E-reikningur - Rafrænn reikningur samþættur CRM

Forsendur áður en byrjað er

Til að nota rafræna reikningseiginleikann þarftu að:

• ✅ Vera með GTG CRM reikning

• ✅ Skrá þig inn í kerfið

• ✅ (Valfrjálst) Reikningsaðgang hjá rafrænum reikningaveitanda (S-Invoice eða MISA)

Aðgangur að rafræna reikningseiginleikanum

Skref 1: Skráðu þig inn í GTG CRM

Skráðu þig inn í GTG CRM kerfið með reikningnum þínum.

Skref 2: Opnaðu valmyndina Rafrænir reikningar

1. Skoðaðu vinstri valmyndastikuna

2. Smelltu á "Rafrænir reikningar"

Skref 3: Veldu reikningstegund

Rafræna reikningsskjárinn hefur tvo flipa:

Flipi	Lýsing
Útgefnir reikningar	Reikningar sem þú gefur út til viðskiptavina
Innkomnir reikningar	Reikningar sem birgir gefur út til þín

Stjórnun innkominna reikninga

Aðferð 1: Hladdu reikningi inn handvirkt

Skref 1: Smelltu á Hlaða upp hnappinn

Það eru tvær leiðir til að opna innsendingargluggann:

• Smelltu á "Hlaða upp" hnappinn efst til hægri

• Eða smelltu á "Hlaða upp reikningi" hnappinn

Skref 2: Veldu reikningsskrá

1. Dragðu og slepptu PDF-reikningsskránni á upphleðslusvæðið

2. Eða smelltu til að velja skrá úr tölvunni þinni

Skref 3: Hladdu upp og vinnðu úr

1. Smelltu á "Hlaða upp og vinna úr"

2. Bíddu á meðan kerfið vinnur úr (staða: "Í vinnslu")

Skref 4: Skoðaðu niðurstöðuna

1. Eftir um 10 sekúndur, smelltu á "Endurnýja"

2. Reikningurinn hefur verið fluttur inn með öllum upplýsingum

💡 Athugið: Kerfið styður flókna reikninga með mörgum vörum. Til dæmis er reikningur með 32 vörum líka unninn sjálfkrafa!

Aðferð 2: Sjálfvirk söfnun úr tölvupósti

Þetta er þægilegasta leiðin - kerfið sækir sjálfkrafa reikninga úr tölvupóstinum þínum!

Setja upp sjálfvirka tölvupóstssöfnun

Skref 1: Opnaðu samþættingarvalmyndina

1. Smelltu á "Samþætting" í vinstri valmyndastikunni

Skref 2: Tengdu tölvupóst

1. Tengdu fyrirtækjatölvupóstinn þinn (til dæmis: support@company.com)

2. Leyfðu GTG CRM aðgang að tölvupóstinum

Skref 3: Virkjaðu sjálfvirka söfnun

1. Finndu valkostinn "Sjálfvirk söfnun reikninga"

2. Virkjaðu þennan eiginleika

Skref 4: Athuga niðurstöðuna

Þegar nýr tölvupóstur með reikningi berst:

1. Kerfið greinir og flytur inn sjálfkrafa

2. Fara í Inngreidda reikninga til að skoða

3. Uppruninn birtist sem "Tölvupóstur"

Breyta upplýsingum (ef þarf)

Er innkaupareikningur með rangt heiti birgis, magn, einingarverð eða virðisaukaskattshlutfall? Ef þú breytir aðeins heiti, heimilisfangi eða dagsetningu haldast allar tölur óbreyttar; ef þú breytir magni, einingarverði eða virðisaukaskattshlutfalli er skattupphæð og heildarfjárhæð reiknuð upp á nýtt.

1. Smelltu á reikninginn og smelltu síðan á Breyta; eða opnaðu ··· valmynd reikningsins og veldu Breyta.

2. Breyttu rangar upplýsingar. Í reitnum VSK, sláðu inn skattprósentu sem hlutfall: talan 10 merkir 10%. Fyrir línur þar sem gervigreindin gat ekki lesið skattprósentuna skaltu skilja reitinn eftir auðan og slá hana inn sjálf/ur.

3. Áður en þú vistar skaltu skoða Heildarverð vara, Virðisaukaskattur (reiknað út frá línum) og Heildargreiðsla, og bera saman við reikning birgis.

4. Ef reikningur birgis sýnir aðra skattupphæð en þá sem reiknuð er út frá línunum, sláðu inn þá upphæð sem prentuð er í valfrjálsa reitinn VSK skráður á reikningi (upphæð, ekki skattprósenta); ef tölurnar tvær stemma, skildu reitinn eftir auðan.

5. Smelltu á Uppfæra. Línur sem þú breyttir ekki haldast með óbreyttu verði.

Hengja fylgiskjöl við innkaupareikning

Reikningur birgis er geymdur á einum stað, greiðslubeiðni á öðrum stað, og samningar og afhendingarseðlar á enn öðrum stað. Þegar kemur að því að samkeyra innkaup þarftu að safna saman hverri skrá fyrir sig.

