Οδηγός Πωλήσεων στο GTG CRM από το Α έως το Ω

Η αποτελεσματική πώληση δεν περιορίζεται στην ύπαρξη καλού προϊόντος και δυνητικών πελατών. Για τους σύγχρονους εμπόρους λιανικής, τους ιδιοκτήτες online καταστημάτων και τις οικιακές επιχειρήσεις, η διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας από την παραλαβή, τη διαχείριση αποθεμάτων, τη δημιουργία παραγγελιών έως την έκδοση τιμολογίων αποτελεί μεγάλη πρόκληση. Ειδικά όταν δραστηριοποιείστε σε πολλαπλά κανάλια όπως Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook ή τη δική σας ιστοσελίδα, ο έλεγχος των αποθεμάτων και η επεξεργασία παραγγελιών γίνονται ακόμα πιο περίπλοκα.

Το GTG CRM έχει σχεδιαστεί για να αντιμετωπίσει ολοκληρωμένα αυτά τα προβλήματα. Το σύστημα παρέχει τρεις βασικές ομάδες λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένων των Πωλήσεων, της Διαχείρισης Αποθεμάτων και της Λογιστικής, βοηθώντας σας να βελτιστοποιήσετε ολόκληρη την επιχειρηματική σας διαδικασία. Από τη δημιουργία αποθηκών, τη διαχείριση προϊόντων, τη δημιουργία επαγγελματικών φωτογραφιών πωλήσεων, την αυτόματη λήψη παραγγελιών από πολλαπλά κανάλια, την επεξεργασία παραγγελιών έως την έκδοση τιμολογίων, όλα συγκεντρώνονται σε μια ενιαία πλατφόρμα. Αυτό όχι μόνο σας εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει και τα λάθη.

Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει βήμα προς βήμα για να ξεκινήσετε τις πωλήσεις στο GTG CRM, από την αρχική ρύθμιση έως την αποτελεσματική διαχείριση παραγγελιών.

Βήμα 1: Δημιουργία Αποθήκης

Πριν ξεκινήσετε τις πωλήσεις, χρειάζεστε έναν χώρο για να αποθηκεύσετε τα προϊόντα σας. Η αποθήκη στο GTG CRM δεν είναι μόνο ένας χώρος διαχείρισης αποθεμάτων, αλλά και το σημείο από όπου οι διανομείς θα παραλάβουν τα εμπορεύματα για να τα παραδώσουν στους πελάτες. Ένα κατάστημα μπορεί να έχει πολλαπλές αποθήκες ανάλογα με την κλίμακα της επιχείρησής σας.

Για να δημιουργήσετε μια νέα αποθήκη, μεταβείτε στο μενού Διαχείριση Αποθεμάτων στην αριστερή πλευρική γραμμή μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου.

Πρέπει να συμπληρώσετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Όνομα αποθήκης: Δώστε ένα όνομα που να είναι εύκολο να το θυμάστε και να αντικατοπτρίζει σωστά τον τύπο του προϊόντος ή τη θέση. Π.χ.: "Αποθήκη Ρούχων", "Αποθήκη Αξεσουάρ", ή "Αποθήκη Υποκαταστήματος Αθήνας".
• Κωδικός αποθήκης: Το σύστημα μπορεί να τον δημιουργήσει αυτόματα ή μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό για εύκολη διαχείριση.
• Κατάσταση: Επιλέξτε "Ενεργό" για να μπορεί η αποθήκη να χρησιμοποιηθεί άμεσα.
• Όνομα επαφής: Εισαγάγετε το όνομα του υπεύθυνου της αποθήκης ή του υπαλλήλου.
• Τηλέφωνο: Πρέπει να είναι υποχρεωτικό για να μπορούν οι διανομείς να επικοινωνούν κατά την παραλαβή των εμπορευμάτων.
• Email: Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά συνιστάται για τη λήψη ειδοποιήσεων.
• Διεύθυνση αποθήκης: Αυτή είναι εξαιρετικά σημαντική πληροφορία. Πρέπει να εισαγάγετε με ακρίβεια τη διεύθυνση, την πόλη, την περιφέρεια/δήμο και τον ταχυδρομικό κώδικα, καθώς εδώ θα φτάσουν οι διανομείς για να παραλάβουν τα εμπορεύματα.

