Panduan Pengguna: Manajemen Produksi di GTG CRM

Anda sẽ dapat melakukan apa saja setelah panduan ini

Input data dasar (satuan ukur, pusat kerja, klasifikasi produk) → membuat formula produk (BOM) → membuat dan menjalankan satu perintah produksi → menjadwalkan berdasarkan kapasitas dengan diagram Gantt → mengoperasikan langsung di lantai produksi dengan layar sentuh dan papan andon (MES) → melihat sistem otomatis menghitung HPP produk jadi dan mencatat jurnal → menjalankan perencanaan (MRP) untuk mengetahui apa yang perlu dibeli dan dikerjakan → di akhir bulan, menutup buku dan memindahkan biaya produksi (Langkah 11). Dari bahan baku hingga produk jadi dengan HPP yang akurat, semuanya dalam satu sistem yang sama.

Belum memahami gambaran fitur? Lihat dulu artikel Quản Lý Sản Xuất untuk memahami apa saja yang bisa dilakukan modul ini.

Persiapan

1. Masuk ke GTG CRM dan diberi izin Manufacturing (Lihat/Tindakan untuk BOM, Perintah Produksi; serta izin Costing terpisah untuk melihat biaya produksi/selisih). — Izin produksi diberikan oleh admin workspace; angka HPP hanya tampil bagi pengguna yang memiliki izin Costing.

2. Sudah memiliki Bagan Akun (Chart of Accounts) di modul Akuntansi. — Agar jurnal HPP produk jadi (COGM) dapat dicatat ke buku besar.

3. Sudah membuat produk/bahan baku dan memiliki gudang. — Perintah produksi akan mengurangi bahan baku dari gudang sumber dan memasukkan produk jadi ke gudang tujuan.

4. (Untuk Langkah 7–8) Aktifkan "Layar Lantai Produksi Real-time" di Pengaturan Produksi; operator diberi izin operasi lantai produksi. — Layar lantai produksi real-time diaktifkan dengan satu sakelar; operator hanya dapat menjalankan stasiun jika memiliki izin operasi.

Langkah 1 — Input Data Dasar (Satuan Ukur, Pusat Kerja, Klasifikasi Produk)

1. Buka Manufacturing ▸ Settings. Satuan standar (kg, g, L, cái, hộp, giờ…) sudah tersedia; tambahkan satuan khusus jika diperlukan.
2. Masuk ke Work Centers (Pusat Kerja): buat pusat tempat pekerjaan dilakukan (Potong, Perakitan, Finishing…). Atur tarif upah tenaga kerja dan biaya overhead per jam untuk setiap pusat kerja — kedua angka ini masuk ke perhitungan HPP.
3. Untuk setiap produk, tandai jenisnya: Bahan Baku / Komponen / Produk Jadi / Kemasan, dan atur satuan stok.

✅ Hasil yang diharapkan: Tersedia daftar satuan ukur, minimal satu pusat kerja beserta tarif upah tenaga kerja + overhead/jam, dan produk sudah diklasifikasikan dengan benar.

Langkah 2 — Membuat Formula Produk (BOM)

1. Buka Manufacturing ▸ Bills of Materials ▸ New.
2. Pilih produk jadi, lalu daftarkan setiap bahan baku: jumlah, satuan, % susut (scrap).
3. Tambahkan tahapan (routing): setiap tahap dijalankan di pusat kerja mana, waktu persiapan + waktu proses per unit.
4. Klik Activate (Kích hoạt) saat formula sudah siap.

✅ Hasil yang diharapkan: BOM berstatus Activated, menampilkan lengkap bahan baku (beserta susut) dan tahapan. Jika sebuah komponen memiliki BOM sendiri, sistem akan mengenalinya sebagai formula multi-level.

💡 Tips: Sudah punya daftar bahan baku/BOM di Excel? Gunakan templat yang bisa diunduh, atau langsung unggah file Anda dan biarkan AI mencocokkan kolom — tidak perlu mengetik ulang secara manual.

Langkah 3 — Membuat Perintah Produksi

1. Vào Manufacturing ▸ Production Orders ▸ New.
2. Chọn sản phẩm, công thức (BOM) và số lượng cần sản xuất.
3. Chọn kho nguồn (lấy nguyên liệu) và kho đích (nhập thành phẩm).

✅ Kết quả mong đợi: Lệnh sản xuất được tạo, hệ thống tự động bung công thức thành danh sách nguyên liệu và công đoạn cần thiết cho đúng số lượng đó (đã cộng hao hụt).

