Οδηγός Χρήσης: Συμφωνία Τραπεζών στο GTG CRM

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτόν τον οδηγό

Φόρτωση τραπεζικών δηλώσεων → ταξινόμηση κάθε συναλλαγής στον σωστό λογαριασμό → δημιουργία κανόνων για αυτόματη αντιστοίχιση και προτάσεις την επόμενη φορά → προβολή πίνακα συμφωνίας και εξαγωγή αναφορών → ενεργοποίηση αυτόματης καταχώρησης ισολογιστικών εγγραφών. Αποτέλεσμα: τα χρήματα στην τράπεζα ταιριάζουν με τα βιβλία και τα τιμολόγια, κλείσιμο βιβλίων σε λίγα λεπτά αντί για ώρες.

Δεν έχετε συνολική εικόνα; Δείτε πρώτα το άρθρο Τραπεζική Συμφωνία για να καταλάβετε τι κάνει η λειτουργία.

Προετοιμασία

#	Προϋπόθεση	Γιατί είναι απαραίτητο
1	Σύνδεση στο GTG CRM, χορήγηση δικαιωμάτων για συμφωνία τραπεζικών συναλλαγών και προβολή παραστατικών πληρωμών.	Μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να ταξινομούν/καταχωρούν τραπεζικές συναλλαγές.
2	Έχετε ορίσει Σύστημα Λογαριασμών (Chart of Accounts) στο Λογιστικό.	Για την ταξινόμηση των συναλλαγών και τη δημιουργία ισολογιστικών εγγραφών.
3	Έχετε δεδομένα δήλωσης: σύνδεση τραπεζικού λογαριασμού ή φόρτωση αρχείου δήλωσης.	Η συμφωνία απαιτεί μια λίστα συναλλαγών ως είσοδο.

Βήμα 1 — Άνοιγμα χώρου συμφωνίας και φόρτωση δήλωσης

1. Μεταβείτε στο Λογιστικό ▸ Τραπεζική Συμφωνία.
2. Επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό που θέλετε να συμφωνήσετε. Φορτώστε τη δήλωση (σύνδεση λογαριασμού ή λήψη αρχείου) και επιλέξτε το χρονικό διάστημα.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Εμφανίζεται η λίστα συναλλαγών για την περίοδο, με κάθε γραμμή να έχει στήλη ταξινόμησης και κατάσταση αντιστοίχισης (μη αντιστοιχισμένο/αντιστοιχισμένο).

Βήμα 2 — Ταξινόμηση μιας συναλλαγής στον σωστό λογαριασμό

1. Επιλέξτε μια μη αντιστοιχισμένη συναλλαγή.
2. Επιλέξτε τον τύπο συναλλαγής (έσοδα / έξοδα / εσωτερική μεταφορά / μετρητά-τράπεζα / COD…) και τον αντίστοιχο λογαριασμό. Εάν πρόκειται για πληρωμή πελάτη, συνδέστε με το κατάλληλο τιμολόγιο.
3. Αποθήκευση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η συναλλαγή μεταβαίνει σε κατάσταση "αντιστοιχίστηκε", συνδέεται με τον λογαριασμό (και το τιμολόγιο, αν υπάρχει). Εάν η καταχώρηση έχει ενεργοποιηθεί, δημιουργείται μια ισολογιστική εγγραφή για αυτήν τη συναλλαγή.

Βήμα 3 — Δημιουργία κανόνων αντιστοίχισης για μελλοντική αυτοματοποίηση

1. Από μια συναλλαγή, επιλέξτε Δημιουργία κανόνα (ή μεταβείτε στην ενότητα Κανόνες Συμφωνίας).
2. Ορίστε τις συνθήκες (περιγραφή/εταίρος/ποσό) και τον τύπο + λογαριασμό που θα αντιστοιχιστεί.
3. Αποθήκευση — ο κανόνας ενεργοποιείται αμέσως.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Οι μελλοντικές συναλλαγές που ταιριάζουν με τις συνθήκες ταξινομούνται αυτόματα. Ο νέος κανόνας είναι σε κατάσταση εφαρμογής.

