Automatische Rechnungsstellung

Gemäß den neuesten Regierungsbestimmungen sind Kleingewerbetreibende nun verpflichtet, für jede Verkaufstransaktion eine elektronische Rechnung auszustellen. Dies trägt zu einer transparenteren und genaueren Erfassung von Einnahmen und Gewinnen bei und stellt gleichzeitig die vollständige Steuerzahlung gemäß den Vorschriften sicher. Für viele Verkäufer, insbesondere solche, die auf mehreren E-Commerce-Plattformen wie Shopee, TikTok Shop und Lazada tätig sind, ist die manuelle Rechnungsstellung für Dutzende oder sogar Hunderte von Bestellungen pro Tag jedoch eine erhebliche Arbeitsbelastung.

Wir verstehen die Schwierigkeiten, mit denen Verkäufer konfrontiert sind, und GTG CRM hat die Funktion zur automatischen Rechnungsstellung entwickelt, um Sie vollständig von dieser zeitaufwändigen manuellen Arbeit zu befreien. Das System erstellt automatisch eine Rechnung, sobald die Bestellung als versendet bestätigt wurde, und stellt so eine 100%ige Genauigkeit mit den tatsächlichen Bestelldaten sicher. Sie müssen die Einrichtung nur einmal vornehmen und können sich dann voll und ganz auf den Verkauf und die Kundenbetreuung konzentrieren.

Funktionen der automatischen Rechnungsstellung von GTG CRM

GTG CRM unterstützt die vollständige Automatisierung des Prozesses der elektronischen Rechnungsstellung mit zwei Hauptfunktionen:

Automatische Ausstellung von Originalrechnungen: Nachdem Sie den Warenausgang für eine Bestellung bestätigt haben, erstellt das System automatisch eine elektronische Rechnung mit vollständigen Produktinformationen, Mengen und Werten. Sie können wählen, ob Sie einen Entwurf zur Überprüfung vor der Ausstellung erstellen oder ihn sofort ausstellen, um Zeit zu sparen.

Automatische Ausstellung von Korrekturrechnungen: Wenn ein Kunde einen Teil der Produkte einer Bestellung zurücksendet (z. B. drei Produkte gekauft, aber nur zwei behalten), erstellt GTG CRM automatisch eine Korrekturrechnung, die der tatsächlichen Menge entspricht. Dies hilft Ihnen, die Einnahmen korrekt zu erfassen und den Lagerbestand korrekt zu verwalten.

Das System unterstützt die drei beliebtesten Vertriebskanäle von heute: Shopee, TikTok Shop und Lazada.

Einrichtungs- und Nutzungshinweise

Schritt 1: Einrichtung der automatischen Rechnungsstellung

Greifen Sie auf die Rechnungsstellungseinstellungen in GTG CRM zu. Hier finden Sie zwei Hauptkonfigurationen: „Automatische Rechnungen“ und „Automatische Korrekturrechnungen“.

Um die Funktion zu aktivieren, klicken Sie einfach auf den grünen Schalter neben dem Vertriebskanal, den Sie anwenden möchten: Shopee, TikTok Shop oder Lazada.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Plattformen bereits ermächtigt haben, automatisch Rechnungen auszustellen, sollten Sie diese Funktion in GTG CRM nicht zusätzlich aktivieren, da dies zu doppelten Rechnungen führen kann.

Schritt 2: Konfiguration der Rechnungsinformationen

Nach der Aktivierung müssen Sie die grundlegenden Rechnungsinformationen konfigurieren:

• Rechnungsstatus: Wählen Sie „Entwurf erstellen“, wenn Sie die Rechnung vor der Ausstellung überprüfen möchten, oder „Sofort ausstellen“ für eine vollständige Automatisierung.
• Zeitpunkt der Rechnungserstellung: Standardmäßig wird die Rechnung unmittelbar nach Bestätigung des Warenausgangs erstellt.
• Rechnungsvorlage und Symbol: Wählen Sie eine Vorlage, die Ihren Erfassungserfordernissen entspricht.

Schritt 3: Auftragsabwicklung und automatische Rechnungsstellung

Wenn eine neue Bestellung von einer E-Commerce-Plattform zu GTG CRM synchronisiert wird, hat die Bestellung den Status „On Hold“. Sie müssen den Bestellstatus auf „Wird kommissioniert“ oder „In Zustellung“ ändern, um den Prozess auszulösen.

Wenn Sie den Bestellstatus auf „In Zustellung“ ändern, erstellt das GTG CRM-System automatisch eine Bestellung.

Nachdem die Bestellung bestätigt und in den Status „In Zustellung“ geändert wurde, erstellt das System automatisch einen Lieferschein. Durch die Bestätigung des Lieferscheins erstellt das System automatisch eine elektronische Rechnung.

Sie können die automatisch erstellte Rechnung im Bereich „Elektronische Rechnungen“ des Systems überprüfen. Alle Informationen zu Produkten, Mengen und Werten werden exakt aus der Originalbestellung übernommen.

Schritt 4: Abwicklung von Korrekturrechnungen bei Warenrücksendungen

Im Falle einer teilweisen Warenrücksendung durch den Kunden wird auch der Prozess der Korrekturrechnungen vollständig automatisiert. Sie müssen lediglich die zurückgesendete Menge wieder in den Bestand aufnehmen und bestätigen, und GTG CRM erstellt automatisch eine Korrekturrechnung für Sie.

Voraussetzung: Eine Korrekturrechnung kann nur erstellt werden, wenn die Originalrechnung ausgestellt wurde. Wenn die Originalrechnung noch im Entwurfsstatus ist, müssen Sie zuerst die Originalrechnung ausstellen.

Vorteile der Nutzung dieser Funktion

• Erhebliche Zeitersparnis: Anstatt Informationen manuell für jede Bestellung einzugeben, müssen Sie nur den Warenausgang bestätigen und das System erledigt den Rest automatisch.
• Absolute Genauigkeit: Die Rechnungsinformationen werden direkt aus der tatsächlichen Bestellung übernommen, wodurch Fehler praktisch ausgeschlossen sind.
• Flexible Bearbeitung von Sonderfällen: Automatische Korrekturrechnungen erleichtern die schnelle Bearbeitung von Rücksendungen.
• Fokussierung auf den Verkauf: Keine Sorge mehr um den administrativen Aufwand der Rechnungsstellung.
• Einfache Einhaltung von Gesetzen: Stellt die vollständige Rechnungsstellung gemäß den neuen Vorschriften sicher.

Wichtige Hinweise

• Vermeiden Sie die Aktivierung der automatischen Rechnungsstellung in GTG CRM, wenn Sie die E-Commerce-Plattformen bereits dazu ermächtigt haben, Rechnungen automatisch auszustellen, um doppelte Rechnungen zu vermeiden.
• Korrekturrechnungen können nur erstellt werden, wenn die Originalrechnung offiziell ausgestellt wurde.
• Überprüfen Sie die Rechnungsvorlage und das Symbol bei der Erstkonfiguration sorgfältig.