Í GTG CRM geturðu hengt reikning birgis, greiðsluskjöl, samninga og afhendingarseðla við innkaupareikninginn fyrir viðkomandi kaup. Opnarðu einn reikning sérðu allan skráapakann og getur sótt allt í einu sem .zip-skrá. Reikningur birgis getur verið annaðhvort hlaðinn upp af þér, borist í tengda reikningapósthólfið eða fenginn frá skattyfirvöldum. Þegar fylgiskjal fylgir er það þegar á reikningnum; reikningar sem enn hafa ekki skrá sýna appelsínugula merkingu "Engin reikningsskrá" í reitnum "Fylgiskjöl", og þú bætir við skrá með "+". Aðrar skrár bætirðu svo við hvern reikning fyrir sig, líka skrár sem þú hefur þegar hlaðið niður af tölvupósti eða Zalo í tölvuna.

Þegar birginn sendir leiðréttan reikning þarftu ekki að slá inn allt aftur: GTG CRM les skrána og birtir gögnin úr henni við hliðina á geymdum gögnum svo þú getir borið tölurnar saman. Þú skoðar báðar hliðar og velur síðan hvort þú notir nýju gögnin eða haldir áfram með þau sem eru nú þegar skráð (ef vörulínurnar breytast, opnarðu þær til að skoða þær fyrst). Að bæta við skrá breytir engri tölu sjálfkrafa á reikningnum. Gögn úr nýju skránni eru aðeins skráð á reikninginn þegar notandi með heimildina "Staðfesta gögn innkaupareiknings" smellir á "Nota gögnin í þessari skrá".

Fylgiskjalsreitur á hverri línu

Fara í "Fjármál & Mannauður" → "Reikningar & skjöl" → "Reikningar", opna flipann "Innkaupareikningar". Hver lína hefur reitinn "Fylgiskjöl":

• Tala (til dæmis 3): fjöldi skráa sem eru tengdar við þann reikning. Smelltu á töluna til að opna "Skjöl"-flipann fyrir reikninginn.

• "+"-merkið: bæta við skrá. Þetta merki birtist aðeins fyrir þá sem hafa heimildina "Flokkun reikninga"; notendur sem hafa aðeins skoðunarrétt sjá töluna án +.

• Appelsínugult merki "Engin reikningsskrá ennþá": reikningurinn hefur enga reikningsskrá frá birgja enn. Þetta er ekki villa: þú getur samt yfirfarið og bókfært reikninginn eins og venjulega.

• Grænt merki "Ný gögn": það er komin ný reikningsskrá með öðrum tölum en þeim sem eru vistuð á reikningnum (sjá kaflann "Þegar birgirinn sendir reikninginn aftur" hér að neðan).

• "Lesi…": reikningsskráin sem þú bættir við er í vinnslu. Þegar lestri lýkur uppfærist línan sjálfkrafa og þú þarft ekki að endurhlaða síðuna.

Bæta einni skrá við reikning

1. Smelltu á "+" í "Skjöl"-reitnum á reikningnum (eða opnaðu "Skjöl"-flipann og smelltu síðan á "Bæta við skjali"). Glugginn "Bæta við skjölum fyrir bill" opnast ásamt reikningsnúmerinu (í viðmótinu er innkaupareikningur enn kallaður "bill").

2. Veldu skráartegund: "Reikningur frá birgja", "Greiðsluskjal (til dæmis greiðslutilkynning)", "Samningur / pöntun", "Afhendingarseðill" eða "Annað". Þú verður að velja eina tegund svo að hægt sé að smella á "Bæta við". Ef reikningurinn hefur enga skrá frá birgja enn, er tegundin "Reikningur frá birgja" valin sjálfkrafa.

3. Dragðu og slepptu eða smelltu til að velja skrá: PDF, JPG, PNG eða WebP (fyrir tegundina "Reikningur frá birgja" eru XML skrár einnig samþykktar), hámark 10 MB á skrá. Að hámarki 5 skrár í hverri viðbót, nema fyrir tegundina "Reikningur frá birgja" þar sem aðeins er leyfð ein skrá.

4. Smelltu á "Bæta við". Skráin birtist strax í listanum með nafni, stærð, dagsetningu viðbótar og nafni þess sem bætti henni við; talan í "Skjöl"-reitnum hækkar um eitt.

Hver reikningur getur haft að hámarki 20 tengdar skrár í einu. Skrár sem hafa verið fjarlægðar teljast ekki með í þessum 20, en saman með tengdum skrám er samt heildarþakið 60 skrár á hvern reikning. Ef þú bætir aftur við skrá með nákvæmlega sama efni og tengd skrá á þessum reikningi (jafnvel þótt hún hafi verið endurnefnd) verður ekki til önnur eintak. GTG CRM birtir þá skilaboðin "Þessi skrá er þegar á billnum." Fyrir Word-skrár birtir GTG CRM skilaboðin "Ekki er hægt að bæta þessari skráartegund við. Notaðu PDF, JPG, PNG eða WebP (reikningur getur líka verið XML)." Vistaðu Word-skjalið sem PDF og bættu því síðan við (eða skannaðu, eða taktu mynd af pappírseintakinu).

