Automatisch elektronische facturen genereren

Volgens de nieuwste overheidsvoorschriften zijn bedrijven nu verplicht om voor elke verkoopeen elektronische factuur uit te geven. Dit maakt het declareren van omzet en winst transparanter en nauwkeuriger, en zorgt ervoor dat belastingen correct worden betaald volgens de voorschriften. Voor veel verkopers, met name degenen die op meerdere e-commerceplatforms verkopen zoals Shopee, TikTok Shop en Lazada, is het echter handmatig genereren van facturen voor tientallen, zo niet honderden bestellingen per dag, een aanzienlijke werkdruk.

Met begrip voor de moeilijkheden waarmee verkopers worden geconfronteerd, heeft GTG CRM de functie voor het automatisch genereren van elektronische facturen ontwikkeld, waardoor u volledig wordt bevrijd van dit tijdrovende handmatige werk. Het systeem genereert automatisch een factuur zodra een bestelling wordt bevestigd voor verzending, wat zorgt voor 100% nauwkeurigheid met de gegevens van de werkelijke bestelling. U hoeft dit slechts één keer in te stellen en kunt u daarna volledig concentreren op verkoop en klantenservice.

Functie voor automatische facturering van GTG CRM

GTG CRM ondersteunt de volledige automatisering van het proces voor het genereren van elektronische facturen met twee hoofdfuncties:

Automatisch genereren van originele facturen: Nadat u de verzending van een bestelling hebt bevestigd, genereert het systeem automatisch een elektronische factuur met volledige productinformatie, hoeveelheden en waarden. U kunt ervoor kiezen een concept te maken om te controleren voordat u deze uitgeeft, of deze onmiddellijk uit te geven om tijd te besparen.

Automatisch genereren van correctiefacturen: Wanneer een klant een deel van de producten in een bestelling retourneert (bijvoorbeeld een aankoop van 3 producten, maar slechts 2 behoudt), genereert GTG CRM automatisch een correctiefactuur die overeenkomt met de werkelijke hoeveelheid. Dit helpt u nauwkeurig te declareren en uw voorraad correct te beheren.

Het systeem ondersteunt volledig de drie populairste verkoopkanalen van vandaag: Shopee, TikTok Shop en Lazada.

Installatie- en gebruiksaanwijzing

Stap 1: Instellen van de functie voor automatische facturering

Ga naar de instellingen voor elektronische facturen in GTG CRM. Hier vindt u twee hoofdinstellingen: "Automatische facturen" en "Automatische correctiefacturen".

Om de functie in te schakelen, klikt u gewoon op de groene knop naast het verkoopkanaal dat u wilt toepassen: Shopee, TikTok Shop of Lazada.

Belangrijke opmerking: Als u het e-commerceplatform al hebt geautoriseerd om automatisch facturen uit te geven, moet u deze functie niet inschakelen in GTG CRM, omdat dit zal leiden tot dubbele facturen.

Stap 2: Factuurgegevens configureren

Na het inschakelen moet u de basisinformatie voor de factuur configureren:

• Factuurstatus: Kies "Concept maken" als u wilt controleren voordat u deze uitgeeft, of "Onmiddellijk uitgeven" voor volledige automatisering.
• Factuurcreatiemoment: Standaard wordt deze onmiddellijk na verzendingsbevestiging gegenereerd.
• Factuur sjabloon en serienummer: Kies een sjabloon dat geschikt is voor uw declaratiebehoeften.

Stap 3: Bestellingen verwerken en automatisch facturen genereren

Wanneer er een nieuwe bestelling van een e-commerceplatform wordt gesynchroniseerd met GTG CRM, staat de bestelling op "On Hold". U moet de bestelstatus wijzigen in "Wachten op picken" of "Onderweg" om het proces te starten.

Wanneer u de bestelstatus wijzigt in "Klaar voor verzending", genereert het GTG CRM-systeem automatisch een bestelling.

Nadat de bestelling is bevestigd en de status "Onderweg" heeft bereikt, genereert het systeem automatisch een magazijntransactiebewijs. Door het magazijntransactiebewijs te bevestigen, wordt automatisch een elektronische factuur gegenereerd.

U kunt de automatisch gegenereerde factuur controleren in de sectie "Elektronische facturen" van het systeem. Alle informatie over producten, hoeveelheden en waarden is nauwkeurig ingevuld op basis van de originele bestelling.

Stap 4: Verwerken van correctiefacturen bij klantretouren

In het geval dat een klant een deel van de producten retourneert, wordt het proces voor correctiefacturen ook volledig geautomatiseerd. U hoeft alleen de geretourneerde hoeveelheid van de producten opnieuw in te voeren en op bevestigen te klikken, en GTG CRM genereert automatisch een correctiefactuur voor u.

Vereiste voorwaarde: Een correctiefactuur kan alleen worden gegenereerd als de originele factuur is uitgegeven. Als de originele factuur nog een concept is, moet u eerst de originele factuur uitgeven.

Voordelen van het gebruik van deze functie

• Aanzienlijke tijdsbesparing: In plaats van handmatig informatie voor elke bestelling in te voeren, hoeft u alleen de verzending te bevestigen en het systeem regelt de rest automatisch.
• Absolute nauwkeurigheid: Factuurinformatie wordt rechtstreeks uit de werkelijke bestelling gehaald, waardoor de kans op fouten vrijwel nul is.
• Flexibele afhandeling van speciale gevallen: Automatische correctiefacturen helpen bij het snel afhandelen van situaties met klantretouren.
• Focus op verkoop: Geen zorgen meer over administratieve taken voor facturering.
• Gemakkelijke naleving van de wet: Zorgt voor volledige facturering volgens de nieuwe regelgeving.

Belangrijke opmerkingen

• Vermijd het inschakelen van de automatische factureringsfunctie op GTG CRM als u het e-commerceplatform al hebt geautoriseerd om automatisch facturen uit te geven, om dubbele facturen te voorkomen.
• Een correctiefactuur kan alleen worden gegenereerd als de originele factuur officieel is uitgegeven.
• Controleer het factuursjabloon en het serienummer zorgvuldig bij de eerste configuratie.