Bước 4 — Lập lịch sản xuất theo công suất (biểu đồ Gantt)

1. Vào Manufacturing ▸ Production ▸ Plan — màn hình lập lịch dạng biểu đồ Gantt. Trước tiên, khai báo máy móc/tổ sản xuất cùng lịch làm việc (calendar) và công suất nếu chưa có.
2. Hệ thống sẽ xếp các công đoạn của các lệnh sản xuất vào máy/tổ theo công suất hữu hạn; mỗi công đoạn là một thanh trên dòng thời gian.
3. Bấm Today (Hôm nay) / 3 days (3 ngày) / Week (Tuần) — hoặc chọn khoảng ngày — để điều chỉnh khung hiển thị đúng giai đoạn bạn muốn xem.
4. Quan sát các thanh để thấy ngày hoàn thành dự kiến, tổ nào đang bị dồn việc, và thời gian chuyển đổi (changeover) giữa hai sản phẩm khác nhau trên cùng một máy.

✅ Kết quả mong đợi: Các công đoạn được xếp lịch theo nguồn lực và lịch làm việc; nút Hôm nay / 3 ngày / Tuần thay đổi khung thời gian trên trục Gantt ngay lập tức; bạn thấy được ngày hoàn thành dự kiến, điểm nghẽn và thời gian chuyển đổi.

Bước 5 — Vận hành ngay tại xưởng: máy trạm cho thợ (MES)

1. Đảm bảo đã bật "Màn hình xưởng thời gian thực" (Bước chuẩn bị 4). Trên máy tính bảng tại trạm, mở ứng dụng Màn Hình Xưởng, đăng nhập và chọn trạm (Work Center) của tổ mình.
2. Thợ sẽ thấy hàng chờ các công đoạn của đúng trạm mình; việc sẵn sàng được hiển thị ở đầu. Chạm vào một việc để mở chi tiết (công thức + kiểm tra nguyên liệu: cần bao nhiêu / còn bao nhiêu / thiếu bao nhiêu).
3. Chạm Bắt đầu (Start) để chạy — nguyên liệu sẽ bị trừ khỏi kho. Làm xong, chạm Hoàn thành (Complete) và nhập số lượng làm được, số lượng hỏng, thời gian dừng.
4. Khi cần, chuyển trạng thái máy (đang chạy / rảnh / chuyển đổi / dừng), thực hiện bước kiểm tra chất lượng, hoặc in tem lô ngay tại trạm.
5. Máy hỏng hoặc thiếu nguyên liệu? Chạm Báo sự cố (andon) — một chạm để báo động lên quản lý.

✅ Kết quả mong đợi: Việc đã Bắt đầu sẽ rời khỏi hàng chờ và chuyển sang "đang chạy"; sau khi Hoàn thành, số lượng làm được/số hỏng được ghi nhận ngay và lệnh sản xuất cập nhật tiến độ; báo sự cố sẽ gửi thông báo tới quản lý.

ℹ️ Phân quyền: thợ vận hành chỉ chạy công đoạn ở trạm của mình; việc phát lệnh (Release) và lập kế hoạch thuộc về người quản lý sản xuất. Nếu nút bị mờ, bạn chưa được cấp quyền tương ứng — hãy liên hệ quản trị workspace.

Bước 6 — Theo dõi cả chuyền trên bảng andon

1. Trên một màn hình lớn treo tường, mở ứng dụng Màn Hình Xưởng ở chế độ Bảng điều hành (Andon) — chế độ này hiển thị tất cả các trạm.
2. Xem trạng thái trực tiếp của từng trạm (đang chạy / rảnh / chuyển đổi / dừng), công việc đang thực hiện và tiến độ, cùng năng suất và chỉ số OEE của cả chuyền.

✅ Kết quả mong đợi: Bảng hiển thị mọi trạm với trạng thái theo thời gian thực; trạm dừng hoặc chỗ thiếu nguyên liệu được làm nổi bật; số liệu tự cập nhật khi thợ bấm chạy/hoàn thành tại các máy trạm.

Bước 7 — Hoàn thành lệnh và xem giá vốn tự tính

1. Khi công đoạn cuối của lệnh hoàn thành (từ máy trạm ở Bước 5, hoặc bấm Complete trong portal), hệ thống chốt số lượng đã làm được.

✅ Kết quả mong đợi: Hệ thống tính giá vốn đơn vị = (nguyên liệu + nhân công + chi phí chung) ÷ số lượng làm được — được tổng hợp chính xác từ số lượng thực làm và số lượng hỏng ghi nhận ở từng công đoạn; thành phẩm nhập kho đích theo đúng giá vốn đó; một bút toán giá vốn thành phẩm (COGM) được ghi vào sổ cái. Nếu bạn đã đặt giá thành chuẩn, lệnh sẽ hiển thị thêm phần chênh lệch (thực tế so với chuẩn).

