การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อใด?

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารบังคับเมื่อมีการขายสินค้าหรือให้บริการ ตามที่กฎหมายภาษีและกฎหมายเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้กำหนดไว้

การกำหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความถูกต้องของใบแจ้งหนี้และภาระภาษีที่เกิดขึ้น

ระยะเวลาในการออกใบแจ้งหนี้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด

ระยะเวลาในการออกใบแจ้งหนี้สำหรับการขายสินค้า

โดยอ้างอิงจากข้อ ก. วรรค 6 มาตรา 1 แห่งพระราชกฤษฎีกาเลขที่ 70/2025/ND-CP ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมวรรค 1 มาตรา 9 แห่งพระราชกฤษฎีกาเลขที่ 123/2020/ND-CP กำหนดไว้ดังนี้:

เวลาที่ออกใบแจ้งหนี้สำหรับการขายสินค้า คือเวลาที่กรรมสิทธิ์หรือสิทธิในการใช้สินค้าได้โอนไปยังผู้ซื้อแล้ว ไม่ว่าผู้ซื้อจะได้รับชำระเงินแล้วหรือไม่ก็ตาม

ระเบียบนี้ใช้บังคับกับ:

• การขายสินค้าทั่วไป
• การขายและการโอนสินทรัพย์สาธารณะ
• การขายทุนสำรองของชาติ

สำหรับการส่งออกสินค้า วันที่ออกใบแจ้งหนี้จะกำหนดโดยผู้ขาย แต่ต้องไม่เกินวันทำการถัดไปหลังจากที่สินค้าผ่านพิธีการศุลกากรตามกฎหมายศุลกากร

ระยะเวลาในการออกใบแจ้งหนี้สำหรับการให้บริการ

เวลาออกใบแจ้งหนี้สำหรับการให้บริการ คือ เวลาที่การให้บริการเสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าได้รับชำระเงินแล้วหรือไม่ก็ตาม

ในกรณีที่ได้รับชำระเงินก่อนหรือระหว่างการให้บริการ วันที่ในใบแจ้งหนี้คือวันที่ได้รับชำระเงิน โดยไม่รวมรายการต่อไปนี้:

• เงินฝาก
• การชำระเงินล่วงหน้าเพื่อเป็นหลักประกันการปฏิบัติตามสัญญา

ระเบียบนี้ใช้กับบริการเฉพาะบางประเภท เช่น:

• การบัญชี การตรวจสอบบัญชี
• ที่ปรึกษาทางการเงิน, ที่ปรึกษาด้านภาษี
• การประเมินมูลค่า
• การสำรวจและการออกแบบทางวิศวกรรม
• การให้คำปรึกษาและการกำกับดูแล
• จัดทำโครงการลงทุนด้านการก่อสร้าง

สถานการณ์ทั่วไปเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้

สามารถออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ย้อนหลังได้หรือไม่?

ไม่ใช่

ตามระเบียบปัจจุบัน การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ย้อนหลังนั้นไม่ได้รับอนุญาต การออกใบแจ้งหนี้ผิดเวลาหรือการจงใจลงวันที่ย้อนหลังถือเป็นการละเมิดทางปกครองที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะส่งสินค้าก่อนแล้วค่อยออกใบแจ้งหนี้ในภายหลัง?

ไม่ใช่

การส่งมอบสินค้าล่วงหน้าแต่ไม่ออกใบแจ้งหนี้ในขณะที่มีการโอนกรรมสิทธิ์หรือสิทธิ์ในการใช้สินค้า ถือเป็นการออกใบแจ้งหนี้ผิดเวลา และจะต้องถูกปรับตามที่กฎหมายกำหนด

บทลงโทษสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ผิดเวลา

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569 พระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 310/2025/ND-CP จะมีผลบังคับใช้ โดยกำหนดไว้ดังนี้:

โทษปรับสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ผิดเวลาอาจสูงถึง 70 ล้านดอง ขึ้นอยู่กับกรณี:

• ลักษณะของการละเมิด
• ระดับการละเมิด
• จำนวนการละเมิด

การออกใบแจ้งหนี้ให้ตรงเวลาเป็นข้อกำหนดที่จำเป็น ไม่ใช่ทางเลือก

หลักการในการจัดการกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผิดพลาด

ได้ออกใบแจ้งหนี้พร้อมรหัสหน่วยงานภาษีแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งให้ผู้ซื้อ เนื่องจากพบข้อผิดพลาด