Αφού συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες, πατήστε Αποθήκευση. Έτσι, έχετε την πρώτη σας αποθήκη στο σύστημα. Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες αποθήκες εάν δραστηριοποιείστε σε πολλαπλές τοποθεσίες ή διαχωρίζετε τα προϊόντα ανά αποθήκη.

Δείτε περισσότερα: Ευκολότερη διαχείριση αποθεμάτων με τη λειτουργία του GTG CRM

Βήμα 2: Δημιουργία Προϊόντος

Αφού έχετε τη διάταξη της αποθήκης, το επόμενο βήμα είναι η προσθήκη προϊόντων στο σύστημα. Μεταβείτε στο Κέντρο Προϊόντων από το αριστερό μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου.

Όταν δημιουργείτε ένα προϊόν, πρέπει να προσέξετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Όνομα προϊόντος: Δώστε ένα σαφές, κατανοητό όνομα. Παραδείγματα: "Παντελόνι Mickey", "Ανδρικό T-shirt στρογγυλή λαιμόκοψη", "Floral maxi φόρεμα".
• SKU (Stock Keeping Unit): Αυτός είναι ένας μοναδικός αναγνωριστικός κωδικός για το προϊόν και είναι εξαιρετικά σημαντικός. Το SKU βοηθά το σύστημα να αναγνωρίζει τα ίδια προϊόντα σε διαφορετικά κανάλια πωλήσεων. Εάν πουλάτε το ίδιο προϊόν σε Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook και τον ιστότοπό σας, βεβαιωθείτε ότι το SKU είναι το ίδιο σε όλα τα κανάλια, ώστε το σύστημα να συγχρονίζει αυτόματα το απόθεμα.
• Κατηγορία προϊόντος: Επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία προϊόντος από τη διαθέσιμη λίστα.

Αφού συμπληρώσετε πλήρως τις πληροφορίες για την περιγραφή του προϊόντος, την τιμή πώλησης, τις εικόνες και τις πληροφορίες αποθέματος, πατήστε Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε.

Βήμα 3: Δημιουργία Επαγγελματικών Φωτογραφιών Πωλήσεων

Ένα από τα ξεχωριστά χαρακτηριστικά του GTG CRM είναι η δυνατότητα δημιουργίας επαγγελματικών φωτογραφιών πωλήσεων με βάση υπάρχοντα πρότυπα φωτογραφιών. Αντί να χρειάζεται να προσλάβετε έναν σχεδιαστή ή να επεξεργαστείτε κάθε φωτογραφία μόνοι σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να δημιουργήσετε μαζικά ελκυστικές φωτογραφίες πωλήσεων σε λίγα μόλις λεπτά.

Βήματα εκτέλεσης:

1. Επισκεφθείτε τη σελίδα του προϊόντος για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε φωτογραφίες πωλήσεων
2. Επιλέξτε τη λειτουργία "Δημιουργία φωτογραφιών πωλήσεων" ή "Marketing"
3. Επιλέξτε ένα πρότυπο φωτογραφίας που ταιριάζει με το στυλ του προϊόντος
4. Ανεβάστε τη φωτογραφία του προϊόντος - το σύστημα θα την ενσωματώσει αυτόματα στο πρότυπο
5. Προσαρμόστε τις πληροφορίες: όνομα προϊόντος, τιμή, προσφορές, slogan
6. Προεπισκόπηση και λήψη της ολοκληρωμένης φωτογραφίας

Βήμα 4: Εισαγωγή Εμπορευμάτων και Διαχείριση Προμηθευτών

Για να έχετε εμπορεύματα στο απόθεμά σας, πρέπει να εισάγετε εμπορεύματα από προμηθευτές. Δημιουργήστε πληροφορίες προμηθευτών στο σύστημα για την επαγγελματική διαχείριση της πηγής των εμπορευμάτων.

