Qué podrás hacer después de esta guía

Para empresas que ya activaron Nómina: revisar y ajustar los valores legales (tasas, umbrales, tramos de impuesto) según tu situación particular → agregar empleados → redactar contratos laborales con IA → ejecutar la nómina mensual → revisar y cerrar la nómina → ver el asiento contable de nómina generado automáticamente en el libro mayor → enviar los recibos de sueldo a los empleados. Todo el proceso de recursos humanos y nómina, dentro del mismo sistema que ventas y contabilidad.

¿Aún no conoces el panorama general de las funciones? Lee primero el artículo Gestión de Recursos Humanos y Nómina.

Preparación previa

1. Iniciar sesión en GTG CRM, con permiso de gestión de Recursos Humanos / Nómina (HR Manager). — Ajustar el conjunto de datos y cerrar la nómina son acciones del responsable de recursos humanos.

2. Contar con el Plan de Cuentas en Contabilidad. — Para que el asiento de gasto de nómina se registre en el libro mayor. El plan de cuentas debe tener activa la cuenta 3382 (Fondo de sindicato): el conjunto de cuentas vietnamita conforme a la Circular 99 y la Circular 200 que ofrece GTG ya viene incluido; si creas o importas un conjunto de cuentas propio, revísalo antes de cerrar la nómina.

3. Saber qué país aplica a tu empresa. — Para elegir el conjunto de datos de nómina correcto: actualmente la contabilización completa de nómina está disponible para Vietnam (ingresa VN); otros países se encuentran en preparación.

Paso 1 — Antes de activar Nómina: consulta con GTG

Puedes empezar de inmediato con los perfiles de empleados y los contratos laborales (Paso 3 a Paso 5). En cuanto al cálculo mensual de nómina (Paso 2 y Paso 6 a Paso 9), antes de activar Nómina en Configuración, escribe al equipo de GTG para revisar juntos los datos legales de tu país.

Paso 2 — Revisar y ajustar el conjunto de datos de nómina (opcional, pero recomendado)

  1. En Configuración de Nómina, abre la lista de partidas legales (tasas de seguridad social, umbrales, tramos del impuesto sobre la renta personal, topes máximos, etc.).
  2. Cada partida muestra el valor predeterminado de GTG, para que sepas desde qué punto estás ajustando.
  3. Haz clic en Editar en una partida, ingresa el valor que corresponde a tu realidad y luego haz clic en Guardar.
  4. ¿Quieres volver a la cifra oficial de GTG? Haz clic en Restablecer valor predeterminado.

✅ Resultado esperado: El valor que ajustaste se guarda y se usará en el próximo período de nómina; el botón Restablecer valor predeterminado devuelve la partida a la cifra de GTG. Todos los cambios quedan registrados en el registro de actividad de la Configuración de nómina (quién cambió, de qué valor a qué valor).

Lista de partidas legales con los valores predeterminados de GTG, botón Editar y Restablecer valor predeterminado Editar una partida: muestra el valor predeterminado de GTG (fuente, año) y el campo para ingresar tu valor
💡 Consejo: Si no estás seguro, mantén los valores predeterminados de GTG, que son las cifras oficiales proporcionadas por GTG. Tú (o tu contador) puedes modificarlos en cualquier momento si cambia la ley o si tu situación es diferente.

Paso 3 — Agregar empleados

  1. Ve a Recursos Humanos → Empleados y haz clic en agregar empleado.
  2. Completa la información básica (nombre completo, cargo, departamento, cédula/pasaporte…).

✅ Resultado esperado: El empleado aparece en la lista con su perfil completo.

Agregar empleado
💡 ¿Ya tienes la lista de empleados en Excel? Usa la importación masiva con CSV para cargar a todo tu equipo en pocos minutos.

Paso 4 — Crear contratos laborales y redactarlos con IA

  1. Abre el perfil del empleado → crea el Contrato laboral (tipo de contrato, plazo, salario base, complementos).
  2. Haz clic en Generar con IA para crear el texto del contrato laboral conforme a la normativa (con la marca de la empresa insertada automáticamente), o sube la versión firmada.

