Automatische generatie van elektronische facturen

Volgens de meest recente overheidsvoorschriften moeten bedrijven nu voor elke verkooptansactie een elektronische factuur uitreiken. Dit maakt de aangifte van omzet en winst transparanter en nauwkeuriger, en zorgt ervoor dat belastingen volledig worden betaald volgens de voorschriften. Voor veel verkopers, met name degenen die actief zijn op meerdere e-commerceplatforms zoals Shopee, TikTok Shop en Lazada, is het echter een aanzienlijke werklast om handmatig facturen te moeten uitreiken voor tientallen, zo niet honderden bestellingen per dag.

Met begrip voor de moeilijkheden waarmee verkopers worden geconfronteerd, heeft GTG CRM een functie voor automatische elektronische facturatie ontwikkeld om u volledig te ontlasten van dit tijdrovende, handmatige werk. Het systeem genereert automatisch een factuur zodra de bestelling is bevestigd voor verzending, en garandeert 100% nauwkeurigheid met de informatie uit de daadwerkelijke bestelling. U hoeft slechts één keer te configureren en kunt u daarna volledig richten op verkoop en klantenservice.

Automatische facturatiefunctie van GTG CRM

GTG CRM biedt volledige automatisering van het elektronische facturatieproces met twee belangrijke functies:

Automatische originele factuur: Nadat u de verzending van een bestelling heeft bevestigd, genereert het systeem automatisch een elektronische factuur met volledige productinformatie, hoeveelheden en bedragen. U kunt ervoor kiezen om een conceptversie te maken om te controleren voordat u deze uitgeeft, of deze onmiddellijk uitgeven om tijd te besparen.

Automatische correctiefactuur: Wanneer een klant een deel van de producten in een bestelling retourneert (bijvoorbeeld, ze kopen 3 producten, maar behouden er slechts 2), genereert GTG CRM automatisch een gecorrigeerde factuur die overeenkomt met het werkelijke aantal. Dit helpt u bij een nauwkeurige aangifte en correct voorraadbeheer.

Het systeem ondersteunt volledig de drie meest populaire verkoopkanalen van dit moment: Shopee, TikTok Shop en Lazada.

Installatie- en gebruiksinstructies

Stap 1: Installeer de automatische facturatiefunctie

Ga naar het gedeelte met elektronische factuurinstellingen in GTG CRM. Hier vindt u twee hoofdinzetspecifieke secties: "Automatische facturatie" en "Automatische correctiefactuur".

Om de functie te activeren, klikt u eenvoudig op de groene knop naast het verkoopkanaal dat u wilt toepassen: Shopee, TikTok Shop of Lazada.

Belangrijke opmerking: Als u de e-commerceplatforms al heeft gemachtigd om automatisch facturen uit te reiken, moet u deze functie niet inschakelen in GTG CRM, omdat dit tot dubbele facturatie zal leiden.

Stap 2: Configureer factuurinformatie

Na activatie moet u de basisinformatie voor de factuur configureren:

• Factuurstatus: Selecteer "Concept maken" als u wilt controleren voordat u deze uitgeeft, of "Onmiddellijk uitgeven" voor volledige automatisering.
• Facturatie moment: Standaard direct na bevestiging van verzending.
• Factuur sjabloon en serienummer: Selecteer een sjabloon dat geschikt is voor uw aangiftebehoeften.

Stap 3: Verwerk bestellingen en automatische facturatie

Wanneer er een nieuwe bestelling van een van de e-commerceplatforms wordt gesynchroniseerd met GTG CRM, staat de bestelling in de status "On Hold". U moet de bestelstatus wijzigen naar "Klaar om op te halen" of "Onderweg" om het proces te activeren.

Wanneer u een bestelling naar de status "Wacht op levering" verplaatst, maakt het GTG CRM-systeem automatisch een bestelling aan.

Nadat de bestelling is bevestigd en is overgezet naar de status "In levering", zal het systeem automatisch een magazijnontvangstbewijs genereren. Door het magazijnontvangstbewijs te bevestigen, zal het systeem automatisch een elektronische factuur aanmaken.

U kunt de zojuist automatisch aangemaakte factuur controleren in het gedeelte "Elektronische facturen" van het systeem. Alle informatie over producten, hoeveelheden en waarden wordt nauwkeurig ingevuld vanuit de oorspronkelijke bestelling.

Stap 4: Verwerken van correctiefacturen bij retournering door de klant

In het geval dat de klant een deel van de producten retourneert, is ook het proces van correctiefacturen volledig geautomatiseerd. U hoeft alleen het aantal teruggegeven producten in het magazijn in te voeren en op bevestigen te klikken, en GTG CRM maakt automatisch een correctiefactuur voor u aan.

Vereiste voorwaarde: Een correctiefactuur kan alleen worden aangemaakt als de oorspronkelijke factuur is uitgegeven. Als de oorspronkelijke factuur nog de status concept heeft, moet u eerst de oorspronkelijke factuur uitgeven.

Voordelen van het gebruik van deze functie

• Aanzienlijke tijdsbesparing: In plaats van handmatig informatie in te voeren voor elke bestelling, hoeft u alleen de verzending te bevestigen en het systeem regelt de rest automatisch.
• Absolute nauwkeurigheid gegarandeerd: Factuurinformatie wordt rechtstreeks uit de werkelijke bestelling gehaald, waardoor de kans op fouten vrijwel nul is.
• Flexibele afhandeling van speciale gevallen: Automatische correctiefacturen helpen bij het snel afhandelen van retourzendingen door klanten.
• Focus op verkoop: Geen zorgen meer over de administratieve last van het uitreiken van facturen.
• Gemakkelijke naleving van de wet: Zorgt voor de volledige uitgifte van facturen volgens de nieuwe regelgeving.

Belangrijke opmerkingen

• Vermijd het activeren van de functie voor automatische factuuruitgifte op GTG CRM als u de e-commerceplatforms hebt gemachtigd om automatisch facturen uit te geven, om dubbele facturatie te voorkomen.
• Een correctiefactuur kan alleen worden aangemaakt als de oorspronkelijke factuur officieel is uitgegeven.
• Controleer het factuurmodel en de symbolen zorgvuldig bij de eerste installatie.