In het tijdperk van omnichannel verkopen, rijst er altijd een vraag bij winkeleigenaren: Hoe beheer ik honderden bestellingen van Facebook, Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop zonder in de war te raken? Hoe zorg ik ervoor dat ik geen bestellingen mis, geen verkeerde producten verstuur, en het allerbelangrijkste, hoe bespaar ik tijd bij het verwerken van bestellingen in plaats van ze één voor één handmatig in te voeren?
De realiteit is dat veel winkeleigenaren 5-6 browsertabbladen tegelijkertijd moeten openen en constant moeten schakelen tussen verschillende platforms om nieuwe bestellingen te controleren. Elke keer als er een bestelling binnenkomt via Facebook Messenger, moeten ze de klantgegevens, het adres en het product kopiëren en in het systeem invoeren. Bij een bestelling van Shopee moeten ze naar het platform gaan, downloaden en vervolgens opnieuw in de beheersoftware invoeren. Dit handmatige proces kost niet alleen tijd, maar leidt ook gemakkelijk tot fouten, wat de klantervaring en de reputatie van de winkel ernstig beïnvloedt.
GTG CRM begrijpt deze pijnpunten en heeft een intelligent geautomatiseerd ordersysteem ontwikkeld dat u helpt zich te concentreren op bedrijfsontwikkeling in plaats van tijd te verspillen aan het handmatig verwerken van bestellingen.
Automatisch ordersysteem vanuit elk kanaal
GTG CRM integreert alle populaire verkoopkanalen die momenteel beschikbaar zijn, waardoor alle bestellingen automatisch naar één enkel platform worden gesynchroniseerd.
1. Facebook/Zalo en Website met AI Chatbot
Wanneer klanten via Facebook Messenger een bestelling plaatsen of via de website chatten, zal de AI Chatbot van GTG CRM automatisch de behoefte herkennen, de verzendgegevens opvragen en onmiddellijk een bestelling genereren. U hoeft niet elke bericht te beantwoorden, u hoeft klantgegevens niet meer te kopiëren en plakken. Het systeem regelt alles, van productadvies tot orderbevestiging.
2. Automatische synchronisatie van e-commerce platforms
GTG CRM maakt rechtstreeks verbinding met Shopee, Lazada en TikTok Shop. Elke keer dat er een nieuwe bestelling binnenkomt op deze platforms, wordt deze automatisch opgehaald en aangemaakt in GTG CRM. Klantgegevens, producten en verzendadressen worden 100% nauwkeurig gesynchroniseerd, zonder dat u extra handelingen hoeft te verrichten.
Vooral als u hetzelfde product op meerdere platforms verkoopt, herkent GTG CRM dit automatisch via de SKU-code en werkt de voorraad uniform bij. Dit voorkomt oververkoop of verwarring tussen kanalen.
Automatisch proces van bestelling tot magazijnuitgifte
Nadat de bestelling automatisch is gegenereerd, ondersteunt GTG CRM u verder gedurende het gehele orderverwerkingsproces.
Stap 1: Bestelling verschijnt automatisch in het systeem
Zodra een klant een bestelling plaatst via welk kanaal dan ook, verschijnt de bestelling in de lijst met de status "Wachten op bevestiging". U hoeft de bestelling alleen maar te controleren en te bevestigen dat deze geldig is.
Stap 2: Automatische aanmaak van uitgiftebonnen
Wanneer u de status van de bestelling wijzigt naar "Wachten op afhaling", maakt GTG CRM automatisch een bijbehorende uitgiftebon aan. Magazijnmedewerkers hoeven alleen maar naar Magazijnbeheer te gaan, de uitgiftebon te bekijken en de goederen voor te bereiden. U hoeft geen aparte bestellingen af te drukken, geen handmatige aantekeningen te maken.
Stap 3: Magazijnuitgifte bevestigen en automatisch facturen genereren
Nadat het magazijnpersoneel de goederen heeft klaargemaakt, klikken ze simpelweg op "Magazijnuitgifte bevestigen" in het systeem. Onmiddellijk genereert GTG CRM automatisch een elektronische factuur volgens de voorschriften van de Algemene Belastingdienst. Facturen kunnen worden geconfigureerd om als concept te worden aangemaakt of onmiddellijk te worden uitgegeven, afhankelijk van uw behoeften.