✅ Resultado esperado: Existe un documento del contrato laboral (DOCX/PDF) asociado al empleado.

Redactar contrato con IA

Paso 5 — Activar el contrato

  1. En el contrato, haz clic en Activar (Activate).

✅ Resultado esperado: El contrato queda en estado vigente; cada empleado solo puede tener un contrato vigente en un momento dado.

Activar contrato

¿Ingresaste mal el tipo de contrato o la fecha? Ve a Recursos humanos → Empleados, haz clic en el signo + en la fila del empleado, pulsa Editar en el contrato (se puede editar tanto si está en borrador como si está vigente), cambia el Tipo, la Fecha de inicio o la Fecha de fin y haz clic en Guardar. Si borras la fecha de fin, el contrato pasa a ser de duración indefinida. El salario y los complementos no se modifican aquí y no se muestran a quienes no tienen permiso para ver los salarios. El tipo de contrato y la fecha de fin también sirven de base para presentar la declaración trimestral del IRPF (retenciones sobre rendimientos del trabajo), así que solo debes modificarlos si hubo un error de registro: si el contrato es realmente de periodo de prueba o de menos de 3 meses, déjalo como está (ver el final del Paso 7).

Paso 6 — Crear la nómina mensual

  1. Ve a Recursos humanos → Periodos de cálculo de nómina y crea el periodo de nómina del mes.
  2. El sistema calcula para cada empleado el Salario bruto → cotizaciones a la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, etc.) → retención del IRPF → Salario neto a percibir, según los datos configurados (ajustados en el Paso 2).

✅ Resultado esperado: La nómina muestra para cada empleado las columnas de salario bruto, las deducciones, las retenciones y el salario neto a percibir.

Nómina calculada

¿Creaste una nómina por error? Mientras la nómina esté en Borrador o Calculada, ábrela, haz clic en Cancelar nómina en borrador y confirma. La cancelación no genera ningún asiento contable y la nómina pasa a estado Cancelada. Si necesitas volver a ejecutar ese mes, crea de nuevo la nómina de ese mes: la nómina cancelada se reabre como borrador. Esto lo hace manualmente la persona responsable de nóminas; no hay ninguna automatización que lo haga por ti. Si el contable no puede cancelarla, pídele a esa persona que lo haga. Una nómina cerrada (Paso 7) no se puede cancelar, porque el cierre registra los asientos en el libro mayor y no se puede deshacer.

Paso 7 — Revisar y cerrar la nómina (Finalize)

  1. Revisa las cifras; añade conceptos extraordinarios (off-cycle) o pagas extra si es necesario.
  2. Haz clic en Cerrar nómina (Finalize).

✅ Resultado esperado: La nómina pasa a estado cerrado; el sistema genera automáticamente el asiento contable del gasto de personal.

ℹ️ Primera vez en un workspace nuevo: la línea de costo de salarios del personal de oficina y de gerencia (Salarios — oficina & gerencia) aún no tiene cuenta asignada y muestra Debe seleccionar una cuenta. Usted, como contador, decide a qué tipo de costo corresponde ese salario; GTG CRM no lo elige por usted. Si la nómina contiene conceptos que deben contabilizarse, la nómina sí puede cerrarse, pero el asiento no se genera y la nómina aparece como Pendiente de contabilizar (una nómina sin conceptos que contabilizar no se retiene). Para contabilizar, vaya a Automatización → Sus flujos de trabajo, abra el flujo Registrar la nómina en el libro mayor (la lista puede mostrar el nombre en inglés Record payroll to ledger), haga clic en el paso de creación del asiento (la tarjeta del paso muestra el nombre Create Journal Entry), seleccione la cuenta para la línea Salarios — oficina & gerencia y haga clic en Guardar. Después abra los Detalles de la ejecución del flujo, haga clic en Volver a ejecutar esta vez en la ejecución que aún no se ha contabilizado y confirme con Volver a ejecutar. La persona que seleccione la cuenta necesita permisos de contabilidad para cambiar la regla contable. A partir de los siguientes períodos de nómina, GTG CRM usará la cuenta que usted seleccionó.