Þegar þú velur tegundina "Greiðsluskjal" inniheldur glugginn tvær línur. Fyrri línan: "Hladdu aðeins upp þeim hluta sem sýnir þessa greiðslu." Síðari línan: "GTG CRM athugar ekki hvort skráin uppfylli einhver skilyrði skattyfirvalda; hafðu samband við bókarann þinn."

Fyrri línan minnir þig á að bæta aðeins við þeim hluta sem sýnir þessa greiðslu: ef skráin er bankayfirlit, skaltu fela eða klippa út viðskipti sem eru ótengd. Seinni línan er almenn áminning. GTG CRM metur ekki hvort skráin uppfylli einhver skilyrði skattyfirvalda; þú þarft sjálfur að bera það saman við reglur sem eiga við um fyrirtækið þitt.

Prófaðu eitt smáatriði: opnaðu innkaupareikning sem er ekki enn bókfærður, smelltu á "+" í reitnum "Skjal", veldu "Greiðsluskjal (t.d. greiðslufyrirmæli)" og bættu við mynd af millifærslu. Fyrir greiðsluskjöl geymir GTG CRM aðeins skrána, les ekki innihaldið og breytir ekki neinum tölum á reikningnum. Ef þú bætir við skjali fyrir mistök geturðu fjarlægt það með "⋯" → "Fjarlægja af bill"; það er aðeins hægt áður en reikningurinn fær færslu. Skráin sem er fjarlægð helst samt í ferilskrá reikningsins. Ef þú sérð ekki "+"-merkið hefur reikningurinn þinn ekki leyfið "Flokka reikninga": biððu stjórnanda að veita það.

Skoða allar skrár fyrir reikning

Smelltu á töluna í reitnum "Skjal" (eða færðu músina yfir heiti birgjans fyrir línuna, smelltu á "···" og veldu "Skjal"). Taflan "Skjal · birgir · reikningsnúmer" opnast hægra megin og raðar skrám eftir gerð. Hver skrá sýnir nafn, stærð, dagsetningu viðbótar og hver bætti henni við. Smelltu á "Opna" til að skoða skrána, eða opnaðu "⋯"-valmynd skrárinnar til að velja "Sækja".

Efst í töflunni er "Ferill". Hver lína sýnir hver gerði hvað (bætti við eða fjarlægði tegund skjals, notaði eða hélt gögnum úr nýju skránni), fyrir hvaða reikning og hvenær. Þegar skrá er fjarlægð skráir línan einnig ástæðuna; þegar gögn eru notuð skráir hún breytinguna frá einni tölu yfir í aðra. Ferillinn sýnir ekki heiti skrárinnar.

Til að sjá hvaða skrár hafa verið fjarlægðar skaltu, ef þú hefur leyfið "Flokka reikninga", sækja viðhengið (.zip) og haka við "Taka með fjarlægðar skrár". Fjarlægðu skrárnar eru í möppunni, en vísitölutaflan sýnir heiti skrár, stöðuna "Fjarlægt" og ástæðuna fyrir fjarlægingunni.

Reiturinn "Skjal" er einnig beint á skjánum "Yfirfara & bókfæra", fyrir ofan línurnar. Þar eru núverandi reikningsskrá, lína með "+ N önnur skjöl" (N er fjöldi skjala sem eftir eru), hnappurinn "Bæta við skjali" og ferillinn. Sá sem yfirfer getur opnað reikningsskrána þar og smellt á "Sjá allt" til að skoða önnur skjöl án þess að fara af síðunni.

Þegar birgir sendir reikninginn aftur (leiðrétt eða skýrari útgáfa)

Fylgdu þessari röð:

1. Bættu þeirri skrá við með gerðinni "Hóa đơn của nhà cung cấp". Í reitnum stendur: "Hóa đơn của nhà cung cấp (PDF, mynd) eru lesnar af gervigreind (2 AI-einingar, eins og þegar reikningur er hlaðinn upp) og bornar saman við bill. Þú skoðar áður en eitthvað breytist. XML er lesið beint." Nánar tiltekið kostar það 2 AI-einingar í hvert skipti sem PDF- eða myndskrá er lesin, sama kostnað og við að hlaða upp reikningi (reiturinn "Tải lên hóa đơn" segir "Chi phí: 2 tín dụng AI/hóa đơn"). XML-skrár og greiðsluskjöl kosta engar AI-einingar. PDF- eða myndskrá af öðrum reikningi verður líka að vera lesin svo GTG CRM viti að um annan reikning sé að ræða.

2. GTG CRM ber skrána saman við reikninginn. Ef skráin er annar reikningur er XML-skránni hafnað og hún vistast ekki. PDF- eða myndskrá birtist á listanum með rauðri línu "Tệp này là hóa đơn …, không phải bill này" og aðeins hnappnum "Gỡ khỏi bill". Tölurnar á reikningnum breytast ekki.

