Unterlagen und Verfahren zur Einkommensteuererklärung für Kleingewerbetreibende im Jahr 2026

Ab 2026 wird gemäß Beschluss 3389/QĐ-BTC die Pauschalsteuerregelung für Kleingewerbetreibende offiziell abgeschafft. Dies ist eine revolutionäre Änderung in der Steuerverwaltung, die sich insbesondere auf die Art und Weise auswirkt, wie Kleingewerbetreibende in Vietnam ihre Steuern abwickeln.

Ein besonders wichtiger Punkt ist, dass Gruppe 2 und Gruppe 3 zur jährlichen Steuererklärung verpflichtet sind - eine völlig neue Anforderung im Vergleich zu den aktuellen Vorschriften. Das Verständnis der erforderlichen Unterlagen und Verfahren für die Steuererklärung je nach Umsatzgruppe ist eine zwingende Voraussetzung, damit Kleingewerbetreibende die Gesetze einhalten und Steuerrisiken vermeiden können.

Begriffe, die Kleingewerbetreibende verstehen müssen

Gemäß Artikel 79 der Verordnung 01/2021 der Regierung werden Kleingewerbetreibende wie folgt definiert:

Offizielle Definition:

• Subjekt: Einzelpersonen oder Mitglieder einer registrierten Haushaltsgemeinschaft
• Rechtliche Haftung: Unbeschränkte Haftung mit ihrem gesamten Vermögen

WICHTIGER HINWEIS: Die unbeschränkte Haftung bedeutet, dass Ihr gesamtes persönliches Vermögen (unabhängig davon, ob es sich um ein privates Bankkonto oder ein Geschäftskonto handelt) zur Begleichung der Verpflichtungen des Kleingewerbetreibenden verwendet werden kann.

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Wichtige rechtliche Merkmale:

• ✅ Keine Rechtspersönlichkeit - Sie sind eine natürliche Person, keine juristische Person
• ✅ Gründungslimit - Eine Einzelperson/ein Haushalt darf nur 01 Kleingewerbe gründen
• ✅ Mitgliederbeschränkungen: Sie dürfen nicht gleichzeitig Inhaber eines Einzelunternehmens sein; Sie dürfen kein persönlich haftender Gesellschafter einer Kommanditgesellschaft sein

Klassifizierung von Kleingewerbetreibenden nach Umsatz (ab 2026)

Der Beschluss 3389/QĐ-BTC teilt Kleingewerbetreibende in 3 Gruppen nach ihrem Jahresumsatz ein:

Unterlagen und Verfahren für die Steuererklärung nach Gruppen

GRUPPE 1: Umsatz unter 100 Millionen VND/Jahr

Merkmale:

• Steuermethode: Fester Steuersatz je nach Branche
• Jährliche Steuererklärung: NICHT verpflichtend
• Erklärung: Quartalsweise oder jährlich (optional)

Vorbereitende Unterlagen:

• 📄 Umsatz- und Einkommensteuererklärung in vereinfachter Form
• 📄 Registrierungsbescheinigung für das Kleingewerbe
• 📄 Nachweise über den Umsatz (falls vom Finanzamt verlangt)

Durchführungsverfahren:

1. Einreichung der Steuererklärung gemäß Frist (quartalsweise/jährlich)
2. Zahlung der Steuer nach festem Steuersatz
3. Keine Erstellung eines Jahresabschlusses erforderlich

Vorteile: Einfache Verfahren, kein Zeitaufwand für die Erstellung detaillierter Berichte

GRUPPE 2: Umsatz von 100-500 Millionen VND/Jahr

Merkmale:

• Steuermethode: Erklärung auf Basis tatsächlicher Einnahmen und Ausgaben
• Jährliche Steuererklärung: VERPFLICHTEND (große Änderung ab 2026)
• Erklärung: Quartalsweise

Unterlagen für die jährliche Steuererklärung (NEU):

Einkommensteuererklärung (Formular 02/QTT-TNCN)

Grundlegende Buchhaltungsunterlagen:

• Einnahmen-Ausgaben-Buch
• Waren- und Materialverfolgebuch (falls vorhanden)
• Anlagenbuch

Nachweisdokumente:

• Rechnungen für Waren und Dienstleistungen
• Belege für zulässige Ausgaben (Einkaufsrechnungen, Mietzahlungen, Stromzahlungen usw.)
• Bankunterlagen (Kontoauszüge des Geschäftskontos)

NEUE ANFORDERUNG: Ein separates Bankkonto für geschäftliche Aktivitäten ist erforderlich, um Einnahmen und Ausgaben leichter verfolgen und nachweisen zu können.

Verfahren zur jährlichen Steuererklärung:

Schritt 1: Zusammenfassung aller Einnahmen und Ausgaben im Jahr

• Sammeln Sie alle Verkaufsrechnungen
• Sammeln Sie alle Belege für zulässige Ausgaben

Schritt 2: Erstellung der Steuererklärung

• Füllen Sie alle Angaben zu Einnahmen und Ausgaben aus
• Berechnen Sie das steuerpflichtige Einkommen = Einnahmen - zulässige Ausgaben
• Bestimmen Sie die zu zahlende Steuer nach dem progressiven Steuersatz

Schritt 3: Einreichung der Unterlagen zur Steuererklärung

• Einreichung direkt beim zuständigen Finanzamt
• Oder Einreichung über das elektronische System (falls eine digitale Signatur vorhanden ist)
• Frist: Bis zum 31.03. des Folgejahres

Schritt 4: Steuerzahlung (oder Steuererstattung)

• Bei Unterschreitung: Nachzahlung des ausstehenden Steuerbetrags
• Bei Überschreitung: Beantragung einer Rückerstattung oder Verrechnung mit der nächsten Periode

EMPFEHLUNG: Es ist ratsam, von Anfang des Jahres an ein separates Bankkonto für Ihr Geschäft zu eröffnen, um die Verfolgung zu erleichtern und klare Nachweise bei der Steuererklärung zu haben.

