Automatisk udstedelse af elektroniske fakturaer

I henhold til regeringens seneste regler er detailhandlere nu forpligtet til at udstede elektroniske fakturaer for hver enkelt salgstransaktion. Dette gør opgørelsen af omsætning og overskud mere gennemsigtig og præcis, samtidig med at det sikrer fuld skattebetaling i overensstemmelse med reglerne. For mange sælgere, især dem der handler på flere e-handelsplatforme som Shopee, TikTok Shop og Lazada, er det dog en betydelig arbejdsbyrde at skulle udstede manuelle fakturaer for snesevis, ja endda hundredvis af ordrer hver dag.

For at imødekomme de udfordringer, som sælgerne står over for, har GTG CRM udviklet en automatisk funktion til udstedelse af elektroniske fakturaer, der fuldstændig fritager dig for dette tidskrævende manuelle arbejde. Systemet genererer automatisk en faktura, så snart ordren er bekræftet udsendt, hvilket sikrer 100 % nøjagtighed med oplysningerne fra den faktiske ordre. Du behøver kun at foretage en enkelt opsætning og kan derefter koncentrere dig fuldt ud om at sælge og servicere dine kunder.

GTG CRMs automatiske fakturaudstedelsesfunktion

GTG CRM understøtter fuld automatisering af processen for udstedelse af elektroniske fakturaer med to hovedfunktioner:

Automatisk udstedelse af oprindelig faktura: Efter at du har bekræftet vareudsendelsen for en ordre, genererer systemet automatisk en elektronisk faktura med fuldstændige oplysninger om produkt, mængde og værdi. Du kan vælge at oprette et udkast til gennemgang, før du udsteder det, eller udstede det med det samme for at spare tid.

Automatisk udstedelse af justeringsfaktura: Når en kunde returnerer en del af produkterne i en ordre (f.eks. købte 3 produkter, men beholder kun 2), genererer GTG CRM automatisk en justeringsfaktura, der passer til den faktiske mængde. Dette hjælper dig med korrekt opgørelse og korrekt lagerstyring.

Systemet understøtter fuldt ud de tre mest populære salgskanaler i dag: Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Installations- og brugsvejledning

Trin 1: Opsætning af automatisk fakturaudstedelse

Gå til fakturaopsætningssektionen i GTG CRM. Her finder du to hovedopsætningsafsnit: "Automatisk faktura" og "Automatisk justeringsfaktura".

For at aktivere funktionen skal du blot klikke på den grønne knap ud for den salgskanal, du ønsker at anvende: Shopee, TikTok Shop eller Lazada.

Vigtig bemærkning: Hvis du allerede har godkendt e-handelsplatformen til automatisk fakturaudstedelse, bør du ikke aktivere denne funktion i GTG CRM, da det vil føre til dobbelt fakturering.

Trin 2: Konfiguration af fakturaoplysninger

Efter aktivering skal du konfigurere de grundlæggende fakturaoplysninger:

• Faktura status: Vælg "Opret udkast" hvis du vil gennemgå før udstedelse, eller "Udsted straks" for fuld automatisering
• Tidspunkt for fakturagenerering: Standard er straks efter bekræftelse af vareudsendelse
• Fakturaskabelon og serie: Vælg en skabelon, der passer til dine opgørelsesbehov

Trin 3: Ordrebehandling og automatisk fakturaudstedelse

Når der kommer nye ordrer fra e-handelsplatformene, som synkroniseres til GTG CRM, vil ordrerne have status "On Hold". Du skal ændre ordre-status til "Afventer afhentning" eller "Under levering" for at aktivere processen.

Når du ændrer ordrestatus til "Afventer levering", genererer GTG CRM-systemet automatisk ordren.

Efter at ordren er blevet bekræftet og overført til status "Under levering", vil systemet automatisk udstede en forsendelsesnote. Ved at bekræfte forsendelsesnoten vil systemet automatisk oprette en elektronisk faktura.

Du kan kontrollere den nyligt genererede faktura i systemets "Elektroniske fakturaer"-sektion. Alle oplysninger om produkt, mængde og værdi er præcist udfyldt fra den oprindelige ordre.

Trin 4: Håndtering af justeringsfaktura ved kundef retour

I tilfælde af at kunden returnerer en del af produkterne, er processen for justeringsfaktura også fuldt automatiseret. Du skal blot indtaste det returnerede antal produkter og klikke på bekræft, og GTG CRM opretter automatisk en justeringsfaktura for dig.

Nødvendig betingelse: En justeringsfaktura kan kun oprettes, når den oprindelige faktura er blevet udstedt. Hvis den oprindelige faktura stadig er i udkast-status, skal du først udstede den oprindelige faktura.

Fordele ved at bruge denne funktion

• Betydelig tidsbesparelse: I stedet for manuelt at indtaste oplysninger for hver ordre, skal du blot bekræfte vareudsendelsen, og systemet håndterer resten automatisk
• Absolut nøjagtighed sikret: Fakturaoplysninger hentes direkte fra den faktiske ordre, hvilket minimerer fejlrisikoen
• Fleksibel håndtering af særlige situationer: Automatisk justeringsfaktura hjælper med hurtig håndtering af retursituationer
• Fokus på salg: Ikke længere bekymringer om den administrative byrde ved fakturering
• Nem lovoverholdelse: Sikrer fuld fakturering i henhold til de nye regler

Vigtige bemærkninger

• Undgå at aktivere den automatiske fakturaudstedelsesfunktion i GTG CRM, hvis du allerede har godkendt e-handelsplatformen til automatisk fakturering, for at undgå dobbelt fakturering
• Justeringsfakturaer kan kun oprettes, når den oprindelige faktura er officielt udstedt
• Kontroller fakturaskabelonen og serien nøje ved den første opsætning