Sjálfvirk rafræn reikningsgerð

Samkvæmt nýjustu reglugerðum ríkisstjórnarinnar er nú skylt fyrir fyrirtæki að gefa út rafrænar reikninga fyrir hverja söluskiptingu. Þetta gerir skattskil á tekjum og hagnaði gagnsærri og nákvæmari, á sama tíma og það tryggir fulla skattgreiðslu samkvæmt reglugerðum. Hins vegar, fyrir marga seljendur, sérstaklega þá sem selja á mörgum netverslunarpöllum eins og Shopee, TikTok Shop, Lazada, er skylda til að gefa út handvirkar reikningar fyrir tugi, jafnvel hundruð pantana á dag, í raun ekki lítill vinnuálagi.

Með því að skilja erfiðleikana sem seljendur standa frammi fyrir hefur GTG CRM þróað sjálfvirka rafræna reikningagjöf sem mun hjálpa þér að losna alveg við þetta tímafreka handvirka verk. Kerfið mun sjálfkrafa búa til reikning um leið og pöntun er staðfest til útflutnings, sem tryggir 100% nákvæmni við upplýsingar frá raunverulegri pöntun. Þú þarft aðeins að setja upp einu sinni, og síðan einbeita þér algjörlega að sölu og þjónustu við viðskiptavini.

Eiginleikar Sjálfvirkrar Reikningagjafar GTG CRM

GTG CRM styður fulla sjálfvirkni á ferli rafrænnar reikningagjafar með tveimur helstu eiginleikum:

Sjálfvirk frumupprunareikningagjöf: Eftir að þú hefur staðfest útflutning á pöntun, býr kerfið sjálfkrafa til rafrænan reikning með fullum upplýsingum um vörur, magn og gildi. Þú getur valið að búa til drög til að skoða áður en þú gefur út, eða gefa út strax til að spara tíma.

Sjálfvirk aðlögunarreikningagjöf: Þegar viðskiptavinir skila hluta af vörum í pöntun (til dæmis kaupa 3 vörur en halda aðeins 2), býr GTG CRM sjálfkrafa til aðlögunarreikning sem samsvarar raunverulegu magni. Þetta hjálpar þér að skila nákvæmum upplýsingum og stjórna birgðum rétt.

Kerfið styður fullkomlega þrjár vinsælustu sölurásirnar í dag: Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Leiðbeiningar um Uppsetningu og Notkun

Skref 1: Setja upp Sjálfvirka Reikningagjafaeiginleika

Farðu í stillingar fyrir rafræna reikninga í GTG CRM. Hér finnurðu tvo aðalstillingarhluta: „Sjálfvirk reikningagjöf“ og „Sjálfvirk aðlögunarreikningagjöf“.

Til að virkja eiginleikann, smelltu einfaldlega á græna hnappinn við hliðina á sölurásinni sem þú vilt nota: Shopee, TikTok Shop eða Lazada.

Mikilvægt athugasemd: Ef þú hefur þegar heimilað netverslunarpallinn til að gefa út reikninga sjálfkrafa, ættir þú ekki að virkja þennan eiginleika á GTG CRM þar sem það mun leiða til tvöfaldrar reikningagjafar.

Skref 2: Stilla Reikningsupplýsingar

Eftir virkjun þarftu að stilla grunnupplýsingar fyrir reikninginn:

• Reikningsstaða: Veldu „Búa til drög“ ef þú vilt skoða áður en þú gefur út, eða „Gefa út strax“ til að gera fulla sjálfvirkni.
• Tími til að búa til reikning: Sjálfgefið er að búa til strax eftir staðfestingu á útflutningi.
• Reikningssnið og auðkenni: Veldu viðeigandi snið fyrir skattskil.

Skref 3: Vinna úr Pöntunum og Sjálfvirk Reikningagjöf

Þegar nýjar pantanir berast frá netverslunarpöllum og eru samstilltar við GTG CRM, verða pantanir í stöðunni „On Hold“. Þú þarft að breyta stöðu pöntunar í „Bið eftir sendingu“ eða „Í afhendingu“ til að virkja ferlið.

Þegar þú breytir pöntun í stöðuna "Bíður afhendingar" mun GTG CRM kerfið sjálfkrafa búa til pöntun.

Eftir að pöntunin hefur verið staðfest og breytt í stöðuna "Í afhendingu" mun kerfið sjálfkrafa gefa út innflutningsmiða. Með því að staðfesta innflutningsmiðann mun kerfið sjálfkrafa búa til rafræna reikning.

Þú getur athugað reikninginn sem var nýbúinn til sjálfkrafa undir "Rafrænir reikningar" í kerfinu. Allar upplýsingar um vörur, magn og verð eru fylltar út nákvæmlega frá upprunalegu pöntuninni.

Skref 4: Vinnsla á leiðréttingarreikningi þegar viðskiptavinur skilar vöru

Ef viðskiptavinur skilar hluta af vörum er leiðréttingarreikningsferlið einnig að fullu sjálfvirkt. Þú þarft aðeins að slá inn magnið af vörum sem viðskiptavinurinn skilar aftur á lager og ýta á staðfesta, GTG CRM mun sjálfkrafa búa til leiðréttingarreikning fyrir þig.

Nauðsynleg skilyrði: Leiðréttingarreikningur er aðeins hægt að búa til þegar upprunalegi reikningurinn hefur verið gefinn út. Ef upprunalegi reikningurinn er enn í drögum þarftu fyrst að gefa út upprunalega reikninginn.

Kostir þessarar eiginleika

• Verulegur tímasparnaður: Í stað þess að slá handvirkt inn upplýsingar fyrir hverja pöntun þarftu aðeins að staðfesta útflutning og kerfið sér um allt sjálfkrafa
• Alger nákvæmni: Reikningsupplýsingar eru teknar beint frá raunverulegri pöntun, sem lágmarkar villur næstum því
• Sveigjanleg meðhöndlun sérstakra tilfella: Sjálfvirkir leiðréttingarreikningar hjálpa til við að meðhöndla skil á vörum á skilvirkan hátt
• Einbeittu þér að sölu: Engar áhyggjur lengur af reikningsútgáfu sem stjórnunarstarf
• Auðveldlega lögbundin: Tryggir fullkomna reikningsútgáfu samkvæmt nýjum reglum

Mikilvægar athugasemdir

• Forðastu að virkja sjálfvirka reikningsútgáfu á GTG CRM ef þú hefur heimilað rafræna sölukerfið að gefa sjálfkrafa út reikninga, til að forðast tvöfalda útgáfu
• Leiðréttingarreikningur er aðeins hægt að búa til þegar upprunalegi reikningurinn hefur verið gefinn út formlega
• Athugaðu reikningssniðið og táknmálið vandlega við fyrstu uppsetningu