Automatische Erstellung elektronischer Rechnungen

Gemäß der neuesten Verordnung der Regierung sind Unternehmen nun verpflichtet, für jede Verkaufstransaktion eine elektronische Rechnung auszustellen. Dies trägt dazu bei, die Deklaration von Umsätzen und Gewinnen transparenter und genauer zu gestalten und gleichzeitig die vollständige Steuerzahlung gemäß den Vorschriften sicherzustellen. Für viele Verkäufer, insbesondere diejenigen, die auf mehreren E-Commerce-Plattformen wie Shopee, TikTok Shop und Lazada verkaufen, ist die manuelle Rechnungsstellung für Dutzende, wenn nicht Hunderte von Bestellungen pro Tag jedoch eine erhebliche Arbeitsbelastung.

GTG CRM versteht die Schwierigkeiten, mit denen Verkäufer konfrontiert sind, und hat eine Funktion zur automatischen Erstellung elektronischer Rechnungen entwickelt, mit der Sie sich vollständig von dieser zeitaufwändigen manuellen Arbeit befreien können. Das System erstellt automatisch eine Rechnung, sobald die Bestellung als versandbereit bestätigt wurde, und stellt sicher, dass sie zu 100 % mit den Informationen der tatsächlichen Bestellung übereinstimmt. Sie müssen die Einrichtung nur einmal vornehmen und können sich dann voll und ganz auf den Verkauf und die Kundenbetreuung konzentrieren.

Funktion der automatischen Rechnungsstellung von GTG CRM

GTG CRM unterstützt die vollständige Automatisierung des Prozesses der elektronischen Rechnungsstellung mit zwei Hauptfunktionen:

Automatische Erstellung von Originalrechnungen: Nach der Bestätigung des Versands für eine Bestellung erstellt das System automatisch eine elektronische Rechnung mit vollständigen Produktinformationen, Mengen und Werten. Sie können wählen, ob Sie einen Entwurf zur Überprüfung vor der Freigabe erstellen oder ihn sofort freigeben möchten, um Zeit zu sparen.

Automatische Erstellung von Korrekturrechnungen: Wenn ein Kunde einen Teil der Produkte einer Bestellung zurückgibt (z. B. 3 Produkte gekauft, aber nur 2 behalten), erstellt GTG CRM automatisch eine Korrekturrechnung, die der tatsächlichen Menge entspricht. Dies hilft Ihnen, korrekt zu deklarieren und Ihren Lagerbestand richtig zu verwalten.

Das System unterstützt alle drei beliebtesten Verkaufskanäle: Shopee, TikTok Shop und Lazada.

Anleitung zur Einrichtung und Verwendung

Schritt 1: Einrichten der Funktion zur automatischen Rechnungsstellung

Greifen Sie auf den Bereich für die Einstellungen für elektronische Rechnungen in GTG CRM zu. Hier finden Sie zwei Hauptbereiche: "Automatische Rechnung" und "Automatische Korrekturrechnung".

Um die Funktion zu aktivieren, klicken Sie einfach auf den grünen Button neben dem gewünschten Verkaufskanal: Shopee, TikTok Shop oder Lazada.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Plattformen für die automatische Rechnungsstellung bereits autorisiert haben, sollten Sie diese Funktion in GTG CRM nicht zusätzlich aktivieren, da dies zu doppelten Rechnungen führen kann.

Schritt 2: Konfigurieren der Rechnungsinformationen

Nach der Aktivierung müssen Sie die grundlegenden Informationen für die Rechnung konfigurieren:

• Rechnungsstatus: Wählen Sie "Entwurf erstellen", wenn Sie vor der Freigabe überprüfen möchten, oder "Sofort freigeben" für eine vollständige Automatisierung.
• Zeitpunkt der Rechnungserstellung: Standardmäßig wird sie sofort nach Bestätigung des Versands erstellt.
• Rechnungsvorlage und Kennung: Wählen Sie eine Vorlage, die Ihren Deklarationsanforderungen entspricht.

Schritt 3: Bearbeiten von Bestellungen und automatische Rechnungsstellung

Wenn neue Bestellungen von E-Commerce-Plattformen in GTG CRM synchronisiert werden, befindet sich die Bestellung im Status "On Hold". Sie müssen den Bestellstatus in "Warte auf Abholung" oder "Wird geliefert" ändern, um den Prozess zu aktivieren.

Wenn Sie eine Bestellung in den Status „Zur Lieferung vorbereitet“ ändern, erstellt das GTG CRM-System automatisch eine Bestellung.

Nachdem die Bestellung bestätigt und in den Status „In Zustellung“ geändert wurde, erstellt das System automatisch einen Lieferschein. Durch die Bestätigung des Lieferscheins wird automatisch eine elektronische Rechnung erstellt.

Sie können die neu erstellte Rechnung im Bereich „Elektronische Rechnungen“ des Systems überprüfen. Alle Informationen zu Produkten, Mengen und Werten werden präzise aus der ursprünglichen Bestellung übernommen.

Schritt 4: Bearbeitung von Anpassungsrechnungen bei Warenrücksendungen

Wenn ein Kunde einen Teil der Produkte zurücksendet, ist der Prozess für Anpassungsrechnungen ebenfalls vollständig automatisiert. Sie müssen lediglich die Menge der zurückgegebenen Produkte eingeben und die Bestätigung klicken, GTG CRM erstellt automatisch eine Anpassungsrechnung für Sie.

Voraussetzung: Eine Anpassungsrechnung kann nur erstellt werden, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits ausgestellt wurde. Wenn die ursprüngliche Rechnung noch im Entwurfsstatus ist, müssen Sie zuerst die ursprüngliche Rechnung ausstellen.

Vorteile der Nutzung dieser Funktion

• Erhebliche Zeitersparnis: Anstatt Informationen für jede Bestellung manuell einzugeben, müssen Sie nur den Warenausgang bestätigen und das System erledigt alles automatisch.
• Gewährleistung absoluter Genauigkeit: Die Rechnungsinformationen werden direkt aus der tatsächlichen Bestellung übernommen, wodurch Fehler nahezu ausgeschlossen werden.
• Flexible Handhabung von Sonderfällen: Automatische Anpassungsrechnungen helfen, Kundendrücksituationen schnell zu bewältigen.
• Fokus auf den Verkauf: Keine Sorgen mehr über den administrativen Aufwand der Rechnungserstellung.
• Einfache Einhaltung von Gesetzen: Gewährleistung der vollständigen Rechnungsstellung gemäß neuen Vorschriften.

Wichtige Hinweise

• Vermeiden Sie die Aktivierung der automatischen Rechnungsfunktion in GTG CRM, wenn Sie den E-Commerce-Plattformen die automatische Rechnungsstellung autorisiert haben, um doppelte Rechnungen zu vermeiden.
• Anpassungsrechnungen können nur erstellt werden, wenn die ursprüngliche Rechnung offiziell ausgestellt wurde.
• Überprüfen Sie das Rechnungsformat und die Kennzeichnung sorgfältig bei der erstmaligen Einrichtung.