3. Ef tölurnar í skránni eru aðrar en þær sem eru vistaðar birtist grænt merki "Số liệu mới" á línunni. Opnaðu flipann "Chứng từ": kortið "Số liệu mới trong tệp" hefur tvo dálka, "Trên bill" eru tölurnar sem eru vistaðar á reikningnum, og "Trong tệp" eru tölurnar sem GTG CRM las úr skránni. Samanburðarlínurnar eru fyrir upphæð fyrir skatt, skatt, heildarupphæð og reikningsdag; allar mismunandi tölur eru auðkenndar. Smelltu á "Xem các dòng" til að sjá hvernig hver lína hefur breyst. Gervigreind getur lesið sumar tölur rangt, svo smelltu á "Mở tệp để đối chiếu" efst á kortinu og berðu saman við skrána áður en þú velur. Reikningurinn breytist ekki fyrr en þú velur einn af tveimur hnöppunum hér að neðan.

4. Sá sem hefur réttindin "Xác nhận số liệu hóa đơn mua" sér tvo hnappa. "Dùng số liệu trong tệp này" uppfærir tölur og línur reikningsins samkvæmt skránni; GTG CRM skráir nafnið þitt, dagsetningu, gömlu tölurnar og nýju tölurnar. "Giữ số liệu hiện tại" heldur reikningnum óbreyttum og það er líka skráð. Ef línur breytast (til dæmis úr 3 í 4 línur) er hnappurinn "Dùng số liệu trong tệp này" grár þar til þú smellir á "Xem các dòng" til að opna þær. Aðrir sjá aðeins samanburðartöfluna og línuna "Nhờ người có quyền xác nhận số liệu hóa đơn xem tệp này."

• "Dùng số liệu trong tệp này" bókar þetta ekki sjálfkrafa: þú þarft samt að smella á "Xem xét & ghi sổ" eins og venjulega.

• Það sem skráin inniheldur ekki breytir GTG CRM ekki fyrir þig; tölurnar á reikningnum haldast óbreyttar. Ef talan er merkt með "Cần bạn nhập thông tin" (merki sem GTG CRM setur þegar hún finnur ekki skatt, heildarupphæð, gjaldmiðil eða dagsetningu á skjalinu) helst merkið áfram.

• Gamla skráin er ekki eytt: í flipanum "Chứng từ" er nýjasta skráin sem passar við reikninginn merkt "Hiện tại", en fyrri skrár eru merktar "Bản cũ".

Kortið hefur líka þrjár aðrar gerðir, og þú gerir svona:

• "Gögnin í skránni stemma ekki, þannig að við notum þau ekki." Tölurnar í skránni leggja ekki saman rétt, þannig að GTG CRM mælir ekki með því að nota þær. Þú smellir á "Halda núverandi gögnum"; ef gögnin á reikningnum sjálfum eru ekki rétt, skaltu leiðrétta reikninginn með "Breyta" í valmynd línunnar.

• "Við getum ekki enn vitað hvort þessi skrá sé reikningur fyrir þennan bill": reikningurinn eða skráin inniheldur ekki reikningsnúmer eða virðisaukaskattsnúmer. Ef þetta er rétti reikningurinn, skaltu haka við "Ég staðfesti að þessi skrá sé reikningur fyrir þennan bill" og opna "Skoða línur" þá virkist hnappurinn "Nota gögnin úr þessari skrá". Staðfestingin er skráð sem þín.

• "Gögnin í skránni passa við billinn." Það er ekkert að ákveða, aðeins hnappurinn "Skil ég".

Fjarlægja skrá af reikningi

Bættir þú við skrá fyrir mistök? Í töflunni "Skjöl", opnaðu valmyndina "⋯" fyrir skrána, smelltu á "Fjarlægja af bill", veldu ástæðu ("Röng skrá", "Afrit", "Ekki lengur þörf á henni" eða "Önnur ástæða") og staðfestu. Þetta krefst heimildarinnar "Flokkun reikninga" og er hægt að gera þegar reikningurinn er ekki enn með bókun.

Fjarlæging felur aðeins skrána af reikningnum, hún eyðir henni ekki, og þú getur ekki eytt skrá varanlega sjálf(ur) í GTG CRM. Í staðfestingarrammanum stendur: "Skráin verður falin af billinum en verður áfram vistuð í ferlasögu billsins þar til vinnusvæðið er eytt eða eigandi vinnusvæðisins biður okkur skriflega um að eyða henni." Til að eyða skrá varanlega þarf eigandi vinnusvæðisins að senda skriflega beiðni.

Ef skráin er fyrirtækjaskjal sem þú þarft enn að varðveita, segir ramminn að GTG CRM geti neitað að eyða henni og muni gefa upp ástæðu. GTG CRM eyðir ekki skrám af reikningi sem þegar hefur bókun. GTG CRM tilgreinir enga varðveislutíma skjala.

Reikningur með bókun

Reikningur sem þegar hefur bókun (þar með talið drög að bókun sem bíður samþykktar) getur samt fengið fleiri skrár, til dæmis mynd af millifærslu eftir að þú greiddir. En gögnin og skrárnar sem þegar eru til haldast óbreytt eins og þau voru færð í bók.

