수기 분개 가이드: 작성, 승인, 반전 또는 수정

이 가이드가 끝나면 무엇을 할 수 있나요

잘못 입력된 분개를 발견했거나, 두 번째 사람이 확인해야 하는 수정 분개를 기록해야 하나요? 이 가이드는 수동 분개 작성부터 두 번째 사람의 승인 받기, 그리고 기존 분개를 유지한 채 새 분개로 이미 전기된 분개를 되돌리거나 수정하는 방법까지 안내합니다. 기본적으로 분개는 다른 사람이 승인해야 총계정원장에 반영됩니다. 1인 사업자는 별도의 전환 스위치가 있습니다.

무엇이 필요한가요? 분개 작성 및 승인: 1~3단계. 한 사람만 장부를 관리하는 경우: 먼저 4단계를 수행하세요. 이미 전기된 분개 수정: 5~6단계. 기초잔액 입력: 기초잔액 입력 가이드를 참고하세요.

전체 개요가 필요하신가요? 수동 분개, 되돌리기 또는 수정, 기초잔액: 개요를 확인하세요. 아직 회계 설정을 하지 않으셨나요? 먼저 회계 및 전자세금계산서 사용 가이드를 따라 설정하세요.

사전 준비

관리자는 설정 → 접근 권한 제어에서 권한을 부여합니다. 아래 이미지는 해당 화면에서 “분개”를 입력했을 때의 권한 필터입니다.

1단계 — 수동 분개를 작성하고 승인 요청하기

이미지 예시: 9월 사무실 임차료, 차변 6427, 대변 112, 3,500,000.

1. 재무 & 인사 → 회계 → 분개로 이동한 뒤 + 새 분개 → 수동 분개를 클릭합니다.
2. 분개일, 증빙일, 증빙번호(세 칸은 기본으로 비어 있음: GTG가 대신 날짜를 입력하지 않습니다), 첨부 원본 증빙, 이 분개는 무엇을 위한 것인가요?, 사유(승인자가 읽음)을 입력합니다.
3. 계정과목표에서 계정을 선택하고 차변 또는 대변에 금액을 입력합니다. 행을 더 추가하려면 + 행 추가를 클릭합니다.
4. 하단에 균형이라고 표시되어야 하며, 균형이 맞지 않으면 제출할 수 없습니다. 승인 요청을 클릭하거나, 나중에 이어서 하려면 초안 저장을 클릭합니다. 4단계에서 전환 스위치를 켜고 작성 권한과 승인 권한을 모두 가지고 있다면, 기본 버튼이 제출 및 전기로 표시되며 분개가 즉시 장부에 반영됩니다.

✅ 기대 결과: “분개가 승인 대기 상태로 전송되었습니다.” 초안 메뉴가 초안 · 승인 대기 1건으로 바뀌고, 목록에는 새 분개가 아직 표시되지 않습니다.

💡 승인 대기 중인 초안은 수정할 수 없습니다: 되돌리기를 눌러 다시 작성 상태로 되돌린 다음 수정하거나 초안 삭제를 누르세요(확인 화면이 다시 뜨며, 초안은 유지되고 상태는 삭제됨으로 바뀝니다).

2단계 — 두 번째 사람이 검토한 뒤 승인하거나 거절

1. 두 번째 사람이 회계 → 분개로 들어갑니다. 승인 대기 중인 초안이 있으면 화면이 초안에서 승인 대기 필터로 이미 열려 있습니다. 승인 대기 행의 검토를 클릭합니다.
2. 검토: 수동 분개 패널에는 작성자, 날짜, 증빙, 사유, 합계가 포함된 차변/대변 항목 등 판단에 필요한 정보가 모두 표시됩니다.
3. 승인하려면 승인 후 전기를 클릭합니다. 동의하지 않으면 이유를(최소 3자) 결정 메모에 적은 뒤 거절을 클릭합니다. 작성자는 자신의 초안에서 해당 메모를 볼 수 있습니다.
4. 4단계의 스위치가 꺼져 있으면 작성자는 자신의 분개를 승인할 수 없습니다. 두 버튼은 흐리게 비활성화되어 클릭할 수 없고, 화면에는 “이 분개는 본인이 작성했습니다. 다른 사람이 승인해야 합니다.”라고 표시됩니다.

