Welke kosten zijn aftrekbaar bij zakendoen?

Principe voor het bepalen van aftrekbare kosten bij de berekening van de vennootschapsbelasting (VPB)

Wat zijn aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten bij het bepalen van de belastbare winst voor de vennootschapsbelasting zijn kosten die, indien ze voldoen aan de wettelijke voorwaarden, als redelijke kosten worden beschouwd, waardoor de belastbare winst en het te betalen VPB-bedrag worden verlaagd.

Volgens artikel 1, lid 1 van Circulaire 96/2015/TT-BTC worden kosten in aanmerking genomen als aftrekbaar indien ze tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden voldoen.

3 verplichte voorwaarden voor een aftrekbare kost

1. Werkelijke kosten die verband houden met productie- en bedrijfsactiviteiten

De kosten moeten direct of indirect bijdragen aan de omzetgenererende activiteiten en een duidelijk zakelijk doel hebben.

2. Beschikken over geldige facturen en documentatie

De kosten moeten worden aangetoond met facturen en documentatie conform de wettelijke voorschriften, afhankelijk van het type kosten kan dit omvatten:

• Elektronische facturen
• Contracten
• Acceptatie rapporten
• Afleverbonnen
• Loonlijsten, aanwezigheidslijsten
• Bewijzen van belastingbetaling namens een derde

3. Facturen van 20 miljoen VND of meer moeten contant worden betaald

Voor de aankoop van goederen en diensten, met een waarde van 20 miljoen VND of meer per keer (inclusief BTW), is het verplicht voor bedrijven om bewijs van niet-contante betaling te hebben om deze als aftrekbare kosten te kunnen opnemen.

Groepen kosten die doorgaans als aftrekbaar worden geaccepteerd

Hieronder staan de gebruikelijke kostenposten in de praktijk, met belangrijke controlepunten. De aftrekbaarheid hangt nog steeds af van de specifieke bewijsstukken van elk bedrijf.

1. Kosten van grondstoffen, goederen, ingekochte diensten

Inclusief de kosten van inkoop van grondstoffen, hulpstoffen, goederen voor verkoop, kosten voor uitbestede verwerking, verpakking, transport, laden en lossen, opslag en andere kosten die direct verband houden met de inkoop.

Controlepunten: Relevantie en redelijkheid: Er moet een basis zijn voor gebruik in bedrijfsactiviteiten, er moeten inkoop- en leveringsdocumenten zijn, en de hoeveelheden moeten overeenkomen met de operationele limieten of logica.

2. Kosten voor huur van panden, opslagruimte, activa

Inclusief kosten voor huur van commerciële ruimtes, magazijnen, werkplaatsen, voertuigen, machines.

Controlepunten: Huurovereenkomst en betalingsbewijs: Er moet een huurovereenkomst en betalingsbewijs zijn. Indien het bedrijf namens een individu dat verhuurt belasting betaalt volgens de overeenkomst, is een bewijs van betaling van de belasting namens de verhuurder vereist.

3. Arbeidskosten: salaris, bonus, toeslagen, verzekeringen

Inclusief salaris, loon, bonussen, toeslagen, sociale premies en andere kosten die loonachtig zijn.

Controlepunten: Interne regels en betalingsbewijs: De hoogte en voorwaarden voor ontvangst moeten worden vastgelegd in arbeidsovereenkomsten, beloningsregelingen, collectieve arbeidsovereenkomsten of financiële regels, vergezeld van loonlijsten, ontvangstbewijzen en betalingsbewijzen.

4. Welzijnskosten voor werknemers

Inclusief kosten zoals voor bruiloften, feesten, vakanties, gezondheidscontroles, opleidingsondersteuning, ondersteuning bij tegenspoed.

Controlepunten: Reglement en limiet: De documentatie moet volledig zijn en het totale welzijnsbudget mag de wettelijk bepaalde limiet niet overschrijden.

5. Afschrijvingskosten van vaste activa

Inclusief afschrijvingen van materiële en immateriële vaste activa die worden gebruikt voor bedrijfsactiviteiten.

Controlepunten: Legale activa, gebruikt voor bedrijfsactiviteiten, correct afgeschreven: Er moeten documenten van activa zijn, overdrachtsrapporten, registraties, monitoring en afschrijvingen moeten plaatsvinden volgens de correcte tariefstructuur, methode en tijdsduur.

6. Rentekosten

Rentekosten voor bedrijfsactiviteiten, met een leningovereenkomst en geldige betalingsbewijzen.