Fjarlæging skráar, notkun gagna úr nýrri skrá, breyting og eyðing reiknings eru öll hafnað, jafnvel fyrir notanda sem hefur bæði heimildirnar "Flokkun reikninga" og "Staðfesta gögn innkaupareikninga". Flipinn "Ný gögn" verður gráleitur og án hnapps, með textanum "Þessi bill hefur þegar verið bókaður, þannig að gögnin haldast óbreytt eins og þau voru færð í bók. Skráin verður þó vistuð." "Fjarlægja af bill" verður læstur. Þegar þú breytir eða eyðir reikningi, sýnir skjárinn: "Þessi bill hefur þegar verið bókaður. Skrárnar verða áfram vistaðar og gögnin haldast óbreytt eins og þau voru færð í bók."

Ef reikningurinn hefur verið leiðréttur eftir að reikningurinn var bókaður, geymir GTG CRM samt nýju skrána en gögnin haldast óbreytt eins og þau voru færð í bók, og flipinn sýnir það skýrt.

Finna reikninga án greiðsluskjala

Efst á listanum skaltu opna síuna "Skjöl". Sían hefur fjóra valkosti: "Engin reikningsskrá enn", "Reikningur til staðar", "Ný gögn til staðar" og "Engin greiðsluskjöl". Síðasti valkosturinn sýnir aðeins reikninga sem ekki hafa neina skrá af gerðinni "Greiðsluskjal". Sían veit ekki hvaða reikningar hafa verið greiddir, þannig að ógreiddir reikningar geta líka verið á listanum.

Sækja allar viðhengdar skrár í einu

Þegar þú afhendir nýjum bókara, eða þegar þú þarft að láta einhvern annan skoða skjöl fyrir tiltekið tímabil:

1. Þrengdu listann með síum (dagsetningarbili, birgi, stöðu o.s.frv.). Niðurhalið inniheldur alla reikninga sem passa við þá síu, þar á meðal þá sem eru á öðrum síðum listans. Glugginn sýnir „Bills sem birtast nú samkvæmt síu“.

2. Smelltu á "Sækja viðhengi (.zip)" fyrir ofan listann. Glugginn upplýsir hversu margar skrár verða sóttar og hversu stórt niðurhalið er. Hakaðu við "Taka með fjarlægð skjöl" ef þú þarft líka fjarlægð skrár (þessi valkostur krefst leyfisins "Flokka reikninga").

3. Smelltu á "Byrja niðurhal". Þú færð þjappaða skrá með index.csv (vísitöflunni, sem opnuð í Excel sýnir rétta íslenska stafi) og fyrir hvern reikning sérstaka möppu, nefnda eftir birgi og reikningsnúmeri. Vísitaflan hefur eina "Bill"-línu fyrir hvern reikning (birgir, kennitala, reikningsnúmer, dagsetning, gjaldmiðill, heildarfjárhæð, staða), líka fyrir reikninga sem ekki hafa neinar skrár. Undir þeirri línu er fyrir hverja skrá ein "Skrá"-lína: tegund, skráarheiti, dagsetning viðbótar, sá sem bætti við, staða, ástæða fjarlægingar og stærð.

Ef þú þarft aðeins einn reikning, smelltu á "Sækja viðhengi (.zip)" neðst í "Skjöl"-töflunni fyrir þann reikning. Glugginn tekur skýrt fram að þetta sé afrit til þæginda, ekki bókhaldsgögn samkvæmt reglugerð, og kemur ekki í stað þeirra gagna sem lög krefjast að fyrirtækið þitt varðveiti. Skrárnar geta innihaldið persónuupplýsingar. Niðurhalaðar skrár eru utan GTG CRM, þannig að þú berð sjálf/ur ábyrgð á að geyma þær, deila þeim og eyða þeim.

Hver Getur Hvað

Þrjú leyfi í hlutanum "Aðgangsréttindi" ákvarða hvað þú getur gert með skjölum innkaupareikninga:

• "Skoða reikninga frá birgja": opna og sækja skrár, lesa feril, sækja viðhengi (.zip).

• "Flokka reikninga": smella á "+", "Bæta við skjali", "Fjarlægja af reikningi", "Hlaða upp reikningi", breyta og eyða reikningum (þegar reikningurinn hefur engar færslur).

• "Staðfesta gögn innkaupareiknings": "Nota gögnin í þessari skrá" eða "Halda núverandi gögnum".

Að hafa heimild til að samþykkja færslur þýðir ekki sjálfkrafa að þú megir staðfesta reikningsgögn: þetta eru tvö aðskilin leyfi.

Það Sem GTG CRM Gerir Ekki

• Tekur ekki fram hvaða greiðslur þurfi að hafa skjal, og tilgreinir ekki geymslutíma skjala.

• Athugar ekki rafræna undirskrift XML-skráa, og segir því ekki hvort skrár hafi verið undirritaðar eða breyttar. Gögn eru tekin nákvæmlega eins og þau eru í skránni sem þú bætir við.

