Welke kosten zijn fiscaal aftrekbaar bij het ondernemen?

Principes voor het bepalen van kosten die in mindering mogen worden gebracht bij de berekening van de vennootschapsbelasting (TNDN)

Wat zijn aftrekbare kosten?

Kosten die mogen worden afgetrokken bij het bepalen van de belastbare winst voor de vennootschapsbelasting zijn uitgaven die, als zij aan de wettelijke voorwaarden voldoen, als redelijke kosten worden meegeteld. Daardoor daalt de belastbare winst en het bedrag aan te betalen vennootschapsbelasting (TNDN).

Op basis van Artikel 4, lid 1 van Circulaire 96/2015/TT-BTC kan een uitgave als aftrekbare kost worden beschouwd wanneer tegelijkertijd aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan.

3 verplichte voorwaarden om een uitgave aftrekbaar te maken

1. De kosten zijn daadwerkelijk gemaakt en houden verband met bedrijfsactiviteiten

De uitgave moet direct of indirect ten dienste staan van activiteiten die omzet genereren en een duidelijk zakelijk doel hebben.

2. Er zijn voldoende geldige facturen en documenten

De uitgave moet worden aangetoond met facturen en documenten overeenkomstig de wettelijke voorschriften. Afhankelijk van het soort uitgave kan dit onder meer omvatten:

• Elektronische facturen
• Contracten
• Opleverings- of acceptatieprotocollen
• Goederenafgiftebonnen uit magazijn
• Loonlijsten, aanwezigheidslijsten
• Documenten voor belastingafdracht namens een ander

3. Facturen van 20 miljoen VND of meer moeten zonder contant geld worden betaald

Voor de aankoop van goederen of diensten met een waarde van 20 miljoen VND of meer per keer (inclusief btw) moet de onderneming betalingsdocumenten hebben voor niet-contante betaling om deze uitgave als aftrekbare kost te kunnen aanmerken.

Veelvoorkomende kostencategorieën die doorgaans als aftrekbare kosten worden aanvaard

Hieronder staan de in de praktijk meest voorkomende kostencategorieën, met de belangrijkste controlepunten. Of deze al dan niet aftrekbaar zijn, hangt nog steeds af van het concrete bewijsdossier van elke onderneming.

1. Kosten voor grondstoffen, goederen en ingehuurde diensten aan de inputzijde

Dit omvat uitgaven voor grondstoffen, hulpstoffen, goederen bestemd voor verkoop, kosten voor uitbesteding, verpakking, transport, laden en lossen, opslag en andere kosten die rechtstreeks verband houden met de inkoop van goederen.

Controlepunt: Relevantie en redelijkheid: er moet een basis zijn dat de goederen of diensten zijn gebruikt voor de bedrijfsactiviteiten, met in- en uitgaande documenten, en afstemming op normen of operationele logica.

2. Kosten voor huur van panden, opslagruimte en activa

Dit omvat huurkosten voor bedrijfsruimte, opslag, werkplaatsen, voertuigen en machines.

Controlepunt: Contract en betalingsbewijs: er moet een huurcontract en bewijs van betaling zijn. Indien de onderneming namens een particuliere verhuurder belasting afdraagt volgens afspraak, zijn documenten voor belastingafdracht namens een ander vereist.

3. Personeelskosten: loon, bonussen, toeslagen en verzekeringen

Dit omvat salarissen, lonen, bonussen, toeslagen, verzekeringspremies en overige vergoedingen met het karakter van loon.

Controlepunt: Interne regels en betalingsdocumenten: de hoogte van de vergoeding en de voorwaarden daarvoor moeten zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, het loon- en bonusreglement, de cao of het financiële reglement, samen met loonlijsten, ondertekening voor ontvangst en betalingsbewijzen.

4. Personeelsgebonden secundaire arbeidsvoorwaarden

Dit omvat uitgaven zoals bij overlijden of huwelijk, feestdagen, vakanties, medische keuringen, studieondersteuning en steun bij financiële moeilijkheden.

Controlepunt: Er moeten regels en een limiet zijn: het dossier moet volledig zijn en het totale bedrag aan secundaire arbeidsvoorwaarden mag de wettelijke grens niet overschrijden.

5. Afschrijving van vaste activa

Dit omvat afschrijving van materiële en immateriële vaste activa die worden gebruikt voor bedrijfsactiviteiten.

Controlepunt: Het actief moet rechtmatig zijn, voor de bedrijfsvoering worden gebruikt en op correcte wijze worden afgeschreven: er moeten activadocumenten, overdrachts- of opleveringsprotocollen, registratie, opvolging en afschrijving zijn volgens de voorgeschreven bandbreedte, methode en termijn.

