Dans le cadre des opérations commerciales, la gestion des factures et des produits est essentielle à l'efficacité opérationnelle et à la conformité légale. Pour bien comprendre l'importance des solutions d'automatisation, il est nécessaire d'analyser en détail les besoins de chaque groupe de clients.

Analyse des besoins des clients par groupe

1. Entreprise familiale

Caractéristiques juridiques importantes

Conformément au décret gouvernemental 01/2021, les entreprises à domicile présentent les caractéristiques suivantes :

• Responsabilité illimitée : Le chef de famille est responsable sur l'ensemble de ses biens personnels pour les activités professionnelles.
• Absence de personnalité juridique : exercer une activité sous le nom d'un individu, et non en tant qu'entité juridique indépendante.
• Limite de quantité : Chaque personne/ménage n'est autorisé à enregistrer qu'une seule entreprise.
• Gestion financière intégrée : Tous les revenus provenant des comptes personnels et professionnels sont comptabilisés comme revenus du ménage.

défis de gestion financière

Les entreprises à domicile sont souvent confrontées aux difficultés suivantes :

1. Difficulté à séparer les revenus personnels et professionnels : Tous les comptes sont considérés comme des sources de revenus du ménage.
2. Méthode de calcul de la double imposition : Application de la méthode déclarative et de la méthode forfaitaire telles que prescrites.
3. Séparation des comptes requise : La décision 3389 recommande l'ouverture de comptes séparés pour les opérations commerciales.
4. Gestion des factures d'entrée : Il est nécessaire de conserver des enregistrements complets des factures de dépenses pour une déclaration fiscale précise.

besoins spécifiques

• Une solution de gestion de produits simple et conviviale pour les propriétaires sans connaissances approfondies en comptabilité.
• Collecte et catégorisation automatiques des factures (dépenses) provenant de diverses sources.
• Des rapports financiers simples permettent de suivre les recettes et les dépenses mensuelles.
• Émettre rapidement des factures pour les clients particuliers.

2. Petites et moyennes entreprises (PME)

Caractéristiques de fonctionnement

• Disposer de la personnalité juridique : responsabilité limitée dans la limite du capital social.
• Effectif : 5 à 50 employés, nécessitant une délégation d'autorité claire.
• Plusieurs canaux de vente : en ligne, hors ligne, revendeurs, distributeurs
• Système comptable : Il existe un service comptable dédié.

Défis de gestion

1. Volume important de factures : des centaines de factures d'entrée/sortie par mois
2. Gestion de produits diversifiés : plusieurs références, plusieurs fournisseurs, plusieurs unités de mesure.
3. Déclarations fiscales complexes : TVA intrants/débits, règlement de l'impôt sur les sociétés.
4. Intégration système : Nécessite une connexion avec un logiciel comptable (MISA, MISA AMIS, etc.).
5. Traçabilité : Gestion des expéditions, des dates de péremption et de l'origine des marchandises.

3. Grandes entreprises et sociétés

Caractéristiques de fonctionnement

• Entreprise de grande envergure : Plus de 100 employés, plusieurs succursales et filiales.
• Multi-secteurs : Présent dans divers secteurs d'activité.
• Système ERP : Possède déjà un système de gestion complet (SAP, Oracle, etc.)
• Processus complexe : Délégation de pouvoirs à plusieurs niveaux, processus d'approbation strict.

Présentation de la solution CRM GTG

Après une analyse détaillée des besoins de chaque groupe de clients, GTG CRM propose une solution complète dotée de deux fonctionnalités clés :

Génération automatique de factures électroniques

Lien direct avec des fournisseurs réputés

GTG CRM s'est profondément intégré à deux fournisseurs de facturation électronique de premier plan au Vietnam :

Processus de facturation automatisé

Étape 1 : Configurez la connexion une seule fois.

• Connectez-vous à GTG CRM → Paramètres → Factures électroniques
• Choisissez un fournisseur (S-Invoice ou MISA)
• Saisissez les informations d'authentification (clé API, nom d'utilisateur/mot de passe).
• Le système vérifie automatiquement la connexion et synchronise le modèle de facture.