Controlepunten: Leningdocumentatie en betalingsbewijs: Er moet een leningovereenkomst en rentebetalingsbewijs zijn. In geval van leningen van particulieren of organisaties die geen kredietinstellingen zijn, moet bijzondere aandacht worden besteed aan de documentatie en de gerelateerde fiscale verplichtingen.

7. Kosten voor elektriciteit, water, internet, operationele kosten van de locatie

Inclusief nutskosten voor de bedrijfslocatie.

Controlepunten: Contract en facturen: Er moeten facturen zijn voor elektriciteit, water, internet. De kostenverantwoordelijke partij moet duidelijk worden gedefinieerd in de huurovereenkomst en er moeten betalingsbewijzen zijn.

8. Kosten van promotieartikelen, cadeaus voor klanten

Inclusief kosten van proefmonsters, geschenken, promotionele items, klantenservice ter ondersteuning van bedrijfsactiviteiten.

Controlepunten: Inkoopdocumenten en schenkingsbewijzen: Er moeten inkoopfacturen, promotionele programma documentatie, magazijnuitgiftebewijzen zijn en de facturerings- en belastingverplichtingen voor geschenken moeten worden nageleefd.

9. Kosten voor voorzieningen

Bepaalde voorzieningen worden opgesteld volgens de richtlijnen van het Ministerie van Financiën, zoals voorzieningen voor waardevermindering van voorraden, oninbare vorderingen, productgaranties.

Controlepunten: Bewijsmateriaal en boekingsvoorwaarden: Er moet een documentatie zijn voor vergelijking, rapporten, besluiten tot boeking en berekeningsgrondslagen die voldoen aan de richtlijnen.

10. Kosten van schade door natuurrampen, brand, beschadigde goederen

Alleen aftrekbaar indien het werkelijke schade betreft en er documentatie is die duidelijk onderscheid maakt tussen het vergoede en niet-vergoede deel.

Controlepunten: Volledige schade documentatie: Inventarisrapporten, verklaringen, verzekerings- of schadeclaims en gerelateerde documenten.

Lees ook: Hoeveel omzet is belastbaar?

5 fouten waardoor kosten "daadwerkelijk betaald maar niet aftrekbaar" zijn

Ten eerste: Ontbreken van geldige facturen en documenten. Dit is de meest voorkomende reden voor afkeuring.

Ten tweede: Contante betalingen voor facturen van 20 miljoen VND of meer. Het ontbreken van bewijs van niet-contante betaling leidt tot afkeuring van de kosten.

Ten derde: Kosten die niet kunnen worden aangetoond verband te houden met bedrijfsactiviteiten. Werkelijke kosten die niet kunnen worden aangetoond met een zakelijk doel kunnen toch worden afgekeurd.

Ten vierde: Ontbreken van personeelsreglement of betalingsbewijzen. Geen arbeidsovereenkomsten, loonlijsten, bonusregelingen of ontvangstbewijzen.

Ten vijfde: Verkeerde registratie in de periode of ontbreken van acceptatierapporten. Dit geldt met name voor servicekosten, projecten, uitbesteding of verwerking.

Wat te doen bij het ontdekken van kosten die niet aan de voorwaarden voldoen?

Geval waarin het bedrijf dit zelf ontdekt voordat de belastingdienst controleert

Het bedrijf moet proactief controleren en de niet-conforme kosten uitsluiten van de aftrekbare kosten bij het opstellen van de belastingaangifte.

Geval waarin de belastingdienst dit vaststelt tijdens een controle

De kosten zullen worden afgekeurd volgens het controleverslag en het bedrijf kan worden verplicht tot:

• Aanpassing van de belastbare winst
• Bijkomende belastingbetaling
• Verzamelde rente en andere gerelateerde kosten volgens de wet

Lees ook: Samenvatting van vervangende facturen en gecorrigeerde facturen

Conclusie

Aftrekbare kosten zijn niet "alle gemaakte kosten zijn aftrekbaar", maar wel kosten die correct, werkelijk gemaakt zijn, verband houden met bedrijfsactiviteiten, geldige documentatie hebben en conform de regels zijn betaald.

Als u een reeks "Belastinghandboek voor nieuwe verkopers" opstelt, moet dit artikel als een basishoofdstuk dienen, voordat dieper wordt ingegaan op praktische inhoud per model: verkopen via e-commerceplatforms, offline verkopen of verkopen via meerdere kanalen.