Bước 8 — Hoạch định mua và làm (MRP)

1. Đặt định mức tồn kho (tối thiểu / điểm đặt lại / mục tiêu) cho từng sản phẩm.
2. Vào Manufacturing ▸ Planning (MRP). Nếu muốn tính theo đơn hàng của khách, bật "Include sales-order demand" trước khi chạy.
3. Bấm Run. Xem các gợi ý Purchase Orders (cần mua) và Manufacturing Orders (cần làm), mỗi gợi ý ghi rõ nguồn.
4. Duyệt và chấp nhận các gợi ý muốn sử dụng — gợi ý "làm" được chấp nhận sẽ trở thành lệnh sản xuất.

✅ Kết quả mong đợi: Danh sách gợi ý mua/làm hiển thị, mỗi dòng có thẻ nguồn (định mức tồn kho / đơn bán / cả hai); các gợi ý "làm" được chấp nhận sẽ chuyển thành lệnh sản xuất mới.

Bước 9 — Khai đồng/phụ phẩm và truy vết lô

1. Trong công thức (BOM), khai thêm đồng/phụ phẩm (outputs) nếu một mẻ sản xuất ra nhiều loại thành phẩm/phụ phẩm.
2. Khi hoàn thành lệnh, hệ thống gán số lô cho thành phẩm. Vào Lot Traceability để xem phả hệ (mẻ này dùng nguyên liệu từ lô nào) và hạn dùng.
3. Đặt hạn dùng cho nguyên liệu/thành phẩm để nhận cảnh báo trước khi đến hạn.

✅ Kết quả mong đợi: Thành phẩm có số lô; tra cứu được phả hệ nguyên liệu; nguyên liệu/thành phẩm sắp hết hạn hiển thị cảnh báo. Số lượng lẻ (đơn vị phân số) nhập được bình thường.

Bước 10 — Đọc cố vấn MRP và in tem lô

1. Dalam Perencanaan (MRP), buka asisten: stok pengaman, ukuran lot, pencampuran, optimasi pergantian mesin, peramalan permintaan. Saran disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami dan menyebutkan nama produk dengan tepat.
2. Lihat indikator OEE/SPC untuk menilai efektivitas peralatan dan kualitas.
3. Dari satu lot barang jadi, klik Cetak label lot (PDF) untuk mencetak stiker label.

✅ Hasil yang diharapkan: Asisten menampilkan saran yang jelas sesuai nama produk; indikator OEE/SPC dapat dilihat; label lot dapat diekspor ke file PDF dan dicetak.

Langkah 11 — Akhir bulan: tutup buku dan pindahkan biaya tenaga kerja serta biaya overhead pabrik

Langkah ini untuk perusahaan yang menggunakan sistem akun Vietnam dengan akun 622 (tenaga kerja langsung) dan 627 (biaya overhead pabrik). Saat tutup buku bulanan, kedua akun ini harus nol: bagian biaya aktual yang belum dibebankan ke harga pokok produk jadi akan dialokasikan ke harga pokok penjualan dan persediaan barang jadi. GTG CRM sudah menyiapkan jurnal agar Anda bisa memeriksanya terlebih dahulu. Tidak ada yang dicatat ke buku secara otomatis, dan proses tutup buku selalu dilakukan oleh seseorang yang menekan tombolnya.

1. Perencana produksi masuk ke Produksi ▸ Kapasitas (Manufacturing ▸ Capacity) dan mengisi Output normal (jam standar / bulan) untuk setiap kelompok produksi. Ini adalah volume pekerjaan yang biasanya dapat diselesaikan pabrik dalam satu bulan, bukan jumlah jam pabrik beroperasi.
2. Akuntan masuk ke Akuntansi ▸ Periode Akuntansi. Jika belum ada bulan yang perlu ditutup, klik Buat periode bulan berikutnya. Setelah bulan berakhir, klik Siapkan tutup buku pada baris bulan tersebut. Pada pertama kali, GTG CRM akan menanyakan cara Anda menentukan output normal. Ini adalah kebijakan akuntansi Anda, dan akan tersimpan bersama nama, tanggal, dan alasan Anda.
3. Langkah Pemeriksaan menjelaskan dengan bahasa yang mudah dipahami apa yang menghalangi tutup buku (misalnya: output normal belum diisi, atau akun biaya overhead belum ditandai sebagai tetap atau variabel). Tersedia tombol yang langsung membawa Anda ke layar yang perlu diperbaiki.
4. Langkah Tinjau ulang menampilkan tiga angka: Dibelanjakan dalam bulan, Sudah dibebankan ke barang yang diproduksi, dan Masih perlu dialokasikan. Klik Lihat jurnal untuk membaca setiap baris yang akan dicatat, dan Unduh lembar kerja rinci (Excel atau PDF) untuk menyimpan arsip. Dokumen ini adalah alat kerja, bukan formulir resmi.
5. Klik Posting jurnal biaya. Bulan masih terbuka: jika data belum benar, buka kembali baris bulan tersebut, klik Batalkan jurnal biaya, lalu siapkan ulang.
6. Jika sudah siap, klik Tutup buku bulan, tandai bahwa data telah ditinjau ulang, lalu konfirmasi. Tutup buku tidak dapat dibatalkan. Jika kesalahan ditemukan setelahnya, biasanya koreksinya dilakukan pada bulan berikutnya yang masih terbuka. Khusus untuk kesalahan pada satu tahun di mana semua bulan sudah ditutup dan laporan keuangan tahunan belum disampaikan, koreksi dilakukan dengan jurnal penyesuaian setelah tutup buku, yang disetujui oleh orang yang memiliki hak mengelola periode akuntansi. Lihat Langkah 7 di Panduan Jurnal Manual. Untuk akun biaya produksi yang sudah dikunci (622, 627 dan sub-akunnya, serta 154 dan 155), saat ini perangkat lunak belum menyediakan cara untuk mengoreksinya setelah tutup buku.