• Les ekki innihald greiðsluskjala (til dæmis millifærslumynda), samninga, afhendingarseðla eða skráa í flokknum "Annað": þessar skrár eru aðeins varðveittar, og þú getur samt opnað þær með "Opna". Aðeins skrár af gerðinni "Reikningur frá birgja" eru lesnar til samanburðar við reikninginn.

Sjá einnig: "Hướng Dẫn Sử Dụng Bộ Kế Toán & Hóa Đơn Điện Tử", Skref 6.4 (yfirferð og bókun innkaupareikninga).

Tengja Reikningaveitanda

Til að gefa út sölureikninga þarftu að tengjast veitanda rafrænna reikninga.

Tengja S-Invoice (Viettel)

Skref 1: Opna Tengingu

1. Farðu í flipann "Sölureikningar"

2. Smelltu á hnappinn "Tengja" efst til hægri

Skref 2: Velja S-Invoice

1. Veldu þjónustuaðilann S-Invoice

2. Sláðu inn innskráningarupplýsingar:

   • Notandanafn: (yfirleitt skattnúmerið)

   • Lykilorð: Lykilorð fyrir S-Invoice aðganginn

   • Skattnúmer: Skattnúmer fyrirtækisins

Skref 3: Staðfestu tengingu

Smelltu á "Tengjast". Ef skattnúmerið sem þú varst að slá inn er það sama og skattnúmerið sem vinnusvæðið hefur þegar verið tengt við áður (til dæmis ef þú ert aðeins að breyta lykilorði), tengist kerfið strax og tilkynnir að tengingin hafi tekist.

⚠️ Athugið: Ef skattnúmerið er annað en skattnúmerið sem var tengt áður, stöðvar kerfið ferlið og biður um staðfestingu: "Er þetta sama fyrirtækið?" — því reikningar sem gefnir eru út undir tveimur mismunandi skattnúmerum er ekki hægt að sameina í skýrslum sem eitt fyrirtæki. Skjárinn sýnir skattnúmerið sem var tengt áður (hlutað af, til dæmis •••-509). Smelltu á "Já, sama fyrirtæki — tengjast" til að halda áfram, eða "Hætta við" til að halda núverandi tengingu óbreyttri — ekkert er vistað fyrr en þú staðfestir.

Tengja MISA

Skref 1: Veldu MISA

1. Smelltu á "Tengjast" hnappinn

2. Veldu þjónustuaðilann MISA

Skref 2: Sláðu inn upplýsingar

• Notandanafn: Tölvupóstur skráður hjá MISA

• Lykilorð: Lykilorð fyrir MISA aðganginn

• Skattnúmer: Skattnúmer fyrirtækisins

Skref 3: Staðfesting

Smelltu á "Tengjast". Ferlið er nákvæmlega það sama og hjá S-Invoice hér að ofan: ef skattnúmerið er það sama og það sem var tengt áður, tengist kerfið strax; ef það er annað, verður þú beðinn um að staðfesta "Er þetta sama fyrirtækið?" áður en vistun fer fram (sjá nánari upplýsingar í hlutanum um tengingu við S-Invoice hér að ofan).

Útgefin reikningur

Skref 1: Opnaðu eyðublaðið til að búa til reikning

1. Farðu í flipann "Útgefnir reikningar"

2. Smelltu á "Búa til reikning"

Skref 2: Veldu grunnupplýsingar

Reitur	Lýsing
Þjónustuaðili	S-Invoice eða MISA
Reikningssniðmát	Veldu viðeigandi sniðmát (hafðu samband við bókhald)
Greiðslumáti	Reiðufé / Millifærsla
Greiðslustaða	Greitt / Ógreitt

⚠️ Athugið: Greiðslustaða hefur ekki áhrif á skattyfirvöld, en hjálpar þér að fylgjast með útistandandi kröfum.

Skref 3: Sláðu inn upplýsingar um kaupanda

• Löglegt nafn: Nafn fyrirtækis kaupandans

• Skattnúmer: Skattnúmer kaupandans

• Heimilisfang: Heimilisfang fyrirtækisins

Skref 4: Bæta við vöru/þjónustu

1. Smelltu á "Bæta við vöru"

2. Sláðu inn upplýsingar:

   • Vöruheiti

   • Magn

   • Einingaverð: ef eyðublaðið hefur reitinn Verð sem þú slærð inn, veldu Án VSK eða Með VSK áður en þú slærð inn verðið

   • Skattprósenta: láttu sjálfgefið autt og sláðu sjálf/ur inn þína skattprósentu (t.d. 8 eða 10)

   • Afsláttarprósenta (ef við á)

Taflan undir vöru­línunum sýnir Vörufjárhæð, Skatt og Samtals greiðslu og uppfærist sjálfkrafa þegar þú slærð inn einingarverð, magn, skattprósentu eða afslátt. Ef verð sem þú hefur skráð er þegar með VSK, sjáðu leiðbeiningar um að færa inn verð sem viðskiptavinurinn greiðir á reikninginn.

💡 Ábending: Ef margar vörur hafa mismunandi skattprósentur (8% og 10%), mun kerfið sjálfkrafa skipta þeim í 2 aðskilda reikninga.

