Sjálfvirk útgáfa rafrænna reikninga

Samkvæmt nýjustu reglugerðum ríkisstjórnarinnar verða fyrirtæki nú skylt að gefa út rafræna reikninga fyrir hverja sölu. Þetta gerir tekjuskrár og hagnaðargeymslu gagnsærri og nákvæmari, og tryggir fulla skattgreiðslu samkvæmt reglum. Hins vegar, fyrir marga seljendur, sérstaklega þá sem starfa á mörgum rafrænum viðskiptapöllum eins og Shopee, TikTok Shop, Lazada, er handvirk útgáfa reikninga fyrir tugi, jafnvel hundruð pantana á dag, raunverulegt vinnuálag.

Með skilningi á erfiðleikum seljenda, hefur GTG CRM þróað eiginleika fyrir sjálfvirka útgáfu rafrænna reikninga, sem gerir þér kleift að losna alveg við þetta tímafreka handvirka starf. Kerfið mun sjálfkrafa búa til reikninga um leið og pöntunin er staðfest með úthlutun vöru, sem tryggir 100% nákvæmni með upplýsingum úr raunverulegri pöntun. Þú þarft aðeins að stilla einu sinni, og getur síðan einbeitt þér að sölu og þjónustu við viðskiptavini.

Sjálfvirk reikningagerð lögun GTG CRM

GTG CRM styður fullkomna sjálfvirkni í ferli rafrænna reikninga með tveimur helstu eiginleikum:

Sjálfvirk útgáfa upprunalegra reikninga: Eftir að þú hefur staðfest úthlutun vöru fyrir pöntun, býr kerfið sjálfkrafa til rafrænan reikning með fullum upplýsingum um vörur, magn og verð. Þú getur valið að búa til drög til að skoða áður en þú gefur út, eða gefur þá út strax til að spara tíma.

Sjálfvirk útgáfa leiðréttingar reikninga: Þegar viðskiptavinir skila hluta af vörum í pöntun (til dæmis keyptu 3 vörur en geyma aðeins 2), býr GTG CRM sjálfkrafa til leiðréttingar reikninga sem passa við raunverulegt magn. Þetta hjálpar þér að skrá nákvæmlega og stjórna birgðum rétt.

Kerfið styður alla þrjá vinsælustu sölurásir í dag: Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Uppsetning og leiðbeiningar um notkun

Skref 1: Setja upp sjálfvirka reikningagerð

Farðu í stillingar fyrir rafræna reikninga í GTG CRM. Þar finnur þú tvær helstu stillingar: „Sjálfvirkir reikningar“ og „Sjálfvirkir leiðréttingar reikningar“.

Til að virkja eiginleikann, ýttu einfaldlega á græna hnappinn við hlið sölurásarinnar sem þú vilt nota: Shopee, TikTok Shop eða Lazada.

Mikilvægt athugasemd: Ef þú hefur þegar heimilað rafræna viðskiptapallinn að gefa út reikninga sjálfkrafa, ættir þú ekki að virkja þennan eiginleika á GTG CRM, þar sem það mun leiða til tvöfaldrar reikningagerðar.

Skref 2: Stilltu reikningsupplýsingar

Eftir virkjun þarftu að stilla grunnupplýsingar fyrir reikninginn:

• Reikningsstaða: Veldu „Búa til drög“ ef þú vilt skoða áður en þú gefur út, eða „Gefa út strax“ til að fullkomna sjálfvirkni.
• Tími reikningsgerðar: Sjálfgefið er að búa til strax eftir staðfestingu úthlutunar vöru.
• Reikningssnið og tákn: Veldu snið sem hentar þínum skráningarkröfum.

Skref 3: Meðhöndla pantanir og sjálfvirka reikningagerð

Þegar ný pöntun kemur frá rafrænum viðskiptapöllum sem samstillast við GTG CRM, verður pöntunin í „On Hold“ stöðu. Þú þarft að breyta stöðu pöntunar í „Bíður eftir að vera sótt“ eða „Í sendingu“ til að virkja ferlið.

Þegar þú breytir pöntunarstöðu í „Bíður eftir að vera afhent“, mun GTG CRM kerfið búa til pöntun sjálfkrafa.

Eftir að pöntunin hefur verið staðfest og færð í stöðuna „Í sendingu“, mun kerfið sjálfkrafa búa til innkaupaseðil. Með því að staðfesta innkaupaseðilinn, mun kerfið sjálfkrafa búa til rafrænan reikning.

Þú getur skoðað nýbúinn reikning í „Rafrænir reikningar“ hlutanum í kerfinu. Allar upplýsingar um vörur, magn og verð eru fylltar út nákvæmlega úr upprunalegu pöntuninni.

Skref 4: Meðhöndla leiðréttingar reikninga þegar viðskiptavinir skila vörum

Ef viðskiptavinir skila hluta af vörum, er ferlið fyrir leiðréttingar reikninga einnig sjálfvirkt. Þú þarft aðeins að setja aftur í birgðir magnið sem viðskiptavinir skiluðu og ýta á staðfesta, og GTG CRM mun sjálfkrafa búa til leiðréttingar reikning.

Nauðsynleg skilyrði: Leiðréttingar reikningur getur aðeins verið búinn til þegar upprunalegi reikningurinn hefur verið gefinn út. Ef upprunalegi reikningurinn er enn í drögum, þarftu að gefa út upprunalega reikninginn fyrst.

Ávinningur af því að nota þennan eiginleika

• Tímavirkni til muna: Í stað handvirkrar færslu upplýsinga fyrir hverja pöntun, þarftu aðeins að staðfesta úthlutun vöru og kerfið sér um allt sjálfkrafa.
• Tryggir fullkomna nákvæmni: Reikningsupplýsingar eru teknar beint úr raunverulegri pöntun, líkur á villum eru næstum engar.
• Sveigjanleg meðhöndlun sérstakra tilvika: Sjálfvirk leiðréttingar reikninga hjálpar til við að meðhöndla skil vöru hraðlega.
• Einbeittu þig að sölu: Engar áhyggjur af reikningsgerðar skrifstofuvinnu lengur.
• Löghlýðni auðveldlega: Tryggir fulla útgáfu reikninga samkvæmt nýju reglunum.

Mikilvægar athugasemdir

• Forðastu að virkja sjálfvirka reikningagerð á GTG CRM ef þú hefur þegar heimilað rafræna viðskiptapallinn að gefa út reikninga sjálfkrafa, til að forðast tvöfalda reikningagerð.
• Leiðréttingar reikningur er aðeins hægt að búa til þegar upprunalegi reikningurinn hefur verið gefinn út formlega.
• Skoðaðu reikningssnið og tákn vandlega þegar þú stillir í fyrsta skipti.