✅ Hasil yang diharapkan: Setelah jurnal diposting, saldo akun 622 dan 627 menjadi 0 pada bulan tersebut; bagian biaya yang belum dibebankan ke harga pokok tercatat di harga pokok penjualan dan persediaan barang jadi; baris bulan tersebut menampilkan Sudah ditutup setelah Anda menutup buku.

Tabel acuan cepat hasil yang diharapkan

Buka grup produksi — Harga satuan tenaga kerja + biaya overhead per jam sudah diatur

Aktifkan BOM — Status Activated, bahan baku dan operasi sudah lengkap

Buat perintah produksi — Formula otomatis menjabarkan bahan baku dan operasi

Penjadwalan Gantt (Langkah 4) — Operasi diurutkan sesuai kapasitas; tombol Hari ini/3 Hari/Minggu mengubah rentang waktu; changeover terlihat

Terminal stasiun untuk operator (Langkah 5) — Mulai/Selesai di stasiun, input jumlah berhasil/rusak, lapor masalah dengan satu sentuhan

Papan andon (Langkah 6) — Setiap stasiun menampilkan status real-time + OEE seluruh lini

Penyelesaian perintah (Langkah 7) — Harga pokok satuan dihitung otomatis (terakumulasi dari tiap operasi), barang jadi masuk gudang dengan harga yang tepat, jurnal COGM tercatat di buku besar

Jalankan MRP — Saran beli/buat beserta sumber kebutuhannya

Telusur lot (Langkah 9) — Barang jadi memiliki lot, dapat ditelusuri silsilahnya + peringatan masa kedaluwarsa

Penasihat MRP / cetak label (Langkah 10) — Saran berdasarkan nama produk; label lot dapat diekspor ke PDF

Kunci buku bulanan (Langkah 11) — 622 dan 627 kembali ke 0; selisih masuk ke harga pokok penjualan dan persediaan barang jadi; bulan ditandai Sudah dikunci

Catatan

• Angka harga pokok dan selisih hanya ditampilkan kepada pengguna yang memiliki izin Costing.
• Perbaikan harga pokok untuk barang produksi sendiri berlaku mulai sekarang. Perintah produksi lama yang dibuat sebelum fitur ini diaktifkan tidak akan dihitung ulang harga pokoknya.
• Layar produksi real-time perlu diaktifkan di Pengaturan Produksi. Operator harus diberi izin operasi produksi untuk menjalankan operasi, sedangkan penerbitan perintah (Release) menjadi tugas manajer.
• Terminal stasiun dan papan andon menggunakan satu aplikasi yang sama: sebuah tablet dipasang di setiap stasiun (mode terminal stasiun), dan satu layar besar untuk seluruh lini (mode papan andon).
• Anda tidak perlu menahan stok secara manual untuk pesanan penjualan. Pesanan penjualan sudah menahan stok yang dibutuhkan, dan barang jadi yang diproduksi langsung mengisi bagian yang ditahan tersebut.
• Jurnal harga pokok memerlukan Sistem Akun yang sudah diatur di Akuntansi agar dapat dibukukan.
• Penutupan buku biaya produksi adalah alat bantu kerja, bukan nasihat akuntansi. Fitur ini belum menangani bahan baku di atas standar, scrap yang tidak wajar, atau biaya per departemen, dan tidak menggantikan stock opname akhir tahun. Mintalah akuntan Anda meninjau lembar kerja rincinya sebelum mengandalkan hasilnya.
• Bulan yang sudah dikunci tidak dapat dibuka kembali. Jika Sistem Akun Anda tidak memiliki akun 622/627 (misalnya standar TT133), bulan tersebut tetap dikunci seperti biasa dan tidak ada langkah pengalihan ini.