Yleisimmät oikeudelliset riskit verkkoliiketoiminnassa

Verkkokaupasta on tullut suosittu tapa toimia alhaisten kustannusten, nopean asiakassaaavutettavuuden ja helpon skaalautuvuuden ansiosta. Kätevyyden mukana tulee kuitenkin joukko lakisääteisiä velvoitteita, joita monet myyjät eivät täysin ymmärrä. Todellisuudessa monet tapaukset johtavat sakkoihin, takaisinperintään tai toiminnan lopettamisvelvoitteeseen pelkästään pieniltä tuntuvien virheiden vuoksi.

Tämä artikkeli kokoaa yhteen yleisimmät verkkokaupan oikeudelliset riskit voimassa olevien säännösten ja hallinnollisen käytännön perusteella, jotta myyjät voivat aktiivisesti välttää niitä.

Verkkokauppasivuston rekisteröinti- tai ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönti

Yleinen riski on rakentaa verkkosivusto, jolla on tilaustoiminto, mutta jota ei ilmoiteta tai rekisteröidä asianmukaisesti valtion viranomaisille.

Verkkokauppaa koskevien säännösten mukaan verkkosivusto, jolla on verkkotilaustoiminto, on ilmoitettava tai rekisteröitävä kauppa- ja teollisuusministeriöön. Tämä menettely:

• Toteutetaan täysin verkossa
• Ei aiheuta kustannuksia
• Ei vaadi monimutkaisia asiakirjoja

Jos sitä ei kuitenkaan noudateta, myyjälle voidaan määrätä hallinnollinen sakko:

• Yksityishenkilöille: sakon määrä voi olla 10–20 miljoonaa dongia
• Yhteisöille: sakon määrä voi olla 20–40 miljoonaa dongia

Tämä riski ilmenee usein yksityishenkilöillä, jotka myyvät omien verkkosivustojensa, myyntisivujensa tai ostoskorilla varustettujen verkkosivustojensa kautta, mutta eivät ole tarkastelleet niihin liittyviä oikeudellisia velvoitteita.

Lue lisää: Ohjeet pienyrityksen rekisteröintiin: prosessi, asiakirjat ja mitä sinun tulee tietää

"Ilmoitettu/rekisteröity" -symbolin käyttö ilman vahvistusta

Vakavampaa kuin rekisteröinnin laiminlyönti on vahvistussymbolin harkinnanvarainen käyttö ilman asianmukaista lupaa.

Symbolien, kuten "ilmoitettu" tai "rekisteröity", käyttö ilman virallista vahvistusta katsotaan virheellisen tiedon antamiseksi, joka harhaanjohtaa kuluttajia ja hallintoviranomaisia.

Symbolien, kuten "ilmoitettu" tai "rekisteröity", käyttö ilman virallista vahvistusta voi johtaa sakkoihin

Tästä teosta voidaan määrätä sakko:

• 10–30 miljoonaa dongia yksityishenkilöille
• Yhteisöjen tapauksessa sakko voi kaksinkertaistua

Hallinnollisten sakkojen lisäksi verkkosivusto voidaan myös velvoittaa poistamaan rikkomukseen syyllistynyt sisältö tai keskeyttämään toiminta.

Väärinkäsitys myyjän ja verkkokauppa-alustan välillä

Yksi vaarallisimmista väärinkäsityksistä on uskoa: "Myynti alustalla tarkoittaa, että alusta vastaa kaikesta."

Uusien säännösten mukaan verkkokauppa-alustoilla on velvollisuus koordinoida tavaroiden hallintaa, rikkomusten käsittelyä ja kuluttajien oikeuksien suojaamista. Tämä ei kuitenkaan vähennä myyjän oikeudellista vastuuta.

Verkkokauppiaiden on edelleen:

• Varmistettava tavaroiden laillisuus
• Noudatettava vero- ja laskutusmääräyksiä
• Annettava totuudenmukaista tietoa tuotteista

Rikkomuksen sattuessa sekä alustaa että myyjää voidaan pitää vastuullisena riippuen teon laajuudesta ja luonteesta.

Lue lisää: Onko verkkokauppa-alustan liikevaihto verotettavaa?

Rajoitettujen alojen liiketoimintaehtojen rikkominen

Kaikkia tuoteryhmiä ei saa myydä verkossa samoilla ehdoilla.

Tietyt herkät tuoteryhmät, kuten alkoholijuomat, ravintolisät, kosmetiikka ja muut erityisehdot täyttävät tuotteet, saa myydä verkossa vain, jos ne täyttävät täysin lisävaatimukset.

