في مجال المبيعات عبر الإنترنت، يُعدّ نظام معالجة الطلبات الاحترافي عاملاً أساسياً لنجاح الأعمال. يوفر نظام GTG CRM نظاماً شاملاً لمعالجة الطلبات، بدءاً من استلام الطلب وإدارة المخزون والشحن، وصولاً إلى إصدار الفواتير وخدمة العملاء، وكل ذلك مُدمج في نظام واحد.

مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM ، لا يمكنك إدارة الطلبات فحسب، بل يمكنك أيضًا الربط بمنصات التجارة الإلكترونية الرئيسية مثل Shopee وLazada وTikTok Shop ، ومزامنة المنتجات والمخزون تلقائيًا، وإنشاء طلبات الشحن بسرعة، وإصدار فواتير إلكترونية معتمدة. إنه حل شامل يساعد الشركات على العمل بكفاءة، وتحسين تجربة العملاء، وتحقيق نمو مستدام.

الميزات الرئيسية

• الاستشارات الآلية وإتمام عمليات البيع : تساعد روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي في الرد على استفسارات العملاء وإتمام عمليات البيع على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مما يقلل من عبء العمل على الموظفين.
• إدارة الطلبات المركزية : تتم إدارة جميع الطلبات من الموقع الإلكتروني ومنصات التجارة الإلكترونية والقنوات الأخرى ضمن نظام واحد.
• تكامل المبيعات متعددة القنوات : يدمج Shopee و Lazada و TikTok Shop ويقوم بمزامنة المنتجات والطلبات في كلا الاتجاهين.
• إدارة المستودعات الذكية : تتبع المخزون في الوقت الفعلي، وتحديثات تلقائية عند تقديم الطلب، ودعم مستودعات متعددة.
• التكامل مع شركات الشحن : إنشاء طلبات توصيل مباشرة مع شركات الشحن مثل Giao Hang Nhanh و Viettel Post، ودعم الدفع عند الاستلام.
• إصدار الفواتير الإلكترونية : الربط مع S-Invoice (Viettel) و MISA لإصدار فواتير ضريبة القيمة المضافة الصالحة.
• تتبع حالة الطلب : قم بتحديث الحالة بوضوح من جديد ← قيد المعالجة ← مكتمل

إجراءات معالجة الطلبات القياسية

الخطوة الأولى: تجهيز المنتجات والمستودع

إنشاء وإدارة المخزون.

أولاً، عليك إعداد المستودعات في نظام إدارة المستودعات → المستودعات .

• أنشئ مستودعًا بالمعلومات التالية: اسم المستودع، رمز المستودع، العنوان، والشخص المسؤول.
• يدعم مستودعات متعددة: المستودع الرئيسي، والمستودعات الفرعية، ومستودعات الفروع.
• تتبع المخزون حسب كل مستودع على حدة.

إنشاء منتجات في النظام

انتقل إلى المبيعات ← إدارة المنتجات لإنشاء منتج جديد.

المعلومات المطلوب إدخالها:

• اسم المنتج، رمز المنتج، الفئة، العلامة التجارية
• صور ومقاطع فيديو للمنتجات
• الخيارات: اللون، الحجم (بحد أقصى 3 سمات)
• السعر الأصلي، ضريبة القيمة المضافة، سعر البيع (يتم حساب الربح تلقائيًا بواسطة النظام)
• وصف تفصيلي ومواصفات
• كمية المخزون الأولي

الاتصال والمزامنة مع منصة التجارة الإلكترونية

انتقل إلى المبيعات ← التكامل للاتصال بمنصات التجارة الإلكترونية.

خطوات الاتصال:

1. اختر المنصة التي ترغب بالاتصال بها: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. تحقق من حساب متجرك
3. مزامنة المنتج ثنائية الاتجاه:
   • استرجاع المنتجات : استرجاع المنتجات من السوق إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG
   • ارفع مستوى أدائك : أدرج منتجات GTG CRM في البورصة.

فائدة:

• الإدارة المركزية لجميع المنتجات
• تتم مزامنة المخزون تلقائيًا عبر القنوات.
• وفر الوقت في التحديثات اليدوية.

