Sammanfattning av ersättningsfakturor och justeringsfakturor

Hantering av felaktiga elektroniska fakturor är ett vanligt förekommande problem i bokföring och skattepraktik. Beroende på felets art och verksamhetens natur kan säljaren välja att utfärda en ersättningsfaktura eller en justeringsfaktura enligt lagens bestämmelser.

Förordning nr 70/2025/ND-CP (ändring och tillägg till förordning nr 123/2020/ND-CP) har tydliggjort omfattningen och tillämpningssättet för dessa två former. Artikeln nedan presenterar den korrekta juridiska innebörden och hjälper till att tydligt skilja dem åt för korrekt tillämpning.

Ersättningsfaktura

Definition

En ersättningsfaktura är en elektronisk faktura som utfärdas för att helt ersätta innehållet i en tidigare utfärdad elektronisk faktura som innehåller allvarliga fel, vilket gör att den ursprungliga fakturan inte längre är giltig för deklaration och bokföring.

Ersättningsfakturan måste tydligt ange: "Ersätter faktura mallnr..., serie..., nummer..., dag... månad... år...".

När ska en ersättningsfaktura utfärdas?

Ersättningsfakturor används när en utfärdad faktura har ett betydande fel:

• Felaktigt skattenummer för säljare eller köpare
• Felaktigt betalningsbelopp, inklusive summa, skattesats, skattebelopp
• Felaktig information om varor eller tjänster, såsom typ, specifikationer, kvalitet
• Fakturan är skadad, sönderriven, raderad, saknar information
• Fakturan är försvunnen eller oanvändbar

Juridiska principer för utfärdande av ersättningsfaktura

• Ersättningen måste ske med samtycke eller giltig anmälan till köparen
• Ersättningsfakturan ersätter den ursprungliga fakturan helt och hållet, det finns ingen dubbel deklaration av värdet
• Data i ersättningsfakturan måste vara tydligt kopplad till den ersatta fakturan
• Skatteberäkningen sker baserat på ersättningsfakturan

Justeringsfaktura

Definition

En justeringsfaktura är en elektronisk faktura som utfärdas för att justera en del av innehållet i en tidigare utfärdad elektronisk faktura, i de fall då den ursprungliga fakturan fortfarande är juridiskt giltig men en avvikelse eller ändring har uppstått som behöver justeras.

Justeringsfakturan måste tydligt ange: "Justerar faktura mallnr..., serie..., nummer..., dag... månad... år...".

När ska en justeringsfaktura utfärdas?

För det första, en faktura som har utfärdats med fel gällande:

• Skattenummer
• Belopp
• Skattesats, skattebelopp
• Information om varor eller tjänster

och parterna väljer att justera istället för att ersätta.

För det andra, en faktura som var korrekt vid utfärdandet men där efterföljande händelser inträffar:

• Justering av betalningsbelopp vid avräkning
• Justering av volym, värde enligt myndighetsbeslut

För det tredje, speciella fall:

• Handelsrabatter baserade på omsättning, volym
• Återlämning av varor eller tjänster (helt eller delvis)
• Justering av avgifter, återbetalning av avgifter inom försäkringsområdet
• Justering av transaktioner inom fastighets- och byggsektorn
• Justering av serviceavgifter inom bank- och betalningsförmedlingssektorn
• Justeringar inom telekom- och förbetalda kort-sektorn

Juridiska principer för utfärdande av justeringsfaktura

• Justeringsfakturan upphäver inte den ursprungliga fakturans giltighet
• Skatteberäkningen sker under den period då justeringsfakturan utfärdas, inte retroaktivt för tidigare perioder
• Justeringsinnehållet måste återspegla verksamhetens ekonomiska natur korrekt
• Justeringsfakturan måste åtföljas av dokumentation, såsom avtal, detaljerad lista

Skillnad mellan ersättningsfaktura och justeringsfaktura

Läs mer: Allt om elektroniska fakturor: När ska de utfärdas, hur man hanterar fel

Slutsats

Valet mellan en ersättningsfaktura eller en justeringsfaktura beror inte på subjektiv vilja, utan måste baseras på typen av fel och karaktären av den ekonomiska transaktionen som har inträffat.

Fel som gör den ursprungliga fakturan oanvändbar: använd en ersättningsfaktura.

Tillkommande värdejanderingar eller fel som kan justeras: använd en justeringsfaktura.

Att tillämpa rätt format säkerställer inte bara efterlevnad av lagar om fakturering och skatter, utan minskar också risken vid skattekontroller och revisioner samt garanterar transparens i redovisningsarbetet.