Im Zeitalter des Multi-Channel-Verkaufs stellen sich Shop-Betreiber immer wieder die Frage: Wie kann man Hunderte von Bestellungen von Facebook, Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop verwalten, ohne durcheinander zu geraten? Wie stellt man sicher, dass keine Bestellungen übersehen oder falsch zugestellt werden, und vor allem, wie spart man Zeit bei der Bestellabwicklung, anstatt jede einzelne Bestellung manuell einzugeben?
In der Praxis öffnen viele Shop-Betreiber gleichzeitig 5-6 Browser-Tabs und wechseln ständig zwischen den Plattformen, um neue Bestellungen zu überprüfen. Jedes Mal, wenn eine Bestellung von Facebook Messenger eingeht, müssen die Kundeninformationen, die Adresse und das Produkt kopiert und in das System eingegeben werden. Wenn eine Bestellung von Shopee kommt, muss man sich auf die Plattform begeben, sie herunterladen und dann wieder in die Verwaltungssoftware eingeben. Dieser manuelle Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, was sich erheblich auf das Kundenerlebnis und den Ruf des Shops auswirkt.
GTG CRM versteht dieses Problem und hat ein intelligentes System zur automatischen Auftragserstellung entwickelt, das Ihnen hilft, sich auf die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Bestellabwicklung zu verschwenden.
Automatisierte Auftragserstellung von allen Kanälen
GTG CRM integriert alle gängigen Verkaufskanäle und ermöglicht die automatische Synchronisierung aller Bestellungen auf einer einzigen Plattform.
1. Facebook/Zalo und Website mit KI-Chatbot
Wenn Kunden über Facebook Messenger bestellen oder auf der Website chatten, erkennt der KI-Chatbot von GTG CRM automatisch die Anfrage, fragt nach den Lieferinformationen und erstellt sofort eine Bestellung. Sie müssen nicht mehr jede Nachricht einzeln beantworten oder Kundeninformationen kopieren und einfügen. Das System kümmert sich um alles, von der Produktberatung bis zur Bestellbestätigung.
2. Automatische Synchronisierung von E-Commerce-Plattformen
GTG CRM verbindet sich direkt mit Shopee, Lazada und TikTok Shop. Jedes Mal, wenn eine neue Bestellung auf diesen Plattformen eingeht, wird sie automatisch in GTG CRM gezogen und dort erstellt. Kundeninformationen, Produkte und Lieferadressen werden zu 100% korrekt synchronisiert, ohne dass Sie zusätzliche Schritte unternehmen müssen.
Insbesondere wenn Sie dasselbe Produkt auf mehreren Plattformen verkaufen, erkennt GTG CRM es automatisch anhand der SKU und aktualisiert den Lagerbestand einheitlich. Dies verhindert Überverkäufe oder Verwechslungen zwischen den Kanälen.
Automatisierter Prozess von der Bestellung bis zum Versand
Nachdem die Bestellung automatisch erstellt wurde, unterstützt Sie GTG CRM weiterhin während des gesamten Bestellabwicklungsprozesses.
Schritt 1: Bestellungen erscheinen automatisch im System
Sobald ein Kunde von einem beliebigen Kanal bestellt, wird die Bestellung in der Liste mit dem Status „Warten auf Bestätigung“ angezeigt. Sie müssen nur noch prüfen und bestätigen, dass die Bestellung gültig ist.
Schritt 2: Automatisierte Erstellung von Lieferscheinen
Wenn Sie den Bestellstatus auf „Warten auf Abholung“ ändern, erstellt GTG CRM automatisch den entsprechenden Lieferschein. Das Lagerpersonal muss nur noch in den Bereich Lagerverwaltung gehen, den Lieferschein einsehen und die Ware vorbereiten. Es ist nicht notwendig, separate Bestellungen auszudrucken oder manuell aufzuzeichnen.
Schritt 3: Versandbestätigung und automatische Rechnungserstellung
Nachdem das Lagerpersonal die Ware vorbereitet hat, muss nur noch im System auf „Versandbestätigung“ geklickt werden. Sofort erstellt GTG CRM automatisch eine elektronische Rechnung gemäß den Vorschriften der Steuerbehörde. Die Rechnung kann je nach Bedarf als Entwurf erstellt oder sofort ausgestellt werden.
