Automatické generování elektronických faktur

Podle nejnovější vládní vyhlášky jsou podnikající subjekty nyní povinny vystavovat elektronické faktury pro každou prodejní transakci. To pomáhá zprůhlednit a zpřesnit výkaznictví tržeb a zisků a zároveň zajišťuje plné placení daní v souladu s předpisy. Pro mnoho prodejců, zejména těch, kteří obchodují na více elektronických tržištích, jako jsou Shopee, TikTok Shop, Lazada, však ruční vystavování faktur pro desítky, ne-li stovky objednávek denně představuje značnou pracovní zátěž.

S porozuměním potížím, kterým prodejci čelí, vyvinula společnost GTG CRM funkci automatického vystavování elektronických faktur, která vás zcela osvobodí od této časově náročné manuální práce. Systém automaticky vygeneruje fakturu okamžitě po potvrzení expedice objednávky, což zaručuje 100% přesnost s informacemi ze skutečné objednávky. Stačí provést jednorázové nastavení a poté se plně soustředit na prodej a péči o zákazníky.

Funkce automatického vystavování faktur GTG CRM

GTG CRM podporuje plnou automatizaci procesu vystavování elektronických faktur dvěma hlavními funkcemi:

Automatické vystavování původních faktur: Po potvrzení expedice objednávky systém automaticky vygeneruje elektronickou fakturu s úplnými informacemi o produktu, množství a hodnotě. Můžete zvolit vytvoření konceptu pro kontrolu před vydáním, nebo jej ihned vydat, abyste ušetřili čas.

Automatické vystavování opravných faktur: Když zákazník vrátí část produktů z objednávky (například si koupí 3 produkty, ale ponechá si pouze 2), GTG CRM automaticky vygeneruje opravnou fakturu odpovídající skutečnému množství. To vám pomůže přesně vykazovat a správně spravovat skladové zásoby.

Systém plně podporuje tři nejpopulárnější prodejní kanály současnosti: Shopee, TikTok Shop a Lazada.

Návod k nastavení a použití

Krok 1: Nastavení funkce automatického vystavování faktur

Přejděte do sekce nastavení elektronických faktur v GTG CRM. Zde naleznete dvě hlavní nastavení: "Automatické faktury" a "Automatické opravné faktury".

Chcete-li funkci aktivovat, jednoduše klikněte na zelené tlačítko vedle prodejního kanálu, na který ji chcete aplikovat: Shopee, TikTok Shop nebo Lazada.

Důležitá poznámka: Pokud jste již povolili automatické vystavování faktur na prodejních platformách, neměli byste tuto funkci na GTG CRM zapínat, protože by došlo k duplicitnímu vystavení faktur.

Krok 2: Konfigurace informací o fakturách

Po aktivaci je třeba nakonfigurovat základní informace pro faktury:

• Stav faktury: Zvolte "Vytvořit koncept" pro kontrolu před vydáním, nebo "Vydat ihned" pro plnou automatizaci.
• Čas vytvoření faktury: Ve výchozím nastavení se vytvoří ihned po potvrzení expedice.
• Šablona faktury a symbol: Vyberte šablonu vhodnou pro vaše účetní potřeby.

Krok 3: Zpracování objednávek a automatické vystavování faktur

Když se z elektronických tržišť zsynchronizuje nová objednávka do GTG CRM, bude mít stav "On Hold". Chcete-li spustit proces, musíte stav objednávky změnit na "Čeká na vyzvednutí" nebo "Na cestě".

Když přesunete objednávku do stavu "Čeká na doručení", systém GTG CRM automaticky vytvoří objednávku.

Po potvrzení objednávky a jejím přesunutí do stavu "Doručování" systém automaticky vystaví příjemku. Potvrzením příjemky systém automaticky vygeneruje elektronickou fakturu.

Zprávu o automaticky vytvořené faktuře naleznete v sekci "Elektronické faktury" systému. Veškeré informace o produktech, množstvích a hodnotách budou přesně vyplněny z původní objednávky.

Krok 4: Zpracování faktury pro vrácené zboží

V případě, že zákazník vrátí část produktů, proces fakturace pro vrácené zboží je rovněž plně automatizovaný. Stačí zadat zpět do skladu množství vráceného zboží zákazníkem a potvrdit, GTG CRM vám automaticky vytvoří fakturu pro vrácené zboží.

Požadavek: Faktura pro vrácené zboží může být vytvořena pouze v případě, že původní faktura již byla vystavena. Pokud je původní faktura stále v návrhu, je nutné nejprve vystavit původní fakturu.

Výhody používání této funkce

• Výrazná úspora času: Místo ručního zadávání informací pro každou objednávku stačí potvrdit výdejku a systém vše zpracuje automaticky
• Zajištění absolutní přesnosti: Informace o fakturách jsou čerpány přímo z reálných objednávek, což minimalizuje riziko chyb
• Flexibilní zpracování speciálních případů: Automatické faktury pro vrácené zboží usnadňují rychlé řešení situací vrácení zboží zákazníkem
• Zaměření na prodej: Už se nemusíte starat o administrativní práci s vystavováním faktur
• Snadné dodržování legislativy: Zajišťuje plné vystavování faktur v souladu s novými předpisy

Důležité upozornění

• Vyhněte se aktivaci funkce automatického vystavování faktur v GTG CRM, pokud jste již udělili oprávnění pro samoobslužné automatické vystavování faktur od prodejních platforem, abyste předešli duplicitnímu vystavování faktur
• Fakturu pro vrácené zboží lze vytvořit pouze v případě, že původní faktura byla oficiálně vystavena
• Při prvním nastavení pečlivě zkontrolujte šablonu faktury a její označení