Автоматично издаване на електронни фактури

Съгласно най-новите разпоредби на правителството, стопанските обекти сега са задължени да издават електронни фактури за всяка продажна сделка. Това прави декларирането на приходи и печалби по-прозрачно и точно, като същевременно гарантира пълното плащане на данъци според правилата. Въпреки това, за много търговци, особено тези, които продават на множество електронни платформи като Shopee, TikTok Shop, Lazada, ръчното издаване на фактури за десетки, дори стотици поръчки на ден, е значително работно бреме.

Разбирайки трудностите, пред които са изправени продавачите, GTG CRM разработи функция за автоматично издаване на електронни фактури, която напълно ще ви освободи от тази времеемка ръчна работа. Системата автоматично ще генерира фактура веднага щом поръчката бъде потвърдена за експедиране, като гарантира 100% точност с информацията от действителната поръчка. Трябва само да я настроите еднократно, след което можете изцяло да се съсредоточите върху продажбите и обслужването на клиенти.

Функции за автоматично издаване на фактури на GTG CRM

GTG CRM поддържа пълна автоматизация на процеса на издаване на електронни фактури с две основни функции:

Автоматично издаване на оригинална фактура: След като потвърдите експедирането на поръчката, системата автоматично генерира електронна фактура с пълна информация за продукта, количество и стойност. Можете да изберете да създадете чернова за преглед преди издаване или да я издадете незабавно, за да спестите време.

Автоматично издаване на коригираща фактура: Когато клиент върне част от продуктите в поръчката (например, закупени 3 продукта, но запазени само 2), GTG CRM автоматично генерира коригираща фактура, съответстваща на действителното количество. Това ви помага да декларирате точно и да управлявате правилно наличностите.

Системата поддържа напълно трите най-популярни търговски канала днес: Shopee, TikTok Shop и Lazada.

Инструкции за настройка и употреба

Стъпка 1: Настройка на функцията за автоматично издаване на фактури

Отидете в секцията за настройка на електронни фактури в GTG CRM. Там ще видите две основни секции за настройка: „Автоматични фактури“ и „Автоматични коригиращи фактури“.

За да активирате функцията, просто кликнете върху зеления бутон до търговския канал, който искате да приложите: Shopee, TikTok Shop или Lazada.

Важна забележка: Ако вече сте упълномощили търговската платформа да издава фактури автоматично, не трябва да активирате тази функция и в GTG CRM, за да избегнете дублиране на фактури.

Стъпка 2: Конфигуриране на информацията за фактурата

След активиране трябва да конфигурирате основната информация за фактурата:

• Статус на фактурата: Изберете „Създай чернова“, ако искате да прегледате преди издаване, или „Издай незабавно“ за пълна автоматизация.
• Време за създаване на фактура: По подразбиране се създава веднага след потвърждение за експедиране.
• Шаблон и серия на фактурата: Изберете подходящ шаблон за целите на деклариране.

Стъпка 3: Обработка на поръчки и автоматично издаване на фактури

Когато постъпи нова поръчка от електронните платформи, синхронизирана с GTG CRM, поръчката ще бъде в състояние „В изчакване“. Трябва да промените статуса на поръчката на „Очаква вземане“ или „В процес на доставка“, за да активирате процеса.

Когато промените статуса на поръчката на „Очаква доставка“, системата GTG CRM автоматично ще генерира поръчката.

След като поръчката бъде потвърдена и премине в статус „В процес на доставка“, системата автоматично ще издаде експедиционен документ. С потвърждаване на експедиционния документ, системата автоматично ще създаде електронна фактура.

Можете да проверите автоматично създадената фактура в секция „Електронни фактури“ на системата. Цялата информация за продукти, количества и стойности е коректно попълнена от оригиналната поръчка.

Стъпка 4: Обработка на коригиращи фактури при връщане от клиенти

В случай, че клиент върне част от продуктите, процесът на издаване на коригиращи фактури също е напълно автоматизиран. Просто трябва да върнете върнатите продукти в наличност и да потвърдите, GTG CRM автоматично ще генерира коригираща фактура за вас.

Необходимо условие: Коригираща фактура може да бъде създадена само ако оригиналната фактура е вече издадена. Ако оригиналната фактура е все още в статут на чернова, трябва първо да издадете оригиналната фактура.

Предимства от използването на тази функция

• Значително спестяване на време: Вместо ръчно въвеждане на информация за всяка поръчка, просто потвърждавате експедирането и системата обработва всичко автоматично.
• Гарантиране на абсолютна точност: Информацията за фактурата се взема директно от действителната поръчка, което намалява вероятността за грешки до минимум.
• Гъвкава обработка на специални случаи: Автоматичните коригиращи фактури помагат за бързо справяне със ситуации на връщане от клиенти.
• Съсредоточаване върху продажбите: Край на притесненията относно административната работа по издаване на фактури.
• Лесно спазване на законовите изисквания: Гарантира пълно издаване на фактури съгласно новите разпоредби.

Важни бележки

• Избягвайте активирането на функцията за автоматично издаване на фактури в GTG CRM, ако вече сте упълномощили електронната търговска платформа да издава фактури автоматично, за да избегнете дублиране на фактури.
• Коригираща фактура може да бъде създадена само когато оригиналната фактура е официално издадена.
• Проверете внимателно шаблона и серията на фактурата при първоначалната настройка.