In het tijdperk van omnichannelverkoop stellen winkeleigenaren zich altijd de vraag: Hoe beheer je honderden bestellingen van Facebook, Websites, Shopee, Lazada, TikTok Shop zonder in de war te raken? Hoe zorg je ervoor dat je geen bestelling mist, geen verkeerde leveringen doet, en het allerbelangrijkste, hoe bespaar je tijd bij het verwerken van bestellingen in plaats van ze handmatig in te voeren?
De realiteit is dat veel winkeleigenaren 5-6 browsertabs tegelijk open moeten hebben, constant schakelend tussen de verschillende platforms om nieuwe bestellingen te controleren. Elke keer dat er een bestelling binnenkomt via Facebook Messenger, moeten ze klant-, adres- en productinformatie kopiëren en in het systeem invoeren. Bij een bestelling van Shopee moeten ze het platform bezoeken om deze te downloaden en vervolgens opnieuw in de beheeroplossing in te voeren. Dit handmatige proces is niet alleen tijdrovend, maar leidt ook gemakkelijk tot fouten, wat een ernstige impact heeft op de klantervaring en de reputatie van de winkel.
GTG CRM begrijpt deze pijnpunten en heeft een intelligent systeem voor het automatisch genereren van bestellingen ontwikkeld, waarmee u zich kunt concentreren op de bedrijfsgroei in plaats van tijd te verspillen aan het handmatig verwerken van bestellingen.
Automatisch ordersysteem van alle kanalen
GTG CRM integreert alle populaire verkoopkanalen van vandaag, waardoor alle bestellingen automatisch naar één enkel platform worden gesynchroniseerd.
1. Facebook/Zalo en Website met AI Chatbot
Wanneer klanten een bericht sturen om te bestellen via Facebook Messenger of chatten op de website, herkent de AI Chatbot van GTG CRM automatisch de behoefte, vraagt om bezorggegevens en genereert onmiddellijk een bestelling. U hoeft niet elke boodschap te beantwoorden, en u hoeft geen klantgegevens te kopiëren en plakken meer. Het systeem handelt alles af, van productadvies tot orderbevestiging.
2. Automatische synchronisatie van e-commerceplatforms
GTG CRM maakt rechtstreeks verbinding met Shopee, Lazada en TikTok Shop. Elke keer dat er een nieuwe bestelling op deze platforms binnenkomt, wordt deze automatisch naar GTG CRM getrokken en wordt er een bestelling gegenereerd. Klant-, product- en bezorgadresgegevens worden 100% nauwkeurig gesynchroniseerd, zonder dat u nog verdere handelingen hoeft te verrichten.
Vooral als u hetzelfde product op meerdere platforms verkoopt, herkent GTG CRM dit automatisch via de SKU-code en werkt het voorraadniveau uniform bij. Dit voorkomt situaties waarin u meer verkoopt dan de voorraad toelaat of verwarring tussen de kanalen veroorzaakt.
Automatisch proces van bestelling tot magazijnuitgifte
Nadat de bestelling automatisch is gegenereerd, helpt GTG CRM u verder bij het gehele orderverwerkingsproces.
Stap 1: Bestelling verschijnt automatisch in het systeem
Zodra de klant een bestelling plaatst via welk kanaal dan ook, verschijnt de bestelling in de lijst met de status "Wacht op bevestiging". U hoeft alleen maar de bestelling te controleren en te bevestigen dat deze geldig is.
Stap 2: Automatisch genereren van uitgiftebonnen
Wanneer u de status van de bestelling wijzigt naar "Wacht op afhaling", genereert GTG CRM automatisch de bijbehorende uitgiftebon. Het magazijnpersoneel hoeft alleen maar naar Magazijnbeheer te gaan, de uitgiftebon te bekijken en de goederen voor te bereiden. U hoeft geen aparte orders uit te printen of handmatig aantekeningen te maken.