Étape 2 : Créez une facture en 3 minutes

1. Sélectionnez « Créer une nouvelle facture » dans la commande ou créez-la manuellement.
2. Renseignez les informations de l'acheteur : nom de l'entreprise/de la personne physique, numéro d'identification fiscale (s'il s'agit d'une entreprise), adresse, adresse électronique pour la réception des factures.
3. Ajout de produits/services : recherchez dans le catalogue de produits disponibles, saisissez la quantité, le prix unitaire est automatiquement rempli à partir de la liste de prix, sélectionnez le taux de taxe (0 %, 5 %, 8 %, 10 %), appliquez les remises si disponibles.

Étape 3 : Prévisualisation et exportation

• Prévisualisez la facture PDF avant de l'émettre officiellement.
• Vérifiez les informations de l'acheteur, les détails du produit et le prix total.
• Cliquez sur « Générer la facture » → Le système effectue automatiquement les opérations suivantes : envoie une demande à S-Invoice/MISA, reçoit le code de la facture et la signe numériquement, envoie la facture au client sous forme d’e-mail PDF et la stocke dans GTG CRM.

Traitement des factures de remplacement

Lorsqu'il est nécessaire de rectifier une facture émise (retour de marchandise par le client, quantité/prix incorrect, etc.) :

1. Trouvez la facture originale dans la liste.
2. Sélectionnez « Créer une facture de remplacement »
3. Corrigez les informations qui nécessitent une correction.
4. Système automatisé : annuler l’ancienne facture conformément à la réglementation, émettre une nouvelle facture avec la mention « Remplacement du numéro de facture… », lier les deux factures pour consultation ultérieure.

Gestion de produits professionnelle

Structure de gestion de produits à plusieurs niveaux

Classification des produits

• Créez des catégories parent-enfant sans limite de niveau.
• Exemple : Électronique → Téléphones portables → Samsung → Série Galaxy S
• Facile à rechercher et à filtrer par catégorie.

Informations détaillées sur le produit

• Code SKU automatique ou personnalisé
• Nom du produit (vietnamien + anglais)
• Descriptions détaillées, images variées.
• Unités de mesure de base et unités de conversion
• Prix ​​d'achat, prix de vente (les prix peuvent être définis par canal)
• Taux d'imposition applicables (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)

Gestion des variantes

• Caractéristiques : couleur, taille, capacité...
• Chaque variante possède sa propre référence et son propre prix.
• Gestion des stocks par variante

Intégration logistique

• Suivi des stocks en temps réel
• Attention : En rupture de stock, date de péremption proche.
• Gestion des stocks par lot (entrées/sorties/stocks).

Fonction de collecte automatique des factures

Il s'agit d'une fonctionnalité exclusive qui permet aux comptables d'économiser des dizaines d'heures chaque mois.

Comment ça marche

Étape 1 : Connectez votre adresse e-mail professionnelle.

• Accédez à Paramètres → Intégration de la messagerie
• Veuillez saisir votre adresse e-mail pour recevoir vos factures (Gmail, Outlook, etc.).
• Autoriser l'accès (en utilisant OAuth 2.0 sécurisé)

Étape 2 : Activer la collecte automatique

• Sélectionnez « Collecter automatiquement les factures d'entrée »
• Le système analyse les courriels périodiquement (toutes les heures ou tous les jours).
• Reconnaissance automatique des fichiers de factures PDF provenant de fournisseurs populaires.

Étape 3 : Extraction automatique des informations

GTG CRM utilise l'OCR par IA pour lire les factures et en extraire les informations :

• Nom du fournisseur, numéro d'identification fiscale
• Numéro de facture, date de la facture
• Liste des produits/services
• Montant total avant taxes et TVA, paiement total

Étape 4 : Confirmer et enregistrer

• Le comptable vérifie les informations extraites.
• Ajuster au besoin (le système apprend et améliore sa précision).
• Classer dans la catégorie de dépenses appropriée.
• Indiquez « Payé » ou « Impayé ».

Avantages pratiques

Scénario d'utilisation pratique

Scénario 1 : Commerce de mode en ligne

Contexte : Mme Mai gère une entreprise de vêtements en ligne, recevant 200 commandes par mois et s'approvisionnant auprès de 5 fournisseurs.