Skref 5: Vista drög

Smelltu á "Vista drög" til að vista áður en þú gefur út.

Skref 6: Forskoða PDF

1. Smelltu á "Forskoða PDF"

2. Skoðaðu upplýsingar reikningsins

Skref 7: Gefa út reikning

1. Farðu vandlega yfir upplýsingarnar

2. Smelltu á "Gefa út reikning"

3. Bíddu eftir staðfestingu um árangur

Skref 8: Sækja PDF reiknings

Eftir að útgáfa hefur tekist:

1. Smelltu á "Sækja PDF" til að hlaða niður reikningnum

2. Senda til viðskiptavinar

Búa til staðgengilsreikning

Þegar þarf að leiðrétta reikning sem þegar hefur verið gefinn út (viðskiptavinur skilar vöru, villa kemur í ljós o.s.frv.):

Skref 1: Opna upprunalegan reikning

1. Farðu í flipann "Útgefnir reikningar"

2. Finndu og smelltu á reikninginn sem á að staðganga

Skref 2: Búa til staðgengilsreikning

1. Smelltu á "Búa til staðgengilsreikning"

Skref 3: Aðlaga upplýsingar

• Breyttu vöru, magni og verði ef þörf krefur

• Bættu við eða fjarlægðu vörur

⚠️ Athugið: Ekki er hægt að breyta skattprósentu þannig að hún sé önnur en á upprunalega reikningnum í sama staðgengilsreikningi.

Skref 4: Gefa út staðgengilsreikning

1. Vista drög

2. Forskoða PDF

3. Gefa út staðgengilsreikning

Önnur aðgerð

Samstilla reikninga

Notað þegar þú hefur gefið út reikning á S-Invoice gáttinni og vilt færa þá inn í GTG CRM, ásamt upplýsingum um hvaða reikningur staðgengur hvaða reikning og hvaða reikning skattayfirvöld hafa samþykkt. Þú þarft að hafa réttindi til að gefa út reikninga (án þeirra sérðu ekki hnappinn Samstilla) og hafa tengt S-Invoice (sjá hlutað "Tengja reikningsveitu" hér að ofan). Aðrir þjónustuaðilar hafa sína eigin samstillingarglugga.

Áður en þú smellir, þarf að vita:

• Þjónustuaðili rafrænu reikninganna þinna kann að rukka gjald fyrir hvern reikning sem sóttur er. GTG CRM rukkar ekki fyrir samstillinguna.

• Hver samstilling sækir að hámarki 1.000 reikninga, svo veldu tímabil sem er eins þröngt og hægt er.

• Samstilling keyrir aðeins þegar þú smellir. Þú getur smellt eins oft og þú vilt; reikningar sem þegar eru til verða aðeins uppfærðir, ekki færðir inn aftur. En í hvert skipti er allt valda tímabilið lesið aftur, þannig að ef þjónustuaðilinn rukkar eftir fjölda sóttra reikninga getur endurlesningin einnig verið gjaldskyld.

Skref 1: Opna samstillingargluggann

Farðu í Fjármál & Starfsfólk → Reikningar & fylgiskjöl → Reikningar, opnaðu flipann Seldir reikningar (reikningar sem þú gefur út til viðskiptavina) og smelltu á Samstilla. Glugginn Samstilla reikninga af rafræna reikningareikningnum þínum opnast, með fyrirfram fyllt tímabil síðustu 30 daga.

Skref 2: Veldu tímabil

Veldu það bil sem þú þarft. Línan rétt fyrir ofan hnappana segir skýrt hvað þessi smellur mun sækja, til dæmis Reikningar verða samstilltir frá 20/09/2026 til 26/09/2026 (7 dagar). Ef upphafsdagur er eftir lokadegi, eða bilið er lengra en 1100 dagar, birtist rauð villulína og hnappurinn Samstilla núna verður óvirkur þar til þú lagfærir það.

Skref 3: Sækja aðeins einn reikningslykil (valfrjálst)

Opnaðu Ítarlegir valkostir, sláðu inn nákvæmlega þann lykil sem prentaður er á reikningnum (til dæmis C26MSL) í reitinn Reikningslykill (valfrjálst) til að sækja aðeins reikninga með þeim lykli. Ef reiturinn er tómur verða allir reikningar aðgangsins sóttir fyrir valda tímabilið.

Skref 4: Smelltu á Samstilla núna

Glugginn sýnir Samstilli… á meðan verið er að vinna. Þegar lokið er sýnir Samstillt fjölda nýrra, uppfærðra og óbreyttra reikninga (til dæmis 31 nýir reikningar · 0 uppfærslur · 0 óbreytt), og fjölda endurnýjaðra eða leiðréttaðra reikninga sem hafa verið tengdir upprunalega reikningnum (til dæmis 9 reikningar tengdir upprunalegum reikningi). Að smella aftur á sama tímabil býr ekki til tvíteknar færslur: niðurstaðan verður þá 0 nýir reikningar · 0 uppfærslur · 31 óbreytt.