✅ 기대 결과: 패널에 JE-… 번호로 전기됨이 표시되고 닫기 버튼만 남습니다. 분개는 목록에 전기됨 상태로 표시됩니다.

💡 두 번째 사람이 즉시 알림을 받게 하려면: 분개 화면의 자동화 → 자동화 저장소 → 승인 대기 중인 분개가 있을 때 승인자에게 알림을 켭니다(기본값은 꺼짐). 자동화 버튼은 수동 분개 승인 또는 회계 설정 관리 권한이 있고 자동화 항목에 접근할 수 있는 사용자에게만 표시됩니다.

3단계 — 전기된 분개 보기

1. 목록에는 출처가 수동 분개로, 상태가 전기됨으로 표시되며, 설명 아래에 증빙 번호가 보입니다. 기본 목록은 올해 것만 표시합니다: 작년 분개를 보려면 날짜 칸을 클릭하고 작년을 선택하세요. 다운로드는 PDF 또는 Excel 두 형식이 있으며, 분개 보기와 재무 보고서 보기 권한이 모두 필요합니다.
2. 행을 클릭하면 오른쪽 패널에 세 개의 탭이 보입니다: 세부 정보(작성자와 승인자 포함), 항목, 활동(누가 무엇을 언제 했는지). 목록 옆의 활동에서는 모든 분개의 작업이 모여 표시됩니다.
3. 계정별로 보려면 회계 → 재무 보고서 → 총계정원장을 엽니다(재무 보고서 보기 권한 필요): 분개가 같은 증빙 번호와 함께 표시됩니다.

✅ 기대 결과: 작성자와 승인자는 서로 다른 사람입니다. 분개의 활동 탭에는 각 단계의 시점이 기록됩니다.

4단계 — 1인 사업체: 자동 승인 스위치 켜기

장부를 혼자 관리하는 경우 승인해 줄 두 번째 사람이 없습니다. 사업자 소유자는 작성자가 직접 승인하도록 허용할 수 있습니다. 이 스위치의 기본값은 꺼짐입니다.

1. 워크스페이스 사용자 관리와 회계 설정 관리 권한을 모두 가진 사람(워크스페이스 소유자와 기본 관리자에게는 둘 다 있음)이 회계 → 설정의 수동 분개 승인 탭으로 이동합니다.
2. 수동 분개 작성자도 해당 분개를 직접 승인할 수 있음(1인 기업용) 토글을 켭니다. 작성자가 스스로 분개를 승인할 수 있도록 허용? 대화상자에는 다음이 명확히 표시됩니다: 작성자가 직접 장부에 기록하고, 두 번째 검토자는 없습니다. 이는 귀사의 결정이며, 시스템은 이름과 활성화 날짜를 기록합니다. 활성화를 누릅니다.

✅ 기대 결과: 토글 아래에 활성화자와 이름, 날짜 …가 표시됩니다. 작성 및 승인 권한을 모두 가진 사용자는 제출 및 장부 반영 버튼을 볼 수 있으며, 해당 분개는 즉시 장부에 반영되고 작성자가 직접 승인함이라는 문구가 표시됩니다. 토글을 끄면 다시 묻지 않습니다.

