Yleisimmät oikeudelliset riskit verkossa tapahtuvassa liiketoiminnassa

Verkkokauppa on yleistymässä alhaisten kustannusten, nopean asiakassuunnittelun ja helpon skaalautuvuuden ansiosta. Tämän mukavuuden mukana tulee kuitenkin joukko oikeudellisia velvoitteita, joita monet myyjät eivät täysin ymmärrä. Todellisuudessa ei ole harvinaista, että joudutaan seuraamuksiin, verojen takaisinperintään tai toiminnan keskeyttämiseen jopa vähäpätöisten virheiden vuoksi.

Tämä artikkeli kokoaa yhteen yleisimmät verkkokaupan oikeudelliset riskit, perustuen voimassa oleviin säännöksiin ja hallinnolliseen käytäntöön, auttaakseen myyjiä ennakoimaan ja välttämään niitä.

Verkkosivuston tai verkkokaupan ilmoittautumatta jättäminen tai ilmoittamatta jättäminen

Yleinen riski on verkkosivuston luominen tilaustoiminnolla ilman, että sitä on ilmoitettu tai rekisteröity valtion viranomaiselle.

Verkkokauppaa koskevien säännösten mukaan verkkokauppasivusto, jolla on verkossa tilaustoiminto, on pakollisesti ilmoitettava tai rekisteröitävä kauppa- ja teollisuusministeriölle. Tämä menettely:

• Suoritetaan täysin verkossa
• On maksuton
• Ei vaadi monimutkaisia asiakirjoja

Jos menettelyä ei suoriteta, myyjälle voidaan määrätä hallinnollinen seuraamus:

• Yksityishenkilöille: sakko voi olla 10–20 miljoonaa dongia
• Yhteisöille: sakko voi olla 20–40 miljoonaa dongia

Tämä riski esiintyy usein yksityishenkilöillä, jotka myyvät omia verkkosivustojaan, myyntisivuja tai ostoskorin sisältäviä verkkosivustoja ilman, että he tarkastavat niihin liittyviä oikeudellisia velvoitteita.

Lue myös: Opas yrityksen rekisteröintiin: Prosessi, asiakirjat ja mitä sinun tulee tietää

"Ilmoitettu/rekisteröity" -symbolin liittäminen ilman vahvistusta

Vakavampaa kuin rekisteröimättä jättäminen on vahvistussymbolin luvaton liittäminen ilman asianmukaista lupaa.

Symbolien, kuten "ilmoitettu" tai "rekisteröity", käyttö ilman virallista vahvistusta katsotaan harhaanjohtavan tiedon antamiseksi kuluttajille ja viranomaisille.

Symbolien, kuten "ilmoitettu" tai "rekisteröity", käyttö ilman virallista vahvistusta voi johtaa seuraamuksiin

Tästä toiminnasta voidaan määrätä seuraamuksia:

• 10–30 miljoonaa dongia yksityishenkilöille
• Jos kyseessä on yhteisö, sakko voi kaksinkertaistua

Hallinnollisten seuraamusten lisäksi verkkosivustoa voidaan pyytää poistamaan rikkomuksellinen sisältö tai keskeyttämään sen toiminta.

Väärinkäsitys myyjän ja verkkokauppa-alustan vastuusta

Yksi vaarallisimmista väärinkäsityksistä on ajatus: "Jos myyn alustalla, alusta vastaa kaikesta".

Uusien säännösten mukaan verkkokauppa-alustoilla on vastuu yhteistyöstä tavaroiden hallinnassa, rikkomusten käsittelyssä ja kuluttajien oikeuksien suojelussa. Tämä ei kuitenkaan vähennä myyjän oikeudellista vastuuta.

Verkkokauppiaiden on edelleen:

• Varmistettava tavaroiden laillisuus
• Noudatettava vero- ja laskutussäännöksiä
• Annettava totuudenmukaista tietoa tuotteista

Rikkomusten tapahtuessa sekä alustan että myyjän vastuuta voidaan arvioida teon laajuuden ja luonteen mukaan.

Lue myös: Pitääkö verkkokauppa-alustan tuloja ilmoittaa verotuksessa?

Hallitulla alalla olevien tavaroiden liiketoiminnan edellytysten rikkominen

Kaikkia tuotteita ei saa myydä verkossa samoilla ehdoilla.

Tietyt herkät tuoteryhmät, kuten alkoholijuomat, ravintolisät, kosmetiikka ja ehdolliset tuotteet, saavat myydä verkossa vain, jos ne täyttävät täysin lisävaatimukset.

