Automaatne elektrooniliste arvete genereerimine

Uusima valitsuse määruse kohaselt on äriühingud nüüd kohustatud väljastama elektroonilise arve iga müügitehingu kohta. See muudab käibe ja kasumi deklareerimise läbipaistvamaks ja täpsemaks ning tagab ka täieliku maksude tasumise vastavalt eeskirjadele. Paljude müüjate, eriti nende jaoks, kes müüvad paljudel e-kaubanduse platvormidel nagu Shopee, TikTok Shop, Lazada, jaoks on aga käsitsi arvete väljastamine kümnete, isegi sadade tellimuste kohta iga päev, märkimisväärne töökoormus.

Mõistes müüjate raskusi, on GTG CRM arendanud automaatse elektroonilise arve väljastamise funktsiooni, mis aitab teil täielikult vabaneda sellest ajakulukast käsitsi tööst. Süsteem loob arve automaatselt kohe, kui tellimus on kinnitatud laost väljasaadetuks, tagades 100% täpsuse tegeliku tellimuse teabega. Peate tegema vaid üheainsa seadistuse, seejärel saate täielikult keskenduda müümisele ja klienditeenindusele.

GTG CRM automaatse arve väljastamise funktsioon

GTG CRM toetab elektroonilise arve väljastamise protsessi täielikku automatiseerimist kahe peamise funktsiooniga:

Automaatne algarve väljastamine: Pärast seda, kui olete tellimuse laost väljasaadetuks kinnitanud, loob süsteem automaatselt elektroonilise arve koos täieliku tooteteabe, koguse ja väärtusega. Saate valida mustandi loomise, et enne väljastamist üle kontrollida, või väljastada kohe, et aega säästa.

Automaatne parandusarve väljastamine: Kui klient tagastab osa tellimuse toodetest (näiteks ostis 3 toodet, kuid jättis alles vaid 2), loob GTG CRM automaatselt parandusarve, mis vastab tegelikule kogusele. See aitab teil täpselt deklareerida ja varusid õigesti hallata.

Süsteem toetab täielikult kolme populaarseimat müügikanalit praegu: Shopee, TikTok Shop ja Lazada.

Seadistamise ja kasutamise juhend

1. samm: Automaatse arve väljastamise funktsiooni seadistamine

Avage GTG CRM-is elektroonilise arve seadistuste jaotis. Siin näete kahte peamist seadistusosa: "Automaatne arve" ja "Automaatne parandusarve".

Funktsiooni aktiveerimiseks klõpsake lihtsalt rohelist nuppu soovitud müügikanali kõrval: Shopee, TikTok Shop või Lazada.

Tähtis märkus: Kui olete juba volitanud e-kaubanduse platvormi automaatselt arveid väljastama, ei tohiks te seda funktsiooni GTG CRM-is uuesti sisse lülitada, kuna see põhjustab duplikaatide arveid.

2. samm: Arveandmete konfigureerimine

Pärast aktiveerimist peate konfigureerima arve põhiandmed:

• Arve olek: Valige "Loo mustand", kui soovite enne väljastamist üle kontrollida, või "Väljasta kohe", et täielikult automatiseerida
• Arve loomise aeg: Vaikimisi luuakse kohe pärast laost väljasaatmise kinnitamist
• Arve mall ja seerianumber: Valige deklareerimisvajadustele vastav mall

3. samm: Tellimuste töötlemine ja automaatne arve väljastamine

Kui GTG CRM-i sünkroonitakse uusi tellimusi e-kaubanduse platvormidelt, on tellimus olekus "On Hold". Protsessi käivitamiseks peate tellimuse olekuks muutma "Chờ lấy hàng" (Ootan korjamist) või "Đang giao" (Saadab).

Kui viite tellimuse olekusse „Ootel tarnimiseks“, loob GTG CRM süsteem automaatselt tellimuse.

Pärast tellimuse kinnitamist ja olekusse „Tarnitakse“ muutmist väljastab süsteem automaatselt laotellimuse. Laotellimuse kinnitamisel loob süsteem automaatselt e-arve.

Värskelt loodud arve saate kontrollida süsteemi jaotises „E-arved“. Kogu teave toodete, koguste ja väärtuste kohta on täpselt täidetud originaaltellimusest.

Samm 4: Käitlemise arve klientide tagastatud toodete korral

Juhul, kui klient tagastab osaliselt tooteid, automatiseeritakse ka käitlemise arve protsess täielikult. Peate lihtsalt sisestama tagastatud toodete koguse lattu ja klõpsama nuppu „Kinnita“, GTG CRM loob teie eest automaatselt käitlemise arve.

Nõutavad tingimused: Käitlemise arvet saab luua ainult siis, kui originaalarve on juba väljastatud. Kui originaalarve on endiselt mustandi olekus, peate esmalt väljastama originaalarve.

Selle funktsiooni kasutamise eelised

• Märkimisväärne ajasääst: Selle asemel, et käsitsi sisestada teavet iga tellimuse kohta, peate vaid kinnitama laost väljastamise ja süsteem töötleb kõike automaatselt.
• Tagab absoluutse täpsuse: Arveandmed võetakse otse tegelikest tellimustest, vea võimalus on peaaegu null.
• Paindlik erijuhtude käsitlemine: Automaatne käitlemise arve aitab kiiresti lahendada kliendi tagastatud toodete olukordi.
• Keskendumine müügile: Enam pole vaja muretseda arvete väljastamise administratiivse töö pärast.
• Lihtne seaduste järgimine: Tagab arvete täieliku väljastamise vastavalt uutele eeskirjadele.

Olulised märkused

• Vältige GTG CRM-is automaatse arve väljastamise funktsiooni aktiveerimist, kui olete volitanud e-kaubanduse platvormi automaatselt arveid väljastama, et vältida duplikaatide loomist.
• Käitlemise arvet saab luua ainult siis, kui originaalarve on ametlikult väljastatud.
• Kontrollige arve vormingut ja sümbolit hoolikalt esmakordsel seadistamisel.