Panduan Penggunaan: SDM & Penggajian di GTG CRM

Apa yang dapat Anda lakukan setelah panduan ini

Aktifkan modul Penggajian → tambah karyawan → buat dan tandatangani kontrak kerja → jalankan daftar gaji bulanan → tutup gaji → lihat entri jurnal otomatis di buku besar → kirim slip gaji kepada karyawan.

Persiapan

#	Kondisi	Mengapa diperlukan
1	Masuk ke GTG CRM, memiliki izin HRM_MANAGE_SETTINGS + HRM_MANAGE_EMPLOYEE (grup "HR Manager").	Untuk mengaktifkan fitur, menambah karyawan, dan memproses gaji.
2	Sudah mengatur Bagan Akun (Chart of Accounts) untuk workspace.	Agar entri jurnal gaji memiliki akun akuntansi.
3	(Opsional) Kotak surat email terhubung di Pengaturan SDM.	Hanya diperlukan jika mengirim slip gaji melalui email.
4	Workspace memiliki kredit.	Membuat draf kontrak menggunakan AI memerlukan biaya kredit.

Langkah 1 — Mengaktifkan fitur Penggajian

1. Di bilah navigasi kiri, buka SDM → Pengaturan (HR Settings).
2. Aktifkan sakelar Penggajian (Payroll).
3. Pilih set data negara — default adalah Indonesia (ID) (sudah termasuk BPJS/Pajak Penghasilan).
4. Atur jadwal pemrosesan gaji akhir bulan (cron) dan zona waktu, lalu Simpan.

✅ Hasil yang diharapkan: Notifikasi berhasil disimpan. Sistem secara otomatis menyediakan alur kerja gaji — satu alur kerja membuat draf daftar gaji akhir bulan dan satu alur kerja memposting entri jurnal saat gaji ditutup. Anda akan melihat tautan "Lihat alur kerja" untuk keduanya.

Langkah 2 — Menambah karyawan

1. Buka SDM → Karyawan (Employees) → klik + Tambah Karyawan.
2. Isi: Nama Lengkap, Jabatan, Departemen, Negara; bagian gaji: Gaji Pokok + tunjangan; (opsional) NIK/Paspor, rekening bank.
3. Klik Simpan.

✅ Hasil yang diharapkan: Karyawan muncul di daftar dengan kode karyawan (EMP-xxxx). Jika akun Anda tidak memiliki izin lihat gaji, kolom gaji akan disembunyikan (ini adalah hak akses sensitif yang berfungsi dengan benar).

💡 Tips: Punya daftar di Excel? Gunakan Impor Massal (CSV) di daftar karyawan untuk memasukkan banyak orang sekaligus.

Langkah 3 — Membuat kontrak kerja dan draf menggunakan AI

1. Pada daftar Karyawan, klik tanda (+) di awal baris karyawan untuk membuka profil 360 (Employee 360). Gulir ke bagian Kontrak Kerja (Labor Contracts) — tabel kontrak (kode LC-xxxx, jenis, tanggal, status, gaji pokok). Klik untuk membuat kontrak baru (atau edit draf kontrak yang ada).
2. Pilih jenis kontrak, jangka waktu, gaji pokok, tunjangan → Simpan.
3. Klik GENERATE WITH AI (Buat dengan AI) tepat di atas baris kontrak untuk menghasilkan teks kontrak kerja.

ℹ️ Kontrak Kerja, Skala Gaji (Salary band), Keputusan (Decisions), dan Dokumen (Documents, termasuk CV) semuanya berada dalam ekspansi baris karyawan (Employee 360), bukan tab terpisah.

✅ Hasil yang diharapkan: Setelah beberapa detik, teks kontrak kerja (DOCX/PDF) dibuat, dengan informasi merek perusahaan disisipkan; tombol Unduh muncul. (Atau Anda dapat mengunggah kontrak yang sudah ditandatangani.)

Langkah 4 — Mengaktifkan kontrak

1. Pada kontrak yang baru dibuat, klik Aktifkan (Activate).

✅ Hasil yang diharapkan: Status kontrak berubah menjadi Aktif (ACTIVE). Setiap karyawan hanya memiliki satu kontrak aktif — jika Anda mencoba mengaktifkan kontrak kedua, sistem akan melaporkan kesalahan kondisi.