Esimerkiksi alkoholijuomien osalta verkkokauppiaiden on:

• On olemassa voimassa oleva liiketoimintalupa
• Toteutetaan ostajan ja vastaanottajan ikävalvonta
• Tehdään yhteistyötä kuljetusliikkeen kanssa vahvistusta varten
• Käytetään käteisetöntä maksumenetelmää

Jos nämä ehdot jätetään huomiotta, myyjä voi kohdata:

• Raskaat hallinnolliset sakot
• Pakotetun tuotteiden takaisinvedon
• Kilpailijoiden tai kuluttajien nostamien kanteiden riskin

Verkkolähetysten ja myyntistriimien sisällönvalvonnan puute

Striimilähetykset ovat muodostumassa tärkeäksi myyntikanavaksi, mutta samalla ne tuovat mukanaan uusia oikeudellisia riskejä liittyen sisältöön ja dataan.

Striimit ovat muodostumassa tärkeäksi myyntikanavaksi, mutta tuovat mukanaan myös oikeudellisia riskejä

Uusien käytäntöjen mukaisesti myyntistriimien lähetysdata on säilytettävä tietyn ajanjakson ajan perustana riitojen, valitusten tai rikkomusten käsittelylle.

Tämä asettaa myyjille vaatimuksia:

• Hallitse puheen sisältöä ja vältä totuudenvastaista mainontaa
• Rajoita tuotteiden käyttötarkoituksen liioittelua
• Olemassa on mekanismi datan tallentamiseen ja tarvittaessa sen hakemiseen

Striimien sisällön huono hallinta voi johtaa riskiin saada sakkoja mainonnasta, kuluttajansuojasta tai epäterveestä kilpailusta.

Riskit verkkokaupan sähköisten laskujen lähettämisessä

Todellinen vaikeus on ostajan tietojen puute verkkokauppasivustojen kautta myytäessä alustan tietosuojamekanismin vuoksi.

Ilman asianmukaista ratkaisua myyjät voivat joutua tilanteeseen:

• Tuloja on, mutta asianmukaisia laskuja ei voida lähettää
• Dataeroja alustan ja verotietojen välillä
• Vaatimuksia selityksille tai verojen määräämiselle

Tällä hetkellä lainsäädäntö sallii useita laillisia ratkaisumenetelmiä, mukaan lukien:

• Käytetään kassakoneesta luotua sähköistä laskua, joka on yhdistetty veroviranomaisiin, eikä vaadi ostajan täydellisiä tietoja
• Valtuutetaan verkkokauppa-alusta lähettämään lasku puolesta silloin, kun siihen on edellytykset

Asianmukaisen ratkaisun valitsematta jättäminen voi johtaa siihen, että myyjät joutuvat riskin kohteeksi, vaikka heillä ei olisi aikomusta rikkoa lakia.

Lue lisää: Kaikki sähköisistä laskuista: Milloin lähettää, miten käsitellä virheitä

Riskit liittyen kustannuksiin ja kirjanpitodokumentteihin

Monet myyjät välittävät vain liikevaihdosta, mutta tarkastuksen yhteydessä havaitsevat:

• Kustannuksiin ei ole riittävästi todisteita
• Kustannuksia ei voida vähentää verotuksessa
• Ei voida määrittää, mitkä kustannukset ovat laillisia

Yleiset seuraukset ovat:

• Maksettavat verot ovat korkeammat kuin todellisuudessa
• Takautuvasti perittävä vero ja myöhästymismaksut

Lue lisää: Mitkä kustannukset ovat verovähennyskelpoisia liiketoiminnassa?

Ratkaisu: johtamisjärjestelmä on tärkein oikeudellinen "puolustuskerros"

Useimpien edellä mainittujen riskien yhteinen tekijä ei ole lain tuntemattomuus, vaan se, että ei ole olemassa järjestelmää, jolla lakia noudatettaisiin päivittäisessä toiminnassa.

Integroidut johtamisalustat, kuten GTG CRM, auttavat myyjiä:

• Keskittäminen tilausten, tuotteiden, varaston ja toimitusten hallintaan
• Sähköisten laskujen lähettäminen MISA:n ja S-Invoicen kautta
• Vaihtolaskujen laatiminen palautusten yhteydessä
• Myynti- ja kirjanpitodatan synkronointi
• Datan tallentaminen täsmäytystä ja tarkastusta varten

Keskistetty hallinta tilauksille, tuotteille, varastolle, toimituksille, kirjanpidolle...

Tämä ei ole ratkaisu riskien välttämiseen, vaan tapa hallita riskejä järjestelmällisesti.

Johtopäätös

Verkkokauppa ei ole enää laillinen harmaa alue kuten ennen. Nykyiset hallintajärjestelmät ovat vahvasti siirtymässä dataan, laskutukseen ja teknologiaan perustuvaan hallintaan.

Yleisimmät riskit johtuvat yleensä:

• Uusien säännösten puuttuvasta päivityksestä
• Oikeudellisten roolien ja vastuiden virheellisestä ymmärryksestä
• Prosessiin epästandardisoinnista alusta alkaen

Säännösten selkeä ymmärtäminen ja noudattaminen ei ainoastaan auta välttämään valitettavia sakkoja, vaan se on myös perusta verkkokaupan vakaalle, läpinäkyvälle ja kestävälle kehitykselle yhä tiukemmin valvotussa digitaalisessa ympäristössä.