ماذا ستتمكن من فعله بعد هذا الدليل
بالنسبة للشركات التي فعّلت ميزة الرواتب: عرض الأرقام القانونية (النسب والحدود وشرائح ضريبة الدخل الشخصي) وتعديلها بما يتناسب مع وضعك ← إضافة الموظفين ← إنشاء عقود العمل بالذكاء الاصطناعي ← تشغيل كشف الرواتب الشهري ← المراجعة واعتماد الرواتب ← عرض قيود الرواتب التلقائية في دفتر الأستاذ ← إرسال قسائم الرواتب إلى الموظفين. كامل إجراءات الموارد البشرية والرواتب ضمن النظام نفسه مع المبيعات والمحاسبة.
لم تطلع بعد على نظرة عامة عن الميزات؟ اطّلع أولاً على مقال إدارة الموارد البشرية وحساب الرواتب.
التحضير المسبق
1. تسجيل الدخول إلى GTG CRM، والحصول على صلاحية مدير الموارد البشرية / الرواتب (HR Manager). — تعديل مجموعة البيانات واعتماد الرواتب من إجراءات مدير الموارد البشرية.
2. وجود نظام الحسابات (Chart of Accounts) في قسم المحاسبة. — لكي تُسجَّل قيود تكاليف الرواتب في دفتر الأستاذ. ويجب أن يحتوي نظام الحسابات على الحساب 3382 (kinh phí công đoàn - مخصص النقابة) وأن يكون مفعّلاً: مجموعة الحسابات الفيتنامية وفق التعميم 99 والتعميم 200 التي توفرها GTG موجودة مسبقاً؛ أما إذا أنشأت مجموعة حسابات خاصة بك أو استوردتها، فتحقق منها قبل اعتماد الرواتب.
3. معرفة الدولة التي تطبَّق عليها أنظمة شركتك. — لاختيار مجموعة بيانات الرواتب الصحيحة: يتوفر حالياً قيد الرواتب الكامل لفيتنام (أدخل VN)، والدول الأخرى قيد الإعداد.
الخطوة 1 — قبل تفعيل ميزة الرواتب: التواصل مع GTG
يمكنك البدء فوراً بملفات الموظفين وعقود العمل (من الخطوة 3 إلى الخطوة 5). أما حساب الرواتب الشهرية (الخطوة 2 والخطوات من 6 إلى 9)، فقبل تفعيل ميزة الرواتب في الإعدادات، راسل فريق GTG لمراجعة أرقام القانون في دولتك معاً.
الخطوة 2 — عرض مجموعة بيانات الرواتب وتعديلها (اختياري لكن يُنصح به)
- في إعدادات الرواتب، افتح قائمة بنود القانون (نسب التأمين الاجتماعي، والحدود، وشرائح ضريبة الدخل الشخصي، والسقوف...).
- يعرض كل بند القيمة الافتراضية من GTG، لتعرف من أين تبدأ التعديل.
- اضغط تعديل على أحد البنود، وأدخل القيمة الصحيحة وفق واقعك، ثم اضغط حفظ.
- تريد الرجوع إلى الرقم الذي وفرته GTG؟ اضغط إعادة إلى الافتراضي.
✅ النتيجة المتوقعة: تُحفظ القيم التي عدّلتها وتُستخدم في فترة الرواتب التالية؛ ويعيد زر إعادة إلى الافتراضي البند إلى الرقم الذي وفرته GTG. وتُسجَّل كل التغييرات في سجل نشاط إعدادات الرواتب (من غيّر، ومن أي قيمة إلى أي قيمة).
💡 نصيحة: إذا لم تكن متأكداً، فاحتفظ بالقيم الافتراضية من GTG، فهي الأرقام التي توفرها GTG. يمكنك أنت (أو محاسبك) تعديلها في أي وقت عند تغيّر القانون أو اختلاف وضعك.
الخطوة 3 — إضافة الموظفين
- ادخل إلى الموارد البشرية ← الموظفون، واضغط إضافة موظف.
- أدخل المعلومات الأساسية (الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، القسم، بطاقة الهوية/جواز السفر...).
✅ النتيجة المتوقعة: يظهر الموظف في القائمة مع ملف كامل.
💡 لديك قائمة الموظفين على Excel؟ استخدم الاستيراد الجماعي بملف CSV لإدخال فريقك كاملاً خلال دقائق.
الخطوة 4 — إنشاء عقد العمل وصياغته بالذكاء الاصطناعي
- افتح ملف الموظف ← أنشئ عقد العمل (نوع العقد، المدة، الراتب الأساسي، البدلات).
- انقر إنشاء بالذكاء الاصطناعي لتوليد نص عقد العمل بصيغة معيارية (مع إدراج علامة المؤسسة تلقائيًا)، أو ارفع نسخة موقّعة.
