Im Zeitalter des Multi-Channel-Vertriebs stellt sich Shop-Besitzern immer wieder die Frage: Wie verwaltet man Hunderte von Bestellungen von Facebook, Websites, Shopee, Lazada, TikTok Shop, ohne im Chaos zu versinken? Wie stellt man sicher, dass keine Bestellung übersehen oder falsch versendet wird, und vor allem: Wie spart man Zeit bei der Bestellabwicklung, anstatt jede einzelne manuell eingeben zu müssen?
Die Realität zeigt, dass viele Shop-Besitzer gleichzeitig 5-6 Browser-Tabs geöffnet haben und ständig zwischen den Marktplätzen hin und her wechseln, um neue Bestellungen zu überprüfen. Jede neue Bestellung von Facebook Messenger erfordert das Kopieren von Kundeninformationen, Adressen und Produkten, bevor sie in das System eingegeben werden können. Bei einer Bestellung von Shopee muss man dann den Marktplatz aufrufen, herunterladen und erneut in die Verwaltungssoftware eingeben. Dieser manuelle Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und beeinträchtigt die Kundenerfahrung und den Ruf des Shops erheblich.
GTG CRM versteht diese Herausforderungen und hat ein intelligentes System zur automatischen Auftragserstellung entwickelt, das es Ihnen ermöglicht, sich auf die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit der manuellen Bestellabwicklung zu verschwenden.
Automatisierte Auftragserstellung über alle Kanäle
GTG CRM integriert alle gängigen Vertriebskanäle und ermöglicht die automatische Synchronisierung aller Bestellungen auf einer einzigen Plattform.
1. Facebook/Zalo und Website mit KI-Chatbot
Wenn Kunden über Facebook Messenger oder den Website-Chat bestellen, erkennt der KI-Chatbot von GTG CRM automatisch die Anfrage, fragt nach den Lieferinformationen und erstellt sofort eine Bestellung. Sie müssen keine einzelnen Nachrichten mehr beantworten und keine Kundeninformationen kopieren und einfügen. Das System kümmert sich um alles, von der Produktberatung bis zur Bestellbestätigung.
2. Automatische Synchronisierung von E-Commerce-Plattformen
GTG CRM verbindet sich direkt mit Shopee, Lazada und TikTok Shop. Jedes Mal, wenn eine neue Bestellung auf diesen Plattformen eingeht, wird sie automatisch abgerufen und in GTG CRM erstellt. Kundeninformationen, Produkte und Lieferadressen werden zu 100 % korrekt synchronisiert, ohne dass Sie zusätzliche Schritte unternehmen müssen.
Besonders wenn Sie dasselbe Produkt auf mehreren Plattformen verkaufen, erkennt GTG CRM dies automatisch anhand der SKU und aktualisiert den Lagerbestand einheitlich. Dies vermeidet Überverkäufe oder Verwirrung zwischen den Kanälen.
Automatisierter Prozess von der Bestellung bis zum Warenausgang
Nachdem die Bestellung automatisch erstellt wurde, unterstützt GTG CRM Sie weiterhin im gesamten Bestellabwicklungsprozess.
Schritt 1: Bestellungen erscheinen automatisch im System
Sobald ein Kunde von einem beliebigen Kanal bestellt, wird die Bestellung in der Liste mit dem Status "Warte auf Bestätigung" angezeigt. Sie müssen nur noch die Bestellung überprüfen und bestätigen.
Schritt 2: Automatische Erstellung von Lieferscheinen
Wenn Sie den Bestellstatus auf "Zur Abholung bereit" ändern, erstellt GTG CRM automatisch den entsprechenden Lieferschein. Das Lagerpersonal muss nur noch in die Lagerverwaltung gehen, den Lieferschein einsehen und die Ware vorbereiten. Kein separates Ausdrucken von Bestellungen, keine manuellen Aufzeichnungen.
Schritt 3: Bestätigung des Warenausgangs und automatische Rechnungsstellung
Nachdem das Lagerpersonal die Ware vorbereitet hat, genügt ein Klick auf "Warenausgang bestätigen" im System. GTG CRM erstellt sofort automatisch eine elektronische Rechnung gemäß den Vorschriften der Steuerbehörde. Die Rechnung kann je nach Ihren Bedürfnissen als Entwurf erstellt oder sofort ausgestellt werden.
