Автоматично генериране на електронни фактури

Съгласно най-новите правителствени разпоредби, бизнесите вече са задължени да издават електронни фактури за всяка продажна транзакция. Това прави декларирането на приходи и печалби по-прозрачно и точно, като същевременно гарантира пълно плащане на данъци съгласно правилата. Въпреки това, за много търговци, особено тези, които продават на множество платформи за електронна търговия като Shopee, TikTok Shop, Lazada, необходимостта от ръчно издаване на фактури за десетки, дори стотици поръчки всеки ден, представлява значителна тежест.

Разбирайки трудностите, с които се сблъскват търговците, GTG CRM разработи функция за автоматично издаване на електронни фактури, която напълно ви освобождава от тази трудоемка ръчна работа. Системата автоматично ще създава фактури веднага щом поръчката бъде потвърдена за изпращане, гарантирайки 100% точност с информацията от действителната поръчка. Трябва само да настроите веднъж, след което можете напълно да се съсредоточите върху продажбите и обслужването на клиенти.

Функция за автоматично издаване на фактури на GTG CRM

GTG CRM поддържа пълна автоматизация на процеса на издаване на електронни фактури с две основни функции:

Автоматично издаване на оригинална фактура: След като потвърдите изпращането на поръчка, системата автоматично генерира електронна фактура с пълна информация за продукта, количество и стойност. Можете да изберете да създадете чернова за преглед преди издаване или да я издадете незабавно, за да спестите време.

Автоматично издаване на коригираща фактура: Когато клиент върне част от продуктите в поръчка (например, купува 3 артикула, но запазва само 2), GTG CRM автоматично генерира коригираща фактура, която отговаря на действителното количество. Това ви помага да декларирате точно и да управлявате инвентара правилно.

Системата поддържа напълно трите най-популярни канала за продажби днес: Shopee, TikTok Shop и Lazada.

Инструкции за настройка и употреба

Стъпка 1: Настройка на функцията за автоматично издаване на фактури

Отидете в секцията за настройки на електронни фактури в GTG CRM. Тук ще видите две основни настройки: „Автоматични фактури“ и „Автоматични коригиращи фактури“.

За да активирате функцията, просто кликнете върху зеления бутон до канала за продажби, който искате да приложите: Shopee, TikTok Shop или Lazada.

Важна забележка: Ако вече сте упълномощили платформата за електронна търговия да издава фактури автоматично, не трябва да активирате тази функция в GTG CRM, тъй като това ще доведе до дублиране на фактури.

Стъпка 2: Конфигуриране на информацията за фактурата

След активиране ще трябва да конфигурирате основната информация за фактурата:

• Статус на фактурата: Изберете „Създай чернова“, ако искате да прегледате преди издаване, или „Издай веднага“ за пълна автоматизация
• Време за създаване на фактура: По подразбиране се създава веднага след потвърждение за изпращане
• Шаблон и серия на фактурата: Изберете подходящ шаблон за вашите нужди за деклариране

Стъпка 3: Обработка на поръчки и автоматично издаване на фактури

Когато нова поръчка от платформа за електронна търговия се синхронизира с GTG CRM, поръчката ще бъде в статус „On Hold“. Трябва да промените статуса на поръчката на „Очаква вземане“ или „В доставка“, за да активирате процеса.

Когато преместите поръчката в статус „Чака доставка“, системата GTG CRM автоматично ще генерира поръчката.

След като поръчката е потвърдена и преместена в статус „Доставя се“, системата автоматично ще издаде склад. С потвърждението на склада, системата ще генерира автоматично електронна фактура.

Можете да проверите автоматично генерираната фактура в секция „Електронни фактури“ на системата. Цялата информация за продукти, количества и стойности е точно попълнена от оригиналната поръчка.

Стъпка 4: Обработка на коригиращи фактури при връщане на стоки от клиента

В случай, че клиент върне част от продуктите, процесът на издаване на коригиращи фактури също е напълно автоматизиран. Просто трябва да въведете обратно в склада броя на върнатите от клиента продукти и да натиснете потвърди, GTG CRM автоматично ще генерира коригираща фактура за вас.

Необходимо условие: Коригираща фактура може да бъде издадена само ако оригиналната фактура вече е издадена. Ако оригиналната фактура е все още в статус чернова, първо трябва да издадете оригиналната фактура.

Предимства от използването на тази функция

• Значително спестяване на време: Вместо ръчно въвеждане на информация за всяка поръчка, вие просто потвърждавате експорта от склада и системата автоматично обработва всичко.
• Гарантиране на абсолютна точност: Информацията във фактурата се взема директно от действителната поръчка, вероятността за грешки е почти нулева.
• Гъвкава обработка на специални случаи: Автоматичното издаване на коригиращи фактури помага за бързо справяне със ситуации при връщане на стоки от клиента.
• Фокусиране върху продажбите: Край на притесненията относно административната работа по издаване на фактури.
• Лесно спазване на законодателството: Гарантира пълно издаване на фактури съгласно новите разпоредби.

Важни бележки

• Избягвайте активирането на функцията за автоматично издаване на фактури в GTG CRM, ако вече сте упълномощили търговската платформа да издава фактури автоматично, за да избегнете дублиране на фактури.
• Коригираща фактура може да бъде издадена само когато оригиналната фактура е официално издадена.
• Проверете внимателно шаблона на фактурата и символите при първоначална настройка.