Veelvoorkomende juridische risico's bij online zakendoen

Online zakendoen wordt steeds populairder vanwege de lage kosten, het snelle bereik van klanten en de eenvoudige schaalbaarheid. Deze gemakken brengen echter ook een reeks wettelijke verplichtingen met zich mee waar veel verkopers zich niet volledig van bewust zijn. In werkelijkheid zijn er talloze gevallen bekend van bedrijven die boetes krijgen, hun bezittingen in beslag zien nemen of gedwongen worden hun activiteiten te staken vanwege ogenschijnlijk kleine fouten.

Dit artikel vat de meest voorkomende juridische risico's samen die gepaard gaan met online zakendoen, gebaseerd op de huidige regelgeving en managementpraktijken, om verkopers te helpen deze risico's proactief te vermijden.

Registreer of meld e-commercewebsites niet.

Een veelvoorkomend risico is het bouwen van een website met een bestelfunctie zonder de relevante overheidsinstanties hiervan op de hoogte te stellen of zich daarbij te registreren.

Volgens de e-commerce-regelgeving zijn websites die goederen verkopen met een online bestelfunctie verplicht zich te melden bij of te registreren bij het Ministerie van Industrie en Handel. Deze procedure omvat:

• Volledig online afgerond.
• Geen kosten in rekening gebracht.
• Geen ingewikkelde papierwinkel nodig.

Het niet naleven van deze regels kan echter leiden tot administratieve sancties voor de verkoper.

• Voor particulieren kan de boete variëren van 10 tot 20 miljoen VND.
• Voor organisaties kan de boete variëren van 20 tot 40 miljoen VND.

Dit is een veelvoorkomend risico voor particulieren die via hun eigen websites, verkooppagina's of websites met geïntegreerde winkelwagens verkopen zonder de bijbehorende wettelijke verplichtingen te controleren.

Lees meer: ​​Gids voor het registreren van een bedrijf aan huis: proces, documenten en zaken die u moet weten

Voeg het pictogram "geregistreerd/gemelde aanmelding" toe wanneer de aanmelding nog niet is bevestigd.

Ernstiger dan het niet registreren is het ongeoorloofd plaatsen van verificatiesymbolen zonder de juiste autorisatie.

Het gebruik van symbolen zoals 'aangemeld' of 'geregistreerd' zonder officiële bevestiging wordt beschouwd als een vorm van het verstrekken van valse informatie, waarmee consumenten en regelgevende instanties worden misleid.

Het gebruik van pictogrammen zoals 'melding ontvangen' of 'geabonneerd' zonder officiële bevestiging kan leiden tot sancties.

Dit gedrag kan tot sancties leiden:

• Van 10 tot 30 miljoen VND voor individuen
• In het geval van een organisatie kan de boete worden verdubbeld.

Naast administratieve sancties kunnen websites ook verplicht worden om inbreukmakende inhoud te verwijderen of kunnen hun activiteiten tijdelijk worden opgeschort.

Misverstand over de verantwoordelijkheden tussen verkopers en e-commerceplatforms.

Een van de gevaarlijkste misvattingen is het idee dat: "Als je op een beurs verkoopt, is de beurs volledig verantwoordelijk."

Volgens de nieuwe regelgeving zijn e-commerceplatforms verantwoordelijk voor de coördinatie van het goederenbeheer, de afhandeling van overtredingen en de bescherming van consumentenrechten. Dit doet echter niets af aan de wettelijke verantwoordelijkheid van verkopers.

Online ondernemers moeten nog steeds:

• Het waarborgen van de wettigheid van goederen
• Houd u aan de belasting- en factureringsvoorschriften.
• Geef waarheidsgetrouwe informatie over het product.

Bij een overtreding kunnen zowel het platform als de verkoper aansprakelijk worden gesteld, afhankelijk van de omvang en aard van de overtreding.

Lees meer: ​​Moeten inkomsten uit e-commerceplatforms worden aangegeven voor belastingdoeleinden?

Schending van de bedrijfsvoorwaarden in gereguleerde sectoren.

Niet alle soorten goederen mogen onder dezelfde voorwaarden online worden verkocht.

Bepaalde gevoelige productcategorieën, zoals alcohol, voedingssupplementen, cosmetica en gereguleerde producten, mogen alleen online worden verkocht als ze volledig voldoen aan aanvullende wettelijke eisen.

Bijvoorbeeld, bij alcoholische dranken moeten online verkopers aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Beschikt over een geldige bedrijfsvergunning.
• Voer leeftijdsverificatie in voor zowel kopers als ontvangers.
• Neem contact op met de rederij om dit te verifiëren.
• Ga over op contactloze betaalmethoden.

