Automatisk generering av elektronisk faktura

I henhold til den nyeste regjeringsforskriften, er bedriftseiere nå pålagt å utstede elektroniske fakturaer for hver enkelt salgstransaksjon. Dette bidrar til mer gjennomsiktig og nøyaktig rapportering av inntekter og fortjeneste, samtidig som det sikrer full skattebetaling i tråd med forskriftene. Imidlertid er manuell fakturering for titalls, til og med hundrevis, av bestillinger per dag en betydelig arbeidsbyrde for mange selgere, spesielt de som driver forretning på flere e-handelsplattformer som Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Med forståelse for utfordringene selgere står overfor, har GTG CRM utviklet funksjonen for automatisk generering av elektroniske fakturaer, som frigjør deg helt fra dette tidkrevende manuelle arbeidet. Systemet vil automatisk generere fakturaer umiddelbart etter at en bestilling er bekreftet sendt, noe som sikrer 100 % nøyaktighet med data fra den faktiske bestillingen. Du trenger bare å konfigurere dette én gang, og deretter kan du fullt ut fokusere på salg og kundeservice.

Funksjoner for automatisk fakturering fra GTG CRM

GTG CRM støtter full automatisering av prosessen for generering av elektroniske fakturaer med to hovedfunksjoner:

Automatisk generering av originalfaktura: Etter at du har bekreftet at en bestilling er sendt fra lageret, genererer systemet automatisk en elektronisk faktura med fullstendig produktinformasjon, antall og verdi. Du kan velge å opprette et utkast for gjennomgang før utstedelse, eller utstede umiddelbart for å spare tid.

Automatisk generering av justeringsfaktura: Når en kunde returnerer en del av produktene i en bestilling (f.eks. kjøper 3 produkter, men beholder bare 2), genererer GTG CRM automatisk en justeringsfaktura som samsvarer med det faktiske antallet. Dette hjelper deg med nøyaktig rapportering og korrekt lagerstyring.

Systemet støtter fullt ut de tre mest populære salgskanalene i dag: Shopee, TikTok Shop og Lazada.

Installasjons- og bruksveiledning

Trinn 1: Konfigurere funksjonen for automatisk fakturering

Gå til innstillingene for elektronisk fakturering i GTG CRM. Her finner du to hovedinnstillinger: "Automatisk fakturering" og "Automatisk justeringsfaktura".

For å aktivere funksjonen, klikker du bare på den grønne knappen ved siden av salgskanalen du ønsker å bruke: Shopee, TikTok Shop eller Lazada.

Viktig merknad: Hvis du allerede har gitt e-handelsplattformen autorisasjon til å generere fakturaer automatisk, bør du ikke aktivere denne funksjonen i GTG CRM, da dette kan føre til duplikatfakturering.

Trinn 2: Konfigurere fakturainformasjon

Etter aktivering må du konfigurere den grunnleggende fakturainformasjonen:

• Fakturastatus: Velg "Opprett utkast" hvis du vil gjennomgå før utstedelse, eller "Utsted umiddelbart" for full automatisering.
• Tidspunkt for fakturagenerering: Standard er umiddelbart etter bekreftelse av sending fra lager.
• Fakturamal og serie: Velg en mal som passer dine rapporteringsbehov.

Trinn 3: Behandle bestillinger og automatisk fakturering

Når nye bestillinger fra e-handelsplattformer synkroniseres til GTG CRM, vil bestillingen ha status "On Hold". Du må endre bestillingsstatusen til "Vent på henting" eller "Under levering" for å aktivere prosessen.

Når du endrer bestillingsstatusen til "Klar for levering", vil GTG CRM-systemet automatisk opprette en leveringsordre.

Etter at bestillingen er bekreftet og flyttet til statusen "Under levering", vil systemet automatisk generere en pakkseddel. Ved å bekrefte pakkseddelen vil systemet automatisk opprette en elektronisk faktura.

Du kan sjekke den nylig genererte fakturaen under "Elektronisk faktura"-delen av systemet. All informasjon om produkter, antall og verdi er nøyaktig fylt ut fra den originale bestillingen.

Trinn 4: Håndtere justeringsfakturaer ved kund retur

I tilfeller hvor en kunde returnerer en del av produktene, er prosessen for justeringsfaktura også fullt automatisert. Du trenger bare å legge inn mengden produkter som returneres tilbake på lager og bekrefte, så genererer GTG CRM automatisk en justeringsfaktura for deg.

Nødvendig betingelse: En justeringsfaktura kan bare genereres når den originale fakturaen er utstedt. Hvis den originale fakturaen fortsatt er i utkaststatus, må du utstede den originale fakturaen først.

Fordeler ved bruk av denne funksjonen

• Betydelig tidsbesparelse: I stedet for å manuelt legge inn informasjon for hver bestilling, trenger du bare å bekrefte sending fra lager, og systemet håndterer alt automatisk.
• Absolutt nøyaktighet: Fakturainformasjon hentes direkte fra den faktiske bestillingen, noe som reduserer feilmarginen til nesten null.
• Fleksibel håndtering av spesielle tilfeller: Automatisk generering av justeringsfakturaer hjelper til med rask håndtering av kund returer.
• Fokus på salg: Ikke lenger bekymre deg for administrativt arbeid med fakturering.
• Enkel overholdelse av loven: Sikrer full fakturering i henhold til nye forskrifter.

Viktige merknader

• Unngå å aktivere funksjonen for automatisk fakturering i GTG CRM hvis du allerede har gitt e-handelsplattformen autorisasjon til å generere fakturaer automatisk, for å unngå duplikatfakturering.
• Justeringsfakturaer kan kun genereres når den originale fakturaen er offisielt utstedt.
• Kontroller fakturamalen og serien nøye ved førstegangsinnstilling.