Automatisk generering af elektroniske fakturaer

I henhold til regeringens seneste regler er virksomheder nu forpligtet til at udstede elektroniske fakturaer for hver salgstransaktion. Dette gør det mere gennemsigtigt og præcist at indberette omsætning og overskud, samtidig med at det sikrer fuld skattebetaling i henhold til reglerne. Men for mange sælgere, især dem der handler på flere e-handelsplatforme som Shopee, TikTok Shop, Lazada, er manuel fakturering for snesevis eller endda hundredvis af ordrer dagligt en betydelig arbejdsbyrde.

For at forstå de vanskeligheder, som sælgere står over for, har GTG CRM udviklet en automatisk faktureringsfunktion, der helt frigør dig fra dette tidskrævende manuelle arbejde. Systemet opretter automatisk fakturaer, så snart ordren er bekræftet afsendt fra lageret, hvilket sikrer 100 % nøjagtighed med oplysninger fra den faktiske ordre. Du skal kun indstille det én gang, og derefter kan du fuldt ud koncentrere dig om salg og kundeservice.

GTG CRM's automatiske faktureringsfunktion

GTG CRM understøtter fuld automatisering af den elektroniske faktureringsproces med to hovedfunktioner:

Automatisk udstedelse af oprindelig faktura: Når du har bekræftet afsendelse af ordren fra lageret, opretter systemet automatisk en elektronisk faktura med fulde produkt-, mængde- og værditoplysninger. Du kan vælge at oprette et udkast til gennemgang, før du udsteder det, eller udstede det med det samme for at spare tid.

Automatisk udstedelse af korrigerende faktura: Når en kunde returnerer en del af produkterne i en ordre (f.eks. køber 3 produkter, men beholder kun 2), opretter GTG CRM automatisk en korrigerende faktura, der svarer til det faktiske antal. Dette hjælper dig med at indberette præcist og administrere lagerbeholdningen korrekt.

Systemet understøtter fuldt ud de tre mest populære salgskanaler i dag: Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Vejledning til installation og brug

Trin 1: Installer funktionen til automatisk fakturering

Gå til indstillingerne for elektroniske fakturaer i GTG CRM. Her finder du to hovedindstillingssektioner: "Automatisk fakturering" og "Automatisk korrigerende fakturering".

For at aktivere funktionen skal du blot klikke på den grønne knap ud for den salgskanal, du vil anvende den på: Shopee, TikTok Shop eller Lazada.

Vigtig bemærkning: Hvis du allerede har godkendt e-handelsplatformen til automatisk fakturering, bør du ikke aktivere denne funktion i GTG CRM igen, da det vil føre til dobbeltfakturering.

Trin 2: Konfigurer fakturaoplysninger

Efter aktivering skal du konfigurere de grundlæggende oplysninger til fakturaen:

• Fakturastatus: Vælg "Opret udkast" for at gennemgå, før du udsteder, eller "Udsted straks" for fuld automatisering.
• Faktureringstidspunkt: Standard er oprettelse umiddelbart efter afsendelsesbekræftelse fra lageret.
• Fakturamodell og -symbol: Vælg en model, der passer til dine indberetningsbehov.

Trin 3: Behandling af ordrer og automatisk fakturering

Når en ny ordre fra e-handelsplatformene synkroniseres til GTG CRM, vil ordren have status "On Hold". Du skal ændre ordrestatus til "Chờ lấy hàng" (Venter på afhentning) eller "Đang giao" (Under levering) for at aktivere processen.

Når du flytter en ordre til status "Afventer levering", opretter GTG CRM-systemet automatisk ordren.

Efter at ordren er blevet bekræftet og overført til status "Levering pågår", vil systemet automatisk udstede en lagerudstedelsesnote. Ved at bekræfte lagerudstedelsesnoten vil systemet automatisk oprette en elektronisk faktura.

Du kan tjekke den netop oprettede faktura i sektionen "Elektroniske fakturaer" i systemet. Alle oplysninger om produktet, antal og værdi er korrekt udfyldt fra den oprindelige ordre.

Trin 4: Håndtering af justeringsfakturaer ved kundens returnering

I tilfælde af at kunden returnerer en del af produkterne, er processen for justeringsfakturaer også fuldautomatiseret. Du skal blot indtaste antallet af produkter, kunden returnerer, og klikke på bekræft, hvorefter GTG CRM automatisk opretter en justeringsfaktura for dig.

Nødvendige betingelser: En justeringsfaktura kan kun oprettes, når den oprindelige faktura er udstedt. Hvis den oprindelige faktura stadig er i udkast-status, skal du først udstede den oprindelige faktura.

Fordele ved at bruge denne funktion

• Betydelig tidsbesparelse: I stedet for manuelt at indtaste oplysninger for hver ordre, skal du blot bekræfte lagerudstedelsen, og systemet håndterer alt automatisk
• Garanteret absolut nøjagtighed: Fakturainformation hentes direkte fra den faktiske ordre, hvilket minimerer fejlchancerne til næsten nul
• Fleksibel håndtering af specielle tilfælde: Automatisk justeringsfaktura hjælper med hurtigt at håndtere kundens returneringssituationer
• Fokuser på salg: Slip for bekymringer om den administrative opgave med fakturaudstedelse
• Nem lovoverholdelse: Sikrer fuldstændig fakturaudstedelse i henhold til de nye regler

Vigtige bemærkninger

• Undgå at aktivere den automatiske fakturaudstedelsesfunktion på GTG CRM, hvis du allerede har autoriseret e-handelsplatformen til at udstede fakturaer automatisk, for at undgå duplikerede fakturaer
• Justeringsfakturaer kan kun oprettes, når den oprindelige faktura er officielt udstedt
• Kontroller fakturamodellen og seriensymboler omhyggeligt ved første gangs opsætning