5단계 — 장부 반영된 분개를 반전 또는 수정하기: 질문에 답하기

1. 목록에서(지난해는 날짜 입력란에서 작년을 선택) 사용자가 직접 작성한 장부 반영됨 분개(수동 분개 또는 기초 잔액)를 클릭한 다음 반전 또는 수정을 누릅니다.
2. 대화상자는 먼저 이 작업을 하는 이유는 무엇인가요?를 묻고, 미리 선택된 항목 없이 두 가지 옵션을 제공합니다:
   • 이 분개는 잘못되었습니다: 오류를 수정합니다
   • 이 분개는 맞지만, 비즈니스상의 이유로 반전합니다
3. 그다음에는 해당 상황과 관련된 질문만 추가로 표시됩니다. 오류의 경우 대체할 올바른 분개를 기록해야 하나요?라는 질문이 나옵니다. 아니요를 선택하면 반전 분개만 생성되고, 예를 선택하면 차액만 조정 또는 분개 전체를 반전한 뒤 올바른 분개를 기록 중 하나를 선택합니다. 사유를 입력하고, 상자가 제안하는 날짜 중 하나를 선택한 뒤, 증빙 번호와 증빙일을 입력합니다.
4. 해당 회계연도가 종료된 분개의 경우: 그 해 재무제표와 관련된 몇 가지 질문이 추가로 표시됩니다. 답변은 귀사에 속한 것이며, GTG는 이를 검증하지 않습니다. 경우에 따라 이 버전에서는 아직 장부에 반영할 수 없으며, 상자에 이유가 명확히 표시됩니다. 예: “전기 중대한 오류는 소급 수정이 필요하지만, 이 버전에서는 아직 장부 반영이 불가능합니다. 회계 담당자와 상의하세요.” 이런 경우에는 아무것도 제출할 수 없습니다.

이 대화상자에 대해: 질문과 왜 묻는가(“어떻게 수정하나요?” 아래의 작은 링크) 설명은 GTG의 해석이며, 법률 또는 회계 자문이 아닙니다. 어떤 방법을 선택하고 어떻게 답하느냐는 회사의 결정이며, GTG는 답변을 귀사의 것으로 기록하고 검증하지 않습니다.

어떤 방법을 선택해야 하나요? 숫자로 예를 들면: 1,300,000이 6423에 잘못 입력되었고, 실제로는 6427에 있어야 합니다. 원래 분개는 차변 6423 / 대변 111입니다.

• 차액만 조정: 새 분개 하나, 차변 6427 / 대변 6423, 1,300,000. 승인할 분개는 하나뿐이며, 원래 분개는 그대로 장부 반영됨 상태입니다.
• 분개 전체를 반전한 뒤 올바른 분개를 기록: 새 분개 두 개, 반전 분개(차변 111 / 대변 6423)와 올바른 분개(차변 6427 / 대변 111); 승인할 것은 두 개이며, 원래 분개는 반전됨으로 바뀝니다.

총계정원장에서는 두 방법 모두 6423이 0이 되고 6427에 차변 1,300,000이 기록됩니다.

✅ 기대 결과: 기본 버튼에 다음에 할 작업이 표시됩니다. 승인 제출, 또는 조정 분개 열기(이 버튼은 아직 아무것도 제출하지 않습니다: 방금 열린 페이지에서 제출합니다). 모든 답변을 완료할 때까지 버튼은 비활성화되어 있습니다.

💡 혼자 진행하시나요? Bước 6 시작 부분의 “혼자 진행” 안내에 따라 본인 분개를 직접 검토하세요.

6단계 — 제출, 검토, 그리고 결과 확인: 세 가지 경우

5단계에서 선택한 경우에 따라 진행하세요. 두 번째 사람이 2단계와 같이 각 분개를 검토합니다. 이 단계의 이미지들은 5단계의 1,300,000 예시가 아니라 서로 다른 샘플 분개에서 가져온 것입니다.

💡 혼자 진행 (4단계에서 스위치를 켰나요)? 분개를 반전하는 경우(첫 두 경우), 검토 요청 보내기를 누른 뒤 회계 → 분개 → 초안으로 가서, 검토를 클릭해 본인의 분개 반전 항목을 엽니다: 화면에 “Workspace에서 본인의 분개를 직접 승인할 수 있습니다.”라고 표시됩니다. 검토 및 전기를 클릭하세요. 올바른 분개 페이지(두 번째 경우)와 조정 분개 페이지(세 번째 경우)에서는 기본 버튼이 1단계와 같이 보내기 및 전기로 표시됩니다.

분개는 맞지만 업무상 이유로 반전해야 하거나, 분개가 틀렸고 대체 분개가 필요 없는 경우

검토 요청 보내기를 클릭한 다음, 두 번째 사람이 검토합니다(반전 분개 검토 창).

