Αυτόματη δημιουργία ηλεκτρονικού τιμολογίου

Σύμφωνα με τους νεότερους κυβερνητικούς κανονισμούς, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται πλέον να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια για κάθε συναλλαγή πώλησης. Αυτό καθιστά τη δήλωση εσόδων και κερδών πιο διαφανή και ακριβή, διασφαλίζοντας παράλληλα την πλήρη καταβολή φόρων σύμφωνα με τους κανονισμούς. Ωστόσο, για πολλούς πωλητές, ειδικά εκείνους που πωλούν σε πολλές πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου όπως Shopee, TikTok Shop, Lazada, η ανάγκη έκδοσης τιμολογίων χειροκίνητα για δεκάδες, ακόμη και εκατοντάδες παραγγελίες καθημερινά, αποτελεί πραγματικό βάρος εργασίας.

Κατανοώντας τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι πωλητές, το GTG CRM ανέπτυξε μια λειτουργία αυτόματης έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων, βοηθώντας σας να απελευθερωθείτε πλήρως από αυτήν την χρονοβόρα χειρωνακτική εργασία. Το σύστημα θα δημιουργεί αυτόματα τιμολόγια μόλις επιβεβαιωθεί η αποστολή της παραγγελίας, διασφαλίζοντας 100% ακρίβεια με τα στοιχεία της πραγματικής παραγγελίας. Χρειάζεται μόνο μία ρύθμιση, και μετά μπορείτε να επικεντρωθείτε πλήρως στις πωλήσεις και την εξυπηρέτηση πελατών.

Λειτουργία αυτόματης έκδοσης τιμολογίων του GTG CRM

Το GTG CRM υποστηρίζει την πλήρη αυτοματοποίηση της διαδικασίας έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων με δύο βασικές λειτουργίες:

Αυτόματη έκδοση πρωτότυπου τιμολογίου: Αφού επιβεβαιώσετε την αποστολή της παραγγελίας, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ηλεκτρονικό τιμολόγιο με πλήρη στοιχεία προϊόντων, ποσότητας και αξίας. Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα προσχέδιο για έλεγχο πριν την έκδοση, ή να το εκδώσετε αμέσως για εξοικονόμηση χρόνου.

Αυτόματη έκδοση τιμολογίου προσαρμογής: Όταν ένας πελάτης επιστρέφει μέρος των προϊόντων της παραγγελίας (π.χ. αγόρασε 3 προϊόντα αλλά κράτησε μόνο 2), το GTG CRM δημιουργεί αυτόματα ένα τιμολόγιο προσαρμογής που αντιστοιχεί στην πραγματική ποσότητα. Αυτό σας βοηθά να δηλώνετε με ακρίβεια και να διαχειρίζεστε σωστά το απόθεμά σας.

Το σύστημα υποστηρίζει πλήρως τα τρία πιο δημοφιλή κανάλια πωλήσεων σήμερα: Shopee, TikTok Shop και Lazada.

Οδηγίες εγκατάστασης και χρήσης

Βήμα 1: Εγκατάσταση της λειτουργίας αυτόματης έκδοσης τιμολογίων

Μεταβείτε στην ενότητα ρυθμίσεων ηλεκτρονικών τιμολογίων στο GTG CRM. Εδώ, θα βρείτε δύο κύριες ενότητες ρυθμίσεων: "Αυτόματη έκδοση τιμολογίων" και "Αυτόματη έκδοση τιμολογίων προσαρμογής".

Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία, απλώς κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί δίπλα στο κανάλι πωλήσεων που θέλετε να εφαρμόσετε: Shopee, TikTok Shop ή Lazada.

Σημαντική σημείωση: Εάν έχετε ήδη εξουσιοδοτήσει την πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου να εκδίδει αυτόματα τιμολόγια, δεν πρέπει να ενεργοποιήσετε επιπλέον αυτήν τη λειτουργία στο GTG CRM, καθώς θα οδηγήσει σε διπλή έκδοση τιμολογίων.

Βήμα 2: Διαμόρφωση στοιχείων τιμολογίου

Μετά την ενεργοποίηση, θα πρέπει να διαμορφώσετε τα βασικά στοιχεία για το τιμολόγιο:

• Κατάσταση τιμολογίου: Επιλέξτε "Δημιουργία προσχεδίου" εάν θέλετε να ελέγξετε πριν την έκδοση, ή "Άμεση έκδοση" για πλήρη αυτοματοποίηση.
• Χρόνος δημιουργίας τιμολογίου: Προεπιλεγμένη δημιουργία αμέσως μετά την επιβεβαίωση αποστολής.
• Μοντέλο τιμολογίου και σύμβολο: Επιλέξτε το κατάλληλο μοντέλο για τις ανάγκες δήλωσης.

