Automatisk generering av elektronisk faktura

I henhold til nyeste regjeringsbestemmelser er virksomheter nå pålagt å utstede elektroniske fakturaer for hver salgstransaksjon. Dette bidrar til å gjøre innrapportering av inntekter og fortjeneste mer transparent og nøyaktig, samtidig som det sikrer full skattebetaling i samsvar med regelverket. For mange selgere, spesielt de som handler på flere e-handelsplattformer som Shopee, TikTok Shop og Lazada, er imidlertid det å måtte utstede manuelle fakturaer for dusinvis, eller til og med hundrevis av bestillinger hver dag, en betydelig arbeidsbyrde.

GTG CRM forstår utfordringene selgere står overfor, og har utviklet en funksjon for automatisk utstedelse av elektroniske fakturaer, som frigjør deg fullstendig fra dette tidkrevende manuelle arbeidet. Systemet genererer automatisk en faktura så snart en bestilling er bekreftet sendt fra lager, og sikrer 100 % nøyaktighet med informasjonen fra den faktiske bestillingen. Du trenger bare å sette det opp én gang, og deretter kan du fullt ut fokusere på salg og kundeservice.

GTG CRM sin funksjon for automatisk faktura

GTG CRM støtter full automatisering av prosessen for utstedelse av elektroniske fakturaer med to hovedfunksjoner:

Automatisk utstedelse av original faktura: Etter at du har bekreftet utsendelse fra lager for en bestilling, genererer systemet automatisk en elektronisk faktura med fullstendig produktinformasjon, antall og verdi. Du kan velge å opprette et utkast for gjennomgang før utstedelse, eller utstede umiddelbart for å spare tid.

Automatisk utstedelse av justeringsfaktura: Når en kunde returnerer en del av produktene i en bestilling (f.eks. kjøpt 3 produkter, men beholdt kun 2), genererer GTG CRM automatisk en justeringsfaktura som samsvarer med det faktiske antallet. Dette hjelper deg med nøyaktig innrapportering og korrekt lagerstyring.

Systemet støtter alle de tre mest populære salgskanalene i dag: Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Installasjons- og bruksveiledning

Trinn 1: Konfigurer funksjonen for automatisk faktura

Gå til innstillingene for elektroniske fakturaer i GTG CRM. Her finner du to hovedinnstillinger: "Automatisk faktura" og "Automatisk justeringsfaktura".

For å aktivere funksjonen, klikker du bare på den grønne knappen ved siden av salgskanalen du ønsker å bruke: Shopee, TikTok Shop eller Lazada.

Viktig merknad: Hvis du allerede har gitt e-handelsplattformen autorisasjon til å utstede fakturaer automatisk, bør du ikke aktivere denne funksjonen i GTG CRM, da dette kan føre til dupliserte fakturaer.

Trinn 2: Konfigurer fakturainformasjon

Etter aktivering må du konfigurere den grunnleggende informasjonen for fakturaen:

• Fakturastatus: Velg "Opprett utkast" hvis du ønsker å gjennomgå før utstedelse, eller "Utsted umiddelbart" for full automatisering.
• Tidspunkt for fakturagenerering: Standard er umiddelbart etter bekreftelse av utsendelse fra lager.
• Fakturamodell og symbol: Velg en modell som passer dine innrapporteringsbehov.

Trinn 3: Håndter bestillinger og automatisk fakturautstedelse

Når nye bestillinger fra e-handelsplattformene synkroniseres til GTG CRM, vil bestillingen være i statusen "On Hold". Du må endre bestillingsstatusen til "Chờ lấy hàng" (Venter på plukking) eller "Đang giao" (Under levering) for å aktivere prosessen.

Når du endrer ordrestatusen til «Venter på levering», vil GTG CRM-systemet automatisk opprette en bestilling.

Etter at bestillingen er bekreftet og overført til statusen «Under levering», vil systemet automatisk generere et lageruttaksbilag. Ved å bekrefte lageruttaksbilaget, vil systemet automatisk opprette en elektronisk faktura.

Du kan sjekke den nylig opprettede fakturaen i «Elektroniske fakturaer»-seksjonen i systemet. All informasjon om produkter, antall og verdi er nøyaktig fylt ut fra den originale bestillingen.

Trinn 4: Håndtering av justeringsfakturaer ved returvarer fra kunder

I tilfeller der kunden returnerer en del av produktene, er prosessen for justeringsfakturaer også fullstendig automatisert. Du trenger bare å legge inn antallet produkter kunden returnerer i lageret og klikke på bekreft, så oppretter GTG CRM automatisk en justeringsfaktura for deg.

Nødvendige betingelser: En justeringsfaktura kan bare opprettes når den originale fakturaen er utstedt. Hvis den originale fakturaen fortsatt er i utkaststatus, må du utstede den originale fakturaen først.

Fordeler ved å bruke denne funksjonen

• Betydelig tidsbesparelse: I stedet for å manuelt legge inn informasjon for hver bestilling, trenger du bare å bekrefte lageruttaket, og systemet håndterer alt automatisk.
• Absolutt nøyaktighet: Fakturainformasjon hentes direkte fra den faktiske bestillingen, noe som minimerer feilmålinger til nesten null.
• Fleksibel håndtering av spesielle tilfeller: Automatisk generering av justeringsfakturaer hjelper til med rask håndtering av kundesituasjoner med returvarer.
• Fokus på salg: Ikke lenger bekymret for den administrative byrden ved fakturering.
• Enkel overholdelse av loven: Sikrer full fakturering i henhold til nye forskrifter.

Viktige merknader

• Unngå å aktivere den automatiske faktureringsfunksjonen på GTG CRM hvis du allerede har autorisert e-handelsplattformen til å utstede fakturaer automatisk, for å unngå dupliserte fakturaer.
• Justeringsfakturaer kan kun opprettes når den originale fakturaen er offisielt utstedt.
• Kontroller fakturamalen og symbolene nøye når du setter opp for første gang.