Herausragende Vorteile der automatischen Auftragserstellung
Bis zu 80 % Zeitersparnis bei der Bestellabwicklung
Anstatt 3-5 Minuten für die manuelle Eingabe einer Bestellung zu benötigen, erscheint die Bestellung jetzt innerhalb von Sekunden automatisch im System. Bei 100 Bestellungen pro Tag sparen Sie Stunden wertvoller Zeit, die Sie für die Kundenbetreuung und Produktentwicklung nutzen können.
Minimierung von Fehlern auf ein Minimum reduziert
Bei der manuellen Eingabe von Bestellungen sind Fehler bei Adressen, Telefonnummern und Produkten unvermeidlich. Das System synchronisiert Informationen direkt aus der Quelle und gewährleistet so absolute Genauigkeit. Dies reduziert die Anzahl der falsch gelieferten Waren, falschen Adresslieferungen und Kundenbeschwerden erheblich.
Zentrale Verwaltung, umfassende Kontrolle
Alle Bestellungen von allen Kanälen werden auf einer einzigen Plattform zusammengeführt. Sie können ganz einfach den Status jeder einzelnen Bestellung verfolgen, Umsatzberichte nach Kanal, Produkt und Zeitraum einsehen. Sie müssen nicht mehr viele Tabs und Programme öffnen, um Bestellungen zu überprüfen.
Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu elektronischen Rechnungen
Mit der neuen Verordnung zu elektronischen Rechnungen ist die Ausstellung einer Rechnung für jede Transaktion obligatorisch. GTG CRM stellt die Rechnung nach Bestätigung des Versands automatisch aus, sodass Sie die Vorschriften vollständig einhalten, ohne zusätzliche Zeit zu benötigen. Das System unterstützt auch Korrekturrechnungen bei Rücksendungen, um eine korrekte und transparente Steuererklärung zu gewährleisten.
Wichtige Hinweise zur Verwendung
Konfigurieren Sie einheitliche SKU-Codes
Damit das System Produkte von verschiedenen Kanälen korrekt identifizieren kann, stellen Sie sicher, dass die SKU auf allen Plattformen gleich ist. Zum Beispiel muss das Produkt „Mickey Hose Modell 1“ auf Shopee, Lazada und TikTok Shop dieselbe SKU wie „QUAN_MICKEY_M1“ haben. Dies hilft GTG CRM, den Lagerbestand für dasselbe Produkt automatisch korrekt zu aktualisieren.
Schalten Sie die automatische Rechnungserstellung nicht ein, wenn Sie die Plattform bevollmächtigt haben
Wenn Sie Shopee, Lazada oder TikTok Shop dazu bevollmächtigt haben, Rechnungen automatisch auszustellen, sollten Sie die Funktion zur automatischen Rechnungserstellung in GTG CRM nicht mehr aktivieren. Eine doppelte Rechnungsstellung führt zu Fehlern in der Steuererklärung und verstößt gegen die Vorschriften der Steuerbehörde.
Korrekturrechnungen können nur ausgestellt werden, wenn die Originalrechnung ausgestellt wurde
Im Falle einer Warenrücksendung können Sie nur dann eine automatische Korrekturrechnung ausstellen, wenn die Originalrechnung bereits ausgestellt wurde. Wenn die Originalrechnung noch im Entwurfsstatus ist, müssen Sie zuerst die Originalrechnung ausstellen, bevor Sie eine Korrekturrechnung ausstellen können.
Fazit
Im Zuge der zunehmend beliebten Multi-Channel-Geschäftsmodelle ist die Automatisierung des Bestellabwicklungsprozesses keine Option mehr, sondern eine zwingende Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit. GTG CRM mit der Funktion zur automatischen Auftragserstellung von allen Verkaufskanälen hilft Ihnen nicht nur, Zeit und Mühe zu sparen, sondern auch die Genauigkeit bei der Bestellabwicklung zu verbessern, die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten und eine solide Grundlage für nachhaltiges Unternehmenswachstum zu schaffen.
Anstatt sich mit Hunderten von Bestellungen auf mehreren Plattformen herumzuschlagen, können Sie sich jetzt darauf verlassen, dass GTG CRM alles automatisch abwickelt, von der Kundenbestellung bis zur fertigen Rechnung. So begleitet Sie GTG CRM auf Ihrem Weg zum Geschäftserfolg und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Qualitätsprodukte und ein hervorragendes Kundenerlebnis.