GRUPPE 3: Umsatz ab 500 Millionen VND

Merkmale:

• Steuermethode: Erklärung wie bei Unternehmen
• Jährliche Steuererklärung: VERPFLICHTEND (ähnlich wie Gruppe 2, aber strenger)
• Erklärung: Monatlich
• Buchhaltung: Empfehlung, einen professionellen Buchhalter zu engagieren

Unterlagen für die jährliche Steuererklärung (DETAILLIERT):

Einkommensteuererklärung (Formular 02/QTT-TNCN)

Umfassendes Buchhaltungssystem:

• Hauptbuch
• Detailbuch für Einnahmen
• Detailbuch für Ausgaben
• Lagerbuchhaltung
• Anlagenbuch und Abschreibungen

Grundlegende Jahresabschlüsse:

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Saldenliste

Umfassende Nachweisdokumente:

• Alle Eingangs-/Ausgangsrechnungen
• Wirtschaftsverträge (falls vorhanden)
• Kontoauszüge des Geschäftskontos (VERPFLICHTEND)
• Nachweise über Bankzahlungen

⚠️ VERPFLICHTEND: Ein separates Bankkonto für geschäftliche Aktivitäten ist erforderlich, und nicht-bargeldlose Zahlungen werden bevorzugt, um klare Nachweise zu haben.

Verfahren zur jährlichen Steuererklärung:

Schritt 1: Abschluss der Buchhaltung am Jahresende

• Zusammenfassung aller Geschäftstransaktionen
• Prüfung der Gültigkeit der Belege
• Abgleich mit den Bankauszügen

Schritt 2: Erstellung des Jahresabschlusses

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns
• Anpassung nicht zulässiger Ausgaben (falls vorhanden)

Schritt 3: Erstellung der Steuererklärung

• Vollständige Erklärung von Einnahmen und Ausgaben
• Berechnung der Einkommensteuer nach progressiver Skala
• Abgleich mit der im Laufe des Jahres geleisteten Vorauszahlung

Schritt 4: Einreichung der Unterlagen und Steuererklärung

• Einreichung der Unterlagen bis zum 31.03. des Folgejahres
• Nachzahlung von Steuerschulden (falls vorhanden) innerhalb von 10 Tagen nach Einreichung der Steuererklärung
• Oder Beantragung einer Rückerstattung zu viel gezahlter Steuern

EMPFHELUNG: Gruppe 3 sollte einen professionellen Buchhalter engagieren oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Genauigkeit und vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Vergleich der Änderungen vor und nach 2026

Vorteile der ordnungsgemäßen Steuererklärung

• ✅ Gesetzestreue: Vermeidung von Strafen für Steuerhinterziehung (Strafen von 10-20% des geschuldeten Steuerbetrags)
• ✅ Finanzielle Transparenz: Einfache Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben und tatsächlichen Gewinnen des Kleingewerbes
• ✅ Rechtliche Steuerersparnis: Zulässige Ausgaben können abgezogen werden, was zu einer geringeren Steuerlast führen kann als bei der alten Pauschalsteuer (für Gruppe 2, 3)
• ✅ Einfachere Kreditaufnahme: Ein Jahresabschluss hilft Banken/Kreditinstituten, die Rückzahlungsfähigkeit zu beurteilen
• ✅ Grundlage für Wachstum: Ein klares Buchhaltungssystem ist die Grundlage für die spätere Umwandlung in ein Unternehmen

Wichtige Hinweise zu beachten

Hinsichtlich der rechtlichen Haftung:

• Denken Sie daran, dass Sie unbeschränkt haften - alle persönlichen Vermögenswerte können zur Begleichung von Steuerschulden verwendet werden
• Alle Geldeingänge auf privaten oder geschäftlichen Konten gelten als Einnahmen des Kleingewerbes

Hinsichtlich des Bankkontos:

• Gruppe 2, 3 SOLLTEN von Anfang des Jahres an ein separates Bankkonto für ihr Geschäft eröffnen
• Begrenzen Sie Barzahlungen, bevorzugen Sie Überweisungen für klare Nachweise
• Mischen Sie keine persönlichen und geschäftlichen Gelder

Hinsichtlich der Belege:

• Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege für zulässige Ausgaben auf (mit MwSt., falls möglich)
• Ausgaben ohne Belege können bei der Steuerberechnung nicht abgezogen werden
• Belege müssen mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden

Hinsichtlich der Fristen:

• Jährliche Steuererklärung: Bis zum 31.03. des Folgejahres
• Nachzahlung von Steuerschulden: Innerhalb von 10 Tagen ab Einreichung der Steuererklärung
• Verspätete Einreichung wird mit einem Verzugszins von 0,03 % pro Tag geahndet