Effektiver Verkauf beschränkt sich nicht nur auf gute Produkte und potenzielle Kunden. Für Einzelhändler, Online-Shop-Betreiber und aktuelle Kleinunternehmen ist die Verwaltung des gesamten Prozesses von der Warenannahme, Lagerverwaltung, Auftragserstellung bis zur Rechnungsstellung eine große Herausforderung. Insbesondere wenn Sie über mehrere Kanäle wie Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook oder eine eigene Website verkaufen, wird die Kontrolle des Lagerbestands und die Bearbeitung von Bestellungen noch komplexer.
GTG CRM wurde entwickelt, um diese Probleme umfassend zu lösen. Das System bietet drei Hauptfunktionsgruppen: Verkauf, Lagerverwaltung und Buchhaltung, die Ihnen helfen, den gesamten Geschäftsprozess zu optimieren. Von der Erstellung von Lagern, der Produktverwaltung, der Erstellung professioneller Verkaufsbilder, dem automatischen Empfang von Bestellungen aus mehreren Kanälen, der Bestellbearbeitung bis zur Rechnungsstellung – alles ist auf einer einzigen Plattform zusammengefasst. Dies spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler.
Dieser Artikel führt Sie detailliert Schritt für Schritt durch die Einrichtung von GTG CRM, von der anfänglichen Konfiguration bis zur effektiven Bestellverwaltung.
Schritt 1: Lager erstellen
Bevor Sie mit dem Verkauf beginnen, benötigen Sie einen Ort zur Lagerung Ihrer Produkte. Ein Lager in GTG CRM ist nicht nur ein Ort zur Bestandsverwaltung, sondern auch der Abholpunkt für den Kurier, der die Ware an den Kunden liefert. Ein Shop kann je nach Größe Ihres Geschäfts mehrere Lager haben.
Um ein neues Lager zu erstellen, navigieren Sie im Menü auf der linken Seite zu Lagerverwaltung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu erstellen.
Sie müssen die folgenden Informationen eingeben:
- Name des Lagers: Geben Sie einen leicht zu merkenden Namen ein, der die Art des Produkts oder den Standort genau widerspiegelt. Beispiel: „Bekleidungslager“, „Zubehörlager“ oder „Hanoi Filiallager“.
- Lager-ID: Das System kann eine ID automatisch generieren oder Sie können eine eigene ID zur einfacheren Verwaltung festlegen.
- Status: Wählen Sie „Aktiv“, damit das Lager sofort genutzt werden kann.
- Kontaktname: Geben Sie den Namen des Lagermitarbeiters oder der für dieses Lager verantwortlichen Person ein.
- Telefonnummer: Muss angegeben werden, damit der Kurier bei der Abholung Kontakt aufnehmen kann.
- E-Mail: Nicht obligatorisch, aber empfehlenswert für Benachrichtigungen.
- Lageradresse: Dies ist eine äußerst wichtige Information. Sie müssen die Straße, Stadt, Bezirk/Kreis und Postleitzahl genau angeben, da dies der Abholpunkt für den Kurier ist.
Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern. Damit haben Sie Ihr erstes Lager im System. Sie können weitere Lager erstellen, wenn Sie an mehreren Standorten tätig sind oder Produkte nach einzelnen Lagern klassifizieren.
Mehr erfahren: Einfachere Lagerverwaltung mit den Funktionen von GTG CRM
Schritt 2: Produkte erstellen
Nachdem Sie Lager eingerichtet haben, ist der nächste Schritt das Hinzufügen von Produkten zum System. Greifen Sie im linken Menü auf das Produktzentrum zu und klicken Sie dann auf Neu erstellen.
Bei der Erstellung von Produkten sollten Sie die folgenden Informationen beachten:
- Produktname: Geben Sie eine klare, leicht verständliche Bezeichnung ein. Beispiel: „Mickey Hose“, „Herren-T-Shirt mit Rundhalsausschnitt“, „Geblümtes Maxikleid“.