1. Μεταβείτε στην ενότητα Προμηθευτές στο μενού Διαχείριση Αποθέματος
2. Πατήστε Δημιουργία νέου και συμπληρώστε τις πληροφορίες του προμηθευτή: όνομα, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση, email και όροι πληρωμής
3. Δημιουργήστε ένα Δελτίο Εισαγωγής με τις ακόλουθες πληροφορίες: αποθήκη παραλαβής, προμηθευτής, προϊόντα, ποσότητα και τιμή εισαγωγής
4. Επιβεβαιώστε το δελτίο εισαγωγής - η ποσότητα θα ενημερωθεί αυτόματα στο απόθεμα

Βήμα 5: Σύνδεση Καναλιών Πωλήσεων

Ένα από τα δυνατά σημεία του GTG CRM είναι η ικανότητά του να λαμβάνει αυτόματα παραγγελίες από πολλά διαφορετικά κανάλια πωλήσεων.

Υποστηριζόμενα κανάλια:

• Ιδιωτικός ιστότοπος: Άμεση ενσωμάτωση για αυτόματη λήψη παραγγελιών
• Facebook: Αυτόματη δημιουργία παραγγελιών από Messenger ή σχόλια
• Shopee: Αμφίδρομος συγχρονισμός παραγγελιών
• TikTok Shop: Συγκεντρωτική λήψη και επεξεργασία παραγγελιών
• Lazada: Αυτόματος συγχρονισμός παραγγελιών

Τρόπος σύνδεσης:

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Κανάλια πωλήσεων
2. Επιλέξτε το κανάλι που θέλετε να συνδέσετε
3. Εξουσιοδοτήστε (authorize) το GTG CRM
4. Περιμένετε την επιβεβαίωση επιτυχημένης σύνδεσης

Δείτε περισσότερα: Διαχείριση παραγγελιών πολλαπλών καναλιών με τις λειτουργίες του GTG CRM

Βήμα 6: Δημιουργία Παραγγελιών

Χειροκίνητη δημιουργία παραγγελίας

Όταν λαμβάνετε παραγγελίες μέσω τηλεφώνου ή από κανάλια που δεν είναι ενσωματωμένα:

1. Μεταβείτε στο Πωλήσεις → Δημιουργία νέας παραγγελίας
2. Συμπληρώστε τα στοιχεία του πελάτη, επιλέξτε προϊόντα, αποθήκη αποστολής, μέθοδο μεταφοράς
3. Πατήστε Αποθήκευση - η παραγγελία θα είναι σε κατάσταση "On Hold"

Αυτόματη λήψη παραγγελίας

Όταν έχετε συνδέσει τα κανάλια πωλήσεων, οι παραγγελίες εμφανίζονται αυτόματα στο σύστημα με σαφή προέλευση: Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, Website.

Σημείωση:

• Ο πωλητής πρέπει να μετακινήσει προληπτικά την παραγγελία στην κατάσταση "αναμονή επεξεργασίας" για συγχρονισμό με το GTG CRM
• Σύνδεση αποθήκης και προϊόντων μεταξύ των πλατφορμών και του GTG CRM για να διασφαλιστεί η ακριβής καταγραφή των αποθεμάτων από το σύστημα

Βήμα 7: Επεξεργασία Παραγγελιών και Εξαγωγή Αποθεμάτων

Αφού επιβεβαιώσετε την παραγγελία με τον πελάτη, πρέπει να αλλάξετε την κατάσταση της παραγγελίας ώστε το σύστημα να δημιουργήσει αυτόματα ένα δελτίο εξαγωγής αποθεμάτων.

