Leiðbeiningar um handvirkar færslur: stofna, samþykkja, snúa við eða leiðrétta

Hvað munt þú geta gert eftir þessa leiðbeiningu

Þú hefur annaðhvort nýlega séð ranga færslu, eða þarft að skrá leiðréttingarfærslu sem krefst þess að annar aðili fari yfir hana? Þessi leiðbeining fer frá því að færa færslu handvirkt, fá annan aðila til að samþykkja hana, og svo afturkalla eða leiðrétta bókaða færslu með nýrri færslu (upprunalega færslan helst óbreytt). Sjálfgefið fer færslan ekki í aðalbók fyrr en annar aðili samþykkir hana; fyrirtæki með einn notanda hafa sérstakan rofa.

Hvað þarftu? Til að færa og samþykkja færslu: skref 1 til 3. Ef aðeins einn heldur utan um bókhaldið: gerðu skref 4 fyrst. Til að leiðrétta færslu sem þegar hefur verið bókuð: skref 5 og 6. Til að skrá upphafsstöðu: sjá Leiðbeiningar um skráningu upphafsstöðu.

Ekki búin(n) að ná heildaryfirlitinu? Sjá Handvirkar færslur, afturköllun eða leiðrétting, upphafsstaða: yfirlit. Ekki búin(n) að setja upp bókhald? Fylgdu fyrst Leiðbeiningum um notkun bókhaldssvítunnar og rafrænna reikninga.

Undirbúningur

Kerfisstjóri úthlutar heimildum undir Stillingar → Aðgangsstýring. Myndin hér að neðan sýnir heimildarsíuna á þeirri skjámynd þegar slegið er inn „færsla“.

Skref 1 — Skrá handvirka færslu og senda til samþykktar

Dæmi á myndinni: skrifstofuleiga í september, Debet 6427, Kredit 112, 3.500.000.

1. Farðu í Fjármál & Mannauður → Bókhald → Færslur og smelltu á + Ný færsla → Handvirk færsla.
2. Fylltu út Dagsetning færslu, Dagsetning fylgiskjals, Fylgiskjalsnúmer (þrír reitir eru auðir fyrirfram: GTG fyllir ekki inn dagsetningu fyrir þig), Upprunalegt fylgiskjal, Til hvers er þessi færsla?, Ástæða (samþykkjandi mun lesa).
3. Veldu Reikning úr reikningaskránni þinni og sláðu inn upphæð í Debet eða Kredit. Ef þú þarft fleiri línur skaltu smella á + Bæta við línu.
4. Fóturinn verður að sýna Jafnvægi; ef það er ekki í jafnvægi er ekki hægt að senda. Smelltu á Senda til samþykktar, eða Vista drög til að halda áfram síðar. Ef þú hefur virkjað rofann í skrefi 4 og ert með bæði heimild til að búa til og samþykkja, heitir aðalhnappurinn Senda og bóka og færslan fer strax í aðalbók.

✅ Væntanleg niðurstaða: „Færslan hefur verið send og bíður samþykktar.“; Drög breytist í Drög · 1 bíður samþykktar; Listi sýnir ekki nýju færsluna ennþá.

💡 Kynningardrög sem bíða samþykktar er ekki hægt að breyta: smelltu á Fella til baka til að færa þau aftur í drög, og breyttu síðan eða Henda drögum (þá birtist staðfestingarskjár; drögin eru þó áfram varðveitt, með stöðuna Hent).

Skref 2 — Annar aðili fer yfir og samþykkir eða hafnar

1. Annar aðili fer í Bókhald → Færslur. Ef drög eru í bið opnast skjárinn sjálfkrafa á Drög með síunni Í bið eftir samþykki. Smelltu á Yfirfara í línunni sem bíður samþykktar.
2. Yfirferð: handvirk færsla-spjaldið inniheldur nægar upplýsingar til að taka ákvörðun: skráningaraðila, dagsetningu, Skjal, Ástæða, skulda- og inneignarlínur ásamt heildarfjárhæðum.
3. Ef þú samþykkir, smelltu á Samþykkja og bóka. Ef þú samþykkir ekki, skrifaðu ástæðu (að minnsta kosti 3 stafi) í Ákvörðunarnótu og smelltu síðan á Hafna; skráningaraðilinn les nótuna á sínu dragi.
4. Þegar rofinn í Skrefi 4 er óvirkur getur skráningaraðilinn ekki samþykkt sína eigin færslu: hnapparnir tveir eru gráir og ekki hægt að smella á þá, og skjárinn sýnir „Þú bjóst til þessa færslu. Annar aðili verður að samþykkja hana.“

✅ Væntanleg niðurstaða: spjaldið sýnir Bókað með númerinu JE-…, aðeins hnappurinn Loka er eftir; færslan birtist á Lista með stöðunni Bókað.

