Overzicht van vervangende facturen en gecorrigeerde facturen

Het verwerken van foutieve elektronische facturen is een veelvoorkomende operationele kwestie in de boekhoud- en belastingpraktijk. Afhankelijk van de aard van de fout en de bedrijfsvoering, kan de verkoper ervoor kiezen om een vervangende factuur of een corrigerende factuur op te stellen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen.

Besluit nr. 70/2025/ND-CP (wijziging en aanvulling van Besluit nr. 123/2020/ND-CP) heeft het toepassingsgebied en de methode van deze twee methoden duidelijker gemaakt. Het onderstaande artikel presenteert de juiste juridische aard, helpt bij een duidelijke onderscheiding om correct toe te passen.

Vervangende factuur

Concept

Een vervangende factuur is een elektronische factuur die wordt opgesteld om de gehele inhoud van een eerder opgestelde elektronische factuur te vervangen, maar die een ernstige fout bevat, waardoor de oorspronkelijke factuur niet langer gekwalificeerd is voor gebruik voor belastingaangifte en boekhouding.

Op de vervangende factuur moet duidelijk worden vermeld: "Vervangt factuur model..., reeks..., nummer..., datum... maand... jaar...".

Wanneer moet een vervangende factuur worden opgesteld?

Een vervangende factuur wordt toegepast wanneer een uitgegeven factuur een materiële fout bevat:

• Fout in het belastingidentificatienummer van de verkoper of koper
• Fout in de betaalwaarde, inclusief het bedrag, het belastingtarief, de belasting
• Fout in de informatie over goederen en diensten, zoals type, specificaties, kwaliteit
• Factuur beschadigd, gescheurd, gewist, ontbrekende informatie
• Factuur verloren of onbruikbaar

Juridische principes bij het opstellen van een vervangende factuur

• Vervanging moet gebeuren met instemming of geldige melding aan de koper
• De vervangende factuur vervangt volledig de oorspronkelijke factuur; er bestaan geen dubbele declaratie-waarden
• Gegevens van de vervangende factuur moeten duidelijk gekoppeld zijn aan de vervangen factuur
• Belastingaangifte wordt gedaan op basis van de vervangende factuur

Corrigerende factuur

Concept

Een corrigerende factuur is een elektronische factuur die wordt opgesteld om een deel van de inhoud aan te passen van een eerder opgestelde elektronische factuur, in gevallen waarin de oorspronkelijke factuur nog steeds juridisch geldig is, maar er een afwijking of wijziging optreedt die correctie vereist.

Op de corrigerende factuur moet duidelijk worden vermeld: "Corrigeert factuur model..., reeks..., nummer..., datum... maand... jaar...".

Wanneer wordt een corrigerende factuur opgesteld?

Ten eerste, een factuur met fouten in:

• Belastingidentificatienummer
• Bedrag
• Belastingtarief, belasting
• Informatie over goederen en diensten

en de partijen kiezen voor correctie in plaats van vervanging.

Ten tweede, een factuur die op het moment van uitgifte correct was, maar daarna het volgende heeft:

• Aanpassing van de betaalwaarde bij afrekening
• Aanpassing van de hoeveelheid, waarde volgens de conclusie van de bevoegde autoriteit

Ten derde, specifieke gevallen:

• Commerciële kortingen gebaseerd op omzet, productievolume
• Retourneren van goederen, diensten (geheel of gedeeltelijk)
• Aanpassing van vergoedingen, restitutie van vergoedingen in de verzekeringssector
• Aanpassing van transacties in de vastgoed- en bouwsector
• Aanpassing van servicekosten in de bank- en betaalintermediairsector
• Aanpassingen in de telecommunicatie- en prepaidkaartsector

Juridische principes bij het opstellen van een corrigerende factuur

• Een corrigerende factuur doet de geldigheid van de oorspronkelijke factuur niet teniet
• Belastingaangifte wordt gedaan in de periode waarin de corrigerende factuur wordt opgesteld; er is geen terugwerkende kracht naar eerdere perioden
• De inhoud van de correctie moet de economische aard van de transactie correct weergeven
• De corrigerende factuur moet vergezeld gaan van bijbehorende documenten, zoals een overeengekomen verslag, een gedetailleerde specificatie

Onderscheid tussen vervangende en corrigerende facturen

Lees meer: Alles over elektronische facturen: wanneer uit te geven, hoe om te gaan met fouten

Conclusie

De keuze tussen een vervangende factuur of een corrigerende factuur is niet gebaseerd op subjectieve wil, maar op de aard van de fout en de aard van de zakelijke transactie die zich voordoet.

Fouten die de bruikbaarheid van de originele factuur tenietdoen: pas een vervangende factuur toe.

Waardeaanpassingen of aanpasbare fouten doen zich voor: pas een corrigerende factuur toe.

Het toepassen van de juiste methode waarborgt niet alleen naleving van de wetgeving inzake facturering en belastingen, maar beperkt ook risico's bij belastingcontroles en -inspecties en zorgt voor transparantie in de boekhouding.