ผู้ขายดำเนินการดังนี้:

• สร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่เพื่อแทนที่ฉบับเก่า
• โปรดระบุ: "เอกสารทดแทนสำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับที่... สัญลักษณ์... หมายเลข... วันที่... เดือน... ปี..."
• ส่งใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ให้ผู้ซื้อ
• ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ไปยังหน่วยงานสรรพากรพร้อมกันไปด้วย

ใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปยังผู้ซื้อแล้ว แต่พบข้อผิดพลาด

ก. ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อไม่ถูกต้อง (แต่ไม่ใช่หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ไม่ถูกต้อง)

ผู้ขาย:

• แจ้งให้ผู้ซื้อทราบ
• ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่
• แจ้งหน่วยงานสรรพากรโดยใช้แบบฟอร์ม 04/SS-HĐĐT

ข. หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่ถูกต้อง จำนวนเงิน อัตราภาษี จำนวนภาษีไม่ถูกต้อง หรือสินค้าไม่ตรงตามข้อกำหนดหรือมาตรฐานคุณภาพ

ผู้ขายและผู้ซื้อ (หากเป็นองค์กร) ต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

• จัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุรายละเอียดของข้อผิดพลาดอย่างชัดเจน

จากนั้นเลือก หนึ่งในสองตัวเลือก :

ใบแจ้งหนี้ปรับปรุง: ใช้เมื่อจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนเนื้อหาบางส่วน

• โปรดระบุ: "การปรับปรุงสำหรับแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้เลขที่… สัญลักษณ์… หมายเลข… วันที่… เดือน… ปี…"
• ระบุว่าการปรับเปลี่ยนนั้นเป็นการเพิ่มขึ้นหรือลดลง

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่: ใช้เมื่อต้องการออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่แทนฉบับเดิมทั้งหมด

• โปรดระบุ: "เอกสารทดแทนสำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับที่... สัญลักษณ์... หมายเลข... วันที่... เดือน... ปี..."

หลังจากการสร้าง:

• ลายเซ็นดิจิทัลของผู้ขาย
• ส่งใบแจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อ
• ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ปรับปรุงแล้วหรือใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ให้แก่หน่วยงานด้านภาษี

อ่านเพิ่มเติม: ภาพรวมของใบแจ้งหนี้ทดแทนและใบแจ้งหนี้ปรับปรุง

บางกรณีจำเป็นต้องได้รับการจัดการเป็นพิเศษ

ส่วนลด โปรโมชั่น และการปรับเปลี่ยนมูลค่าโครงการ: ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ในงวดปัจจุบัน โดยบันทึกการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของมูลค่า

สำหรับสินค้าที่ส่งคืนหรือส่วนลดหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว: ควรออกใบแจ้งหนี้ปรับปรุงเท่านั้น ไม่ควรออกใบแจ้งหนี้ใหม่

กรณีออก ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องหลายฉบับสำหรับผู้ซื้อรายเดียวกันในเดือนเดียวกัน: ควรออกใบแจ้งหนี้ปรับปรุงหรือใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่เพียงฉบับเดียว พร้อมระบุรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมทั้งหมด

ในกรณีที่ไม่มีหมายเหตุที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้การปรับปรุงหรือใบแจ้งหนี้ทดแทน

• ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวถูกตัดสินว่าไม่ถูกต้อง
• ต้องนำไปประมวลผลใหม่ในรูปแบบเดิม

ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขหรือออกใหม่ยังคงไม่ถูกต้อง...

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่จะได้รับการประมวลผลตามลำดับดังนี้: F0 → F1 → F2 → … → Fn

ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงจะได้รับการประมวลผลตามหลักการสะสม: F0 + F1 + F2 + … + Fn

หมายเหตุสำคัญ

ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2568 เป็นต้นไป:

• ขณะนี้ไม่สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ออกไปแล้วได้อีกต่อไป
• ข้อผิดพลาดใดๆ จะต้องได้รับการแก้ไขด้วยใบแจ้งหนี้ปรับปรุงหรือใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

สรุป

สำหรับพนักงานขายมือใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสิ่งต่อไปนี้:

• ฉันต้องออกใบแจ้งหนี้เมื่อไหร่?
• ปล่อยตัวตรงเวลา
• แก้ไขข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง

นี่เป็นเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามกฎหมาย หลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะถูกปรับ และสร้างความมั่นใจว่าการดำเนินธุรกิจมีความโปร่งใสและยั่งยืน