Panduan Pengguna: Sumber Daya Manusia & Penggajian di GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Với doanh nghiệp đã bật Tính lương: xem và chỉnh các con số luật (tỷ lệ, ngưỡng, bậc thuế) cho đúng tình huống của bạn → thêm nhân viên → soạn hợp đồng lao động bằng AI → chạy bảng lương tháng → rà soát và chốt lương → xem bút toán lương tự động lên sổ cái → gửi phiếu lương cho nhân viên. Toàn bộ quy trình nhân sự và lương, trong cùng một hệ thống với bán hàng và kế toán.

Chưa nắm tổng quan tính năng? Xem trước bài Quản Lý Nhân Sự & Tính Lương.

Chuẩn bị trước

1. Đăng nhập GTG CRM, được cấp quyền quản lý Nhân sự / Tính lương (HR Manager). — Chỉnh bộ dữ liệu và chốt lương là thao tác của người quản lý nhân sự.

2. Đã có Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) trong Kế toán. — Để bút toán chi phí lương ghi được vào sổ cái. Hệ thống tài khoản cần có tài khoản 3382 (Kinh phí công đoàn) đang hoạt động: bộ tài khoản Việt Nam theo Thông tư 99 và Thông tư 200 mà GTG cung cấp đã có sẵn; nếu bạn tự tạo hoặc nhập bộ tài khoản riêng, hãy kiểm tra trước khi chốt lương.

3. Biết quốc gia áp dụng cho doanh nghiệp bạn. — Để chọn đúng bộ dữ liệu tính lương: hiện hạch toán lương đầy đủ cho Việt Nam (nhập VN); các quốc gia khác đang được chuẩn bị.

Bước 1 — Trước khi bật Tính lương: trao đổi với GTG

Bạn có thể bắt đầu ngay với hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động (Bước 3 đến Bước 5). Riêng phần tính lương hàng tháng (Bước 2 và Bước 6 đến Bước 9), trước khi bật Tính lương trong Cài đặt, hãy nhắn cho đội GTG để cùng rà lại số liệu luật của quốc gia bạn.

Bước 2 — Xem & chỉnh bộ dữ liệu tính lương (tùy chọn nhưng nên làm)

1. Trong Cài Đặt Tính lương, mở danh sách khoản mục luật (tỷ lệ BHXH, ngưỡng, bậc thuế TNCN, mức trần…).
2. Mỗi khoản mục hiển thị con số mặc định của GTG, để bạn biết mình đang chỉnh từ đâu.
3. Bấm Sửa một khoản mục, nhập giá trị đúng thực tế của bạn, rồi Lưu.
4. Muốn quay lại con số GTG cấp? Bấm Đặt lại mặc định.

✅ Kết quả mong đợi: Giá trị bạn chỉnh được lưu và sẽ dùng cho kỳ lương kế tiếp; nút Đặt lại mặc định đưa khoản mục về con số GTG. Mọi thay đổi được ghi vào nhật ký hoạt động của Cài đặt lương (ai đổi, từ giá trị nào sang giá trị nào).

💡 Mẹo: Nếu chưa chắc, cứ giữ nguyên mặc định của GTG — đó là con số mặc định do GTG cấp. Bạn (hoặc kế toán của bạn) có thể chỉnh bất cứ lúc nào khi luật đổi hoặc tình huống khác đi.

Bước 3 — Thêm nhân viên

1. Vào Nhân Sự → Nhân viên, bấm thêm nhân viên.
2. Điền thông tin cơ bản (họ tên, chức danh, phòng ban, CCCD/hộ chiếu…).

✅ Kết quả mong đợi: Nhân viên xuất hiện trong danh sách với hồ sơ đầy đủ.

💡 Đã có danh sách nhân viên trên Excel? Dùng nhập hàng loạt bằng CSV để đưa cả đội vào trong vài phút.

Bước 4 — Tạo hợp đồng lao động & soạn bằng AI

1. Buka profil karyawan → buat Perjanjian Kerja (jenis perjanjian, jangka waktu, gaji pokok, tunjangan).
2. Klik Buat dengan AI untuk menghasilkan dokumen perjanjian kerja standar (otomatis menyisipkan identitas perusahaan) — atau unggah dokumen yang sudah ditandatangani.