Superieure voordelen bij het gebruik van de functie voor automatisch genereren van bestellingen
Bespaart tot 80% van de tijd voor orderverwerking
In plaats van 3-5 minuten te besteden aan het handmatig invoeren van een bestelling, verschijnt de bestelling nu automatisch in het systeem na een paar seconden. Bij 100 bestellingen per dag bespaart u kostbare uren om u te concentreren op klantenservice en productontwikkeling.
Minimaliseert fouten
Bij handmatige invoer van bestellingen zijn vergissingen in adressen, telefoonnummers en producten onvermijdelijk. Het geautomatiseerde systeem synchroniseert informatie rechtstreeks van de bron, wat zorgt voor absolute nauwkeurigheid. Dit vermindert aanzienlijk het aantal verkeerde leveringen, verkeerde adressen en klachten van klanten.
Gecentraliseerd beheer, volledige controle
Alle bestellingen van elk kanaal worden geconsolideerd op één enkel platform. U kunt gemakkelijk de status van elke bestelling volgen, omzetrapporten per kanaal, per product, per periode bekijken. U hoeft niet langer meerdere tabbladen en software te openen om bestellingen te controleren.
Garandeert naleving van de wetgeving inzake elektronische facturatie
Met de nieuwe regelgeving voor elektronische facturatie is het verplicht om voor elke transactie een factuur uit te reiken. GTG CRM genereert automatisch een factuur direct na bevestiging van de magazijnuitgifte, waardoor u volledig voldoet aan de regelgeving zonder extra tijd te besteden. Het systeem ondersteunt ook correctiefacturen bij retourneringen, wat zorgt voor nauwkeurige en transparante belastingaangiften.
Belangrijke opmerkingen bij gebruik
Configureer uniforme SKU-codes
Om ervoor te zorgen dat het systeem producten van verschillende kanalen correct herkent, moet u ervoor zorgen dat de SKU-codes op alle platforms hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld, het product "Mickey Broek Model 1" op Shopee, Lazada, TikTok Shop moet allemaal de SKU-code "QUAN_MICKEY_M1" hebben. Dit helpt GTG CRM om de voorraad voor hetzelfde product nauwkeurig bij te werken.
Schakel de automatische facturatie niet in als u al gemachtigd bent door het platform
Als u Shopee, Lazada of TikTok Shop al hebt gemachtigd om automatisch facturen uit te reiken, schakelt u de automatische facturatie in GTG CRM niet in. Twee keer factureren leidt tot fouten in de belastingaangifte en schendt de voorschriften van de Algemene Belastingdienst.
Correctiefacturen kunnen alleen worden uitgegeven als de originele factuur is uitgegeven
In geval van een productretour kunt u alleen een automatische correctiefactuur uitreiken als de originele factuur is uitgegeven. Als de originele factuur nog in concept is, moet u eerst de originele factuur uitgeven voordat u een correctiefactuur kunt uitreiken.
Conclusie
In de steeds populairdere context van omnichannel verkoop is het automatiseren van het orderverwerkingsproces geen keuze meer, maar een noodzaak geworden om concurrentieel te blijven. GTG CRM met zijn functie voor automatisch genereren van bestellingen vanuit elk verkoopkanaal helpt u niet alleen tijd en moeite te besparen, maar verbetert ook de nauwkeurigheid van de orderverwerking, zorgt voor naleving van de wetgeving en legt een solide basis voor duurzame bedrijfsgroei.
In plaats van te worstelen met honderden bestellingen verspreid over meerdere platforms, kunt u nu GTG CRM erop vertrouwen dat alles automatisch wordt afgehandeld, vanaf het moment dat de klant bestelt tot de factuur volledig is verwerkt. Dit is hoe GTG CRM u begeleidt op uw reis van bedrijfsontwikkeling, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: kwaliteitsproducten en een uitstekende klantervaring.
