オンライン販売者のための標準注文処理フロー

オンライン販売ビジネスにおいて、プロフェッショナルな受注処理ワークフローはビジネス成功の鍵となります。GTG CRMは、受注から在庫管理、出荷、請求書発行、顧客サービスまで、包括的な受注処理ワークフローを単一のシステムに統合して提供します。

GTG CRMを使えば、注文管理だけでなく、 Shopee、Lazada、TikTok Shopといった主要なeコマースプラットフォームとの連携、商品と在庫の自動同期、迅速な配送注文の作成、有効な電子請求書の発行なども可能です。これは、企業の効率的な運営、顧客体験の向上、そして持続的な成長を支援する包括的なソリューションです。

主な特徴

• 自動化された相談対応と販売成約：AIチャットボットが顧客からの問い合わせへの対応と販売成約を24時間365日サポートし、スタッフの業務負担を軽減します。
• 一元化された注文管理：ウェブサイト、eコマースプラットフォーム、その他のチャネルからのすべての注文は、単一のシステム内で管理されます。
• マルチチャネル販売統合：Shopee、Lazada、TikTok Shopを統合し、商品と注文を双方向で同期します。
• スマートな倉庫管理：リアルタイムの在庫追跡、注文時の自動更新、複数倉庫のサポート。
• 配送業者との連携：Giao Hang Nhanh、Viettel Postなどの配送業者と連携して直接配送注文を作成し、代金引換（COD）をサポートします。
• 電子請求書の発行：S-Invoice（Viettel）およびMISAと連携して、有効なVAT請求書を発行します。
• 注文状況の追跡：新規 → 処理中 → 完了 の順にステータスを明確に更新してください。

標準注文処理手順

ステップ1：製品と倉庫の準備

在庫の作成と管理。

まず、倉庫管理システムの「倉庫」で倉庫を設定する必要があります。

• 以下の情報を使用して倉庫を作成してください：倉庫名、倉庫コード、住所、および担当者。
• 複数の倉庫に対応：本社倉庫、子会社倉庫、支店倉庫。
• 倉庫ごとに在庫を追跡する。

システム内で製品を作成する

新しい製品を作成するには、 「販売」→「製品管理」に移動してください。

入力する情報：

• 商品名、SKU、カテゴリ、ブランド
• 製品画像と動画
• バリエーション：色、サイズ（最大3つの属性）
• 定価、消費税込み価格、販売価格（利益はシステムにより自動計算されます）
• 詳細な説明と仕様
• 初期在庫数量

Eコマースプラットフォームと接続して同期する

販売 → 連携に移動して、eコマースプラットフォームと接続してください。

接続手順：

1. 接続したいプラットフォームを選択してください：Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. ショップアカウントを確認してください
3. 双方向製品同期：
   • プルバック：マーケットプレイスからGTG CRMに製品を取得します
   • 上へ進む：GTG CRM製品を取引所に出品する。

利点：

• すべての製品を一元管理する
• 在庫情報は販売チャネル間で自動的に同期されます。
• 手動アップデートの手間を省きましょう。

ステップ2：注文の受け取り

複数のチャネルから注文を受け付ける。

注文は以下の場所から発信される可能性があります。

• あなたのウェブサイト（GTG CRMと統合済み）
• Shopee、Lazada、TikTok Shop（自動同期）
• 手動注文（顧客が電話、Facebookなどを通じて行う注文）

ステップ3：商品の加工と準備

注文内容を確認し、必要に応じて編集してください。

• 購入者情報
• 配送先住所
• 商品の追加／削除
• 製品の数量

在庫を確認する

自動在庫確認システム：

• ✅ 在庫あり → 梱包作業に進みます
• ❌ 在庫切れ → 仕入先に発注する必要があります

注文受付手順（不足品がある場合）：

仕入先へ移動 → 仕入先を選択 →発注書を作成

• 輸入する商品を選択してください。
• 数量と単価を入力してください。
• 発注書を確認してください。
• 商品が到着したら、倉庫受領書を作成してください。
• 在庫状況は自動的に更新されます。

