Vanliga juridiska risker vid onlinehandel

Onlinehandel blir allt vanligare tack vare låga kostnader, snabb kundåtkomst och enkel skalbarhet. Men med denna bekvämlighet följer ett juridiskt regelverk som många säljare inte fullt ut inser. I själva verket har ett otal fall bötfällts, fått retroaktiva skattekrav eller tvingats upphöra med verksamheten bara på grund av till synes mycket små misstag.

Denna artikel sammanställer de vanligaste juridiska riskerna vid onlinehandel, baserat på gällande bestämmelser och praktisk förvaltning, för att hjälpa säljare att proaktivt undvika dem.

Underlåtenhet att registrera eller anmäla e-handelswebbplats

En vanlig risk är att bygga en webbplats med beställningsfunktion men att inte genomföra anmälnings- eller registreringsförfarandet hos statliga myndigheter.

Enligt bestämmelserna om e-handel är en webbplats för försäljning med onlinebeställningsfunktion skyldig att anmäla sig eller registrera sig hos handelsministeriet. Detta förfarande:

• Genomförs helt online
• Är avgiftsfritt
• Kräver inga komplicerade dokument

Om detta inte görs kan säljaren dock straffas administrativt:

• För individer: bötesbeloppet kan vara från 10 till 20 miljoner dong
• För organisationer: bötesbeloppet kan vara från 20 till 40 miljoner dong

Detta är en risk som ofta drabbar individer som säljer via egna webbplatser, landningssidor för försäljning eller webbplatser med integrerad varukorg men som inte har granskat de tillhörande juridiska skyldigheterna.

Läs mer: Guide till att registrera ett hushållsföretag: Process, dokument och vad du behöver veta

Fästa symbolen "anmäld/registrerad" utan bekräftelse

Allvarligare än att inte registrera sig är att otillåtet fästa en bekräftelsessymbol utan giltigt tillstånd.

Användningen av symboler som "anmäld", "registrerad" utan officiell bekräftelse betraktas som ett beteende som ger vilseledande information och förvirrar konsumenter och myndigheter.

Användning av symboler som "anmäld", "registrerad" utan officiell bekräftelse kan leda till böter

Detta beteende kan straffas med:

• 10 till 30 miljoner dong för individer
• För organisationer kan bötesbeloppet fördubblas

Utöver administrativa böter kan webbplatsen även krävas på att ta bort överträdande innehåll eller att tillfälligt avbryta verksamheten.

Missförstånd om ansvaret mellan säljare och e-handelsplattform

Ett av de farligaste missförstånden är att tro: "Om jag säljer på en plattform är det plattformens fulla ansvar".

Enligt nya bestämmelser har e-handelsplattformar ett ansvar att samordna i varuhantering, hantera överträdelser och skydda konsumenternas rättigheter. Detta minskar dock inte säljarens juridiska ansvar.

Onlinehandlare måste fortfarande:

• Säkerställa varornas laglighet
• Följa bestämmelserna om skatt och fakturor
• Ge sanningsenlig information om produkterna

När en överträdelse inträffar kan både plattformen och säljaren granskas för ansvar, beroende på graden och naturen av handlingen.

Läs mer: Ska intäkter från e-handelsplattformar deklareras för skatt?

Överträdelse av villkor för handel med reglerade varor

Alla typer av varor får inte säljas online under samma villkor.

Vissa känsliga varor som alkohol, kosttillskott, kosmetika och villkorade produkter får endast säljas online om de uppfyller alla ytterligare juridiska krav.

Till exempel, för alkohol måste online-säljare:

• Har giltigt affärstillstånd
• Genomför ålderskontroller av köpare och mottagare
• Samordna med transportören för verifiering
• Använd kontantfria betalningsmetoder

Om dessa villkor ignoreras kan säljare ställas inför:

• Höga administrativa böter
• Tvång att återkalla produkter
• Risk att anmälas av konkurrenter eller konsumenter

Okontrollerat innehåll i reklam och livestream-försäljning

Livestream-aktiviteter håller på att bli en viktig försäljningskanal, men medför också nya juridiska risker relaterade till innehåll och data.

Livestream håller på att bli en viktig försäljningskanal men medför också juridiska risker

Enligt nya policyriktlinjer måste livestream-sändningsdata för försäljning lagras under en viss tid som grund för hantering av tvister, klagomål eller överträdelser.

Detta ställer krav på säljare:

• Kontrollera uttalanden för att undvika falsk reklam
• Begränsa överdrifter av produktens användning
• Ha en mekanism för lagring och hämtning av data vid behov

Bristande kontroll av livestream-innehåll kan leda till risker för böter gällande reklam, konsumentskydd eller osund konkurrens.

Risker med att utfärda elektroniska fakturor vid online-försäljning

En praktisk svårighet är bristen på köpinformation vid försäljning via e-handelsplattformar, på grund av plattformens dataskyddsmekanismer.

Utan en lämplig lösning kan säljare hamna i en situation där:

• Intäkter finns men inga giltiga fakturor kan utfärdas
• Dataavvikelser mellan plattformen och skatteregister
• Ombeds att ge en förklaring eller få skatten fastställd

För närvarande tillåter lagstiftningen vissa lagliga hanteringsmetoder, inklusive:

• Användning av elektroniska fakturor som genereras från kassasystem kopplade till skattemyndigheten, utan krav på fullständiga köpuppgifter
• Delegering till e-handelsplattformen att utfärda faktura å dina vägnar i godkända fall

Att inte proaktivt välja en lämplig lösning kan utsätta säljare för risker trots att de inte avser att bryta mot lagen.

Läs mer: Allt om elektroniska fakturor: När behöver man utfärda, hur hanterar man fel?

Risker relaterade till kostnader och redovisningshandlingar

Många säljare fokuserar enbart på intäkter, men upptäcker vid kontroll att:

• Kostnader saknar tillräckliga handlingar
• Kostnader inte får dras av vid skatteberäkning
• Oklart vilka kostnader som är giltiga

Vanliga konsekvenser är:

• Högre skatt att betala än faktiskt
• Efterskottsbetalning och förseningsavgifter

Läs mer: Vilka kostnader är avdragsgilla vid företagande?

Lösning: Ledningssystem som det viktigaste juridiska "skyddet"

Gemensamt för de flesta av ovanstående risker är inte att man inte känner till lagen, utan att man saknar ett system för att följa lagen korrekt i den dagliga driften.

Integrerade ledningsplattformar som GTG CRM hjälper säljare att:

• Centraliserad hantering av beställningar, produkter, lager, leveranser
• Utfärda elektroniska fakturor via MISA, S-Invoice
• Skapa ersättningsfakturor vid returer
• Synkronisera försäljnings- och redovisningsdata
• Lagring av data för avstämning och revision

Centraliserad hantering av beställningar, produkter, lager, leveranser, redovisning...

Detta är inte en lösning för att undvika risker, utan ett sätt att systematiskt hantera risker.

Slutsats

Onlinehandel är inte längre ett juridiskt gråzon som det brukade vara. Nuvarande ledningssystem rör sig kraftigt mot hantering baserad på data, fakturor och tekniska plattformar.

De vanligaste riskerna härrör ofta från:

• Bristande uppdatering av nya regleringar
• Missförstånd av juridiska roller och ansvarsområden
• Brist på standardiserade processer från början

Att förstå och följa reglerna korrekt hjälper inte bara till att undvika olyckliga böter, utan är också en grund för att onlinehandel ska utvecklas stabilt, transparent och hållbart i en alltmer kontrollerad digital miljö.