Esimerkiksi alkoholijuomien osalta verkkomyyjien on:

• Omattava kelvollinen liiketoimintalupa
• Valvottava ostajan ja vastaanottajan ikää
• Tehtävä yhteistyötä kuljetusyhtiön kanssa varmistamiseksi
• Käytettävä käteisettömiä maksutapoja

Jos näitä ehtoja ei noudateta, myyjät voivat kohdata:

• Raskaita hallinnollisia seuraamuksia
• Tuotteiden takaisinveto
• Kilpailijoiden tai kuluttajien nostamia kanteita

Mainonnan ja livestream-myynnin sisällön valvontaan jättäminen

Livestream-toiminnasta on tullut tärkeä myyntikanava, mutta se tuo myös uusia oikeudellisia riskejä sisällön ja datan suhteen.

Livestreamistä on tullut tärkeä myyntikanava, mutta se tuo myös oikeudellisia riskejä

Uusien käytäntöjen suuntaviivojen mukaan myyntiä palvelevat livestream-lähetysdatat on säilytettävä tietyn ajan riitojen, valitusten tai rikkomusten käsittelyn perusteena.

Tämä asettaa myyjille vaatimuksia:

• Valvottava puheen sisältöä, vältettävä väärien mainosten tekemistä
• Vältettävä tuotteiden vaikutusten liioittelua
• Oltava mekanismi datan säilyttämiseen ja hakemiseen tarvittaessa

Livestream-sisällön huono valvonta voi johtaa seuraamuksiin mainonnasta, kuluttajansuojelusta tai epäreilusta kilpailusta.

Sähköisten laskujen vientiin liittyvät riskit verkkomyynnissä

Todellinen vaikeus on ostajan tietojen puute verkkokauppa-alustoilla myydessä, johtuen alustan tietosuojamekanismeista.

Jos sopivaa ratkaisua ei ole, myyjät voivat joutua tilanteeseen:

• Olla tuloja, mutta ei pystyä antamaan kelvollista laskua
• Dataero alustan ja verotietojen välillä
• Pyydetään selitystä tai määrätään vero

Lainsäädäntö sallii tällä hetkellä useita laillisia ratkaisuja, mukaan lukien:

• Käytetään verohallintoon yhdistetystä kassakoneesta luotuja sähköisiä laskuja, jotka eivät vaadi ostajan täydellisiä tietoja
• Valtuutetaan verkkokauppa-alusta antamaan lasku puolesta tietyissä kelvollisissa tapauksissa

Jos sopivaa ratkaisua ei aktiivisesti valita, myyjät voivat kohdata riskejä, vaikka heillä ei olisi aikomusta rikkoa sääntöjä.

Lue myös: Kaikki sähköisistä laskuista: Milloin niitä tarvitaan, virheiden käsittely

Kustannuksiin ja kirjanpitotositteisiin liittyvät riskit

Monet myyjät kiinnittävät huomiota vain liikevaihtoon, mutta tarkastuksessa paljastuu:

• Liian vähän tositteita kustannuksille
• Kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia verotuksessa
• Ei voida määrittää, mitkä kustannukset ovat sallittuja

Yleisiä seurauksia ovat:

• Verot, jotka on maksettava, ovat korkeammat kuin todellisuudessa
• Verot maksettaviksi ja viivästyskorkoa

Lue myös: Mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia verotuksessa liiketoiminnassa?

Ratkaisu: hallintajärjestelmä on tärkein oikeudellinen "puolustuslinja"

Yhteistä useimmille edellä mainituista riskeistä ei ole se, ettei lakia tiedetä, vaan se, ettei ole olemassa järjestelmää, jolla laki toteutuisi asianmukaisesti päivittäisessä toiminnassa.

Integroidut hallintajärjestelmät, kuten GTG CRM, tukevat myyjiä:

• Keskitetty tilausten, tuotteiden, varaston ja toimitusten hallinta
• Sähköisten laskujen vienti MISA:n ja S-Invoicen kautta
• Laskujen luominen vaihdetuille tuotteille
• Myynti- ja kirjanpitodatan synkronointi
• Datan tallennus vastatarkastusta ja tarkastusta varten

Keskitetty tilausten, tuotteiden, varaston, toimituksen, kirjanpidon hallinta...

Tämä ei ole riskien kiertämisratkaisu, vaan tapa hallita riskejä järjestelmällisesti.

Johtopäätös

Verkkokauppa ei ole enää oikeudellinen harmaa alue kuten ennen. Nykyaikaiset hallintajärjestelmät siirtyvät voimakkaasti kohti dataperusteista, laskuperusteista ja teknologiaan perustuvaa hallintaa.

Yleisimmät riskit johtuvat usein:

• Uusien säännösten päivityksen puutteesta
• Oikeudellisten roolien ja vastuiden väärinkäsityksestä
• Prosessien standardointi puuttuu alusta alkaen

Sääntöjen asianmukainen tuntemus ja noudattaminen ei ainoastaan auta välttämään turhia sakkoja, vaan se on myös perusta verkossa tapahtuvan liiketoiminnan vakaalle, läpinäkyvälle ja kestävälle kehitykselle jatkuvasti tiukentuvassa digitaalisessa hallintoympäristössä.