ステップ4：配送注文を作成する

商品を梱包した後、注文書から直接出荷指示書を作成します。

必須情報：

1. 配送サービスを選択してください。

• 迅速な配送
• 経済的な配送

2. 代金引換（COD）金額：

• 顧客から徴収する金額を入力してください。
• これには商品代金と送料（顧客が支払う場合）の両方が含まれます。

3. パッケージ情報：

• 体重（kg）
• 寸法（長さ×幅×高さ）
• 送料は誰が負担しますか（売主／買主）

4. 注文作成の確認：

• システムは注文情報から自動的に情報を取得します。
• 運送会社に依頼を送ってください。
• 追跡番号を受け取る

配送注文の作成に成功した後：

• 配送ラベルを印刷して、荷物に貼り付けてください。
• 運送会社に引き渡してください。

ステップ5：電子請求書の発行

法人のお客様、またはVAT請求書が必要なお客様は、注文から直接電子請求書を作成するか、システムに請求書を自動的に作成させることができます。

請求書発行の手順：

1. 請求書発行プロバイダーを選択してください： S-Invoice（Viettel）またはMISA
2. 請求書テンプレートを選択してください： VAT請求書または売上請求書
3. 以下の情報を入力してください：購入者情報（会社名、納税者番号、住所）、製品と数量（注文から自動的に取得されます）、VAT率、支払い方法
4. PDFをプレビューする：

1. 請求書作成：システムがサプライヤーにリクエストを送信し、税務当局によって請求書にコードが割り当てられ、ダウンロードされて顧客に送信されます。

ステップ6：注文の追跡と完了

荷物の追跡

• 運送業者から配送状況を更新してください。
• 配送状況を顧客に知らせてください。
• 特別なケース（配送失敗、遅延など）への対応

注文を完了してください。

顧客が商品を無事に受け取ったら：

• 注文ステータスを完了に更新します
• 代金引換注文の場合、支払いが受領されたことを確認するメッセージ
• その情報を取引履歴に保存してください。

問題のある注文の処理

お客様による返品・交換の場合：

1. 代替請求書を作成します（既に請求書が発行されている場合） - 数量と金額を調整します - システムは有効化後に代替請求書を自動的に生成します。
2. 在庫状況の更新 - 返品された商品を倉庫に返送する（状態が良好な場合） - 破損した商品を記録する（破損があった場合）
3. 必要に応じて、お客様に返金いたします。

標準手順の利点

企業向け

• 一元管理：すべての注文、製品、在庫を1つのシステムで管理します。
• 時間を節約：多くのプロセス（製品の同期、配送ラベルの作成、請求書の発行など）を自動化します。
• エラーを削減：情報が自動的に同期されるため、手動でのデータ入力が最小限に抑えられます。
• 在庫管理：リアルタイム更新で過剰販売を防止。
• 法令遵守：有効かつ完全な電子請求書。

従業員向け

• ユーザーフレンドリーなインターフェース：使いやすく、複雑なトレーニングは不要です。
• 明確な手順：各ステップが詳細に説明されています。
• 完全統合：複数のアプリケーションを切り替える必要はありません。
• 効率的に作業する：複数の注文を同時に処理する。

お客様向け

• 迅速な対応：AIチャットボットが24時間365日サポートを提供します。
• 納期厳守：迅速な処理
• 正確な情報：注文および配送情報は継続的に更新されます。
• プロフェッショナルな請求書：有効かつ完全な電子請求書。

重要な注意事項

電子商取引プラットフォームへの接続に関して：

• Shopee/Lazada/TikTok Shopの認証済みショップアカウントが必要です。
• データ競合を避けるため、製品の同期はピーク時以外の時間帯に行うべきです。

倉庫管理に関して：

• 在庫状況は正確性を確保するため、定期的に更新する必要があります。
• システムと比較するために、定期的に（月次/四半期ごとに）在庫確認を実施する。

請求書発行に関して：

• 請求書は、お客様からのご要望があった場合、または高額のご注文の場合にのみ発行されます。
• 請求書を発行する前に、納税者番号と住所を注意深く確認してください。
• 代替請求書は、必要な場合（返品、誤りなど）にのみ使用されます。

配送について：

• 輸送中の破損を防ぐため、丁寧に梱包してください。
• 注文金額と顧客の要望に合った配送サービスをお選びください。

結論する

GTG CRMの標準化された注文処理ワークフローは、オンラインビジネスのプロフェッショナルかつ効率的、そして体系的な運営を支援します。製品管理、マルチチャネル接続、注文処理、配送、請求書発行、顧客サービスに至るまで、すべてが単一のプラットフォームにシームレスに統合されています。

このプロセスを適用することで、以下のことが可能になります。

• 注文処理速度を向上させる。
• 事業運営に対するより良い管理
• 運用コストの最適化
• 顧客体験を向上させる。
• 持続可能な事業開発

今すぐGTG CRMを使い始めて、プロフェッショナルな営業ワークフローを体験してください！