Automatinių elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas

Pagal naujausius vyriausybės reglamentus, verslininkai dabar privalo išrašyti elektronines sąskaitas faktūras už kiekvieną pardavimo sandorį. Tai padeda padaryti pajamų ir pelno deklaravimą skaidresnį ir tikslesnį, kartu užtikrinant visų mokesčių mokėjimą pagal taisykles. Tačiau daugeliui pardavėjų, ypač prekiaujantiems keliose elektroninės prekybos platformose, tokiose kaip Shopee, TikTok Shop, Lazada, rankinis sąskaitų faktūrų išrašymas už dešimtis ar net šimtus užsakymų kiekvieną dieną yra nemenka darbo našta.

Suprantant pardavėjų sunkumus, GTG CRM sukūrė automatinio elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo funkciją, kuri visiškai atlaisvina jus nuo šio daug laiko reikalaujančio rankinio darbo. Sistema automatiškai sukurs sąskaitą faktūrą iš karto po to, kai bus patvirtintas prekių išsiuntimas, užtikrinant 100% tikslumą pagal faktinius užsakymo duomenis. Jums tereikia nustatyti nustatymus vieną kartą, o vėliau galėsite visapusiškai susitelkti į pardavimą ir klientų aptarnavimą.

GTG CRM automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo funkcijos

GTG CRM siūlo visiškai automatizuotą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo procesą su dviem pagrindinėmis funkcijomis:

Automatinių pirminių sąskaitų faktūrų išrašymas: Po to, kai patvirtinsite prekių išsiuntimą užsakymui, sistema automatiškai sukurs elektroninę sąskaitą faktūrą su visa produkto informacija, kiekiu ir verte. Galite pasirinkti sukurti juodraštį, kad patikrintumėte prieš išleidžiant, arba išleisti iš karto, kad sutaupytumėte laiko.

Automatinių koregavimo sąskaitų faktūrų išrašymas: Kai klientas grąžina dalį prekių iš užsakymo (pvz., pirko 3 prekes, bet pasilieka tik 2), GTG CRM automatiškai sukurs koregavimo sąskaitą faktūrą, atitinkančią faktinį kiekį. Tai padeda tiksliai deklaruoti ir teisingai valdyti atsargas.

Sistema visiškai palaiko tris populiariausias pardavimo kanalus šiuo metu: Shopee, TikTok Shop ir Lazada.

Nustatymo ir naudojimo vadovas

1 žingsnis: Nustatykite automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo funkciją

Eikite į elektroninių sąskaitų faktūrų nustatymų skyrių GTG CRM. Čia rasite du pagrindinius nustatymų skyrius: „Automatinės sąskaitos faktūros“ ir „Automatinių koregavimo sąskaitų faktūrų išrašymas“.

Norėdami įjungti funkciją, tiesiog spustelėkite žalią mygtuką šalia pardavimo kanalo, kurį norite pritaikyti: Shopee, TikTok Shop arba Lazada.

Svarbus pastebėjimas: Jei jau įgaliojote elektroninės prekybos platformą automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras, neįjunkite šios funkcijos GTG CRM, nes tai sukels dubliuojančių sąskaitų faktūrų išrašymą.

2 žingsnis: Konfigūruokite sąskaitos faktūros informaciją

Po aktyvavimo turėsite sukonfigūruoti pagrindinę sąskaitos faktūros informaciją:

• Sąskaitos faktūros būsena: Pasirinkite „Sukurti juodraštį“, jei norite patikrinti prieš išleidžiant, arba „Išleisti iš karto“, kad visiškai automatizuotumėte
• Sąskaitos faktūros sukūrimo laikas: Numatytasis nustatymas – sukurti iš karto po prekių išsiuntimo patvirtinimo
• Sąskaitos faktūros šablonas ir serija: Pasirinkite šabloną, atitinkantį jūsų deklaravimo poreikius

3 žingsnis: Užsakymų tvarkymas ir automatinis sąskaitų faktūrų išrašymas

Kai iš elektroninės prekybos platformų į GTG CRM bus sinchronizuoti nauji užsakymai, jie bus būsenoje „On Hold“. Turite pakeisti užsakymo būseną į „Laukiama paėmimo“ arba „Pristatoma“, kad būtų paleistas procesas.

Kai pakeisite užsakymo būseną į „Pristatoma“, GTG CRM sistema automatiškai sukurs užsakymą.

Kai užsakymas bus patvirtintas ir pereis į būseną „Pristatoma“, sistema automatiškai sukurs sandėlio išsiuntimo dokumentą. Patvirtindami sandėlio išsiuntimo dokumentą, sistema automatiškai sukurs elektroninę sąskaitą faktūrą.

Automatiškai sukurtą sąskaitą faktūrą galite patikrinti sistemos skiltyje „Elektroninės sąskaitos faktūros“. Visa informacija apie produktus, kiekius ir vertes bus tiksliai užpildyta iš originalaus užsakymo.

4 žingsnis: Tvarkykite koregavimo sąskaitas faktūras, kai klientas grąžina prekes

Jei klientas grąžina dalį prekių, koregavimo sąskaitos faktūros procesas taip pat visiškai automatizuotas. Jums tereikia įvesti grąžintų prekių kiekį į sandėlį ir paspausti patvirtinti, o GTG CRM automatiškai sukurs koregavimo sąskaitą faktūrą.

Būtina sąlyga: Koregavimo sąskaita faktūra gali būti sukurta tik tada, kai pirminė sąskaita faktūra buvo išleista. Jei pirminė sąskaita faktūra vis dar yra juodraščio būsenoje, pirmiausia turite ją išleisti.

Nauda naudojant šią funkciją

• Ženkliai sutaupykite laiko: Vietoj rankinio kiekvieno užsakymo duomenų įvedimo, jums tereikia patvirtinti prekių išsiuntimą, o sistema viską sutvarkys automatiškai
• Užtikrinkite absoliutų tikslumą: Sąskaitos faktūros duomenys paimami tiesiogiai iš faktinio užsakymo, todėl klaidos galimybė beveik lygi nuliui
• Lanksčiai tvarkykite specialius atvejus: Automatinis koregavimo sąskaitų faktūrų išrašymas padeda greitai tvarkyti situacijas, kai klientas grąžina prekes
• Sutelkti dėmesį į pardavimą: Nebebijokite sąskaitų faktūrų išrašymo administracinio darbo
• Lengvai laikykitės įstatymų: Užtikrinkite, kad sąskaitos faktūros būtų išrašomos pagal naujus reglamentus

Svarbūs pastebėjimai

• Venkite aktyvuoti automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo funkciją GTG CRM, jei jau įgaliojote elektroninės prekybos platformą automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras, kad išvengtumėte dubliuojančių sąskaitų faktūrų išrašymo
• Koregavimo sąskaitos faktūros gali būti sukurtos tik tada, kai pirminė sąskaita faktūra buvo oficialiai išleista
• Pirmą kartą nustatydami atidžiai patikrinkite sąskaitos faktūros šabloną ir seriją