Steuererklärungsunterlagen und -verfahren für Kleingewerbe im Jahr 2026

Ab 2026 wird nach Beschluss 3389/QD-BTC die Pauschalsteuersatzregelung für Kleingewerbetreibende offiziell abgeschafft. Dies ist eine revolutionäre Änderung in der Steuerverwaltung, die sich insbesondere auf die Art und Weise auswirkt, wie Kleingewerbetreibende in Vietnam ihre Steuern abwickeln.

Besonders wichtig ist, dass Gruppe 2 und Gruppe 3 zur jährlichen Steuererklärung verpflichtet sind - eine völlig neue Anforderung im Vergleich zu den aktuellen Vorschriften. Das Verständnis der erforderlichen Unterlagen und Verfahren für die Steuererklärung je nach Umsatzgruppe ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Kleingewerbetreibende die Gesetze einhalten und Steuerrisiken vermeiden können.

Konzepte, die Kleingewerbetreibende verstehen müssen

Gemäß Artikel 79 der Verordnung 01/2021 der Regierung werden Kleingewerbetreibende wie folgt verstanden:

Offizielle Definition:

• Subjekt: Einzelperson oder Familienmitglieder, die sich zur Gründung registrieren
• Rechtliche Haftung: Haftet unbeschränkt mit seinem gesamten Vermögen

WICHTIGER HINWEIS: Unbeschränkte Haftung bedeutet, dass alle Ihre persönlichen Vermögenswerte (unabhängig davon, ob es sich um persönliche Bankkonten oder Geschäftskonten handelt) zur Begleichung der Verpflichtungen des Kleingewerbes verwendet werden können.

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Wichtige rechtliche Merkmale:

• ✅ Keine Rechtspersönlichkeit - Sie sind eine natürliche Person, keine juristische Person
• ✅ Gründungsgrenze - Eine natürliche Person/Familie darf nur ein einziges Kleingewerbe gründen
• ✅ Mitgliedschaftsbeschränkungen: Darf nicht gleichzeitig Inhaber eines Einzelunternehmens sein; Darf nicht Komplementär einer Kommanditgesellschaft sein

Klassifizierung von Kleingewerbetreibenden nach Umsatz (ab 2026)

Beschluss 3389/QD-BTC teilt Kleingewerbetreibende basierend auf ihrem Jahresumsatz in 3 Gruppen ein:

Unterlagen und Verfahren für die Steuererklärung je nach Gruppe

GRUPPE 1: Umsatz unter 100 Millionen VND/Jahr

Merkmale:

• Steuermethode: Festgelegter Steuersatz je nach Branche
• Jährliche Steuererklärung: NICHT verpflichtend
• Erklärung: Quartalsweise oder jährlich (nach Wahl)

Erforderliche Unterlagen:

• 📄 Vereinfachte Mehrwertsteuer- und Einkommensteuererklärung
• 📄 Bescheinigung über die Registrierung des Kleingewerbes
• 📄 Nachweise über den Umsatz (falls vom Finanzamt verlangt)

Durchführungsverfahren:

1. Einreichung der Steuererklärung gemäß Frist (quartalsweise/jährlich)
2. Zahlung der Steuer gemäß dem Feststeuersatz
3. Keine Erstellung eines Jahresabschlusses erforderlich

Vorteile: Einfache Verfahren, keine Zeit für detaillierte Berichterstattung erforderlich

GRUPPE 2: Umsatz von 100-500 Millionen VND/Jahr

Merkmale:

• Steuermethode: Erklärung basierend auf tatsächlichem Umsatz und Kosten
• Jährliche Steuererklärung: VERPFLICHTEND (große Änderung ab 2026)
• Erklärung: Quartalsweise

Unterlagen für die jährliche Steuererklärung (NEU):

Einkommensteuererklärung (Formular 02/QTT-TNCN)

Grundlegende Buchhaltungsunterlagen:

• Einnahmen-Ausgaben-Buch
• Waren- und Materialverfolgungsbuch (falls vorhanden)
• Anlagenbuch (falls vorhanden)

Nachweisdokumente:

• Verkaufsrechnungen, Dienstleistungen
• Gültige Belege für Ausgaben (Einkaufsrechnungen, Miete, Stromrechnungen...)
• Bankunterlagen (Kontoauszüge des Geschäftskontos)

NEUE ANFORDERUNG: Ein separates Bankkonto für Geschäftsaktivitäten ist erforderlich, um Einnahmen und Ausgaben leicht nachverfolgen und nachweisen zu können

Jährliches Steuerabschlussverfahren:

Schritt 1: Zusammenfassung aller Einnahmen und Ausgaben des Jahres

• Sammeln Sie alle Verkaufsrechnungen
• Sammeln Sie alle gültigen Ausgabenbelege

Schritt 2: Erstellung der Steuererklärung

• Füllen Sie alle Angaben zu Einnahmen und Ausgaben aus
• Berechnen Sie das steuerpflichtige Einkommen = Einnahmen - Angemessene Ausgaben
• Bestimmen Sie die zu zahlende Steuer gemäß dem progressiven Steuersatz