💡 Viltu að annar aðili fái tafarlausa tilkynningu: hnappurinn Sjálfvirkni á skjánum Færslur → Fyrir sjálfvirkni → virkjaðu Tilkynna samþykkjanda þegar færsla bíður samþykktar (sjálfgefið er slökkt). Hnappurinn Sjálfvirkni birtist aðeins hjá notanda með réttindin Samþykkja handvirkar færslur eða Stjórna bókhaldsstillingum og sem getur opnað Fyrir sjálfvirkni.

Skref 3 — Skoða bókaðar færslur

1. Í Lista er Uppruni skráður sem Handvirk færsla, staðan er Bókað, og skjalnúmerið er sýnt undir lýsingunni. Listinn sýnir sjálfgefið aðeins þetta ár: færslur frá fyrra ári má sjá með því að smella á dagsetningarreitinn og velja Í fyrra. Niðurhal býður upp á tvö snið, PDF eða Excel (þarf bæði réttindin Skoða færslur og Skoða fjárhagsskýrslur).
2. Smelltu á eina línu: hægra spjaldið hefur þrjá flipa, Upplýsingar (með Skráningaraðila og Samþykkjanda), Línur og Virkni (hver gerði hvað og hvenær). Virkni við hliðina á Lista safnar saman athöfnum allra færslna.
3. Til að skoða eftir einstökum reikningum, opnaðu Bókhald → Fjárhagsskýrslur → Aðalbók (þarf réttindi Skoða fjárhagsskýrslur): færslan birtist með sama skjalnúmeri.

✅ Væntanleg niðurstaða: skráningaraðilinn og samþykkjandinn eru tveir ólíkir aðilar; Virkni-flipinn fyrir færsluna sýnir tímastimpla fyrir hvert skref.

Skref 4 — Eins manns fyrirtæki: virkja sjálfssamþykki

Ef einn aðili sér um bókhaldið er enginn annar til að samþykkja. Eigandi fyrirtækisins getur leyft skráningaraðilanum að samþykkja sjálfur. Rofinn er sjálfgefið óvirkur.

1. Farið er í Reikningshald → Stillingar, flipann Samþykkja handvirkar færslur, af einstaklingi sem hefur bæði Stjórna notendum vinnusvæðis og Stjórna bókhaldsstillingum (eigandi vinnusvæðis og sjálfgefinn stjórnandi hafa bæði).
2. Kveikið á rofanum Höfundur handvirkrar færslu má einnig samþykkja eigin færslu (fyrir eins manns fyrirtæki). Reiturinn Leyfa höfundi færslu að samþykkja sjálfur? skýrir það: höfundur skráir færsluna sjálfur, enginn annar fer yfir hana; þetta er ákvörðun fyrirtækisins þíns, kerfið skráir nafnið þitt og dagsetninguna þegar það er virkjað. Smellið á Virkja.

✅ Væntanleg niðurstaða: undir rofanum birtist lína Virkjað af með nafninu þínu og dagsetning …; sá sem hefur bæði heimildir til að færa og samþykkja sér hnappinn Senda og bóka, færslan bókast strax og ber línuna Samþykkt af höfundi. Þegar slökkt er á rofanum er ekki beðið um staðfestingu aftur.

