Effectief verkopen stopt niet bij het hebben van een goed product en potentiële klanten. Voor retailers, eigenaren van online winkels en bedrijven van vandaag de dag is het beheren van het hele proces van inkoop, voorraadbeheer, ordercreatie tot facturatie een grote uitdaging. Vooral als u op meerdere kanalen verkoopt zoals Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, of een eigen website, wordt voorraadcontrole en orderverwerking nog complexer.
GTG CRM is ontworpen om deze problemen volledig op te lossen. Het systeem biedt drie belangrijke functiegroepen: Verkoop, Voorraadbeheer en Boekhouding, waarmee u uw gehele bedrijfsproces kunt optimaliseren. Van het creëren van magazijnen, productbeheer, het maken van professionele verkoopafbeeldingen, het automatisch ontvangen van orders van meerdere kanalen, orderverwerking tot facturatie, alles is samengevoegd op één enkel platform. Dit bespaart u niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten.
Dit artikel begeleidt u stap voor stap bij het verkopen op GTG CRM, van de initiële setup tot efficiënt orderbeheer.
Stap 1: Magazijn aanmaken
Voordat u begint met verkopen, heeft u een plek nodig om uw producten op te slaan. Een magazijn in GTG CRM is niet alleen een plek om de voorraad te beheren, maar ook de locatie waar de koerier zal afhalen om aan de klant te leveren. Een winkel kan meerdere magazijnen hebben, afhankelijk van de omvang van uw bedrijf.
Om een nieuw magazijn aan te maken, gaat u naar het menu Voorraadbeheer in het linkermenu, en klikt u vervolgens op de knop Nieuw aanmaken.
U moet de volgende informatie invullen:
- Magazijnnaam: Kies een naam die gemakkelijk te onthouden is en het type product of de locatie correct weergeeft. Bijvoorbeeld: "Kledingmagazijn", "Accessoiremagazijn", of "Magazijn filiaal Hanoi".
- Magazijncode: Het systeem kan automatisch een code genereren, of u kunt er zelf een instellen voor gemakkelijk beheer.
- Status: Kies "Actief" zodat het magazijn direct kan worden gebruikt.
- Contactpersoon: Voer de naam in van de magazijnmedewerker of de persoon die verantwoordelijk is voor dit magazijn.
- Telefoonnummer: Verplicht, zodat de koerier contact kan opnemen bij het ophalen van goederen.
- E-mail: Niet verplicht, maar wordt aangeraden voor het ontvangen van meldingen.
- Magazijnadres: Dit is uiterst belangrijke informatie. U moet het exacte adres, de stad, het district/arrondissement en de postcodes invullen, aangezien dit de locatie is waar de koerier goederen zal afhalen.
Nadat u alle informatie heeft ingevuld, klikt u op Opslaan. U heeft nu uw eerste magazijn in het systeem. U kunt meer magazijnen aanmaken als u op verschillende locaties verkoopt of producten per magazijn classificeert.
Meer informatie: Vereenvoudig uw magazijnbeheer met de functies van GTG CRM
Stap 2: Producten aanmaken
Nu u magazijnen heeft, is de volgende stap het toevoegen van producten aan het systeem. Ga naar Product Hub vanuit het linkermenu en klik vervolgens op Nieuw aanmaken.
Bij het aanmaken van producten moet u letten op de volgende informatie:
- Productnaam: Kies een duidelijke, begrijpelijke naam. Bijvoorbeeld: "Mickey broek", "Herent-shirt met ronde hals", "Maxi jurk met bloemenprint".
- SKU (Stock Keeping Unit): Dit is een unieke identificatiecode voor het product en is uiterst belangrijk. SKU helpt het systeem om identieke producten op verschillende verkoopkanalen te herkennen. Als u hetzelfde product verkoopt op Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook en uw website, zorg er dan voor dat de SKU op alle kanalen hetzelfde is, zodat het systeem de voorraad automatisch synchroniseert.
- Productcategorie: Kies de juiste productcategorie uit de beschikbare lijst.
Nadat u de productbeschrijving, verkoopprijs, afbeeldingen en magazijninformatie volledig heeft ingevuld, klikt u op Opslaan om te voltooien.
Stap 3: Professionele verkoopafbeeldingen maken
Een van de opvallende functies van GTG CRM is de mogelijkheid om professionele verkoopafbeeldingen te maken op basis van bestaande sjablonen. In plaats van een designer in te huren of elke afbeelding handmatig te bewerken, kunt u deze tool gebruiken om in slechts enkele minuten een reeks aantrekkelijke verkoopafbeeldingen te maken.
Stappen om te volgen:
- Ga naar de productpagina waarvoor u verkoopafbeeldingen wilt maken
- Kies de functie "Verkoopafbeeldingen maken" of "Marketing"
- Kies een passend sjabloon voor uw productstijl
- Upload de productafbeelding - het systeem voegt deze automatisch toe aan het sjabloon
- Pas de informatie aan: productnaam, prijs, promoties, slogan
- Bekijk een voorbeeld en download de voltooide afbeelding
Stap 4: Inkoop en leveranciersbeheer
Om producten in uw magazijn te hebben, moet u inkopen doen bij leveranciers. Maak leveranciersinformatie aan in het systeem om uw inkoopbronnen professioneel te beheren.
