Automatinis elektroninių sąskaitų faktūrų generavimas

Pagal naujausius vyriausybės nustatytus reikalavimus, verslo subjektai dabar privalo išrašyti elektroninę sąskaitą faktūrą už kiekvieną pardavimo operaciją. Tai padeda padaryti pajamų ir pelno deklaravimą skaidresnį ir tikslesnį, taip pat užtikrina visų mokesčių sumokėjimą pagal nustatytas taisykles. Tačiau daugeliui pardavėjų, ypač tiems, kurie prekiauja per kelias elektroninės prekybos platformas, tokias kaip Shopee, TikTok Shop, Lazada, kasdien išrašyti dešimtis ar net šimtus užsakymų rankiniu būdu yra nemenkas darbo krūvis.

Supratusi sunkumus, su kuriais susiduria pardavėjai, GTG CRM sukūrė automatinio elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo funkciją, kuri padeda visiškai atsisakyti šio laiko reikalaujančio rankinio darbo. Sistema automatiškai sukurs sąskaitą faktūrą iš karto po to, kai užsakymas bus patvirtintas kaip išsiųstas iš sandėlio, užtikrindama 100% tikslumą pagal faktinius užsakymo duomenis. Jums tereikia atlikti nustatymus vieną kartą, o po to galėsite visiškai sutelkti dėmesį į pardavimus ir klientų aptarnavimą.

GTG CRM automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo funkcija

GTG CRM palaiko visišką elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo proceso automatizavimą su dviem pagrindinėmis funkcijomis:

Automatinis pirminių sąskaitų faktūrų išrašymas: Kai patvirtinsite užsakymo išsiuntimą iš sandėlio, sistema automatiškai sukurs elektroninę sąskaitą faktūrą su visa informacija apie produktą, kiekį ir vertę. Galite pasirinkti sukurti juodraštį, kad peržiūrėtumėte prieš išleidžiant, arba išleisti nedelsiant, kad sutaupytumėte laiko.

Automatinis koreguojančių sąskaitų faktūrų išrašymas: Kai klientas grąžina dalį užsakymo produktų (pavyzdžiui, pirko 3 produktus, bet pasiliko tik 2), GTG CRM automatiškai sukurs koreguojančią sąskaitą faktūrą, atitinkančią faktinį kiekį. Tai padeda tiksliai deklaruoti pajamas ir teisingai tvarkyti atsargas.

Sistema visiškai palaiko tris populiariausias šiuo metu pardavimo kanalus: Shopee, TikTok Shop ir Lazada.

Diegimo ir naudojimo vadovas

1 žingsnis: Automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo funkcijos įdiegimas

Eikite į elektroninių sąskaitų faktūrų nustatymų skiltį GTG CRM. Čia rasite du pagrindinius nustatymų skyrius: „Automatinės sąskaitos faktūros“ ir „Automatinės koreguojančios sąskaitos faktūros“.

Norėdami įjungti funkciją, tiesiog spustelėkite žalią mygtuką šalia pardavimo kanalo, kuriam norite ją taikyti: Shopee, TikTok Shop arba Lazada.

Svarbus pastebėjimas: Jei jau suteikėte leidimą elektroninės prekybos platformai automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras, nerekomenduojama įjungti šios funkcijos GTG CRM, nes tai sukels sąskaitų faktūrų dubliavimąsi.

2 žingsnis: Sąskaitos faktūros informacijos konfigūravimas

Po aktyvinimo turėsite sukonfigūruoti pagrindinę sąskaitos faktūros informaciją:

• Sąskaitos faktūros būsena: Pasirinkite „Sukurti juodraštį“, jei norite patikrinti prieš išleidžiant, arba „Išleisti nedelsiant“ norėdami visiškai automatizuoti.
• Sąskaitos faktūros sukūrimo laikas: Pagal numatytuosius nustatymus sukuriama iškart po išsiuntimo iš sandėlio patvirtinimo.
• Sąskaitos faktūros šablonas ir serija: Pasirinkite šabloną, atitinkantį jūsų deklaravimo poreikius.

3 žingsnis: Užsakymų apdorojimas ir automatinis sąskaitų faktūrų išrašymas

Kai GTG CRM sinchronizuos naują užsakymą iš elektroninės prekybos platformų, užsakymas bus būsenoje „On Hold“. Turite pakeisti užsakymo būseną į „Laukia paėmimo“ arba „Pristatoma“, kad suaktyvintumėte procesą.

Kai jūs perkeliate užsakymą į būseną „Laukiama pristatymo“, GTG CRM sistema automatiškai sukurs užsakymą.

Kai užsakymas bus patvirtintas ir perkeltas į būseną „Pristatoma“, sistema automatiškai išrašys sandėlio gavimo dokumentą. Patvirtinus sandėlio gavimo dokumentą, sistema automatiškai sukurs elektroninę sąskaitą faktūrą.

Naujai automatiškai sukurtą sąskaitą faktūrą galite patikrinti sistemos skiltyje „Elektroninės sąskaitos faktūros“. Visa informacija apie produktus, kiekius ir vertę bus tiksliai užpildyta iš originalaus užsakymo.

4 žingsnis: tvarkyti korekcines sąskaitas faktūras, kai klientas grąžina prekes

Jei klientas grąžina dalį produktų, korekcinių sąskaitų faktūrų procesas taip pat visiškai automatizuotas. Jums tereikia įrašyti į sandėlį grąžintų produktų kiekį ir paspausti patvirtinti, o GTG CRM automatiškai sukurs korekcinę sąskaitą faktūrą.

Būtinos sąlygos: Korekcinę sąskaitą faktūrą galima sukurti tik tada, kai originali sąskaita faktūra jau buvo išrašyta. Jei originali sąskaita faktūra vis dar yra juodražio būsenoje, pirmiausia turite išrašyti originalią sąskaitą faktūrą.

Šios funkcijos privalumai

• Ženkliai sutaupoma laiko: Užuot rankiniu būdu įvedę informaciją kiekvienam užsakymui, tiesiog patvirtinkite sandėlio išsiuntimą, ir sistema automatiškai viską sutvarkys
• Garantuojamas absoliutus tikslumas: Sąskaitos faktūros informacija imama tiesiai iš faktinio užsakymo, klaidos tikimybė beveik lygi nuliui
• Lankstus specialių atvejų tvarkymas: Automatinės korekcinės sąskaitos faktūros padeda greitai išspręsti situacijas, kai klientas grąžina prekes
• Daugiau dėmesio pardavimams: Daugiau nesijaudinkite dėl sąskaitų faktūrų išrašymo administracinio darbo
• Lengvas teisės aktų laikymasis: Užtikrinamas visų sąskaitų faktūrų išrašymas pagal naujus reikalavimus

Svarbūs pastebėjimai

• Venkite aktyvuoti automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo funkciją GTG CRM, jei jau esate įgalioję prekyvietę automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras, kad išvengtumėte dublikatų
• Korekcinę sąskaitą faktūrą galima sukurti tik tada, kai originali sąskaita faktūra buvo oficialiai išrašyta
• Atidžiai patikrinkite sąskaitos faktūros šabloną ir simbolius, kai pirmą kartą nustatote