الخطوة الثانية: استلام الطلب

استلام الطلبات من قنوات متعددة.

قد تنشأ الطلبات من:

• موقعك الإلكتروني (متكامل مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG)
• متجر Shopee، Lazada، TikTok (متزامن تلقائيًا)
• الطلبات اليدوية (الطلبات التي يقدمها العملاء عبر الهاتف، فيسبوك، إلخ).

الخطوة الثالثة: معالجة وتجهيز البضائع

قم بمراجعة الطلب وتعديله (إذا لزم الأمر).

• معلومات للمشتري
• عنوان التوصيل
• إضافة/إزالة المنتجات
• كمية المنتجات

تحقق من المخزون

نظام آلي لفحص المخزون:

• ✅ متوفر في المخزون → تابع عملية التغليف
• ❌ غير متوفر في المخزون → يلزم الطلب من المورد

إجراءات استلام الطلبات (في حالة وجود نقص):

انتقل إلى الموردين ← حدد موردًا ← أنشئ طلب شراء

• حدد المنتجات المراد استيرادها.
• أدخل الكمية وسعر الوحدة.
• تأكيد طلب الشراء.
• عند وصول البضائع، قم بإنشاء إيصال استلام من المستودع.
• يتم تحديث المخزون تلقائيًا.

الخطوة الرابعة: إنشاء طلب شحن

بعد تعبئة البضائع، قم بإنشاء طلب شحن مباشرة من الطلب.

المعلومات المطلوبة:

1. اختر خدمة الشحن:

• توصيل سريع
• توصيل اقتصادي

2. مبلغ الدفع عند الاستلام (COD):

• أدخل المبلغ المطلوب تحصيله من العميل.
• يشمل ذلك تكلفة البضائع ورسوم الشحن (إذا دفعها العميل).

3. معلومات التغليف:

• الوزن (كجم)
• الأبعاد (الطول × العرض × الارتفاع)
• من يدفع رسوم الشحن (البائع/المشتري)؟

4. تأكيد إنشاء الطلب:

• يقوم النظام تلقائيًا باسترجاع المعلومات من الطلب.
• أرسل طلبًا إلى شركة الشحن.
• استلم رقم التتبع

بعد إنشاء طلب الشحن بنجاح:

• اطبع ملصق التسليم وألصقه بالطرود.
• قم بتسليمها لشركة الشحن.

الخطوة الخامسة: إصدار الفاتورة الإلكترونية

بالنسبة لعملاء الأعمال أو أولئك الذين يحتاجون إلى فواتير ضريبة القيمة المضافة، يمكنك إنشاء فواتير إلكترونية مباشرة من الطلب أو السماح للنظام بإنشاء الفاتورة تلقائيًا.

خطوات إصدار الفاتورة:

1. اختر مزود خدمة إصدار الفواتير: S-Invoice (Viettel) أو MISA
2. اختر نموذج فاتورة: فاتورة ضريبة القيمة المضافة أو فاتورة مبيعات
3. أدخل المعلومات التالية: معلومات المشتري (اسم الشركة، الرقم الضريبي، العنوان)، المنتج والكمية (يتم استخراجها تلقائيًا من الطلب)، نسبة ضريبة القيمة المضافة، طريقة الدفع
4. معاينة ملف PDF:

1. إنشاء الفاتورة: يرسل النظام طلبًا إلى المورد، ويتم تعيين رمز للفاتورة من قبل مصلحة الضرائب، ثم يتم تنزيلها وإرسالها إلى العميل.

الخطوة السادسة: تتبع الطلب وإكماله

تتبع شحنتك

• قم بتحديث حالة الشحن من شركة الشحن.
• أبلغ العملاء بتقدم عملية التسليم.
• التعامل مع الحالات الخاصة (فشل التسليم، التأخير، إلخ).

أكمل الطلب.

بمجرد استلام العميل للبضائع بنجاح:

• قم بتحديث حالة الطلب إلى مكتمل
• تأكيد استلام الدفعة (لطلبات الدفع عند الاستلام)
• احفظ المعلومات في سجل معاملاتك.

