Overzicht van vervangende facturen en correctiefacturen

Het verwerken van elektronische facturen met fouten is een veelvoorkomende procedure in de boekhoudkundige en fiscale praktijk. Afhankelijk van de aard van de fout en de aard van de transactie, kan de verkoper ervoor kiezen om een vervangende factuur of een correctiefactuur op te stellen, in overeenstemming met de wetgeving.

Decreet nr. 70/2025/ND-CP (wijziging en aanvulling van Decreet nr. 123/2020/ND-CP) heeft het toepassingsgebied en de manier van toepassen van deze twee vormen duidelijker gemaakt. Het onderstaande artikel presenteert de juiste juridische essentie en helpt duidelijk onderscheid te maken voor een nauwkeurige toepassing.

Vervangende factuur

Definitie

Een vervangende factuur is een elektronische factuur die wordt opgesteld om de volledige inhoud van een reeds opgestelde elektronische factuur met ernstige fouten te vervangen, waardoor de oorspronkelijke factuur niet langer geschikt is voor belastingaangifte en boekhoudkundige doeleinden.

Op de vervangende factuur moet duidelijk de volgende inhoud worden vermeld: "Vervangt factuur Modelnr...., Symbool..., Nummer..., Datum... maand... jaar...".

Wanneer moet een vervangende factuur worden opgesteld?

Een vervangende factuur wordt toegepast wanneer een uitgegeven factuur belangrijke fouten bevat:

• Fout in het btw-identificatienummer van de verkoper of koper
• Fout in de betaalwaarde, inclusief het bedrag, het tarief, het belastingbedrag
• Fout in de informatie over goederen en diensten, zoals type, specificatie, kwaliteit
• Beschadigde, gescheurde, gewiste factuur, informatie ontbreekt
• Verloren of onbruikbare factuur

Juridische beginselen bij het opstellen van een vervangende factuur

• Vervanging moet plaatsvinden met instemming of geldige kennisgeving aan de koper
• De vervangende factuur vervangt de oorspronkelijke factuur volledig; er bestaat geen gelijktijdige geldigheid voor aangifte doeleinden
• Gegevens van de vervangende factuur moeten duidelijk worden gekoppeld aan de te vervangen factuur
• Belastingaangifte wordt gedaan op basis van de vervangende factuur

Correctiefactuur

Definitie

Een correctiefactuur is een elektronische factuur die wordt opgesteld om een deel van de inhoud van een reeds opgestelde elektronische factuur aan te passen, in gevallen waarin de oorspronkelijke factuur juridisch geldig blijft, maar er afwijkingen of wijzigingen optreden die correctie behoeven.

Op de correctiefactuur moet duidelijk de volgende inhoud worden vermeld: "Corrigeert factuur Modelnr...., Symbool..., Nummer..., Datum... maand... jaar...".

Wanneer moet een correctiefactuur worden opgesteld?

Ten eerste, factuur met fouten in:

• BTW-identificatienummer
• Bedrag
• Tarief, belastingbedrag
• Informatie over goederen en diensten

en de partijen kiezen voor de correctiemethode in plaats van vervanging.

Ten tweede, factuur correct op het moment van uitgifte, maar later ontstaat:

• Correctie van de betalingswaarde bij afrekening
• Correctie van volume, waarde volgens de conclusies van de bevoegde autoriteit

Ten derde, specifieke situaties:

• Commerciële korting berekend op basis van omzet, productievolume
• Terugzending van goederen, diensten (geheel of gedeeltelijk)
• Correctie van vergoedingen, restitutie van vergoedingen in de verzekeringssector
• Correctie van transacties in de vastgoed- en bouwsector
• Correctie van servicekosten in de bank- en betalingstussenpersoonsector
• Correcties in de telecommunicatie- en prepaidkaartsector

Juridische beginselen bij het opstellen van een correctiefactuur

• Een correctiefactuur maakt de oorspronkelijke factuur niet ongeldig
• Belastingaangifte wordt gedaan in de periode van uitgifte van de correctiefactuur, niet met terugwerkende kracht naar eerdere perioden
• De gecorrigeerde inhoud moet de economische essentie van de transactie correct weergeven
• Een correctiefactuur moet vergezeld gaan van documenten zoals een overeengekomen verklaring, een gedetailleerde specificatie

Onderscheid tussen vervangende factuur en correctiefactuur

Lees meer: Alles Over Elektronische Facturen: Wanneer Moet U Ze Uitgeven, Hoe Fouten Te Corrigeren

Conclusie

De keuze tussen een vervangende factuur of een correctiefactuur is niet afhankelijk van subjectieve wil, maar moet gebaseerd zijn op de aard van de fout en de essentie van de ontstane economische transactie.

Fouten die de oorspronkelijke factuur onbruikbaar maken: pas een vervangende factuur toe.

Correctie van de waarde of fouten die gecorrigeerd kunnen worden: pas een correctiefactuur toe.

Het correct toepassen van de vorm zorgt niet alleen voor naleving van de factuur- en belastingwetgeving, maar beperkt ook risico's bij belastingcontroles en -inspecties en waarborgt transparantie in de boekhoudkundige werkzaamheden.