Skref 5 — Snúa við eða leiðrétta bókaða færslu: svara spurningunum

1. Í Lista (ef um fyrra ár er að ræða, veljið Síðasta ár í dagsetningarreitnum), smellið á Bókaða færslu sem notandi hefur sjálfur búið til (handvirka færslu eða upphafsinnstæðu), og smellið svo á Snúa við eða leiðrétta.
2. Glugginn spyr fyrst Af hverju eruð þið að gera þetta?, með tveimur valkostum, enginn er forvalinn:
   • Þessi færsla er röng: ég er að leiðrétta mistök
   • Þessi færsla er rétt, en ég er að snúa henni við af rekstrarástæðum
3. Síðan spyr glugginn aðeins frekari spurninga sem eiga við um þitt tilvik. Við mistök kemur spurningin Þarf að færa rétta staðgengilsfærslu?: Nei merkir að aðeins er gerð bakfærslu; Já merkir að velja annað hvort Aðeins leiðrétta mismuninn eða Snúa allri færslunni við og færa rétta færslu. Fyllið út Ástæða, veljið eina af dagsetningunum sem glugginn stingur upp á og fyllið út skjalnúmer og skjaladagsetningu.
4. Ef um er að ræða færslu árs sem er lokað: glugginn spyr einnig nokkurra spurninga um ársreikning þess árs; svörin eru ykkar, GTG sannreynir þau ekki. Í sumum tilvikum er ekki hægt að bóka þessa útgáfu og glugginn skýrir ástæðuna, til dæmis: „Efnisleg mistök fyrra árs þurfa afturvirka leiðréttingu, en þessi útgáfa getur ekki enn verið bókuð. Vinsamlegast hafið samband við bókara ykkar.“ Þá er ekki hægt að senda neitt.

Um þennan glugga: spurningarnar og skýringin Af hverju spyrjum við (litli tengillinn undir setningunni „Ef já, hvernig á að leiðrétta það?“) eru túlkun GTG, ekki lögfræðileg eða bókhaldsleg ráðgjöf. Það er ákvörðun fyrirtækisins ykkar hvaða leið er valin og hvernig svarað er; GTG skráir svörin sem ykkar og sannreynir þau ekki.

Hvort á að velja? Dæmi með tölum: 1.300.000 var ranglega fært á 6423, en átti í raun að vera á 6427; upprunalega færslan er Debet 6423 / Kredit 111.

• Aðeins leiðrétta mismuninn: ein ný færsla, Debet 6427 / Kredit 6423, 1.300.000. Aðeins ein færsla þarfnast samþykkis og upprunalega færslan helst Bókuð.
• Snúa allri færslunni við og færa rétta færslu: tvær nýjar færslur, bakfærsla (Debet 111 / Kredit 6423) og rétta færslan (Debet 6427 / Kredit 111); báðar þurfa samþykki og upprunalega færslan breytist í Snúið við.

Í Bókhaldsbók verður, eftir báðar aðferðir, 6423 núll og 6427 með Debet 1.300.000.

✅ Væntanleg niðurstaða: aðalhnappurinn sýnir hvað þið eruð að fara að gera: Senda til samþykktar, eða Opna leiðréttingarfærslu (þessi hnappur sendir ekkert enn: þið sendið á síðunni sem opnast); hnappurinn er óvirkur þar til þið hafið svarað öllu.

💡 Ertu að vinna einn? Þú yfirferðir þína eigin útgáfu samkvæmt rammanum „Vinna einn“ efst í Skrefi 6.

Skref 6 — Senda, yfirfara og síðan sjá niðurstöðuna: þrjú tilvik

Fylgdu tilvikinu sem þú valdir í Skrefi 5; annar aðilinn yfirfer hverja útgáfu eins og í Skrefi 2. Myndirnar í þessu skrefi eru teknar úr öðrum dæmifærslum, ekki 1.300.000 dæminu í Skrefi 5.

💡 Vinna einn (kveikt var á rofanum í Skrefi 4)? Fyrir snúna færslu (fyrstu tvö tilvikin), eftir Senda til yfirferðar skaltu fara í Bókhald → Færslur → Drög, smella á Skoða í línunni Snúa færslu þinnar: skjárinn sýnir „Workspace leyfir þér að yfirfara þína eigin færslu.“ Smelltu á Samþykkja og bóka. Á síðunni fyrir rétta færslu (annað tilvikið) og leiðréttingarfærslu (þriðja tilvikið) stendur aðalsmáhnappurinn Senda og bóka eins og í Skrefi 1.

Færslan er rétt en snúin af viðskiptalegum ástæðum, eða hún er röng og þarfnast ekki staðgöngufærslu

Smelltu á Senda til yfirferðar, og síðan yfirfer annar aðilinn hana (í spjaldinu Skoða: snúa færslu).

