Almindelige juridiske risici ved online forretning

Onlinehandel bliver en populær metode takket være lave omkostninger, hurtig adgang til kunder og nem skalerbarhed. Imidlertid følger der med denne bekvemmelighed et system af juridiske forpligtelser, som mange sælgere ikke er fuldt ud klar over. I virkeligheden er der ikke få tilfælde, hvor de er blevet straffet, efterbetalt eller tvunget til at lukke ned, blot på grund af tilsyneladende små fejl.

Denne artikel opsummerer de mest almindelige juridiske risici ved onlinehandel, baseret på gældende regler og praktisk forvaltning, for at hjælpe sælgere med proaktivt at undgå dem.

Ikke registrering eller anmeldelse af e-handelswebsted

En almindelig risiko er at oprette et websted med bestillingsfunktion, men undlade at anmelde eller registrere det hos den statslige forvaltningsmyndighed.

Ifølge reglerne om e-handel er websteder, der sælger varer og har en online bestillingsfunktion, forpligtet til at anmelde eller registrere sig hos Ministeriet for Industri og Handel. Denne procedure:

• Udføres fuldstændig online
• Er gebyrfri
• Kræver ikke komplekse dokumenter

Men hvis det ikke gøres, kan sælgeren blive straffet administrativt:

• For enkeltpersoner: bøden kan være fra 10 til 20 millioner VND
• For organisationer: bøden kan være fra 20 til 40 millioner VND

Dette er en risiko, der ofte opstår for enkeltpersoner, der sælger via deres egne websteder, landingssider eller websteder med integrerede indkøbskurve, men som ikke har tjekket de tilknyttede juridiske forpligtelser.

Læs mere: Guide til registrering af erhvervsvirksomhed: Proces, dokumenter og hvad du skal vide

Viser "anmeldt/registreret" ikon uden bekræftelse

Mere alvorligt end manglende registrering er den vilkårlige visning af et bekræftelsesikon, uden at have fået gyldig tilladelse.

Brug af ikoner som "anmeldt" eller "registreret" uden officiel bekræftelse betragtes som en handling, der leverer vildledende oplysninger og skaber forvirring for forbrugere og forvaltningsmyndigheder.

Brug af ikoner som "anmeldt" eller "registreret" uden officiel bekræftelse kan føre til sanktioner.

Denne handling kan medføre bøder:

• Fra 10 til 30 millioner VND for enkeltpersoner
• I tilfælde af organisationer kan bøden fordobles

Ud over administrative bøder kan webstedet også blive pålagt at fjerne overtrædende indhold eller midlertidigt suspenderes.

Misforståelse af ansvaret mellem sælger og e-handelsplatform

En af de farligste misforståelser er tanken: "Hvis jeg sælger på platformen, er platformen fuldt ud ansvarlig."

I henhold til de nye regler er e-handelsplatforme ansvarlige for at koordinere vareforvaltning, håndtere overtrædelser og beskytte forbrugernes rettigheder. Dette reducerer dog ikke sælgerens juridiske ansvar.

Onlineforhandlere skal stadig:

• Sikre lovligheden af varerne
• Overholde reglerne for skat og fakturering
• Give ærlige oplysninger om produkterne

Når der opstår overtrædelser, kan både platformen og sælgeren blive holdt ansvarlige, afhængigt af omfanget og arten af handlingen.

Læs mere: Skal omsætning fra e-handelsplatforme indberettes til skat?

Overtrædelse af betingelserne for handel med regulerede varetyper

Ikke alle varer må sælges online under de samme betingelser.

Visse følsomme varetyper som alkohol, kosttilskud, kosmetik og regulerede produkter må kun sælges online, når de opfylder alle supplerende juridiske krav.