التعامل مع الطلبات الإشكالية

في حالة إرجاع/استبدال المنتجات من قبل العملاء:

1. إنشاء فاتورة بديلة (إذا تم إصدار فاتورة بالفعل) - ضبط الكمية والقيمة - سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء فاتورة بديلة بعد التفعيل.
2. تحديث المخزون - إعادة البضائع المرتجعة إلى المستودع (إذا كانت لا تزال في حالة جيدة) - تسجيل البضائع التالفة (إن وجدت)
3. سيتم رد الأموال للعملاء (إذا لزم الأمر).

فوائد الإجراءات القياسية

للشركات

• الإدارة المركزية : جميع الطلبات والمنتجات والمخزون ضمن نظام واحد.
• وفر الوقت : قم بأتمتة العديد من العمليات (مزامنة المنتجات، إنشاء ملصقات الشحن، إصدار الفواتير).
• تقليل الأخطاء : تتم مزامنة المعلومات تلقائيًا، مما يقلل من إدخال البيانات يدويًا.
• التحكم في المخزون : تحديثات فورية، تجنب البيع الزائد.
• الامتثال القانوني : فواتير إلكترونية صحيحة وكاملة.

للموظفين

• واجهة سهلة الاستخدام : سهلة الاستخدام، ولا تتطلب تدريباً معقداً.
• عملية واضحة : يتم شرح كل خطوة بالتفصيل.
• التكامل الكامل : لا حاجة للتبديل بين تطبيقات متعددة.
• العمل بكفاءة : معالجة طلبات متعددة في وقت واحد.

للعملاء

• استجابة سريعة : يوفر برنامج الدردشة الآلي المدعوم بالذكاء الاصطناعي دعمًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
• التسليم في الموعد المحدد : معالجة سريعة
• معلومات دقيقة : يتم تحديث معلومات الطلب والشحن باستمرار.
• الفواتير المهنية : فواتير إلكترونية صحيحة وكاملة.

ملاحظة هامة

فيما يتعلق بالاتصال بمنصات التجارة الإلكترونية:

• يلزم وجود حساب متجر موثق على Shopee/Lazada/TikTok Shop.
• ينبغي إجراء مزامنة المنتج خلال ساعات خارج أوقات الذروة لتجنب تعارض البيانات.

فيما يتعلق بإدارة المستودعات:

• ينبغي تحديث المخزون بانتظام لضمان دقته.
• قم بإجراء عمليات جرد دورية (شهرية/ربع سنوية) للمقارنة مع النظام.

بخصوص إصدار الفواتير:

• لا تُصدر الفواتير إلا بناءً على طلب العميل أو لقيم الطلبات الكبيرة.
• يرجى التحقق بعناية من رقم التعريف الضريبي والعنوان قبل إصدار الفاتورة.
• لا تُستخدم فواتير الاستبدال إلا عند الضرورة (المرتجعات، الأخطاء).

بخصوص الشحن:

• قم بالتغليف بعناية لمنع التلف أثناء الشحن.
• اختر خدمة شحن تناسب قيمة الطلب ومتطلبات العميل.

الخلاصة

يُساعد نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من GTG، من خلال سير عمل مُوحّد لمعالجة الطلبات، الشركات الإلكترونية على العمل باحترافية وكفاءة وانتظام. بدءًا من إدارة المنتجات، والربط بين قنوات البيع المتعددة، ومعالجة الطلبات، والشحن، وصولًا إلى إصدار الفواتير وخدمة العملاء، يتم دمج كل شيء بسلاسة في منصة واحدة.

بتطبيق هذه العملية، ستتمكن مما يلي:

• زيادة سرعة معالجة الطلبات.
• تحسين السيطرة على العمليات التجارية
• تحسين تكاليف التشغيل
• تحسين تجربة العملاء.
• تنمية الأعمال المستدامة

ابدأ باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء GTG اليوم واستمتع بتجربة سير عمل مبيعات احترافي!