Als deze voorwaarden worden genegeerd, kan de verkoper te maken krijgen met:

• Het opleggen van zware administratieve sancties.
• Gedwongen productterugroepactie
• Het risico om door concurrenten of consumenten beschuldigd te worden.

Gebrek aan controle over promotionele content en verkoop via livestreams.

Livestreaming wordt een belangrijk verkoopkanaal, maar brengt ook nieuwe juridische risico's met zich mee met betrekking tot content en data.

Livestreaming wordt een belangrijk verkoopkanaal, maar brengt ook juridische risico's met zich mee.

Volgens de nieuwe beleidsrichtlijnen moeten livestreaminggegevens die voor verkoopdoeleinden worden gebruikt, gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Deze gegevens dienen als basis voor het oplossen van geschillen, klachten of overtredingen.

Dit legt een eis op aan de verkoper:

• Beheers de inhoud van je uitingen en vermijd misleidende reclame.
• Vermijd het overdrijven van de voordelen van het product.
• Er is een mechanisme voor het opslaan en ophalen van gegevens wanneer dat nodig is.

Gebrekkige controle over de inhoud van livestreams kan leiden tot boetes voor reclameovertredingen, schendingen van de consumentenbescherming of oneerlijke concurrentie.

Risico's verbonden aan het versturen van elektronische facturen bij online verkoop.

Een praktisch probleem is het gebrek aan kopersinformatie bij de verkoop van goederen via e-commerceplatforms, vanwege de gegevensbeveiligingsmechanismen van de platformen.

Zonder een passend plan kan de verkoper in de volgende situatie terechtkomen:

• Ze genereren wel inkomsten, maar kunnen geen geldige facturen uitschrijven.
• Verschillen in gegevens tussen de gegevens van de beurs en de belastingadministratie.
• Onder voorbehoud van een verzoek om toelichting of een belastingaanslag.

Momenteel biedt de wet verschillende legitieme handelwijzen, waaronder:

• Het gebruik van elektronische facturen die gegenereerd worden door een kassa die is gekoppeld aan de belastingdienst, vereist geen volledige kopersinformatie.
• Autoriseer het e-commerceplatform om in daarvoor in aanmerking komende gevallen namens u facturen uit te geven.

Het niet proactief kiezen van de juiste oplossing kan verkopers blootstellen aan risico's, zelfs zonder de intentie om de wet te overtreden.

Lees meer: ​​Alles wat u moet weten over elektronische facturen: wanneer u ze moet versturen en hoe u fouten kunt afhandelen

Risico's met betrekking tot kosten en boekhoudkundige documentatie.

Veel leveranciers zijn alleen maar bezig met de omzet, maar pas bij een inspectie komen de volgende zaken aan het licht:

• Uitgaven waarvoor onvoldoende documentatie bestaat.
• Uitgaven die niet fiscaal aftrekbaar zijn.
• Er kan geen geldige onkostencategorie worden vastgesteld.

Veelvoorkomende gevolgen zijn onder andere:

• De te betalen belastingen zijn hoger dan het werkelijke bedrag.
• Onderhevig aan achterstallige belastingen en boetes voor te late betaling.

Lees meer: ​​Welke zakelijke uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar?

Oplossing: Het managementsysteem is de belangrijkste juridische "verdedigingslinie".

De rode draad bij de meeste van deze risico's is niet onwetendheid van de wet, maar het ontbreken van een systeem om deze in de dagelijkse praktijk correct te handhaven.

Geïntegreerde beheerplatformen zoals GTG CRM ondersteunen verkopers door:

• Gecentraliseerd beheer van bestellingen, producten, voorraad en verzending.
• Verstuur elektronische facturen via MISA en S-Invoice.
• Verstrek een vervangende factuur bij retourzendingen of omruilingen.
• Verkoop- en boekhoudgegevens synchroniseren.
• Gegevensopslag voor afstemmings- en controledoeleinden.

Gecentraliseerd beheer van bestellingen, producten, voorraad, verzending, boekhouding, enz.

Dit is geen oplossing om risico's te vermijden, maar eerder een systematische manier om risico's te beheersen.

Besluiten

Online zakendoen is niet langer een juridisch grijs gebied zoals het ooit was. Moderne beheersystemen verschuiven sterk naar datagestuurd, facturatiegebaseerd en technologiegedreven beheer.

De meest voorkomende risico's vloeien meestal voort uit:

• Gebrek aan actuele regelgeving
• Misverstand over rollen en wettelijke verantwoordelijkheden.
• Het niet standaardiseren van processen vanaf het begin.

Het begrijpen en naleven van regelgeving helpt niet alleen om vervelende boetes te voorkomen, maar vormt ook de basis voor stabiele, transparante en duurzame online bedrijfsgroei in een steeds strenger gereguleerde digitale omgeving.