✅ النتيجة المتوقعة: يوجد نص عقد العمل (DOCX/PDF) مرتبط بالموظف.
الخطوة 5 — تفعيل العقد
- في العقد، انقر تفعيل (Activate).
✅ النتيجة المتوقعة: يصبح العقد في حالة سارية المفعول؛ ولكل موظف عقد ساري واحد فقط في أي وقت.
أدخلت نوع العقد أو التاريخ بشكل خاطئ؟ انتقل إلى الموارد البشرية → الموظفون، وانقر على علامة + في صف الموظف، ثم انقر تعديل في العقد (يمكن التعديل سواء كان العقد مسودة أو ساري المفعول)، وغيّر النوع أو تاريخ البدء أو تاريخ الانتهاء، ثم انقر حفظ. وحذف تاريخ الانتهاء يجعل العقد غير محدد المدة. الراتب والبدلات لا تُعدَّل هنا، ولا تظهر لمن ليس لديه صلاحية الاطلاع على الرواتب. ونوع العقد وتاريخ الانتهاء أساس لإعداد الإقرار الربعي لضريبة الدخل الشخصي (TNCN)، لذا لا تعدّل إلا عند الإدخال الخاطئ: إذا كان العقد في الحقيقة فترة تجريبية أو أقل من 3 أشهر فاتركه كما هو (انظر نهاية الخطوة 7).
الخطوة 6 — إنشاء كشف الرواتب الشهري
- انتقل إلى الموارد البشرية → فترات احتساب الرواتب، وأنشئ فترة راتب للشهر.
- يحسب النظام إجمالي الراتب ← التأمينات الاجتماعية/التأمين الصحي/تأمين البطالة ← ضريبة الدخل الشخصي ← صافي الراتب (Net) لكل موظف، وفق مجموعة البيانات (التي عدّلتها في الخطوة 2).
✅ النتيجة المتوقعة: يعرض كشف الرواتب جميع الأعمدة: إجمالي الراتب، والاستقطاعات، والضريبة، وصافي الراتب لكل موظف.
أنشأت كشف الرواتب بالخطأ؟ عندما يكون كشف الرواتب في حالة مسودة أو محسوب، افتحه وانقر إلغاء كشف الرواتب المسودة ثم أكّد. الإلغاء لا ينشئ أي قيد محاسبي، ويتحول كشف الرواتب إلى حالة ملغى. ولإعادة تشغيل ذلك الشهر، أنشئ كشف رواتب ذلك الشهر مرة أخرى: يُعاد فتح كشف الرواتب الملغى كمسودة. وهذا الإجراء يقوم به المسؤول عن كشوف الرواتب يدويًا، ولا توجد أتمتة تقوم بذلك بدلًا منه؛ وإذا لم يستطع المحاسب الإلغاء، فاطلب ذلك من هذا المسؤول. أما كشف الرواتب المعتمد (الخطوة 7) فلا يمكن إلغاؤه، لأن الاعتماد يعني الترحيل إلى دفتر الأستاذ، ولا يمكن التراجع عنه.
الخطوة 7 — مراجعة واعتماد الرواتب (Finalize)
- راجع الأرقام؛ وأضف البنود خارج الدورة (off-cycle) أو المكافآت عند الحاجة.
- انقر اعتماد الرواتب (Finalize).
✅ النتيجة المتوقعة: ينتقل كشف الرواتب إلى حالة معتمد، ويُنشئ النظام تلقائيًا قيد مصروفات الرواتب.
ℹ️ أول مرة في مساحة العمل الجديدة: بند تكلفة رواتب قسم المكاتب والإدارة (الرواتب — المكاتب والإدارة) ليس له حساب بعد، ويظهر فيه يلزم اختيار الحساب. نوع تكلفة هذه الرواتب يحدده المحاسب في شركتك، ولا يختاره GTG CRM بدلاً منك. إذا كان في كشف الرواتب بند يحتاج إلى ترحيل، يمكن إقفال الكشف، لكن قيد الترحيل لا يُسجَّل ويظهر الكشف في حالة بانتظار الترحيل إلى الدفاتر (إذا لم يكن في كشف الرواتب أي بند يحتاج إلى ترحيل فلن يُحتجز). لترحيل القيد، ادخل إلى الأتمتة ← عملياتك، وافتح عملية ترحيل كشف الرواتب إلى دفتر الأستاذ (قد تظهر القائمة باسمها الإنجليزي Record payroll to ledger)، ثم اضغط على خطوة إنشاء القيد (تظهر بطاقتها باسم Create Journal Entry)، واختر الحساب لبند الرواتب — المكاتب والإدارة، ثم اضغط حفظ. بعد ذلك افتح تفاصيل التشغيل الخاصة بالعملية، واضغط إعادة التشغيل لهذه المرة في التشغيل الذي لم يُرحَّل بعد، وأكد إعادة التشغيل. يجب أن يملك الشخص الذي يختار الحساب صلاحية محاسبية لتعديل قواعد القيد. ابتداءً من فترات الرواتب اللاحقة، سيستخدم GTG CRM الحساب الذي اخترته.