Βήμα 3: Διαχείριση παραγγελιών και αυτόματη έκδοση τιμολογίων

Όταν μια νέα παραγγελία από τις πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου συγχρονίζεται στο GTG CRM, η παραγγελία θα βρίσκεται στην κατάσταση "On Hold". Θα πρέπει να αλλάξετε την κατάσταση της παραγγελίας σε "Chờ lấy hàng" (Αναμονή παραλαβής) ή "Đang giao" (Σε παράδοση) για να ενεργοποιήσετε τη διαδικασία.

Όταν μεταφέρετε μια παραγγελία στην κατάσταση "Αναμονή παράδοσης", το σύστημα GTG CRM θα δημιουργήσει αυτόματα την παραγγελία.

Αφού η παραγγελία επιβεβαιωθεί και μεταφερθεί στην κατάσταση "Σε παράδοση", το σύστημα θα εκδώσει αυτόματα δελτίο παράδοσης. Επιβεβαιώνοντας το δελτίο παράδοσης, το σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο.

Μπορείτε να ελέγξετε το τιμολόγιο που δημιουργήθηκε αυτόματα στην ενότητα "Ηλεκτρονικά τιμολόγια" του συστήματος. Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα, την ποσότητα και την αξία συμπληρώνονται με ακρίβεια από την αρχική παραγγελία.

Βήμα 4: Επεξεργασία τιμολογίου προσαρμογής κατά την επιστροφή προϊόντων από πελάτη

Στην περίπτωση που ο πελάτης επιστρέψει μέρος των προϊόντων, η διαδικασία τιμολογίου προσαρμογής αυτοματοποιείται επίσης πλήρως. Απλώς εισάγετε την ποσότητα των προϊόντων που επιστρέφει ο πελάτης στην αποθήκη και κάντε κλικ στην επιβεβαίωση, και το GTG CRM θα δημιουργήσει αυτόματα ένα τιμολόγιο προσαρμογής για εσάς.

Απαραίτητες προϋποθέσεις: Ένα τιμολόγιο προσαρμογής μπορεί να δημιουργηθεί μόνο εάν έχει ήδη εκδοθεί το αρχικό τιμολόγιο. Εάν το αρχικό τιμολόγιο βρίσκεται ακόμα σε κατάσταση προσχεδίου, πρέπει πρώτα να εκδώσετε το αρχικό τιμολόγιο.

Οφέλη από τη χρήση αυτής της λειτουργίας

• Σημαντική εξοικονόμηση χρόνου: Αντί να εισάγετε χειροκίνητα πληροφορίες για κάθε παραγγελία, απλώς επιβεβαιώστε την εξαγωγή από την αποθήκη και το σύστημα χειρίζεται τα πάντα αυτόματα
• Εγγύηση απόλυτης ακρίβειας: Οι πληροφορίες τιμολογίων αντλούνται απευθείας από τις πραγματικές παραγγελίες, με πιθανότητα λάθους σχεδόν μηδενική
• Ευέλικτος χειρισμός ειδικών περιπτώσεων: Τα αυτόματα τιμολόγια προσαρμογής βοηθούν στην γρήγορη αντιμετώπιση καταστάσεων επιστροφής προϊόντων από πελάτες
• Εστίαση στις πωλήσεις: Δεν ανησυχείτε πλέον για τη διοικητική εργασία έκδοσης τιμολογίων
• Εύκολη συμμόρφωση με το νόμο: Διασφαλίζει την έκδοση όλων των τιμολογίων σύμφωνα με τις νέες κανονιστικές πράξεις

Σημαντικές Σημειώσεις

• Αποφύγετε την ενεργοποίηση της λειτουργίας αυτόματης έκδοσης τιμολογίων στο GTG CRM εάν έχετε ήδη εξουσιοδοτήσει την πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου να εκδίδει αυτόματα τιμολόγια, για να αποφύγετε διπλές εκδόσεις
• Ένα τιμολόγιο προσαρμογής μπορεί να δημιουργηθεί μόνο όταν το αρχικό τιμολόγιο έχει εκδοθεί επίσημα
• Ελέγξτε προσεκτικά το πρότυπο του τιμολογίου και τη σημειογραφία κατά την αρχική ρύθμιση