Schritt 3: Einreichung der Abschlussunterlagen

• Direkte Einreichung beim zuständigen Finanzamt
• Oder Einreichung über das elektronische System (falls eine digitale Signatur vorhanden ist)
• Frist: Vor dem 31.03. des Folgejahres

Schritt 4: Steuerzahlung (oder Steuererstattung)

• Bei Defizit: Zahlung des fehlenden Steuerbetrags
• Bei Überschuss: Beantragung einer Steuererstattung oder Verrechnung mit der nächsten Periode

RATSCHLAG: Es wird empfohlen, von Anfang des Jahres an ein separates Bankkonto für das Geschäft zu eröffnen, um die Nachverfolgung zu erleichtern und klare Belege für den Steuerabschluss zu haben

GRUPPE 3: Einnahmen von 500 Millionen VND und mehr

Merkmale:

• Steuermethode: Deklaration wie ein Unternehmen
• Jährlicher Steuerabschluss: VERPFLICHTEND (ähnlich wie Gruppe 2, aber strenger)
• Deklaration: Monatlich
• Buchhaltung: Empfehlung zur Beauftragung eines professionellen Buchhalters

Jährliche Steuerabschlussunterlagen (DETAILS):

Einkommensteuererklärung (Formular 02/QTT-TNCN)

Vollständiges Buchhaltungssystem:

• Hauptbuch
• Detailbuch der Einnahmen
• Detailbuch der Ausgaben
• Bestandsverfolgung
• Anlagenverzeichnis und Abschreibungen

Grundlegende Finanzberichte:

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Rohbilanz

Vollständige Nachweisdokumente:

• Alle Eingangs-/Ausgangsrechnungen
• Wirtschaftsverträge (falls vorhanden)
• Kontoauszüge des Geschäftskontos (VERPFLICHTEND)
• Nachweise über Bankzahlungen

⚠️ VERPFLICHTEND: Ein separates Bankkonto für Geschäftsaktivitäten ist zwingend erforderlich und kontaktlose Zahlungen werden bevorzugt, um klare Belege zu erhalten

Jährliches Steuerabschlussverfahren:

Schritt 1: Jahresabschluss der Buchhaltung

• Zusammenfassung aller Geschäftstransaktionen
• Prüfung der Gültigkeit der Belege
• Abgleich mit Kontoauszügen

Schritt 2: Erstellung des Finanzberichts

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns
• Bereinigung nicht abzugsfähiger Ausgaben (falls vorhanden)

Schritt 3: Erstellung der Steuererklärung

• Vollständige Deklaration von Einnahmen und Ausgaben
• Berechnung der Einkommensteuer nach dem progressiven Satz
• Abgleich mit der im Laufe des Jahres geleisteten Vorauszahlung

Schritt 4: Einreichung der Unterlagen und Abschluss

• Einreichung der Unterlagen vor dem 31.03. des Folgejahres
• Zahlung von Nachzahlungen (falls erforderlich) innerhalb von 10 Tagen nach Einreichung der Erklärung
• Oder Beantragung einer Steuererstattung bei Überschuss

EMPFEHLUNG: Gruppe 3 sollte einen professionellen Buchhalter beauftragen oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Genauigkeit und die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten

Vergleich der Änderungen vor und nach 2026

Vorteile der ordnungsgemäßen Steuererklärung

• ✅ Rechtliche Konformität: Vermeidung von Steuerstrafen (10-20 % des ausstehenden Steuerbetrags)
• ✅ Finanzielle Transparenz: Einfache Verwaltung von Umsätzen, Ausgaben und Gewinnen des Kleingewerbes
• ✅ Legale Steuerersparnis: Abzugsfähige Kosten können die zu zahlende Steuer im Vergleich zur Pauschalsteuer (bei Gruppe 2, 3) reduzieren
• ✅ Einfache Kreditaufnahme: Finanzberichte helfen Banken/Kreditinstituten bei der Bewertung der Rückzahlungsfähigkeit
• ✅ Grundlage für Wachstum: Ein klares Buchhaltungssystem ist die Grundlage für die spätere Umwandlung in ein Unternehmen

Wichtige Hinweise

Rechtliche Haftung:

• Denken Sie daran, dass Sie unbeschränkt haften – Ihr persönliches Vermögen kann zur Begleichung von Steuerschulden herangezogen werden
• Alle eingehenden Gelder auf privaten oder geschäftlichen Konten gelten als Umsatz des Gewerbes

Bankkonto:

• Gruppe 2 und 3 SOLLTEN von Anfang des Jahres an ein separates Geschäftskonto eröffnen
• Begrenzen Sie Bargeldtransaktionen, ziehen Sie Überweisungen für klare Belege vor
• Vermeiden Sie die Vermischung von privaten und geschäftlichen Geldern

Belege:

• Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege für abzugsfähige Ausgaben auf (mit MwSt., falls möglich)
• Kosten ohne Belege können bei der Steuerberechnung nicht abgezogen werden
• Belege müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden

Fristen:

• Jährliche Steuererklärung: Vor dem 31.03. des Folgejahres
• Nachzahlung der Steuer: Innerhalb von 10 Tagen nach Einreichung der Steuererklärung
• Bei verspäteter Einreichung fällt eine Säumnisgebühr von 0,03 % pro Tag an