6. Rentekosten

Rentekosten ten dienste van productie- en bedrijfsactiviteiten, met een geldige leningsovereenkomst en betalingsdocumenten.

Punten die moeten worden gecontroleerd: Leningsdossier en betalingsbewijzen: er moet een leningsovereenkomst en een bewijs van rentebetaling zijn. In geval van een lening van een particulier of een organisatie die geen kredietinstelling is, moet bijzonder voorzichtig worden omgegaan met het dossier en de daarmee samenhangende belastingverplichtingen.

7. Kosten voor elektriciteit, water, internet en exploitatiekosten van de locatie

Omvat de nutsvoorzieningen voor de bedrijfslocatie.

Punten die moeten worden gecontroleerd: Contract en facturen: er moeten facturen zijn voor elektriciteit, water en internet. Maak in de huurovereenkomst duidelijk vast welke partij de kosten draagt en zorg voor betalingsbewijzen.

8. Kosten voor promotieartikelen en klantgeschenken

Omvat monsters, weggevers, promotiegeschenken en klantzorg ten behoeve van de bedrijfsactiviteiten.

Punten die moeten worden gecontroleerd: Inkoopdocumenten en uitgiftebewijzen voor geschenken: er moeten inkoopfacturen, documentatie van het promotieprogramma, magazijnuitgiftebonnen en correcte naleving van facturerings- en belastingverplichtingen voor geschonken goederen zijn.

9. Kosten voor het vormen van voorzieningen

Bepaalde voorzieningen worden gevormd volgens de richtlijnen van het Ministerie van Financiën, zoals voorzieningen voor voorraadwaardevermindering, dubieuze debiteuren en productgaranties.

Punten die moeten worden gecontroleerd: Bewijsdossiers en voorwaarden voor dotatie: er moeten afstemmingsdocumenten, processen-verbaal, besluiten tot dotatie en een berekeningsgrondslag conform de richtlijnen zijn.

10. Kosten van verliezen door natuurrampen, brand en beschadigde goederen

Deze mogen alleen worden meegerekend als het werkelijke verliezen betreft en als uit het dossier duidelijk blijkt welk deel wel en niet wordt vergoed.

Punten die moeten worden gecontroleerd: Volledig schadedossier: inventarisatierapport, toelichting, verzekeringsdossier of schadevergoedingsdossier en alle relevante documenten.

Lees ook: Vanaf welke omzet moet je belasting betalen?

5 fouten waardoor kosten “wel gemaakt, maar niet aftrekbaar” zijn

Ten eerste: Geen geldige facturen of documenten. Dit is de meest voorkomende reden voor afwijzing.

Ten tweede: Contante betaling voor facturen van 20 miljoen VND of meer. Ontbrekende non-cash betaalbewijzen leiden ertoe dat de kosten worden uitgesloten.

Ten derde: Kosten die niet kunnen worden aangetoond als gerelateerd aan de bedrijfsactiviteiten. Kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt maar waarvan het zakelijke doel niet kan worden bewezen, kunnen alsnog worden uitgesloten.

Ten vierde: Personeelsdossiers missen reglementen of uitgavendocumenten. Geen arbeidsovereenkomst, loonstaat, bonusregeling of ontvangstbevestiging.

Ten vijfde: Verkeerde periodeverantwoording of ontbrekende opleveringsdocumenten. Vooral bij dienstverleningskosten, bouwprojecten, uitbesteding of loonwerk.

Wat te doen als blijkt dat een kost niet aan de voorwaarden voldoet?

Situatie waarin de onderneming dit zelf ontdekt vóór een controle door de belastingdienst

De onderneming moet proactief een hercontrole uitvoeren en de niet-kwalificerende posten verwijderen uit de aftrekbare kosten bij het opstellen van de belastingaangifte.

Situatie waarin de belastingdienst dit vaststelt tijdens een controle

De uitgave wordt uitgesloten op basis van het controleverslag en de onderneming kan verplicht worden om:

• Het belastbaar inkomen te verhogen
• Extra belasting te betalen
• Boetes wegens te late betaling en andere gerelateerde bedragen te voldoen volgens de voorschriften

Lees ook: Overzicht van vervangingsfacturen en correctiefacturen

Conclusie

Aftrekbare kosten betekenen niet dat “alles wat wordt uitgegeven aftrekbaar is”, maar dat de uitgaven correct en daadwerkelijk zijn gedaan, verband houden met de bedrijfsactiviteiten, wettige documentatie hebben en volgens de regels zijn betaald.

Als je een reeks “Belastinggids voor beginnende verkopers” opzet, moet dit artikel worden geplaatst als een hoofdstuk met basisprincipes, vóórdat je dieper ingaat op praktische inhoud per model: verkopen via een e-commerceplatform, offline verkopen of omnichannel verkopen.