✅ Væntanleg niðurstaða: „Sent til yfirferðar.“ birtist; í Drög er ein lína Snúa færslu með stöðunni Bíður yfirferðar, en upprunalega færslan er enn Bókuð. Eftir samþykki fær upprunalega færslan bláan borða „Þessari færslu hefur verið snúið við.“, merkið Snúið við og línuna Snúið við af …; snúna færslan fær línuna Snúningur fyrir færslu ….

💡 Ef þú sendir beiðni um snúning fyrir mistök skaltu smella á Draga til baka, Fleygja drögum, og opna síðan færsluna aftur og velja Snúa eða leiðrétta á ný.

Snúa allri færslunni og síðan bóka réttu færsluna

1. Smelltu á Senda til yfirferðar. Beiðni um snúning er send strax, og síðan opnast síðan Handvirk færsla með rétta færsluna fyrirfram samda („Sent til yfirferðar. Rétta færslan hefur verið samin: sláðu hana inn núna.“).
2. Línurnar á þessari síðu eru afrit af rangri færslu: lagaðu reikninginn rétt (í 1.300.000 dæminu í Skrefi 5: breyttu 6423 í 6427). Færsludagur, Skjalsdagsetning, Skjalnúmer og Til hvers er þessi færsla? eru auð: fylltu þau út. Reiturinn Ástæða inniheldur nú þegar setninguna sem þú varst að slá inn.
3. Smelltu aftur á Senda til yfirferðar. Rétta færslan er sér drög: þar til hún er send hefur hún ekki komið í staðinn fyrir rangar færsluna.
4. Annar aðilinn yfirfer báðar útgáfurnar. Til að opna rétta færsluna: opnaðu upprunalegu færsluna úr Listanum, og smelltu síðan á númerið í línunni Leiðrétt af.

✅ Væntanleg niðurstaða: eftir seinni Senda til yfirferðar eru tvær línur í Drög með stöðuna Bíður yfirferðar (Snúa færslu og rétta færslan); upprunalega færslan er enn Bókuð. Eftir að báðar hafa verið samþykktar er upprunalega færslan Snúið við, með tveimur línum Snúið við af … og Leiðrétt af …; rétta færslan hefur línuna Leiðrétting fyrir færslu … og svæðið Svar við leiðréttingu færslu.

Leiðréttu aðeins mismuninn

1. Smelltu á Opna leiðréttingarfærslu. Ef ekkert hefur verið sent enn: síðan Handvirk færsla opnast með dagsetningu, skjalnúmeri og ástæðu úr reitnum; línurnar og reiturinn Til hvers er þessi færsla? eru enn auðir, og upprunalega færslan er rétt hjá til samanburðar.

2. Skrifaðu mismuninn í línurnar (í dæminu á myndinni hér að ofan: upprunalega færslan Debet 6427 / Kredit 112 er 3.500.000, raunverulegt er 3.800.000, svo skráðu Debet 6427 / Kredit 112, 300.000), fylltu út Til hvers er þessi færsla?, smelltu á Senda til samþykkis; annar aðili samþykkir (opnar leiðréttingarfærsluna eins og í dæminu hér að ofan).

✅ Væntanleg niðurstaða: eftir sendingu er hluti Drög með leiðréttingarfærslunni í stöðunni Í bið eftir samþykki, og upprunalega færslan er áfram Bókuð. Eftir samþykki er upprunalega færslan enn Bókuð (ekki Bakfærð) og með aukalínu Hefur verið leiðrétt af …; leiðréttingarfærslan hefur línuna Leiðrétting fyrir færslu … og reitinn Svar þegar færslunni er breytt.

Flýtiviðmiðunartafla fyrir væntanlegar niðurstöður

Athugasemdir

• Færslur sem eru skráðar af öðrum hlutum GTG CRM (reikningar, innkaupareikningar, banki, laun, birgðir) eru ekki bakfærðar hér; smáatriðaglugginn segir hvar þær eru afturkallaðar eða leiðréttar, ef það á við.
• Ekki er hægt að hengja skrár við færsluna: skráðu Skjalnúmer, Skjaladagsetningu og Upprunalegt fylgigagn.

Farið yfir niðurstöðuna í Aðalbók (Skref 3). Þarftu að færa stöðu loka árs úr gamla kerfinu? Sjá Leiðbeiningar um að færa inn upphafsstöðu.