Hva du kan gjøre etter denne veiledningen
Last inn bankutskrifter → kategoriser hver transaksjon til riktig regnskapskonto → opprett regler for å matche og foreslå automatisk neste gang → se avstemmingsrapporten og eksporter rapport → aktiver automatisk bokføring av avstemte poster. Resultat: penger i banken samsvarer med regnskapet og fakturaer, avslutningsperioden tar minutter i stedet for timer.
Forstår du ikke helheten? Se gjennom artikkelen Bankavstemming for å forstå hva funksjonen gjør.
Forberedelser
| # | Betingelse | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|
| 1 | Logg inn på GTG CRM, ha fått tillatelse til banktransaksjonsavstemming og tilgang til betalingsdokumenter. | Kun brukere med tillatelse kan kategorisere/registrere banktransaksjoner. |
| 2 | Ha satt opp Kontoplanen i Regnskap. | For å kategorisere transaksjoner og generere avstemte poster. |
| 3 | Ha utskriftsdata: koble til bankkonto eller last opp utskriftsfil. | Avstemming krever en transaksjonsliste som input. |
Steg 1 — Åpne avstemmingsrommet og last inn utskrift
- Gå til Regnskap ▸ Bankavstemming.
- Velg bankkontoen som skal avstemmes; last inn utskrift (koble til konto eller last opp fil) og velg tidsperiode.
✅ Forventet resultat: En liste over transaksjoner for perioden vises, med kategoriseringskolonne og samsvarsstatus (ikke matchet/matchet) for hver linje.
Steg 2 — Kategoriser en transaksjon til riktig konto
- Velg en ikke-matchet transaksjon.
- Velg transaksjonstype (inntekt / gebyr / intern overføring / kontant-bank / COD…) og tilsvarende regnskapskonto; hvis det er betaling fra kunde, koble til relevant faktura.
- Lagre.
✅ Forventet resultat: Transaksjonen endres til status "matchet", knyttet til konto (og faktura hvis relevant). Hvis bokføring er aktivert, opprettes en avstemt post for denne transaksjonen.
Steg 3 — Opprett en matchende regel for fremtidig automatisering
- Fra en transaksjon, velg Opprett regel (eller gå til Regel-menyen).
- Sett betingelser (beskrivelse/part/beløp) og hvilken type + konto som skal tildeles.
- Lagre — regelen aktiveres umiddelbart.
✅ Forventet resultat: Fremtidige transaksjoner som oppfyller betingelsene blir automatisk kategorisert; den nye regelen er i aktiv tilstand.
Steg 4 — La regelen foreslå for lignende transaksjoner
- Last inn utskriften for neste periode (eller legg til nye transaksjoner).
- Transaksjoner som oppfyller betingelsene i regelen fra Steg 3 blir automatisk foreslått kategorisert; du kan se og godkjenne for masseapplikasjon.
✅ Forventet resultat: Transaksjoner som ligner tidligere blir ferdig foreslått kategorisert; du trenger bare å godkjenne i stedet for å starte på nytt.
ℹ️ Matching og forslag med regler er gratis. Kommer snart: en AI-assistent som foreslår forklaringer for helt nye transaksjoner.
Steg 5 — Se avstemmingsrapporten og eksporter rapporten
- Åpne fanen Oversikt/Avstemmingsrapport.
- Se antall matchede, resterende, avvik; eksporter rapporten for å lagre dokumentasjon.
✅ Forventet resultat: Oversiktstabellen viser samsvarsrate og gjenværende poster; rapporten eksporteres komplett for forklaring.
Steg 6 — Aktiver automatisk bokføring av avstemmingsposter (valgfritt)
- I kontoinnstillingene, aktiver alternativet Bokfør (Post to ledger).
- Deretter vil klassifiserte transaksjoner (klassifisering/overføring/kontanter–bank/COD) automatisk opprette en avstemmingspost. Fjerning av koblingen til en transaksjon vil reversere posten.
✅ Forventet resultat: Hver avstemte transaksjon oppretter en avstemmingspost i regnskapet; kansellering av avstemming gir en tilsvarende reverseringspost.
Tabell for rask oversikt over forventet resultat
| Handling | Resultat du vil se |
|---|---|
| Last opp kontoutskrift | Liste over transaksjoner + avstemmingsstatus |
| Klassifiser transaksjon | Endrer til "avstemt", kobler til konto/faktura |
| Opprett regel | Lignende transaksjoner klassifiseres automatisk fremover |
| Regel-forslag + godkjenning | Lignende transaksjoner foreslås for klassifisering, godkjenn i bulk |
| Se rapport | Antall avstemte/utestående/avvik; rapport kan eksporteres |
| Aktiver bokføring | Avstemmingsposter opprettes automatisk; kanseller avstemming → reverseringspost |
Merknader
- Avstemmingsposter krever et Kontosystem satt opp i Regnskap.
- Alle forslag krever at du godkjenner dem før de tas i bruk – du er den endelige avgjørende. (AI-forklaringer for helt nye linjer vil bli lagt til snart.)
- COD-avstemming: når transportøren/plattformen betaler tilbake, bruk COD-klassifiseringstrinnet for å avstemme og rense "penger underveis"-beløpet.
