Berechnen Sie Ihr Gehalt legal und behalten Sie dabei trotzdem die Kontrolle über die Zahlen – warum ist das wichtig?

Haben Sie dieses Problem?

Herr Dũng hat ein Dienstleistungsunternehmen mit 18 Mitarbeitern in Ho-Chi-Minh-Stadt. Jeden Monatsende verbringt seine Buchhalterin fast zwei Tage mit einer Excel-Datei: Gehalt eingeben, Sozialversicherung berechnen, progressive Einkommensteuergrenzen prüfen, dann die Zahlen in die Buchhaltungssoftware kopieren. Ein einziger Fehler bei der Steuerstufe verfälscht die gesamte Tabelle, und er bemerkt es erst, wenn sich die Mitarbeiter beschweren.

Er hatte eine Gehaltsabrechnungssoftware ausprobiert, aber das Gegenteil davon war das Problem: Er konnte nicht sehen, welche Raten und Schwellenwerte die Software verwendete, und er konnte sie nicht ändern. Wenn sich der regionale Mindestlohn mitten im Jahr änderte oder die Situation seines Unternehmens von den "Standardeinstellungen" abwich, musste er eine E-Mail an den Anbieter senden und warten. Er steckte zwischen zwei Extremen fest: manuelle Berechnungen sind fehleranfällig, die Nutzung von Software führt zu Kontrollverlust.

Was Sie wirklich erreichen wollen

Herr Dũng wünscht sich einen Mittelweg: ein System, das Gehälter automatisch und korrekt berechnet, aber transparent und veränderbar ist – damit er (und seine Buchhalterin) genau sehen kann, welche gesetzlichen Zahlen angewendet werden, woher sie stammen und sie bei Bedarf selbst anpassen kann, ohne auf jemanden warten zu müssen. Er möchte, dass bei der Gehaltsabrechnung die Gehaltskosten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden, mit dem richtigen Konto und der richtigen Periode – kein zweites Mal manuelles Kopieren. Und wenn sein Unternehmen eines Tages eine Niederlassung im Ausland eröffnet, möchte er dasselbe System nutzen und keine zusätzliche Software kaufen.

Anders ausgedrückt: automatisch, um Fehler zu vermeiden, aber dennoch die Kontrolle über die Zahlen behalten.

Wie GTG CRM Ihnen dabei hilft

GTG CRM platziert das Modul Personal & Gehaltsabrechnung direkt neben Vertrieb und Buchhaltung und wurde nach dem Prinzip "Sie haben die Kontrolle über die Zahlen" entwickelt:

Vorgefertigte nationale Datensätze mit Referenzen. Wählen Sie Vietnam (oder eines der vielen anderen von GTG vorbereiteten Länder), und das System enthält bereits Sozialversicherung/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung, progressive Einkommensteuertabellen, regionale Mindestlöhne und die kumulative Berechnung ab Jahresbeginn. Jede Zahl zeigt Referenzquelle und Anwendungsjahr an – Herr Dũng weiß, worauf er sich stützt.

Sie können alle Zahlen sehen und selbst ändern. In den Gehaltsabrechnungseinstellungen kann er jeden Posten (Rate, Schwelle, Stufe, Obergrenze) öffnen, ihn an die tatsächliche Situation seines Unternehmens anpassen; die nächste Gehaltsabrechnungsperiode wird sofort übernommen. Nicht zufrieden? Setzen Sie es mit einem Klick auf die Standardeinstellungen zurück, um zu den von GTG bereitgestellten Zahlen zurückzukehren.

Alle Änderungen sind nachvollziehbar. Wer welche Rate, von welchem alten Wert auf welchen neuen Wert geändert hat – alles wird aufgezeichnet. Dies sind Daten, die sich auf tatsächliche Gehälter auswirken, daher ist eine Prüfung erforderlich.

Gehaltsabrechnung schließt automatisch die Buchung ab. Wenn er eine Gehaltsperiode abschließt, wird der Buchungssatz für die Gehaltskosten direkt in die Hauptbuchhaltung gebucht (Soll Gehaltskosten / Haben Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern + Abzüge), genau wie eine Rechnung verbucht wird – das Ende des manuellen Kopierens ein zweites Mal.

Der entscheidende Punkt in Bezug auf die Verantwortung: GTG "bestätigt nicht anstelle von" Herrn Dũng eine gesetzliche Zahl und lässt ihn dann die Konsequenzen bei Fehlern tragen. GTG stellt eine transparente, referenzierte und veränderbare Standardeinstellung bereit – und er (oder seine Buchhalterin) ist derjenige, der sie überprüft, anpasst und die endgültige Kontrolle über die Zahlen behält. Dies ist genau die Art und Weise, wie ein professionelles Gehaltsabrechnungssystem funktionieren sollte: das Werkzeug kümmert sich um die Berechnungen und die Buchführung, der Unternehmer behält die Entscheidungsbefugnis.

Ergebnisse, die Sie erzielen

Weniger Fehler, weniger Zeitaufwand: automatische Berechnung von Gehältern + Sozialversicherung + Einkommensteuer, Abschluss in wenigen Minuten statt zwei Tagen Excel.

Beruhigung und Kontrolle: klare Sicht auf jede gesetzliche Zahl, Kenntnis der Quelle, Selbstkorrektur bei Gesetzesänderungen – kein Warten auf den Anbieter.

Audit-Trail: Alle Ratenänderungen werden aufgezeichnet, transparent für die Buchhaltung und bei der Steuerprüfung.

Kein zweites Mal manuelles Kopieren: Gehaltskosten werden automatisch in die Hauptbuchhaltung mit dem richtigen Konto und der richtigen Periode gebucht.

Bereit zur Skalierung: dasselbe Lohnabrechnungssystem, das für Vietnam und andere Länder geeignet ist.

Sehen Sie sich alle Funktionen im Artikel Personalwesen & Lohnabrechnung an oder folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung für Personalwesen & Lohnabrechnung.