Hervorragende Vorteile bei der Nutzung der automatischen Auftragserstellung
Sparen Sie bis zu 80 % der Zeit bei der Bestellabwicklung
Anstatt 3-5 Minuten für die manuelle Auftragseingabe zu benötigen, erscheinen Aufträge nun innerhalb von Sekunden automatisch im System. Bei 100 Bestellungen pro Tag sparen Sie wertvolle Stunden, um sich auf Kundenservice und Produktentwicklung zu konzentrieren.
Minimieren Sie Fehler auf ein Minimum
Bei der manuellen Eingabe von Bestellungen sind Fehler bei Adressen, Telefonnummern und Produkten unvermeidlich. Das System synchronisiert Informationen automatisch direkt aus der Quelle und gewährleistet so absolute Genauigkeit. Dies reduziert deutlich die Zustellung falscher Waren, falscher Adressen und Kundenbeschwerden.
Zentralisierte Verwaltung, umfassende Kontrolle
Alle Bestellungen von allen Kanälen werden auf einer einzigen Plattform zusammengeführt. Sie können ganz einfach den Status jeder Bestellung verfolgen, Umsatzberichte nach Kanal, nach Produkt und nach Zeit anzeigen. Kein Öffnen von mehreren Tabs und Programmen mehr, um Bestellungen zu überprüfen.
Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen zu elektronischen Rechnungen
Mit den neuen Vorschriften für elektronische Rechnungen ist die Ausstellung von Rechnungen für jede Transaktion zwingend erforderlich. GTG CRM erstellt automatisch Rechnungen, sobald der Warenausgang bestätigt ist, und hilft Ihnen so, die Vorschriften ohne zusätzlichen Zeitaufwand einzuhalten. Das System unterstützt auch Korrekturrechnungen bei Rücksendungen, um eine genaue und transparente Steuererklärung zu gewährleisten.
Wichtige Hinweise zur Verwendung
Einheitliche SKU-Konfiguration
Damit das System Produkte von verschiedenen Kanälen korrekt identifizieren kann, stellen Sie bitte sicher, dass die SKU-Codes auf allen Plattformen gleich sind. Zum Beispiel muss das Produkt „Mickey Hose Modell 1“ auf Shopee, Lazada und TikTok Shop denselben SKU-Code „QUAN_MICKEY_M1“ haben. Dies hilft GTG CRM, den Lagerbestand für dasselbe Produkt automatisch korrekt zu aktualisieren.
Aktivieren Sie die automatische Rechnungserstellung nicht, wenn Sie die Plattform autorisiert haben
Wenn Sie Shopee, Lazada oder TikTok Shop zur automatischen Rechnungserstellung autorisiert haben, sollten Sie die automatische Rechnungserstellung in GTG CRM nicht mehr aktivieren. Die doppelte Rechnungserstellung führt zu Fehlern bei der Steuererklärung und verstößt gegen die Vorschriften der Steuerbehörde.
Korrekturrechnungen können nur ausgestellt werden, wenn die Originalrechnung bereits ausgestellt wurde
Im Falle einer Warenrücksendung können Sie eine automatische Korrekturrechnung nur dann ausstellen, wenn die Originalrechnung bereits ausgestellt wurde. Wenn die Originalrechnung noch im Entwurfsstadium ist, müssen Sie zuerst die Originalrechnung ausstellen, bevor Sie die Korrekturrechnung ausstellen können.
Schlussfolgerung
Im Zuge der zunehmenden Verbreitung des Multichannel-Handels ist die Automatisierung des Bestellabwicklungsprozesses keine Option mehr, sondern eine zwingende Notwendigkeit, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. GTG CRM mit seiner Funktion zur automatischen Erstellung von Bestellungen aus allen Verkaufskanälen spart Ihnen nicht nur Zeit und Mühe, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Bestellabwicklung, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schafft eine solide Grundlage für die nachhaltige Entwicklung Ihres Unternehmens.
Anstatt sich mit Hunderten von Bestellungen, die über viele Plattformen verstreut sind, herumzuschlagen, können Sie sich jetzt darauf verlassen, dass GTG CRM alles automatisch abwickelt, von der Bestellung des Kunden bis zur abgeschlossenen Rechnungserstellung. So begleitet Sie GTG CRM auf Ihrem Weg zur Geschäftsentwicklung und hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Qualitätsprodukte und ein hervorragendes Kundenerlebnis.