- SKU (Stock Keeping Unit): Dies ist die eindeutige Kennung für das Produkt und äußerst wichtig. SKU hilft dem System, identische Produkte auf verschiedenen Verkaufskanälen zu erkennen. Wenn Sie dasselbe Produkt auf Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook und Ihrer Website verkaufen, stellen Sie sicher, dass die SKU auf allen Kanälen gleich ist, damit das System den Lagerbestand automatisch synchronisiert.
- Produktkategorie: Wählen Sie die passende Produktkategorie aus der verfügbaren Liste.
Nachdem Sie alle Informationen zur Produktbeschreibung, zum Verkaufspreis, zu den Bildern und zu den Lagerinformationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
Schritt 3: Professionelle Verkaufsbilder erstellen
Eine der herausragenden Funktionen von GTG CRM ist die Möglichkeit, professionelle Verkaufsbilder basierend auf vorhandenen Vorlagen zu erstellen. Anstatt Designer zu beauftragen oder Bilder einzeln zu bearbeiten, können Sie dieses Tool verwenden, um in wenigen Minuten eine große Anzahl attraktiver Verkaufsbilder zu erstellen.
Schritte zur Durchführung:
- Gehen Sie zur Produktseite, für die Sie Verkaufsbilder erstellen möchten
- Wählen Sie die Funktion „Verkaufsbilder erstellen“ oder „Marketing“
- Wählen Sie eine Vorlage, die zum Produktstil passt
- Laden Sie das Produktbild hoch – das System fügt es automatisch in die Vorlage ein
- Passen Sie Informationen an: Produktname, Preis, Werbeaktion, Slogan
- Vorschau und Herunterladen des fertigen Bildes
Schritt 4: Wareneingang und Lieferantenverwaltung
Um Lagerbestände zu haben, müssen Sie Waren von Lieferanten erhalten. Erstellen Sie Lieferanteninformationen im System, um die Warenquelle professionell zu verwalten.
- Navigieren Sie im Menü Lagerverwaltung zum Abschnitt Lieferanten
- Klicken Sie auf Neu erstellen und geben Sie die Lieferanteninformationen ein: Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail und Zahlungsbedingungen
- Erstellen Sie ein Wareneingangsschein mit den Informationen: Wareneingangslager, Lieferant, Produkte, Menge und Einkaufspreis
- Bestätigen Sie den Wareneingangsschein – die Menge wird automatisch dem Lagerbestand hinzugefügt
Schritt 5: Verkaufskanäle verbinden
Einer der Vorteile von GTG CRM ist die Fähigkeit, Bestellungen von verschiedenen Verkaufskanälen automatisch zu empfangen.
Unterstützte Kanäle:
- Eigene Website: Direkte Integration für automatischen Bestellempfang
- Facebook: Automatische Auftragserstellung aus Messenger oder Kommentaren
- Shopee: Bidirektionale Bestellungs-Synchronisation
- TikTok Shop: Zentralisierte Bestellungsannahme und -bearbeitung
- Lazada: Automatische Bestellungs-Synchronisation
Verbindungsmethode:
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Verkaufskanäle
- Wählen Sie den zu verbindenden Kanal
- Autorisieren Sie GTG CRM
- Warten Sie auf die Bestätigung der erfolgreichen Verbindung
Mehr erfahren: Multichannel-Bestellverwaltung mit den Funktionen von GTG CRM
Schritt 6: Bestellungen erstellen
Manuelle Auftragserstellung
Wenn Sie Bestellungen per Telefon oder über nicht integrierte Kanäle erhalten:
- Navigieren Sie zu Verkauf → Neue Bestellung erstellen
- Geben Sie die Kundeninformationen ein, wählen Sie Produkte, das Versandlager und die Versandmethode
- Klicken Sie auf Speichern – die Bestellung wird im Status „On Hold“ angezeigt
Automatischer Bestellempfang
Nachdem Sie die Verkaufskanäle verbunden haben, erscheinen Bestellungen automatisch im System mit klarer Herkunft: Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, Website.
