Haben Sie dieses Problem?
Herr Dung hat ein Dienstleistungsunternehmen mit 18 Mitarbeitern in Ho-Chi-Minh-Stadt. Jeden Monatsende verbringt seine Buchhalterin fast zwei Tage mit einer Excel-Datei: Gehälter eingeben, BHXH berechnen, progressive Einkommensteuertabellen prüfen, dann die Zahlen in die Buchhaltungssoftware übertragen. Ein Fehler in einer Steuerstufe führt zu einer fehlerhaften Tabelle, und er bemerkt es erst, wenn Mitarbeiter sich beschweren.
Er hat eine Gehaltsabrechnungssoftware ausprobiert, hatte aber die gegenteilige Sorge: Er konnte nicht sehen, welche Sätze und Schwellenwerte die Software verwendete und konnte nichts ändern. Wenn sich der Mindestlohn in der Mitte des Jahres änderte oder die Situation seines Unternehmens von der „Standardeinstellung“ abwich, musste er eine E-Mail an den Anbieter senden und warten. Er war zwischen zwei Extremen gefangen: Manuelle Berechnung ist fehleranfällig, Softwarenutzung bedeutet Kontrollverlust.
Was Sie wirklich erreichen wollen
Herr Dung wünscht sich einen Mittelweg: ein System, das Gehaltsabrechnungen automatisiert und gesetzeskonform durchführt, aber gleichzeitig transparent und anpassbar ist – damit er (und seine Buchhalterin) genau sehen können, welche Gesetzeszahl angewendet wird, woher sie stammt und selbst Anpassungen vornehmen können, wenn nötig, ohne auf jemanden warten zu müssen. Er möchte, dass die Gehaltskosten automatisch in die Buchhaltung gebucht werden, sobald die Gehälter abgerechnet sind, mit den richtigen Konten und dem richtigen Zeitraum – ohne ein zweites Mal manuell eingeben zu müssen. Und wenn sein Unternehmen eines Tages eine Niederlassung in einem anderen Land eröffnet, möchte er dasselbe System verwenden und keine neue Software kaufen müssen.
Anders ausgedrückt: Automatisierung zur Fehlervermeidung, aber immer noch die Kontrolle über die Zahlen behalten.
Wie GTG CRM Ihnen dabei hilft
GTG CRM platziert das Modul Personalwesen & Gehaltsabrechnung direkt neben Vertrieb und Buchhaltung und wurde nach dem Prinzip „Sie haben die Kontrolle über die Zahlen“ entwickelt:
- Vorkonfigurierte nationale Datensätze mit Quellenangaben. Wählen Sie Vietnam (oder eines der vielen anderen von GTG vorkonfigurierten Länder), und das System verfügt bereits über BHXH/BHYT/BHTN, progressive Einkommensteuertabellen, Mindestlohnsätze und die Methode zur kumulierten Berechnung ab Jahresbeginn. Jede angezeigte Zahl enthält Referenzquellen und das Anwendungsjahr – Herr Dung weiß, worauf er sich stützt.
- Sie können alle Zahlen einsehen und selbst anpassen. In den Einstellungen zur Gehaltsabrechnung kann er jeden Posten (Satz, Schwelle, Stufe, Obergrenze) öffnen und ihn an die tatsächliche Situation seines Unternehmens anpassen; der nächste Abrechnungszeitraum wird sofort verwendet. Nicht zufrieden? Setzen Sie die Standardwerte mit einem Klick zurück, um zu den von GTG bereitgestellten Zahlen zurückzukehren.
- Alle Änderungen werden protokolliert. Wer welchen Satz geändert hat, von welchem alten Wert auf welchen neuen Wert – alles wird aufgezeichnet. Dies sind Daten, die sich auf das tatsächliche Gehalt auswirken, daher ist eine Prüfung erforderlich.
- Gehaltsabrechnung wird automatisch gebucht. Wenn er einen Abrechnungszeitraum abschließt, wird der Buchungssatz für die Gehaltskosten direkt in das Hauptbuch eingetragen (Soll Gehaltskosten / Haben Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern + Abzüge), genau wie Rechnungen verbucht werden – kein zweites Mal manuell eingeben.
Der Kernpunkt der Verantwortung: GTG bestätigt keine gesetzliche Zahl „stellvertretend“ für Herrn Dung und lässt ihn dann die Konsequenzen tragen, wenn etwas schiefgeht. GTG bietet eine transparente, mit Quellenangaben versehene und anpassbare Standardeinstellung – während er (oder seine Buchhalterin) die letzte Zahl überprüft, anpasst und kontrolliert. Dies ist genau die Art und Weise, wie ein professionelles Gehaltsabrechnungssystem funktionieren sollte: Das Werkzeug kümmert sich um die Berechnung und Buchung, und der Geschäftsinhaber behält die Entscheidungsgewalt.
Ergebnisse, die Sie erzielen
- Weniger Fehler, weniger Zeitaufwand: Gehaltsabrechnung + BHXH + Einkommensteuer automatisiert, in wenigen Minuten abgeschlossen statt zwei Tage Excel.
- Beruhigung und Kontrolle: Jede Gesetzeszahl ist klar ersichtlich, die Quelle bekannt, Anpassungen bei Gesetzesänderungen möglich – keine Wartezeiten auf den Anbieter.
- Prüfungsprotokoll vorhanden: Jede Änderung von Sätzen wird protokolliert, transparent für die Buchhaltung und bei der Steuerprüfung.
- Keine zweite manuelle Eingabe: Gehaltskosten werden automatisch in das Hauptbuch mit den richtigen Konten und dem richtigen Zeitraum gebucht.
- Bereit für die Expansion: Dasselbe System zur Gewährleistung gesetzeskonformer Gehaltsabrechnungen für Vietnam und andere Länder.
Sehen Sie sich alle Funktionen im Artikel Personalwesen & Gehaltsabrechnung an oder folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Personalwesen & Gehaltsabrechnung.