Skref 5: Lesa hlutann Þú þarft að skoða þetta

Þú þarft að skoða þetta (5) listar hvern reikning sem ekki hefur verið fullunnið með samkvæmt númeri prentaða á reikningnum, ásamt því sem þarf að gera (talan í sviganum er fjöldi reikninga). Til dæmis: C26MSL87 var ekki hægt að tengja við upprunalega reikninginn C26MSL67 vegna þess að upprunalegi reikningurinn er ekki til í GTG CRM. Samstilltu tímabilið sem inniheldur upprunalega reikninginn. Gerðu þetta bara þannig: samstilltu eldra tímabil, og GTG CRM mun tengja endurnýjaða reikninginn við upprunalega reikninginn. Tvær aðrar línur sem þú gætir séð:

• Skjalaflokkurinn er ekki studdur, til dæmis tilkynning um ógildingu: hann er ekki færður inn í GTG CRM, en er samt nefndur svo þú vitir af honum.

• Upprunalegi reikningurinn var búinn til af þér í GTG CRM en hefur verið skipt út á S-Invoice gáttinni: GTG CRM tengir reikningana tvo en breytir ekki stöðu og bókhaldi upprunalega reikningsins. Biddu bókara að yfirfara þetta.

Ef niðurstöðutaflan sýnir „Einhver reikningur hefur enn ekki verið sóttur að fullu. Smelltu á Samstilla núna til að halda áfram frá 20/09/2026.“, þá eru þar yfir 1.000 reikningar: smelltu á Samstilla núna enn einu sinni til að lesa áfram (á meðan haldast tímabilið og táknið óbreytt).

Hvað sérðu eftir samstillingu

• Varareikningurinn birtist innskotinn beint undir reikningnum sem hann kemur í staðinn fyrir. Þegar þú opnar varareikninginn stendur efst á síðunni Í stað # ásamt númeri upprunareikningsins.

• Þegar skattyfirvöld hafa samþykkt varareikninginn færist upprunareikningurinn (ef hann hefur einnig verið samstilltur inn) yfir í Í staðinn komið og er ekki hægt að skipta honum út aftur. Ef skattyfirvöld hafa ekki svarað enn, helst upprunareikningurinn sem Gefinn út.

• Dálkurinn Net sýnir hvort skattyfirvöld hafi samþykkt: Sent með góðum árangri merkir samþykkt, Sendir merkir að beðið sé svara, og reikningar sem hafa verið hafnað birtast einnig skýrt. Reikningar sem enn eru í bið eru fylgdir eftir um tíma; ef biðin dregst lengur, er niðurstaðan uppfærð við næsta smell á Samstilla.

Þegar þú opnar reikning sýnir flipinn Ferill leiðréttinga alla keðjuna: upprunareikninginn og varareikninga eða leiðréttingareikninga hans. Leiðréttingareikningurinn tengist einnig upprunareikningnum, en upprunareikningurinn heldur sinni stöðu.

Reikningur sem þú hefur gefið út úr GTG CRM breytir ekki stöðu sinni við samstillingu.

💡 Ertu nýlega fluttur frá S-Invoice-gáttinni yfir í GTG CRM? Byrjaðu á stuttu tímabili, til dæmis eina viku, skoðaðu niðurstöðuna og samstilltu síðan eldri tímabil eftir það.

Aftengja þjónustuaðila

1. Smelltu á hnappinn "Tengjast" (eða "Aftengjast")

2. Staðfestu aftengingu

3. Þú getur tengst öðrum þjónustuaðila

💡 Þegar þú tengist aftur með öðru kennitölu en þeirri sem var notuð áður (hvort sem er með S-Invoice eða MISA), verður þú beðinn um staðfestingu áður en kerfið vistar — sjá kaflann "Tengja reikningsveitu" hér að ofan.

Skoða upplýsingar um reikning

Smelltu á hvaða reikning sem er til að sjá:

• Nánari upplýsingar

• Vörulista

• Heildarfjárhæð og virðisaukaskatt

Breyta reikningssniði

1. Farðu í breytingu á reikningi (drög)

2. Veldu nýtt snið

3. Vistaðu áður en þú forskoðar PDF

Ráð til að nota kerfið á áhrifaríkan hátt

1. Settu upp sjálfvirka tölvupóstsöfnun

• Það sparar tíma við að sækja mánaðarlega reikninga

• Bókhaldið þarf aðeins að skrá sig inn í GTG CRM til að hlaða þeim niður

2. Skoðaðu vandlega áður en þú gefur út

• Forskoðaðu alltaf PDF áður en þú gefur út

• Útgefnir reikningar er ekki hægt að breyta, aðeins er hægt að búa til varareikning

3. Fylgstu með greiðslustöðu

• Merkja sem "Greitt" þegar þú hefur fengið greiðslu

• Hjálpar til við að halda utan um kröfur á skilvirkan hátt

4. Veittu bókhaldi aðgang

• Veittu bókhaldi heimild til að fá aðgang að rafræna reikningseiningunni

• Bókhaldið getur sjálft hlaðið niður reikningum til að gera skattaskýrslur