✅ 예상 결과: “검토 요청이 전송되었습니다.”가 표시됩니다. 초안 항목에는 상태가 검토 대기 중인 분개 반전 행이 있고, 원본 분개는 계속 전기됨 상태로 유지됩니다. 검토 후에는 원본 분개에 파란 배너 “이 분개는 반전되었습니다.”가 표시되고, 반전됨 레이블과 다음에 의해 반전됨 … 행이 나타납니다. 반전 분개에는 분개 …의 반전 행이 표시됩니다.

💡 반전 요청을 잘못 보냈다면 되돌리기, 초안 삭제를 클릭한 뒤 분개를 다시 열어 반전 또는 수정을 다시 선택하세요.

분개 전체를 반전한 다음, 올바른 분개를 입력하기

1. 검토 요청 보내기를 클릭합니다. 반전 요청이 즉시 전송되며, 올바른 분개가 미리 작성된 상태로 수동 분개 페이지가 열립니다(“검토 요청이 전송되었습니다. 올바른 분개가 미리 작성되었습니다: 지금 입력하세요.”).
2. 이 페이지의 항목은 잘못된 분개의 복사본입니다. 계정을 올바르게 수정하세요(5단계의 1,300,000 예시에서는 6423을 6427로 변경). 분개 날짜, 문서 날짜, 문서 번호, 이 분개는 무엇을 위한 것인가요?는 비어 있으므로 입력하세요. 이유 칸에는 방금 입력한 문장이 이미 들어 있습니다.
3. 검토 요청 보내기를 다시 클릭합니다. 올바른 분개는 별도의 초안이므로, 제출하기 전에는 잘못된 분개를 대체하지 않습니다.
4. 두 번째 사람이 두 문서를 모두 검토합니다. 올바른 분개를 열려면 목록에서 원본 분개를 연 다음, 다음에 의해 조정됨 행의 번호를 클릭합니다.

✅ 예상 결과: 두 번째 검토 요청 보내기 이후 초안 항목에는 두 개의 검토 대기 중 행(분개 반전 및 올바른 분개)이 표시되고, 원본 분개는 계속 전기됨 상태입니다. 두 문서를 모두 검토한 후 원본 분개는 반전됨 상태가 되며, 다음에 의해 반전됨 … 및 다음에 의해 조정됨 … 두 행이 표시됩니다. 올바른 분개에는 분개 …에 대한 조정 행과 수정된 분개의 답변 블록이 표시됩니다.

차액만 조정하기

1. 조정 분개 열기를 클릭하세요. 아직 아무것도 전송되지 않았습니다. 수기 분개 페이지가 열리며, 날짜, 증빙 번호, 사유는 상자에서 가져와 표시됩니다. 분개 라인과 이 분개는 무엇을 위한 것인가요? 필드는 비어 있고, 바로 옆에 원래 분개가 있어 대조할 수 있습니다.

2. 차액을 라인에 입력하세요(위 이미지 예시: 원래 분개 차변 6427 / 대변 112은 3.500.000이고 실제는 3.800.000이므로 차변 6427 / 대변 112, 300.000을 입력). 이 분개는 무엇을 위한 것인가요?를 채운 뒤 승인 요청 보내기를 클릭하세요. 두 번째 사람이 승인합니다(위 경우처럼 조정 분개를 엽니다).

✅ 예상 결과: 전송 후 임시 저장에서 조정 분개는 승인 대기 중 상태로 표시되고, 원래 분개는 계속 전표 처리됨 상태로 유지됩니다. 승인 후에도 원래 분개는 여전히 전표 처리됨 상태이며(취소됨 아님), …에 의해 조정됨 행이 추가됩니다. 조정 분개에는 … 분개의 조정 행과 분개 수정 시 답변 블록이 표시됩니다.

예상 결과 빠른 확인표

참고

• GTG CRM의 다른 기능에서 기록된 분개(청구서, 매입 청구서, 은행, 급여, 재고)는 여기서 취소되지 않습니다. 세부 패널에 취소 또는 수정 위치가 안내되며, 가능한 경우에만 해당됩니다.
• 분개에 파일을 첨부하는 것은 아직 불가능합니다. 증빙 번호, 증빙일, 첨부된 원본 증빙을 기록하세요.

원장에서 결과를 다시 확인하세요(3단계). 기존 장부의 기말 잔액을 가져와야 하나요? 기초 잔액 입력 안내를 참조하세요.