1. Στην ενότητα Παραγγελίες Πωλήσεων, επιβεβαιώστε την παραγγελία → το σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα ένα Δελτίο Εξαγωγής Αποθεμάτων

2. Ελέγξτε τις πληροφορίες του δελτίου εξαγωγής αποθεμάτων: αποθήκη εξαγωγής, προϊόντα, ποσότητα, διεύθυνση παράδοσης
3. Προετοιμάστε τα εμπορεύματα σύμφωνα με το δελτίο εξαγωγής αποθεμάτων
4. Πατήστε Επιβεβαίωση Εξαγωγής Αποθεμάτων όταν ο μεταφορέας παραλάβει τα εμπορεύματα

5. Μετά την επιβεβαίωση, η αποθήκη θα αφαιρέσει αυτόματα τα πωληθέντα προϊόντα
6. Όταν ο πελάτης παραλάβει τα εμπορεύματα, αλλάξτε την κατάσταση της παραγγελίας σε "Ολοκληρωμένη"

Βήμα 8: Έκδοση Τιμολογίου

Το GTG CRM υποστηρίζει την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων για τη συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς για τη δήλωση φόρων:

1. Μεταβείτε στην ενότητα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια
2. Επιλέξτε τις ολοκληρωμένες παραγγελίες για να δημιουργήσετε τιμολόγιο
3. Το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα το τιμολόγιο ή μπορείτε να το δημιουργήσετε χειροκίνητα
4. Ελέγξτε τις πληροφορίες και εκδώστε

Σημείωση: Για πλατφόρμες που έχουν εξουσιοδοτηθεί να εκδίδουν τιμολόγια, δεν χρειάζεται να κάνετε αυτό το βήμα.

Δείτε περισσότερα: Το GTG CRM βοηθά στη διαχείριση και την αυτόματη έκδοση τιμολογίων

Οφέλη από τη Χρήση του GTG CRM

• Συγκεντρωτική Διαχείριση: Αποθήκη, προϊόντα, παραγγελίες και τιμολόγια σε μία ενιαία πλατφόρμα
• Αυτόματη Λήψη Παραγγελιών: Συγχρονισμός από Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, website
• Δημιουργία Επαγγελματικών Φωτογραφιών Πωλήσεων: Βασισμένες σε υπάρχοντα πρότυπα, χωρίς την ανάγκη σχεδιαστή
• Αυτοματοποίηση Διαδικασιών: Από τη δημιουργία δελτίων εξαγωγής αποθεμάτων έως την ενημέρωση αποθεμάτων
• Αποτελεσματικός Έλεγχος Αποθεμάτων: Άμεση ενημέρωση κατά την εισαγωγή/εξαγωγή εμπορευμάτων
• Μείωση Σφαλμάτων: Εξάλειψη λαθών χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων
• Υποστήριξη Πολυκαναλικών Πωλήσεων: Συγκεντρωτική διαχείριση όλων των παραγγελιών

Σημαντικές Σημειώσεις

• Το SKU πρέπει να είναι συνεπές: Βεβαιωθείτε ότι το SKU είναι το ίδιο σε όλα τα κανάλια για ακριβή συγχρονισμό αποθεμάτων
• Η διεύθυνση της αποθήκης πρέπει να είναι ακριβής: Ο μεταφορέας βασίζεται σε αυτή τη διεύθυνση για την παραλαβή των εμπορευμάτων
• Σύνδεση όλων των καναλιών: Αξιοποιήστε πλήρως τη λειτουργία αυτόματης λήψης παραγγελιών
• Έλεγχος αυτοματοποιημένων παραγγελιών: Εξακολουθείτε να ελέγχετε τις πληροφορίες πριν από την επεξεργασία

Σύνοψη

Το GTG CRM είναι μια ολοκληρωμένη λύση για εμπόρους λιανικής, ιδιοκτήτες online καταστημάτων και επιχειρήσεις που θέλουν να διαχειρίζονται επαγγελματικά ολόκληρη τη διαδικασία από την εισαγωγή εμπορευμάτων έως την εξαγωγή παραγγελιών. Με ισχυρές λειτουργίες αυτοματοποίησης, μπορείτε να εστιάσετε στις πωλήσεις και την ανάπτυξη της επιχείρησής σας αντί να χάνετε χρόνο σε περίπλοκες διοικητικές εργασίες.