For eksempel, for alkoholprodukter, skal online sælgere:

• Har en gyldig forretningslicens
• Gennemfør alderskontrol af købere og modtagere
• Koordiner med transportfirmaet for verifikation
• Anvend kontantløse betalingsmetoder

Ved at ignorere disse betingelser kan sælgere stå over for:

• Betydelige administrative sanktioner
• Tvunget tilbagekaldelse af produkter
• Risiko for sagsanlæg fra konkurrenter eller forbrugere

Manglende kontrol med markedsføringsindhold, livestream-salg

Livestreaming er ved at blive en vigtig salgskanal, men medfører også nye juridiske risici vedrørende indhold og data.

Livestreaming er ved at blive en vigtig salgskanal, men medfører også juridiske risici

Ifølge den nye politik skal livestreamingdata til salgsformål gemmes i en bestemt periode som grundlag for behandling af tvister, klager eller overtrædelser.

Dette stiller krav til sælgere:

• Kontrol med talte ord for at undgå falsk reklame
• Begrænsning af overdrivelse af produktets anvendelse
• Hav en mekanisme til at gemme og hente data efter behov

Manglende god kontrol med livestreamingindhold kan føre til risici for sanktioner vedrørende reklame, forbrugerbeskyttelse eller usund konkurrence.

Risici ved udstedelse af elektroniske fakturaer ved online salg

En praktisk vanskelighed er manglen på køberinformation ved salg via e-handelsplatforme på grund af platformens databeskyttelsesmekanismer.

Uden en passende løsning kan sælgere ende i en situation:

• Omsætning uden mulighed for at udstede gyldige fakturaer
• Datatilhængighed mellem platformen og skatteregisteret
• Anmodning om forklaring eller skattefastsættelse

Lovgivningen tillader nu visse lovlige løsningsmuligheder, herunder:

• Brug af elektroniske fakturaer genereret af en kasseapparat forbundet med skattemyndighederne, som ikke kræver fuld køberinformation
• Bemyndigelse af e-handelsplatformen til at udstede fakturaer på vegne af sælgeren, når betingelserne er opfyldt

Manglende proaktivitet i valg af den rette løsning kan medføre risiko for sælgeren, selvom der ikke er hensigt om overtrædelse.

Læs mere: Alt om elektroniske fakturaer: Hvornår skal de udstedes, og hvordan man håndterer fejl

Risici for omkostninger og regnskabsposteringer

Mange sælgere fokuserer kun på omsætningen, men opdager først ved kontrol:

• Omkostninger uden tilstrækkelige bilag
• Omkostninger, der ikke kan fratrækkes ved skatteberegning
• Manglende evne til at identificere hvilke omkostninger der er gyldige

Almindelige konsekvenser er:

• Højere skat end reel
• Efterskat og bøder for for sen betaling

Læs mere: Hvilke omkostninger kan trækkes fra i skat ved forretning?

Løsning: Ledelsessystem er den vigtigste juridiske "forsvarslinje"

Fælles for de fleste af ovenstående risici er, at de ikke ligger i manglende kendskab til loven, men i manglen på et system til korrekt implementering af loven i den daglige drift.

Integrerede ledelsesplatforme som GTG CRM understøtter sælgere med:

• Centraliseret styring af ordrer, produkter, lager, forsendelse
• Udstedelse af elektroniske fakturaer via MISA, S-Invoice
• Udstedelse af erstatningsfakturaer ved returnering/ombytning
• Synkronisering af salgs- og regnskabsdata
• Lagring af data til afstemning og inspektion

Centraliseret styring af ordrer, produkter, lager, forsendelse, regnskab...

Dette er ikke en løsning til at undgå risici, men en måde at systematisk kontrollere risici på.

Konklusion

Online handel er ikke længere en juridisk gråzone som tidligere. Nuværende ledelsessystemer bevæger sig stærkt mod databaseret ledelse, fakturering og teknologiske platforme.

De mest almindelige risici stammer ofte fra:

• Manglende opdatering af nye regler
• Misforståelse af juridiske roller og ansvar
• Manglende standardisering af processer fra starten

At forstå og overholde reglerne korrekt hjælper ikke kun med at undgå beklagelige bøder, men er også grundlaget for, at online handel kan udvikle sig stabilt, gennemsigtigt og bæredygtigt i et digitalt miljø, der bliver stadig mere reguleret.