Stap 3: Bevestiging van magazijnuitgifte en automatische facturatie
Nadat het magazijnpersoneel de goederen heeft voorbereid, hoeft u alleen maar op "Bevestig magazijnuitgifte" in het systeem te klikken. Onmiddellijk genereert GTG CRM automatisch elektronische facturen conform de regelgeving van de Belastingdienst. Facturen kunnen worden geconfigureerd om als concept te worden aangemaakt of onmiddellijk te worden uitgegeven, afhankelijk van uw behoeften.
Voordelen van het gebruik van de functie voor automatisch genereren van bestellingen
Bespaar tot 80% op orderverwerkingstijd
In plaats van 3-5 minuten te besteden aan het handmatig invoeren van een bestelling, verschijnt de bestelling nu binnen enkele seconden automatisch in het systeem. Met 100 bestellingen per dag bespaart u kostbare uren om u te concentreren op klantenservice en productontwikkeling.
Minimaliseer fouten
Bij handmatige orderinvoer is de kans op verwarring over adressen, telefoonnummers en producten onvermijdelijk. Het systeem synchroniseert automatisch informatie rechtstreeks uit de bron, wat absolute nauwkeurigheid garandeert. Dit helpt aanzienlijk om verkeerde leveringen, verkeerde adressen en klantklachten te verminderen.
Gecentraliseerd beheer, alomvattende controle
Alle bestellingen van alle kanalen worden op één platform verzameld. U kunt eenvoudig de status van elke bestelling volgen, omzetrapporten per kanaal, per product en per tijd bekijken. U hoeft niet meer meerdere tabbladen en software te openen om bestellingen te controleren.
Zorg voor naleving van de wetgeving inzake elektronische facturen
Met de nieuwe regelgeving voor elektronische facturen is het verplicht om voor elke transactie een factuur uit te reiken. GTG CRM geeft automatisch een factuur uit zodra de verzending is bevestigd, zodat u volledig aan de regelgeving voldoet zonder extra tijd te besteden. Het systeem ondersteunt ook gecorrigeerde facturen bij retourneringen, wat zorgt voor een nauwkeurige en transparante belastingaangifte.
Belangrijke opmerkingen bij gebruik
Configureer uniforme SKU-codes
Om ervoor te zorgen dat het systeem producten van verschillende kanalen correct herkent, moet u ervoor zorgen dat de SKU-codes op alle marktplaatsen hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld, het product "Quần Mickey Mẫu 1" op Shopee, Lazada, TikTok Shop moet allemaal de SKU-code "QUAN_MICKEY_M1" hebben. Dit helpt GTG CRM om de voorraad voor hetzelfde product nauwkeurig bij te werken.
Schakel automatische facturatie niet in als u gemachtigd bent door de marktplaats
Als u Shopee, Lazada of TikTok Shop gemachtigd heeft om automatisch facturen uit te reiken, mag u de functie voor automatische facturatie in GTG CRM niet inschakelen. Dubbele facturatie zal leiden tot fouten in de belastingaangifte en de regelgeving van de Belastingdienst schenden.
Gecorrigeerde facturen kunnen alleen worden uitgegeven als de oorspronkelijke factuur is uitgegeven
In geval van retourzendingen door de klant, kunt u alleen een automatische correctiefactuur uitreiken als de oorspronkelijke factuur is uitgegeven. Als de oorspronkelijke factuur nog in concept is, moet u eerst de oorspronkelijke factuur uitgeven voordat u een correctiefactuur kunt uitreiken.
Conclusie
In het steeds populairder wordende multi-channel verkoopklimaat is het automatiseren van het orderverwerkingsproces geen optie meer, maar een noodzaak om concurrerend te blijven. GTG CRM met de functie voor het automatisch genereren van bestellingen van alle verkoopkanalen bespaart u niet alleen tijd en moeite, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid van de orderverwerking, zorgt voor naleving van de wetgeving en legt een solide basis voor duurzame groei van uw bedrijf.
In plaats van te worstelen met honderden verspreide bestellingen op verschillende platforms, kunt u nu met een gerust hart GTG CRM alles automatisch laten verwerken, vanaf het moment dat de klant bestelt tot aan het moment van facturatie. Dit is hoe GTG CRM u begeleidt op uw reis naar bedrijfsgroei, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: kwaliteitsproducten en een uitstekende klantervaring.