Βήμα 4 — Οι κανόνες να προτείνουν αυτόματα για παρόμοιες συναλλαγές

1. Φορτώστε τη δήλωση της επόμενης περιόδου (ή προσθέστε νέες συναλλαγές).
2. Οι συναλλαγές που ταιριάζουν με τις συνθήκες των κανόνων που δημιουργήθηκαν στο Βήμα 3 προτείνονται αυτόματα για ταξινόμηση. Μπορείτε να τις ελέγξετε και να τις εγκρίνετε μαζικά.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Οι συναλλαγές που είναι παρόμοιες με προηγούμενες προτείνονται έτοιμες για ταξινόμηση. Χρειάζεται μόνο να τις εγκρίνετε αντί να τις κάνετε από την αρχή.

ℹ️ Η αντιστοίχιση και οι προτάσεις μέσω κανόνων είναι δωρεάν. Σύντομα διαθέσιμο: Βοηθός AI που θα προτείνει τρόπους επεξήγησης για εντελώς νέες συναλλαγές.

Βήμα 5 — Προβολή πίνακα συμφωνίας και εξαγωγή αναφοράς

1. Ανοίξτε την καρτέλα Επισκόπηση/Αναφορά Συμφωνίας.
2. Δείτε τα αντιστοιχισμένα ποσά, τα υπόλοιπα, τις διαφορές. Εξάγετε την αναφορά για αρχειοθέτηση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Ο πίνακας επισκόπησης εμφανίζει το ποσοστό αντιστοίχισης και τα υπόλοιπα. Η αναφορά εξάγεται πλήρως για επεξήγηση.

Βήμα 6 — Ενεργοποίηση αυτόματης καταχώρισης εγγραφών εξισορρόπησης (προαιρετικό)

1. Στις ρυθμίσεις λογαριασμού, ενεργοποιήστε την επιλογή Καταχώριση στο λογιστήριο (Post to ledger).
2. Από εκεί, οι ταξινομημένες συναλλαγές (κατηγοριοποίηση/μεταφορά/μετρητά–τράπεζα/COD) δημιουργούν αυτόματα εγγραφές εξισορρόπησης. Η αποσύνδεση μιας συναλλαγής θα αντιστρέψει την εγγραφή.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Κάθε συμφωνημένη συναλλαγή δημιουργεί μια εγγραφή εξισορρόπησης στο λογιστήριο. Η ακύρωση αντιστοίχισης δημιουργεί αντίστοιχη αντιστρόφως εγγραφή.

Πίνακας γρήγορης αναφοράς αναμενόμενων αποτελεσμάτων

Ενέργεια	Το αποτέλεσμα που θα δείτε
Φόρτωση δήλωσης	Λίστα συναλλαγών + κατάσταση αντιστοίχισης
Κατηγοριοποίηση συναλλαγής	Αλλαγή σε "έγινε αντιστοίχιση", προσθήκη λογαριασμού/τιμολογίου
Δημιουργία κανόνα	Παρόμοιες συναλλαγές θα κατηγοριοποιούνται αυτόματα στο μέλλον
Προτάσεις κανόνων + έγκριση	Προτείνονται παρόμοιες συναλλαγές για κατηγοριοποίηση, μαζική έγκριση
Προβολή αναφοράς	Αριθμός αντιστοιχιών/υπολοίπων/διαφορών. η αναφορά μπορεί να εξαχθεί
Ενεργοποίηση καταχώρισης	Αυτόματη δημιουργία εγγραφών εξισορρόπησης. Ακύρωση αντιστοίχισης → αντιστρόφως εγγραφή

Σημειώσεις

• Οι εγγραφές εξισορρόπησης απαιτούν το Σύστημα Λογαριασμών να έχει ρυθμιστεί στο Λογιστήριο.
• Όλες οι προτάσεις χρειάζονται πάντα την έγκρισή σας πριν εφαρμοστούν — εσείς είστε ο τελικός υπεύθυνος. (Προτάσεις επεξήγησης με AI για εντελώς νέες γραμμές θα προστεθούν σύντομα.)
• Συμφωνία COD: όταν η εταιρεία ταχυμεταφορών/η πλατφόρμα σας πληρώνει, χρησιμοποιήστε το βήμα κατηγοριοποίησης COD για να αντιστοιχίσετε και να καθαρίσετε το ποσό "χρήματα εν κινήσει".