Brukerhåndbok: Bankavstemming på GTG CRM

Hva du kan gjøre etter denne veiledningen

Last opp kontoutskrift → kategoriser hver transaksjon til riktig regnskapskonto → opprett regler for automatisk matching og forslag neste gang → se avstemmingsrapporten og eksporter rapporten → aktiver automatisk bokføring av motpost. Resultat: penger i banken stemmer med regnskap og fakturaer, regnskapet lukkes på få minutter i stedet for en hel arbeidsdag.

Er du usikker på helheten? Se først artikkelen Bankavstemming for å forstå hva funksjonen gjør.

Forberedelser

#	Krav	Hvorfor det er nødvendig
1	Logg inn på GTG CRM, med rettigheter til å avstemme banktransaksjoner og se betalingsdokumenter.	Kun brukere med riktige rettigheter kan kategorisere/bokføre banktransaksjoner.
2	Kontoplan (Chart of Accounts) er satt opp i Regnskap.	For å kategorisere transaksjoner og generere motposter.
3	Kontoutskrift-data er tilgjengelig: bankkonto er koblet til eller kontoutskrift-fil er lastet opp.	Avstemming krever en liste over transaksjoner som inndata.

Trinn 1 — Åpne avstemmingsområdet og last opp kontoutskrift

1. Gå til Regnskap ▸ Bankavstemming.
2. Velg bankkontoen som skal avstemmes; last opp kontoutskriften (kobler kontoen eller laster opp fil) og velg tidsperiode.

✅ Forventet resultat: En liste over transaksjoner for perioden vises, hver rad med en kategoriseringskolonne og avstemmingsstatus (ikke avstemt/avstemt).

Trinn 2 — Kategoriser en transaksjon til riktig konto

1. Velg en uavstemt transaksjon.
2. Velg transaksjonstype (inntekt / gebyr / intern overføring / kontanter–bank / COD…) og tilhørende regnskapskonto; hvis det er betaling fra kunde, koble til riktig faktura.
3. Lagre.

✅ Forventet resultat: Transaksjonen endres til status "avstemt", koblet til konto (og faktura hvis aktuelt). Hvis bokføring er aktivert, opprettes en motpost for denne transaksjonen.

Trinn 3 — Opprett en avstemmingsregel for fremtidig automatisering

1. Fra en transaksjon, velg Opprett regel (eller gå til Regler for avstemming).
2. Sett betingelser (beskrivelse/motpart/beløp) og hvilken type + konto som skal tilordnes.
3. Lagre – regelen er aktiv umiddelbart.

✅ Forventet resultat: Fremtidige transaksjoner som samsvarer med betingelsen blir automatisk kategorisert; den nye regelen er i aktiv tilstand.

Trinn 4 — La regler foreslå kategorisering for lignende transaksjoner

1. Last opp kontoutskriften for neste periode (eller legg til nye transaksjoner).
2. Transaksjoner som samsvarer med betingelsene i regelen opprettet i trinn 3 blir automatisk foreslått kategorisert; du kan gjennomgå og godkjenne for masseanvendelse.

✅ Forventet resultat: Transaksjoner som ligner tidligere transaksjoner får foreslått kategorisering; du slipper å gjøre alt på nytt.

ℹ️ Matching og forslag via regler er gratis. Kommer snart: AI-assistent som foreslår tolkninger for helt nye transaksjoner.

Trinn 5 — Se avstemmingsrapporten og eksporter

1. Åpne fanen Oversikt/Avstemmingsrapport.
2. Se antall matchede, resterende, og differanser; eksporter rapporten for arkivering.

✅ Forventet resultat: Oversiktsvisningen viser avstemmingsrate og resterende poster; rapporten eksporteres fullstendig for forklaring.

Trinn 6 — Aktiver automatisk bokføring av motpost (valgfritt)

1. I kontoinnstillingene, aktiver alternativet Bokfør (Post to ledger).
2. Fra da av genereres automatisk motposter for kategoriserte transaksjoner (kategorisert/overføring/kontanter–bank/COD). Fjerning av koblingen til en transaksjon reverserer motposten.

✅ Forventet resultat: Hver avstemte transaksjon oppretter en motpost i regnskapsjournalen; avregistrering gir en reversert motpost tilsvarende.

Tabell med forventede resultater

Handling	Resultat du vil se
Last opp kontoutskrift	Transaksjonsliste + avstemmingsstatus
Kategoriser transaksjon	Endres til "avstemt", koblet til konto/faktura
Opprett regel	Lignende transaksjoner blir automatisk kategorisert fremover
Regel forslag + godkjenning	Lignende transaksjoner får foreslått kategorisering, godkjennes i bulk
Se rapport	Antall matchede/resterende/differanser; rapport kan eksporteres
Aktiver bokføring	Motpost automatisk opprettet; avregistrering → reversert motpost

Merknader

• Motposter krever at Kontoplan er satt opp i Regnskap.
• Alle forslag krever at du godkjenner før anvendelse – du har det endelige ordet. (AI-forklaringsforslag for helt nye transaksjoner vil bli lagt til snart.)
• COD-avstemming: Når fraktselskap/plattform betaler, bruk COD-kategoriseringstrinnet for å avstemme og rense "penger underveis"-poster.