✅ Hasil yang diharapkan: Dokumen perjanjian kerja (DOCX/PDF) terhubung dengan karyawan.

Langkah 5 — Aktifkan perjanjian kerja

1. Pada perjanjian kerja, klik Aktifkan (Activate).

✅ Hasil yang diharapkan: Perjanjian kerja berstatus berlaku; setiap karyawan hanya memiliki satu perjanjian kerja yang berlaku pada satu waktu.

Salah memasukkan jenis perjanjian atau tanggal? Buka SDM → Karyawan, klik tanda + pada baris karyawan, klik Ubah pada perjanjian kerja (baik yang masih draf maupun yang sudah berlaku bisa diubah), ganti Jenis, Tanggal mulai, atau Tanggal berakhir, lalu klik Simpan. Jika tanggal berakhir dihapus, perjanjian kerja menjadi tidak berjangka waktu. Gaji dan tunjangan tidak dapat diubah di sini dan tidak akan tampil bagi pengguna yang tidak memiliki hak melihat gaji. Jenis perjanjian kerja dan tanggal berakhir juga menjadi dasar penyusunan laporan pajak PPh 21 per kuartal, sehingga hanya diubah jika Anda memasukkan data yang salah: jika perjanjian yang benar adalah masa percobaan atau di bawah 3 bulan, biarkan tetap seperti semula (lihat bagian akhir Langkah 7).

Langkah 6 — Buat daftar gaji bulanan

1. Buka SDM → Periode Penggajian, lalu buat periode penggajian untuk bulan tersebut.
2. Sistem menghitung Gaji kotor → Iuran jaminan sosial (BHXH/BHYT/BHTN) → PPh 21 → Gaji bersih (Net) untuk setiap karyawan, berdasarkan data yang sudah diatur (sudah disesuaikan di Langkah 2).

✅ Hasil yang diharapkan: Daftar gaji menampilkan kolom gaji kotor, potongan, pajak, dan gaji bersih untuk setiap karyawan secara lengkap.

Salah membuat daftar gaji? Selama daftar gaji masih berstatus Draf atau Sudah dihitung, buka daftar tersebut, klik Batalkan daftar gaji draf, lalu konfirmasi. Pembatalan tidak membuat jurnal apa pun, dan daftar gaji akan berubah ke status Dibatalkan. Untuk menjalankan ulang bulan tersebut, buat kembali daftar gaji untuk bulan itu: daftar gaji yang sudah dibatalkan akan dibuka kembali sebagai draf. Proses ini dilakukan secara manual oleh penanggung jawab penggajian, tidak ada otomatisasi yang melakukannya; jika akuntan tidak dapat membatalkannya, mintalah bantuan penanggung jawab tersebut. Daftar gaji yang sudah difinalisasi (Langkah 7) tidak dapat dibatalkan, karena finalisasi berarti pencatatan ke buku besar dan tidak dapat dibatalkan.

Langkah 7 — Tinjau & finalisasi gaji (Finalize)

1. Tinjau kembali angka-angka yang ada; tambahkan pembayaran di luar siklus (off-cycle) / bonus jika diperlukan.
2. Klik Finalisasi Gaji (Finalize).

✅ Hasil yang diharapkan: Daftar gaji berubah ke status final; sistem otomatis membuat jurnal beban gaji.

ℹ️ Pertama kali di workspace baru: baris biaya gaji bagian kantor dan manajemen (Gaji — kantor & manajemen) belum memiliki akun dan saat ini berstatus Perlu pilih akun, karena jenis biaya untuk gaji tersebut ditentukan oleh akuntan Anda, GTG CRM tidak memilihkannya. Jika slip gaji memiliki item yang perlu dicatat, slip gaji tetap bisa difinalisasi tetapi jurnalnya belum dicatat dan slip gaji berstatus Menunggu pencatatan (slip gaji yang tidak memiliki item untuk dicatat tidak akan tertahan). Untuk mencatat, buka Otomatisasi → Alur Kerja Anda, buka alur Catat penggajian ke buku besar (daftar mungkin menampilkan nama bahasa Inggris Record payroll to ledger), klik langkah pembuatan jurnal (kartu langkah menampilkan nama Create Journal Entry), pilih akun untuk baris Gaji — kantor & manajemen, lalu klik Simpan. Setelah itu, buka Detail eksekusi dari alur tersebut, klik Jalankan ulang eksekusi ini pada eksekusi yang belum tercatat, dan konfirmasi Jalankan ulang. Pengguna yang memilih akun harus memiliki izin akuntansi untuk mengubah aturan pencatatan. Mulai periode gaji berikutnya, GTG CRM akan menggunakan kembali akun yang sudah Anda pilih.