تسجيل تاريخ دفع الرواتب. في كشف الرواتب المُقفل (الموارد البشرية ← فترات احتساب الرواتب)، في خانة تاريخ دفع الرواتب: اختر تم الدفع بتاريخ وأدخل التاريخ الفعلي الذي حوّلت فيه الشركة الرواتب، وليس تاريخ الضغط على إقفال وترحيل. وإذا لم تُدفع بعد، فاختر لم يُدفع حتى تاريخ ثم حدد التاريخ: حتى ذلك التاريخ يبقى كشف الرواتب غير مدفوع، لذلك يقع هذا البند في ربع لاحق. لا يملأ GTG CRM هذه الخانة تلقائياً. يحتسب الإقرار الضريبي الفصلي لضريبة دخل الأفراد (05/KK-TNCN، الذي يُنشئه GTG CRM من الربع الثالث لعام 2026) الرواتب في الربع الذي يقع فيه تاريخ الدفع، لذلك لا يمكن تصدير إقرار ذلك الربع إذا لم يكن لكشف الرواتب تاريخ دفع. الأرباع التي يوجد فيها موظفون تحت الفترة التجريبية، أو عقود أقل من 3 أشهر، أو رواتب تُستلم بعد انتهاء العقد، لا يستطيع GTG CRM إنشاء الإقرار لها، وعليك إعداده في برنامج HTKK. طريقة الإعداد: راجع المحاسبة والفوترة الإلكترونية، الخطوة 10b.
الخطوة 8 — عرض قيد الرواتب التلقائي في دفتر الأستاذ
- افتح المحاسبة ← دفتر الأستاذ / القيود.
✅ النتيجة المتوقعة: يوجد قيد متوازن لتكلفة الرواتب (مدين: مصروف الرواتب / دائن: مستحقات الموظفين 334 + الاستقطاعات للتأمين الاجتماعي والنقابة 3382)، وتُرحَّل ضريبة دخل الأفراد بشكل منفصل عند نشوئها. إذا كان كشف الرواتب ما زال في حالة بانتظار الترحيل إلى الدفاتر، فهذا القيد غير موجود بعد، وسيظهر بعد أن تختار الحساب وتعيد التشغيل كما في الخطوة 7.
الخطوة 9 — إرسال قسيمة الراتب للموظف
- من كشف الرواتب المُقفل، أرسل قسيمة الراتب (payslip) إلى الموظف.
✅ النتيجة المتوقعة: يتلقى الموظف بريداً إلكترونياً بقسيمة الراتب من عنوان البريد الإلكتروني الخاص بشركتك نفسها.
جدول مرجعي سريع للنتائج المتوقعة
اختر مجموعة البيانات الخاصة بالدولة — تظهر قائمة البنود القانونية لتلك الدولة
عدّل نسبة واحدة ثم احفظ — تستخدم فترة الرواتب التالية رقمك، ويُسجَّل التغيير في السجل
اضغط إعادة التعيين إلى الافتراضي — يعود البند إلى الرقم الذي حددته GTG
أنشئ كشف رواتب الشهر — أعمدة الراتب الإجمالي والاستقطاعات والضرائب والراتب الصافي لكل شخص
أقفل الرواتب — يُنشئ قيد تكلفة الرواتب تلقائياً في دفتر الأستاذ (في مساحة العمل الجديدة: بعد أن تختار المحاسبة حساب بند رواتب المكاتب، وقبل ذلك يظهر الكشف في حالة بانتظار الترحيل إلى الدفاتر)
إلغاء مسودة كشف الرواتب — يتحول كشف الرواتب إلى حالة "ملغى"، ولا يُنشأ أي قيد محاسبي
تسجيل تاريخ صرف الراتب — يعرض حقل تاريخ صرف الراتب التاريخ الذي اخترته؛ ويستخدم الإقرار الضريبي الربعي لضريبة دخل الأفراد هذا التاريخ
ملاحظات
- أنت المتحكم في الأرقام: تُعتمد قيم تخفيض الأعباء العائلية الافتراضية؛ أما القيمة النهائية المستخدمة في حساب الرواتب فتحددها أنت. يرجى مراجعتها عند تغيّر القوانين أو عند اختلاف أوضاع الشركة.
- بيانات الرواتب حساسة: لا يمكن الاطلاع على الرواتب والحسابات البنكية والضرائب إلا للأشخاص المصرح لهم بعرض الرواتب؛ ويسجّل النظام هوية من اطّلع عليها.
- الدولة: أدخل فيتنام؛ وحاليًا تُرحَّل الرواتب إلى دفتر الأستاذ العام لفيتنام فقط، بينما يجري الإعداد لدعم الدول الأخرى.
