Όλα Όσα Πρέπει να Γνωρίζετε για τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια: Πότε να τα Εκδώσετε, Πώς να Χειριστείτε Λάθη

Πότε είναι υποχρεωτική η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου;

Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ένα υποχρεωτικό έγγραφο όταν πραγματοποιούνται δραστηριότητες πώλησης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών, σύμφωνα με τη νομοθεσία για τη φορολογία και τα τιμολόγια.

Ο ακριβής προσδιορισμός της ημερομηνίας έκδοσης του τιμολογίου είναι καθοριστικής σημασίας για την εγκυρότητα του τιμολογίου και τις φορολογικές υποχρεώσεις που προκύπτουν.

Χρόνος έκδοσης τιμολογίου σύμφωνα με τη νομοθεσία

Χρόνος έκδοσης τιμολογίου για πωλήσεις αγαθών

Σύμφωνα με το Σημείο α της Παραγράφου 6 του Άρθρου 1 του Διατάγματος αριθ. 70/2025/NĐ-CP, που τροποποιεί την Παράγραφο 1 του Άρθρου 9 του Διατάγματος αριθ. 123/2020/NĐ-CP, ορίζεται:

Ως χρόνος έκδοσης τιμολογίου για πωλήσεις αγαθών θεωρείται η στιγμή μεταβίβασης της κυριότητας ή του δικαιώματος χρήσης των αγαθών στον αγοραστή, ανεξαρτήτως αν έχουν εισπραχθεί χρήματα ή όχι.

Αυτή η διάταξη εφαρμόζεται για:

• Συνηθισμένες πωλήσεις αγαθών
• Πώληση, μεταβίβαση δημόσιας περιουσίας
• Πωλήσεις εθνικών αποθεμάτων

Στην περίπτωση εξαγωγής αγαθών, ο χρόνος έκδοσης του τιμολογίου καθορίζεται από τον πωλητή, αλλά το αργότερο εντός της επόμενης εργάσιμης ημέρας από την ημερομηνία εκτελωνισμού των αγαθών σύμφωνα με την τελωνειακή νομοθεσία.

Χρόνος έκδοσης τιμολογίου για παροχή υπηρεσιών

Ως χρόνος έκδοσης τιμολογίου για παροχή υπηρεσιών θεωρείται η στιγμή ολοκλήρωσης της παροχής της υπηρεσίας, ανεξαρτήτως αν έχουν εισπραχθεί χρήματα ή όχι.

Στην περίπτωση είσπραξης χρημάτων πριν ή κατά τη διάρκεια της παροχής της υπηρεσίας, ως χρόνος έκδοσης του τιμολογίου θεωρείται η στιγμή είσπραξης των χρημάτων, εξαιρουμένων των ποσών:

• Προκαταβολών
• Προκαταβολών για την εξασφάλιση εκτέλεσης σύμβασης

Αυτή η διάταξη εφαρμόζεται σε ειδικές υπηρεσίες, όπως:

• Λογιστικές, ελεγκτικές υπηρεσίες
• Οικονομικές, φοροτεχνικές συμβουλές
• Εκτιμήσεις αξίας
• Τεχνικές μελέτες, σχεδιασμός
• Συμβουλές επίβλεψης
• Εκπόνηση επενδυτικών σχεδίων κατασκευών

Συνηθισμένα σενάρια σχετικά με τον χρόνο έκδοσης τιμολογίου

Επιτρέπεται η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου με αναδρομική ημερομηνία;

Όχι.

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, δεν επιτρέπεται η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου με αναδρομική ημερομηνία. Η έκδοση τιμολογίου εκτός του προβλεπόμενου χρόνου ή η σκόπιμη αναδρομική ημερομηνία αποτελεί διοικητική παράβαση σχετικά με τα τιμολόγια.

Επιτρέπεται η παράδοση αγαθών πριν από την έκδοση τιμολογίου;

Όχι.

Η παράδοση αγαθών πριν από την έκδοση τιμολογίου κατά τη στιγμή μεταβίβασης της κυριότητας ή του δικαιώματος χρήσης των αγαθών θεωρείται έκδοση τιμολογίου εκτός χρόνου και θα επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Επιβολή κυρώσεων για έκδοση τιμολογίου εκτός χρόνου

Από την 01/01/2026, το Διάταγμα αριθ. 310/2025/NĐ-CP τίθεται σε ισχύ, ορίζοντας:

Το πρόστιμο για την έκδοση τιμολογίου εκτός χρόνου μπορεί να φτάσει τα 70 εκατομμύρια VND, ανάλογα με:

• Τη φύση της παράβασης
• Τον βαθμό της παράβασης
• Τον αριθμό των παραβάσεων

Η έκδοση τιμολογίου εντός του προβλεπόμενου χρόνου είναι υποχρεωτική, όχι προαιρετική.