Langkah 5 — Membuat daftar gaji bulanan

1. Buka SDM → Penggajian (Payroll Runs) → + Buat Penggajian (atau tunggu sistem membuat draf otomatis di akhir bulan).
2. Pilih periode gaji (bulan/tahun) → Buat.
3. Klik Hitung Ulang (Calculate).

✅ Hasil yang diharapkan: Sistem menghitung untuk setiap karyawan: Gaji Kotor → BPJS/Pajak Penghasilan → Gaji Bersih. Daftar gaji dalam status Sudah Dihitung (CALCULATED).

Langkah 6 — Tinjau dan Tutup Gaji (Finalize)

1. Buka detail daftar gaji, periksa gaji kotor/potongan/gaji bersih setiap orang.
2. Sesuaikan pembayaran satu kali jika perlu (bonus, cuti...).
3. Klik Tutup Gaji (Finalize).

✅ Hasil yang diharapkan: Status berubah menjadi Sudah Ditutup (FINALIZED). Sistem secara otomatis mengaktifkan alur kerja akuntansi untuk memposting entri jurnal biaya gaji.

Langkah 7 — Melihat entri jurnal gaji otomatis di buku besar

1. Buka Manajemen (Management) → Akuntansi (Accounting) → Entri Jurnal (Journal Entries). Cari entri jurnal biaya gaji untuk periode yang baru saja ditutup, klik barisnya untuk melihat detail. (Atau lihat log alur kerja dari alur kerja penggajian.)

✅ Hasil yang diharapkan: Entri jurnal seimbang dibuat secara otomatis: Debet biaya gaji (642) / Kredit utang kepada karyawan (334) + iuran BPJS (3383/3384/3386). Pajak Penghasilan dipotong dan dicatat secara terpisah saat ada Pajak Penghasilan yang timbul untuk periode gaji tersebut. Daftar gaji berubah menjadi Sudah Diposting (POSTED) dan terhubung dengan entri jurnal tersebut.

Langkah 8 — Mengirim slip gaji kepada karyawan

1. (Memerlukan kotak surat yang terhubung di Pengaturan SDM.) Di daftar gaji yang sudah ditutup, pilih Kirim Slip Gaji (Send payslips).

✅ Hasil yang diharapkan: Setiap karyawan menerima email slip gaji dikirim dari alamat perusahaan Anda (bukan alamat yang tidak dikenal), beserta detail gaji kotor/potongan/gaji bersih mereka.

Tabel referensi cepat hasil yang diharapkan

Tindakan	Hasil yang akan Anda lihat
Mengaktifkan Penggajian (Langkah 1)	Disimpan berhasil + 2 alur kerja penggajian dibuat + tautan "Lihat alur kerja"
Menambah Karyawan (Langkah 2)	EMP-xxxx di daftar; kolom gaji disembunyikan jika kurang izin lihat gaji
Membuat dengan AI (Langkah 3)	Teks kontrak kerja DOCX/PDF + tombol Unduh
Mengaktifkan Kontrak (Langkah 4)	Status AKTIF; memblokir kontrak kedua
Menghitung Gaji (Langkah 5)	Kotor → BPJS → Pajak Penghasilan → bersih untuk setiap orang; CALCULATED
Menutup Gaji (Langkah 6)	FINALIZED; memicu peristiwa akuntansi
Melihat Buku Besar (Langkah 7)	Entri jurnal seimbang otomatis; daftar gaji POSTED
Mengirim Slip Gaji (Langkah 8)	Email slip gaji dikirim dari kotak surat perusahaan

Catatan

• Hak Akses Gaji: jika Anda menggunakan akun "HR Viewer", bidang gaji/bank/pajak akan disembunyikan — itu adalah desain untuk melindungi data sensitif.
• Mengirim Slip Gaji memerlukan kotak surat yang terhubung; jika belum terhubung, sistem akan menampilkan instruksi koneksi (pengaturan satu kali).
• Pembayaran Gaji via Bank (bank disbursement) adalah fitur yang diperluas dalam rencana — saat ini entri jurnal berhenti pada jumlah yang terutang kepada karyawan (334).