari:

• Situs web Anda (terintegrasi dengan GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (disinkronkan secara otomatis)
• Pesanan manual (pesanan yang dilakukan pelanggan melalui telepon, Facebook, dll.)

Langkah 3: Memproses dan Menyiapkan Barang

Tinjau dan edit pesanan (jika perlu).

• Informasi pembeli
• Alamat pengiriman
• Menambah/menghapus produk
• Jumlah produk

Periksa inventaris

Sistem pengecekan inventaris otomatis:

• ✅ Tersedia → Lanjutkan dengan pengemasan
• ❌ Stok habis → Perlu memesan dari pemasok

Prosedur penerimaan pesanan (jika terjadi kekurangan):

Buka Pemasok → Pilih pemasok → Buat pesanan pembelian

• Pilih produk yang ingin diimpor.
• Isilah kuantitas dan harga satuan.
• Konfirmasikan pesanan pembelian.
• Saat barang tiba, buatlah Tanda Terima Gudang.
• Inventaris diperbarui secara otomatis.

Langkah 4: Buat Pesanan Pengiriman

Setelah mengemas barang, buatlah surat perintah pengiriman langsung dari pesanan tersebut.

Informasi yang dibutuhkan:

1. Pilih layanan pengiriman:

• Pengiriman cepat
• Pengiriman ekonomis

2. Jumlah pembayaran tunai saat pengiriman (COD):

• Masukkan jumlah yang akan ditagih dari pelanggan.
• Ini mencakup biaya barang dan biaya pengiriman (jika dibayar oleh pelanggan).

3. Informasi kemasan:

• Berat (kg)
• Dimensi (panjang x lebar x tinggi)
• Siapa yang membayar biaya pengiriman (penjual/pembeli)?

4. Konfirmasi pembuatan pesanan:

• Sistem secara otomatis mengambil informasi dari pesanan.
• Kirim permintaan ke perusahaan pengiriman.
• Dapatkan nomor pelacakan

Setelah berhasil membuat pesanan pengiriman:

• Cetak label pengiriman dan tempelkan pada paket.
• Serahkan kepada perusahaan pengiriman.

Langkah 5: Terbitkan Faktur Elektronik

Untuk pelanggan bisnis atau mereka yang membutuhkan faktur PPN, Anda dapat membuat faktur elektronik langsung dari pesanan atau membiarkan sistem membuat faktur secara otomatis.

Langkah-langkah untuk menerbitkan faktur:

1. Pilih penyedia faktur Anda: S-Invoice (Viettel) atau MISA
2. Pilih templat faktur: Faktur PPN atau Faktur Penjualan
3. Isi informasi berikut: Informasi pembeli (nama perusahaan, kode pajak, alamat), Produk dan kuantitas (diambil secara otomatis dari pesanan), Tarif PPN, Metode pembayaran
4. Pratinjau PDF:

1. Pembuatan faktur: Sistem mengirimkan permintaan ke pemasok, faktur diberi kode oleh Otoritas Pajak, diunduh, dan dikirim ke pelanggan.

Langkah 6: Lacak dan Selesaikan Pesanan

Lacak pengiriman Anda

• Perbarui status pengiriman dari kurir.
• Informasikan kepada pelanggan tentang perkembangan pengiriman.
• Penanganan kasus khusus (kegagalan pengiriman, keterlambatan, dll.)

Selesaikan pesanan.

Setelah pelanggan berhasil menerima barang:

• Perbarui status pesanan menjadi Selesai
• Konfirmasi bahwa pembayaran telah diterima (untuk pesanan COD)
• Simpan informasi tersebut ke riwayat transaksi Anda.

Menangani pesanan bermasalah

Dalam hal pengembalian/penukaran barang oleh pelanggan:

1. Buat faktur pengganti (jika faktur sudah diterbitkan) - Sesuaikan kuantitas dan nilainya - Sistem akan secara otomatis membuat faktur pengganti setelah aktivasi.
2. Pembaruan inventaris - Mengembalikan barang yang dikembalikan ke gudang (jika masih dalam kondisi baik) - Mencatat barang yang rusak (jika ada)
3. Pengembalian dana akan diberikan kepada pelanggan (jika diperlukan).

Manfaat Prosedur Standar

Untuk Bisnis

• Manajemen terpusat : Semua pesanan, produk, dan inventaris dalam satu sistem.
• Hemat waktu : Otomatiskan banyak proses (sinkronisasi produk, pembuatan label pengiriman, penerbitan faktur).
• Mengurangi kesalahan : Informasi disinkronkan secara otomatis, meminimalkan entri data manual.
• Pengendalian inventaris : Pembaruan waktu nyata, hindari penjualan berlebih.
• Kepatuhan hukum : Faktur elektronik yang sah dan lengkap.

Untuk Karyawan

• Antarmuka yang ramah pengguna : Mudah digunakan, tidak memerlukan pelatihan yang rumit.
• Proses yang jelas : Setiap langkah dipandu secara detail.
• Integrasi penuh : Tidak perlu beralih antara beberapa aplikasi.
• Bekerja secara efisien : Memproses banyak pesanan secara bersamaan.

Untuk Pelanggan

• Respons cepat : Chatbot AI menyediakan dukungan 24/7.
• Pengiriman tepat waktu : Pemrosesan cepat
• Informasi akurat : Informasi pesanan dan pengiriman diperbarui secara terus-menerus.
• Faktur profesional : Faktur elektronik yang valid dan lengkap.

Catatan penting

Mengenai koneksi ke platform e-commerce:

• Diperlukan akun toko terverifikasi di Shopee/Lazada/TikTok Shop.
• Sinkronisasi produk sebaiknya dilakukan di luar jam sibuk untuk menghindari konflik data.

Mengenai manajemen gudang:

• Inventaris harus diperbarui secara berkala untuk memastikan keakuratannya.
• Lakukan pengecekan inventaris secara berkala (bulanan/triwulanan) untuk membandingkan dengan sistem.

Mengenai pembuatan faktur:

• Faktur hanya diterbitkan atas permintaan pelanggan atau untuk nilai pesanan yang besar.
• Periksalah nomor identifikasi pajak dan alamat dengan cermat sebelum menerbitkan faktur.
• Faktur pengganti hanya digunakan bila diperlukan (pengembalian barang, kesalahan).

Mengenai pengiriman:

• Kemasi dengan hati-hati untuk mencegah kerusakan selama pengiriman.
• Pilihlah layanan pengiriman yang sesuai dengan nilai pesanan dan kebutuhan pelanggan.

Menyimpulkan

Alur kerja pemrosesan pesanan standar GTG CRM membantu bisnis online beroperasi secara profesional, efisien, dan sistematis. Mulai dari manajemen produk, konektivitas multi-saluran, pemrosesan pesanan, pengiriman, hingga pembuatan faktur dan layanan pelanggan – semuanya terintegrasi dengan mulus ke dalam satu platform.

Dengan menerapkan proses ini, Anda akan:

• Meningkatkan kecepatan pemrosesan pesanan.
• Kontrol yang lebih baik atas operasional bisnis.
• Mengoptimalkan biaya operasional
• Meningkatkan pengalaman pelanggan.
• Pengembangan bisnis berkelanjutan

Mulailah menggunakan GTG CRM hari ini dan rasakan alur kerja penjualan yang profesional!