Αρχές χειρισμού ηλεκτρονικών τιμολογίων με σφάλματα

Τιμολόγιο εκδοθέν, με κωδικό φορολογικής αρχής αλλά μη αποσταλθέν στον αγοραστή, διαπιστώνονται σφάλματα

Ο πωλητής εκτελεί:

• Έκδοση νέου ηλεκτρονικού τιμολογίου που το αντικαθιστά
• Εγγραφή: "Αντικατάσταση τιμολογίου Προτύπου… Σειράς… Αριθμός… Ημερομηνία… μήνας… έτος…"
• Αποστολή του τιμολογίου αντικατάστασης στον αγοραστή
• Ταυτόχρονη αποστολή των δεδομένων του τιμολογίου αντικατάστασης στην φορολογική αρχή

Τιμολόγιο απεσταλθέν στον αγοραστή, διαπιστώνονται σφάλματα

α. Λάθος όνομα, διεύθυνση αγοραστή (χωρίς λάθος ΑΦΜ)

Ο πωλητής:

• Ενημερώνει τον αγοραστή
• Δεν χρειάζεται να εκδώσει εκ νέου τιμολόγιο
• Πραγματοποιεί την ειδοποίηση στην φορολογική αρχή σύμφωνα με το Έντυπο 04/SS-HĐĐT

β. Λάθος ΑΦΜ, λάθος ποσό, φορολογικός συντελεστής, ποσό φόρου ή αγαθά που δεν είναι σύμφωνες με τις προδιαγραφές, την ποιότητα

Ο πωλητής και ο αγοραστής (αν είναι εταιρεία) πρέπει:

• Να συντάξουν συμφωνητικό που να αναγράφει λεπτομερώς το περιεχόμενο του σφάλματος

Στη συνέχεια, επιλέγουν μία από τις δύο μορφές:

Τιμολόγιο διόρθωσης: Εφαρμόζεται όταν χρειάζεται να διορθωθεί ένα μέρος του περιεχομένου.

• Σημειώστε: "Διόρθωση για το τιμολόγιο Τύπου… Σειρά… Αριθμός… Ημερομηνία… μήνα… έτος…"
• Σημειώστε την αύξηση ή μείωση της διόρθωσης

Τιμολόγιο αντικατάστασης: Εφαρμόζεται όταν είναι απαραίτητη η πλήρης αντικατάσταση του αρχικού τιμολογίου.

• Σημειώστε: "Αντικατάσταση για το τιμολόγιο Τύπου… Σειρά… Αριθμός… Ημερομηνία… μήνα… έτος…"

Μετά την έκδοση:

• Ο πωλητής υπογράφει ψηφιακά
• Αποστέλλεται το τιμολόγιο στον αγοραστή
• Αποστέλλονται τα δεδομένα του διορθωμένου ή αντικατασταθέντος τιμολογίου στην εφορία

Διαβάστε περισσότερα: Συνοπτική Παρουσίαση για Τιμολόγια Αντικατάστασης και Διόρθωσης

Ορισμένες Ειδικές Περιπτώσεις Επεξεργασίας

Εκπτώσεις, προωθητικές ενέργειες, προσαρμογές αξίας έργου: Εκδίδεται νέο τιμολόγιο την τρέχουσα περίοδο, σημειώνοντας τη διαφορά αύξησης ή μείωσης.

Επιστροφές εμπορευμάτων, μειώσεις τιμών μετά την έκδοση τιμολογίου: Εκδίδεται μόνο τιμολόγιο διόρθωσης, όχι τιμολόγιο αντικατάστασης.

Πολλά λανθασμένα τιμολόγια για τον ίδιο αγοραστή εντός του ίδιου μήνα: Μπορεί να εκδοθεί ένα μόνο τιμολόγιο διόρθωσης ή ένα μόνο τιμολόγιο αντικατάστασης, συνοδευόμενο από κατάσταση με λεπτομέρειες των αρχικών τιμολογίων.

Περίπτωση Ελλιπούς Υποχρεωτικής Σημείωσης σε Διορθωμένο ή Αντικατασταθέν Τιμολόγιο

• Το τιμολόγιο κρίνεται άκυρο
• Πρέπει να επεξεργαστεί εκ νέου σύμφωνα με την αρχική μορφή

Περίπτωση Επαναλαμβανόμενου Λάθους σε Διορθωμένο ή Αντικατασταθέν Τιμολόγιο

Το τιμολόγιο αντικατάστασης επεξεργάζεται σε αλυσίδα: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Το τιμολόγιο διόρθωσης επεξεργάζεται σύμφωνα με την αρχή της αθροιστικής πρόσθεσης: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Σημαντικές Σημειώσεις

Από 01/6/2025:

• Δεν θα είναι πλέον δυνατή η ακύρωση εκδοθέντων ηλεκτρονικών τιμολογίων
• Όλα τα λάθη πρέπει υποχρεωτικά να επιλύονται με διορθωμένο τιμολόγιο ή τιμολόγιο αντικατάστασης

Συμπέρασμα

Για νέους πωλητές, η κατανόηση:

• Πότε πρέπει να εκδοθεί τιμολόγιο
• Η έκδοση την κατάλληλη στιγμή
• Η σωστή επεξεργασία λαθών

είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία, την αποφυγή κινδύνων προστίμων και τη διασφάλιση διαφανούς και βιώσιμης επιχειρηματικής δραστηριότητας.