Automatické vystavování elektronických faktur

Podle nejnovějších vládních nařízení jsou nyní živnostníci povinni vystavovat elektronické faktury pro každý prodejní transakci. To pomáhá zpřehlednit a zpřesnit výkaznictví tržeb a zisků a zároveň zajistit plné placení daní v souladu s předpisy. Pro mnoho prodejců, zejména těch, kteří prodávají na více e-commerce platformách, jako jsou Shopee, TikTok Shop a Lazada, je však ruční vystavování faktur pro desítky, ne-li stovky objednávek denně, skutečnou zátěží.

Společnost GTG CRM, která rozumí obtížím, kterým prodejci čelí, vyvinula funkci automatického vystavování elektronických faktur, která vás zcela osvobodí od této časově náročné ruční práce. Systém automaticky vytvoří fakturu hned po potvrzení expedice objednávky, což zajišťuje 100% přesnost s informacemi ze skutečné objednávky. Stačí provést jednorázové nastavení a poté se plně soustředit na prodej a péči o zákazníky.

Funkce automatického vystavování faktur GTG CRM

GTG CRM podporuje plnou automatizaci procesu vystavování elektronických faktur se dvěma hlavními funkcemi:

Automatické vystavování originálu faktury: Po potvrzení expedice objednávky systém automaticky vytvoří elektronickou fakturu s plnými informacemi o produktu, množství a hodnotě. Můžete si vybrat, zda chcete vytvořit návrh k revizi před vydáním, nebo ji vydat okamžitě, abyste ušetřili čas.

Automatické vystavování faktur s úpravami: Když zákazník vrátí část produktů z objednávky (například koupil 3 produkty, ale ponechal si pouze 2), GTG CRM automaticky vytvoří fakturu s úpravami, která odpovídá skutečnému množství. To vám pomůže správně vykazovat a přesně řídit zásoby.

Systém plně podporuje tři nejpopulárnější prodejní kanály dneška: Shopee, TikTok Shop a Lazada.

Návod k nastavení a použití

Krok 1: Nastavení funkce automatického vystavování faktur

Přejděte do nastavení faktur v GTG CRM. Zde naleznete dvě hlavní nastavení: „Automatické faktury“ a „Automatické faktury s úpravami“.

Chcete-li funkci aktivovat, stačí kliknout na zelené tlačítko vedle prodejního kanálu, který chcete použít: Shopee, TikTok Shop nebo Lazada.

Důležitá poznámka: Pokud jste již udělili oprávnění e-commerce platformě k automatickému vystavování faktur, nevypínejte tuto funkci v GTG CRM, aby nedošlo k duplicitnímu vystavování faktur.

Krok 2: Konfigurace informací o faktuře

Po aktivaci je třeba nakonfigurovat základní informace pro fakturu:

• Stav faktury: Vyberte „Vytvořit návrh“, pokud chcete před vydáním zkontrolovat, nebo „Okamžitě vydat“ pro plnou automatizaci.
• Čas vytvoření faktury: Standardně se vytváří ihned po potvrzení expedice.
• Šablona a symbol faktury: Vyberte šablonu vhodnou pro vaše výkaznické potřeby.

Krok 3: Zpracování objednávek a automatické vystavování faktur

Když nová objednávka z e-commerce platformy dorazí do GTG CRM, bude ve stavu „Na čekání“. Chcete-li spustit proces, musíte stav objednávky změnit na „Čeká na vychystání“ nebo „Na cestě“.

Když změníte stav objednávky na „Čeká na doručení“, systém GTG CRM automaticky vytvoří objednávku.

Po potvrzení objednávky a změně stavu na „Na cestě“ systém automaticky vystaví příjemku do skladu. Potvrzením příjemky do skladu systém automaticky vytvoří elektronickou fakturu.

Účet, který byl právě automaticky vytvořen, můžete zkontrolovat v sekci „Elektronické faktury“ systému. Všechny informace o produktech, množství a hodnotě jsou přesně načteny z původní objednávky.

Krok 4: Zpracování faktur s úpravami při vrácení zboží zákazníkem

V případě, že zákazník vrátí část produktů, je proces faktury s úpravami také plně automatizován. Stačí zadat zpět do skladu počet vrácených produktů zákazníkem a potvrdit, GTG CRM vám automaticky vytvoří fakturu s úpravami.

Požadované podmínky: Fakturu s úpravami lze vytvořit pouze v případě, že originál faktury již byl vydán. Pokud originál faktury zůstává ve stavu návrhu, musíte nejprve vydat originál faktury.

Výhody používání této funkce

• Významná úspora času: Místo ručního zadávání informací pro každou objednávku stačí potvrdit expedici a systém vše zpracuje automaticky.
• Zajištění absolutní přesnosti: Informace na faktuře jsou převzaty přímo z reálné objednávky, což minimalizuje možnost chyb.
• Flexibilní zpracování zvláštních případů: Automatické faktury s úpravami pomáhají rychle řešit situace vrácení zboží zákazníky.
• Soustředění na prodej: Už se nemusíte starat o administrativní práci spojenou s vystavováním faktur.
• Snadné dodržování zákonů: Zajistěte si úplné vystavování faktur podle nových předpisů.

Důležité upozornění

• Vyhněte se aktivaci funkce automatického vystavování faktur v GTG CRM, pokud jste již udělili oprávnění e-commerce platformě k automatickému vystavování faktur, abyste předešli duplicitnímu vystavování faktur.
• Fakturu s úpravami lze vytvořit pouze v případě, že originál faktury byl oficiálně vydán.
• Při prvním nastavení pečlivě zkontrolujte šablonu a symbol faktury.