Haben Sie dieses Problem?

Herr Dung hat ein Dienstleistungsunternehmen mit 18 Mitarbeitern in Ho-Chi-Minh-Stadt. Jeden Monatsende verbringt sein Buchhalter fast zwei Tage mit einer Excel-Tabelle: Gehälter eingeben, Sozialversicherungsbeiträge berechnen, die progressive Einkommensteuer abrangen, und dann die Zahlen in die Buchhaltungssoftware kopieren. Ein Fehler bei einer Steuerstufe bringt die gesamte Tabelle durcheinander, und er bemerkt es erst, wenn Mitarbeiter sich beschweren.

Er hat schon einmal eine Gehaltsabrechnungssoftware ausprobiert, stieß aber auf das gegenteilige Problem: Er sah nicht, welche Raten und Schwellenwerte die Software verwendete, und konnte sie nicht ändern. Wenn sich der Mindestlohn während des Jahres änderte oder wenn die Situation seines Unternehmens von der "Standardeinstellung" abwich, musste er dem Anbieter eine E-Mail senden und warten. Er steckte zwischen zwei Extremen fest: manuelle Berechnungen waren fehleranfällig, die Nutzung einer Software bedeutete Kontrollverlust.

Was Sie wirklich erreichen wollen

Herr Dung wünscht sich einen Mittelweg: ein System, das Gehälter automatisch und vorschriftsmäßig berechnet, aber transparent und änderbar ist – damit er (und sein Buchhalter) genau sehen, welche gesetzlichen Zahlen angewendet werden, die rechtliche Grundlage dafür kennen und bei Bedarf selbst anpassen können, ohne auf jemanden warten zu müssen. Er möchte, dass die Gehaltskosten bei der Abrechnung automatisch in der Buchhaltung erfasst werden, mit dem richtigen Konto und dem richtigen Zeitraum – ohne ein zweites Mal handschriftlich eingeben zu müssen. Und wenn sein Unternehmen eines Tages eine Niederlassung im Ausland eröffnet, möchte er dasselbe System nutzen, anstatt zusätzliche Software kaufen zu müssen.

Anders ausgedrückt: automatisch, um Fehler zu vermeiden, aber trotzdem die Kontrolle über die Zahlen behalten.

Wie GTG CRM Ihnen dabei hilft

GTG CRM platziert das Modul Personalwesen & Gehaltsabrechnung direkt neben Vertrieb und Buchhaltung und wurde nach dem Grundsatz "Sie haben die Kontrolle über die Zahlen" entwickelt:

Vorgefertigter nationaler Datensatz. Wählen Sie Vietnam (andere Länder werden vorbereitet), und das System enthält bereits Sozialversicherungs-, Krankenversicherungs- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge, Gewerkschaftsbeiträge des Unternehmens, die progressive Einkommensteuerstufe, Mindestlohnniveaus und die kumulative Berechnung ab Jahresbeginn. Die Standardzahlen werden von GTG bereitgestellt, basierend auf dem Sozialversicherungsgesetz 2024, dem Arbeitsgesetz 2025, dem Einkommensteuergesetz 2025, dem Gewerkschaftsgesetz sowie den Verordnungen Nr. 105/2026/ND-CP und Nr. 293/2025/ND-CP – Herr Dung (oder sein Buchhalter) kann diese überprüfen und an die tatsächliche Situation seines Unternehmens anpassen.

Sie können alle Zahlen einsehen und selbst ändern. In den Einstellungen für die Gehaltsabrechnung kann er jeden Posten (Rate, Schwelle, Stufe, Obergrenze) öffnen und entsprechend der tatsächlichen Situation seines Unternehmens ändern; der nächste Abrechnungszeitraum wird sofort wirksam. Nicht zufrieden? Setzen Sie die Standardeinstellungen mit einem Klick zurück, um zu den von GTG bereitgestellten Zahlen zurückzukehren.

Alle Änderungen werden protokolliert. Wer welche Rate geändert hat, von welchem alten Wert auf welchen neuen – alles wird aufgezeichnet. Dies sind Daten, die sich auf das tatsächliche Gehalt auswirken, daher ist eine Prüfung erforderlich.

Gehaltsabrechnung abschließen ist automatische Buchung. Wenn Sie einen Gehaltsabrechnungszeitraum abschließen, wird der Gehaltskostenbuchungssatz direkt in das Hauptbuch eingetragen (Soll Gehaltskosten / Haben Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern + Abzüge), genauso wie eine Rechnung verbucht wird – das Ende der zweiten handschriftlichen Eingabe.

Der entscheidende Punkt in Bezug auf die Verantwortung: GTG bestätigt Herrn Dung nicht eine gesetzliche Zahl und lässt ihn dann die Konsequenzen bei Fehlern tragen. GTG stellt eine transparente und änderbare Standardeinstellung zur Verfügung – und Sie (oder Ihr Buchhalter) sind derjenige, der sie überprüft, anpasst und die endgültigen Zahlen kontrolliert. Dies ist genau die Art und Weise, wie ein professionelles Gehaltsabrechnungssystem funktionieren sollte: Das Werkzeug kümmert sich um die Berechnungen und die Buchführung, der Geschäftsinhaber behält die Entscheidungsbefugnis.

Ergebnisse, die Sie erzielen

Weniger Fehler, weniger Zeitaufwand: automatische Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und Einkommensteuerberechnung, Abschluss in wenigen Minuten statt zwei Tagen Excel.

Seelenfrieden bei gleichzeitiger Kontrolle: Klare Sicht auf jede Gesetzeszahl, Kenntnis der Quelle, automatische Anpassung bei Gesetzesänderungen – keine Wartezeiten beim Anbieter.

Audit Trail: Jede Skalierungsänderung wird aufgezeichnet, transparent für die Buchhaltung und bei der Abrechnung.

Keine manuelle Doppelbuchung: Die Lohnkosten werden automatisch im richtigen Konto und für den richtigen Zeitraum verbucht.

Skalierbar: Mit demselben System werden derzeit Löhne gemäß den Standards für Vietnam ausgezahlt; andere Länder werden vorbereitet.

Alle Funktionen finden Sie im Artikel Personalmanagement & Gehaltsabrechnung oder folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Personalmanagement & Gehaltsabrechnung.