Catat tanggal pembayaran gaji. Pada slip gaji yang sudah difinalisasi (SDM → Periode Penggajian), isi kolom Tanggal pembayaran gaji: pilih Sudah dibayar pada dan isi tanggal ketika perusahaan benar-benar mentransfer gaji, bukan tanggal saat Anda mengklik Finalisasi & catat. Jika belum dibayar, pilih Belum dibayar sampai tanggal lalu pilih tanggalnya: hingga tanggal tersebut slip gaji masih belum dibayar, sehingga item ini masuk ke kuartal berikutnya. GTG CRM tidak mengisi kolom ini secara otomatis. SPT Masa PPh 21 per kuartal (05/KK-TNCN, dibuat GTG CRM mulai kuartal 3/2026) menghitung gaji pada kuartal yang memiliki tanggal pembayaran ini, sehingga slip gaji yang belum memiliki tanggal pembayaran belum bisa diekspor SPT untuk kuartal tersebut. Kuartal yang memiliki karyawan percobaan, kontrak kurang dari 3 bulan, atau karyawan yang menerima gaji setelah kontraknya berakhir tidak dapat dibuat oleh GTG CRM, Anda membuatnya di HTKK. Cara membuatnya: lihat panduan Akuntansi & Faktur Elektronik, Langkah 10b.

Langkah 8 — Lihat jurnal gaji otomatis di buku besar

1. Buka Akuntansi → Buku Besar / Jurnal.

✅ Hasil yang diharapkan: Ada jurnal seimbang untuk biaya gaji (Debit biaya gaji / Kredit utang gaji karyawan 334 + kontribusi BPJS dan iuran serikat pekerja 3382); PPh 21 dicatat secara terpisah saat terjadi. Jika slip gaji masih berstatus Menunggu pencatatan, jurnal ini belum ada: jurnal akan muncul setelah Anda memilih akun dan menjalankan ulang seperti pada Langkah 7.

Langkah 9 — Kirim slip gaji kepada karyawan

1. Dari slip gaji yang sudah difinalisasi, kirim slip gaji (payslip) kepada karyawan.

✅ Hasil yang diharapkan: Karyawan menerima email slip gaji dari alamat email perusahaan Anda sendiri.

Tabel referensi cepat hasil yang diharapkan

Pilih kumpulan data negara — Daftar item sesuai ketentuan hukum negara tersebut muncul

Ubah satu persentase lalu Simpan — Periode gaji berikutnya menggunakan angka Anda; perubahan dicatat dalam log

Klik Atur ulang ke default — Item kembali ke angka yang ditetapkan GTG

Buat daftar gaji bulanan — Kolom gaji bruto, potongan, pajak, dan gaji bersih untuk setiap orang

Finalisasi gaji — Menghasilkan jurnal biaya gaji otomatis di buku besar (workspace baru: setelah akuntan memilih akun untuk baris gaji kantor, sebelumnya slip gaji berstatus Menunggu pencatatan)

Hủy bảng lương nháp — Bảng lương chuyển sang Đã hủy, không có bút toán nào

Ghi ngày trả lương — Ô Ngày trả lương hiện ngày bạn chọn; tờ khai thuế TNCN theo quý dùng ngày này

Lưu ý

• Anda yang menentukan angkanya: GTG yang diberikan secara default; nilai akhir yang digunakan untuk menghitung gaji ditentukan oleh Anda. Silakan periksa kembali ketika peraturan berubah atau ketika kondisi perusahaan berbeda.
• Data gaji bersifat sensitif: hanya orang yang memiliki izin untuk melihat gaji yang dapat melihat gaji/rekening bank/pajak; sistem mencatat log siapa saja yang sudah melihatnya.
• Negara: masukkan VN; saat ini hanya Vietnam yang membukukan gaji ke buku besar, sementara negara lain sedang dipersiapkan.