- Ga naar de sectie Leveranciers in het menu Voorraadbeheer
- Klik op Nieuw aanmaken en vul de leveranciersinformatie in: naam, telefoonnummer, adres, e-mail en betalingsvoorwaarden
- Maak een Inkoopbon aan met de volgende informatie: ontvangend magazijn, leverancier, product, aantal en inkoopprijs
- Bevestig de inkoopbon - het aantal wordt automatisch bijgewerkt in het magazijn
Stap 5: Verkoopkanalen verbinden
Een van de sterke punten van GTG CRM is de mogelijkheid om automatisch bestellingen van verschillende verkoopkanalen te ontvangen.
Ondersteunde kanalen:
- Eigen website: Directe integratie voor automatische orderontvangst
- Facebook: Automatische ordercreatie vanuit Messenger of reacties
- Shopee: Tweerichtingssynchronisatie van bestellingen
- TikTok Shop: Gecentraliseerde orderontvangst en -verwerking
- Lazada: Automatische order synchronisatie
Hoe te verbinden:
- Ga naar Instellingen → Verkoopkanalen
- Kies het kanaal dat u wilt verbinden
- Autoriseer GTG CRM
- Wacht op bevestiging van een succesvolle verbinding
Meer informatie: Beheer multichannel orders met de functies van GTG CRM
Stap 6: Bestellingen aanmaken
Handmatig bestellingen aanmaken
Wanneer klanten telefonisch of via niet-geïntegreerde kanalen bestellen:
- Ga naar Verkoop → Nieuwe bestelling aanmaken
- Vul de klantgegevens in, kies het product, het magazijn van waaruit verzonden wordt, en de verzendmethode
- Klik op Opslaan - de bestelling zal de status "In afwachting" hebben
Automatisch bestellingen ontvangen
Nadat u verkoopkanalen heeft verbonden, verschijnen bestellingen automatisch in het systeem met een duidelijke bron: Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, Website.
Opmerking:
- Verkopers moeten actief de status van de bestelling wijzigen naar "wachten op verwerking" om deze te synchroniseren met GTG CRM
- Koppel magazijnen en producten tussen de platforms en GTG CRM, zodat het systeem de voorraad nauwkeurig kan bijhouden
Stap 7: Bestellingen verwerken en magazijn uitgang
Nadat u de bestelling met de klant heeft bevestigd, moet u de status van de bestelling wijzigen, zodat het systeem automatisch een uitgangsbon genereert.
- Ga naar Verkochte bestellingen, bevestig de bestelling → het systeem genereert automatisch een uitgangsbon
- Controleer de informatie op de uitgangsbon: magazijn vanwaar verzonden wordt, product, aantal, leveradres
- Bereid de goederen voor volgens de uitgangsbon
- Klik op Bevestig magazijn uitgang wanneer de koerier de goederen komt ophalen
- Na bevestiging wordt het product dat verkocht is automatisch van de voorraad afgetrokken
- Wanneer de klant de goederen ontvangt, wijzigt u de status van de bestelling naar "Voltooid"
Stap 8: Facturen uitreiken
GTG CRM ondersteunt de uitgifte van elektronische facturen om te voldoen aan de wettelijke voorschriften voor belastingaangifte:
- Ga naar de sectie Elektronische facturen
- Selecteer voltooide bestellingen om facturen te maken
- Het systeem kan automatisch facturen genereren, of u kunt ze handmatig maken
- Controleer de informatie en verstuur
Opmerking: Voor platforms die geautoriseerd zijn voor factuuruitgifte, hoeft u deze stap niet extra uit te voeren.
Meer informatie: GTG CRM helpt bij het beheren en automatisch uitreiken van facturen
Voordelen van het gebruik van GTG CRM
- Gecentraliseerd beheer: Magazijn, producten, bestellingen en facturen op één enkel platform
- Automatische orderontvangst: Synchronisatie van Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, website
- Professionele verkoopafbeeldingen maken: Gebaseerd op bestaande sjablonen, geen designer nodig
- Procesautomatisering: Van het maken van uitgangsbonnen tot het bijwerken van de voorraad
- Efficiënte voorraadcontrole: Directe updates bij inkomende/uitgaande goederen
- Minimale fouten: Elimineert handmatige invoerfouten
- Ondersteuning voor multichannel verkoop: Gecentraliseerd beheer van alle bestellingen
Belangrijke opmerkingen
- SKU's moeten consistent zijn: Zorg ervoor dat de SKU's op alle kanalen hetzelfde zijn voor een nauwkeurige voorraadsynchronisatie
- Magazijnadres moet correct zijn: Koeriers gebruiken dit adres om goederen af te halen
- Verbind alle kanalen: Maak maximaal gebruik van de automatische orderontvangstfunctie
- Controleer automatisch gegenereerde bestellingen: Controleer nog steeds de informatie voordat u ze verwerkt
Conclusie
GTG CRM is een complete oplossing voor retailers, eigenaren van online winkels en bedrijven die het gehele proces van inkoop tot orderuitgifte professioneel willen beheren. Met krachtige automatiseringsfuncties kunt u zich concentreren op verkopen en uw bedrijf laten groeien in plaats van tijd te verspillen aan complexe administratieve taken.