Hinweis:
- Der Verkäufer muss die Bestellung aktiv in den Status „Warten auf Bearbeitung“ verschieben, um sie mit GTG CRM zu synchronisieren.
- Verbinden Sie Lager und Produkte zwischen den Marktplätzen und GTG CRM, damit das System den Lagerbestand korrekt erfasst.
Schritt 7: Bestellbearbeitung und Warenausgang
Nachdem Sie die Bestellung mit dem Kunden bestätigt haben, müssen Sie den Bestellstatus ändern, damit das System automatisch einen Warenausgangsschein erstellt.
- Gehen Sie zu Verkaufsbestellungen, bestätigen Sie die Bestellung → das System erstellt automatisch einen Warenausgangsschein
- Überprüfen Sie die Informationen des Warenausgangsscheins: Versandlager, Produkte, Menge, Lieferadresse
- Bereiten Sie die Ware gemäß dem Warenausgangsschein vor
- Klicken Sie auf Warenausgang bestätigen, wenn der Kurier die Ware abholt
- Nach der Bestätigung werden die verkauften Produkte automatisch vom Lagerbestand abgezogen.
- Wenn der Kunde die Ware erhält, ändern Sie den Bestellstatus auf „Abgeschlossen“.
Schritt 8: Rechnungen ausstellen
GTG CRM unterstützt die Ausstellung von elektronischen Rechnungen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen für die Steuererklärung:
- Navigieren Sie zum Abschnitt Elektronische Rechnungen
- Wählen Sie die abgeschlossene Bestellung aus, um eine Rechnung zu erstellen
- Das System kann Rechnungen automatisch erstellen oder Sie erstellen sie manuell
- Überprüfen Sie die Informationen und stellen Sie die Rechnung aus
Hinweis: Für Marktplätze, die die Rechnungsstellung autorisiert haben, müssen Sie diesen Schritt nicht durchführen.
Mehr erfahren: GTG CRM hilft bei der Verwaltung und automatischen Rechnungsstellung
Vorteile der Nutzung von GTG CRM
- Zentrale Verwaltung: Lager, Produkte, Bestellungen und Rechnungen auf einer einzigen Plattform
- Automatischer Bestellempfang: Synchronisation von Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, Website
- Professionelle Verkaufsbilder erstellen: Basierend auf vorhandenen Vorlagen, kein Designer erforderlich
- Prozessautomatisierung: Von der Erstellung des Warenausgangsscheins bis zur Aktualisierung des Lagerbestands
- Effektive Lagerbestandskontrolle: Sofortige Aktualisierung bei Warenein- und -ausgang
- Fehlerreduzierung: Beseitigung manueller Eingabefehler
- Unterstützung für den Multichannel-Verkauf: Zentrale Verwaltung aller Bestellungen
Wichtige Hinweise
- SKUs müssen einheitlich sein: Stellen Sie sicher, dass die SKUs auf allen Kanälen gleich sind, um eine genaue Lagerbestandssynchronisation zu gewährleisten.
- Die Lageradresse muss korrekt sein: Der Kurier nutzt diese Adresse zur Warenabholung.
- Alle Kanäle vollständig verbinden: Nutzen Sie die automatische Bestellannahme-Funktion voll aus.
- Automatische Bestellungen überprüfen: Überprüfen Sie die Informationen trotzdem, bevor Sie sie bearbeiten.
Zusammenfassung
GTG CRM ist die umfassende Lösung für Einzelhändler, Online-Shop-Betreiber und Kleinunternehmen, die den gesamten Prozess vom Wareneingang bis zur Auftragsbearbeitung professionell verwalten möchten. Mit seinen leistungsstarken Automatisierungsfunktionen können Sie sich auf den Verkauf und die Entwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren, anstatt Zeit mit komplexen administrativen Aufgaben zu verschwenden.