Cerrar nómina

Registre la fecha de pago. En la nómina cerrada (Recursos Humanos → Períodos de nómina), en el campo Fecha de pago: seleccione Pagado el e ingrese la fecha en que la empresa realmente transfirió el salario, no la fecha en que hizo clic en Cerrar y contabilizar. Si aún no se ha pagado, seleccione Sin pagar hasta la fecha y luego elija la fecha: hasta esa fecha la nómina seguirá sin pagarse, por lo que este monto se reflejará en un trimestre posterior. GTG CRM no completa este campo automáticamente. La declaración trimestral del impuesto sobre la renta personal (formulario 05/KK-TNCN, que GTG CRM genera desde el tercer trimestre de 2026) incluye los salarios en el trimestre de esta fecha de pago, por lo que si una nómina no tiene fecha de pago, no se puede exportar la declaración de ese trimestre. En los trimestres en que haya personal en período de prueba, contratos de menos de 3 meses o salarios recibidos después del vencimiento del contrato, GTG CRM no puede generar la declaración; en esos casos, debe prepararla en HTKK. Para hacerlo, consulte la guía Contabilidad y Facturación Electrónica, Paso 10b.

Paso 8 — Revise el asiento automático de nómina en el libro mayor

  1. Abra Contabilidad → Libro mayor / Asientos.

✅ Resultado esperado: Debe haber un asiento equilibrado del costo de nómina (Debe: gasto de salarios / Haber: sueldos por pagar a empleados 334 + aportes a la seguridad social y al fondo sindical 3382). El impuesto sobre la renta personal se contabiliza por separado cuando se genera. Si la nómina sigue en Pendiente de contabilizar, este asiento aún no existe: aparecerá después de que usted seleccione la cuenta y vuelva a ejecutar el proceso, como se indica en el Paso 7.

Asiento de nómina en el libro mayor

Paso 9 — Envíe los recibos de nómina a los empleados

  1. Desde la nómina cerrada, envíe el recibo de nómina (payslip) a cada empleado.

✅ Resultado esperado: El empleado recibe el correo con el recibo de nómina desde la dirección de correo de la empresa.

Enviar recibo de nómina

Tabla de referencia rápida de resultados esperados

Seleccione el conjunto de datos del país — Aparece la lista de conceptos legales de ese país

Modifique una tasa y haga clic en Guardar — El siguiente período de nómina usará su valor; el cambio queda registrado en el historial

Haga clic en Restablecer valores predeterminados — Los conceptos vuelven a los valores proporcionados por GTG

Cree la nómina mensual — Columnas de salario bruto, aportes, impuestos y salario neto para cada persona

Cierre la nómina — Genera automáticamente el asiento de costo de nómina en el libro mayor (workspace nuevo: después de que el contador seleccione la cuenta para la línea de salarios de oficina; antes de eso, la nómina muestra Pendiente de contabilizar)

Hủy bảng lương nháp — Bảng lương chuyển sang Đã hủy, không có bút toán nào

Ghi ngày trả lương — Ô Ngày trả lương hiện ngày bạn chọn; tờ khai thuế TNCN theo quý dùng ngày này

Lưu ý

  • Usted decide la cifra: el GTG asignado por defecto; el valor final que se usa para calcular el salario lo decide usted. Revíselo cuando cambie la ley o cuando la situación de la empresa sea distinta.
  • Los datos salariales son sensibles: solo las personas con permiso para ver salarios pueden ver los salarios, los bancos y los impuestos; el sistema registra quién ha consultado la información.
  • País: ingrese VN; actualmente solo Vietnam contabiliza los salarios en el libro mayor, y los demás países están en preparación.