Problème précédent :

• Vous devez créer la facture manuellement ou utiliser Excel.
• Impossible de suivre les factures entrantes.
• Déclarer ses impôts occupe toute la dernière journée du mois.

Après avoir utilisé GTG CRM :

1. Gestion des produits : Importation de 50 échantillons de vêtements avec variations de couleur/taille → 200 références générées.
2. Génération automatique de factures : Lorsqu'un client passe une commande → Générer automatiquement une facture → Envoyer un e-mail au client.
3. Collecte des factures fournisseurs : Recevoir les factures par e-mail des fournisseurs → Les saisir automatiquement dans le système.
4. Déclarations fiscales : Générez des rapports de taxes sur les intrants/extrants en 10 minutes à la fin du mois.

Résultats : Gain de 15 heures par mois, augmentation du chiffre d'affaires de 30 % grâce à une focalisation sur les ventes plutôt que sur les tâches administratives.

Scénario 2 : Société de distribution de matériel médical

Contexte : L'entreprise compte 20 employés, 500 produits et 1000 factures par mois.

Problème précédent :

• J'utilise MISA Accounting, mais je dois saisir les données deux fois (en utilisant un logiciel CRM et MISA distincts).
• Le personnel de vente ignorait si l'article était en stock ou épuisé.
• L'émission de factures via MISA prend 5 minutes par facture.

Après avoir utilisé GTG CRM :

1. Intégration MISA : GTG CRM ↔ Synchronisation bidirectionnelle MISA
2. Gestion des stocks : Les employés peuvent consulter les stocks en temps réel sur le CRM.
3. Génération de factures en un clic : Commande → Génération de factures → Importation automatique dans MISA
4. Rapport des ventes : Le PDG consulte les rapports par produit, région et employé.

Résultats : Réduction de 50 % du temps administratif, augmentation de 25 % de l'efficacité des équipes de vente.

Avantages globaux

Augmenter la productivité

• Économisez 10 à 20 heures par mois sur les tâches administratives.
• L'émission de factures est 5 fois plus rapide qu'avec les méthodes manuelles.
• Automatisez 80 % du processus de collecte et de traitement des factures d'entrée.

Réduire les coûts

• Inutile d'acheter séparément un logiciel de facturation.
• Réduisez le personnel comptable grâce à l'automatisation.
• Évitez les pénalités fiscales dues à des erreurs ou à des factures manquantes.

Respect de la loi

• 100 % des factures sont valides conformément à la réglementation de la Direction générale des impôts.
• Conservez toutes les factures électroniques pendant 10 ans.
• Prêt à être audité à tout moment.

Note importante

Concernant les factures électroniques

1. L’inscription auprès du fournisseur (S-Invoice ou MISA) est requise avant toute utilisation.
2. Frais de service : Environ 500 000 à 1 000 000 VND/an selon la formule choisie.
3. Les factures émises ne peuvent pas être supprimées ; seules des factures de remplacement/modifiées peuvent être créées.
4. Une connexion internet stable est nécessaire pour la synchronisation avec votre fournisseur.

En matière de gestion des produits

1. Les données doivent être normalisées avant l'importation (code SKU, nom du produit, unité de mesure).
2. Effectuez des contrôles d'inventaire réguliers pour garantir des niveaux de stock précis.
3. Accorder aux utilisateurs les autorisations nécessaires pour empêcher toute modification arbitraire des prix/produits.
4. Sauvegardes régulières des données (GTG CRM effectue des sauvegardes automatiques quotidiennes).

Concernant le recouvrement automatisé des factures

1. Précision de la reconnaissance optique de caractères (OCR) : ~95-98 %, une vérification manuelle reste nécessaire.
2. Prend uniquement en charge le format PDF standard (images à convertir).
3. Courriel professionnel : Il est recommandé d’utiliser une adresse courriel distincte pour recevoir les factures afin d’éviter toute confusion avec les courriels personnels.

Conclure

GTG CRM offre une solution complète et automatisée pour la gestion des factures et des produits, adaptée aux entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes sociétés.

• Générez automatiquement des factures directement liées à S-Invoice et MISA.
• Collecte automatique des factures entrantes à partir des e-mails.
• Gestion professionnelle des produits avec variations et inventaire.
• Des rapports instantanés sur les revenus, les dépenses et les bénéfices.
• Respectez à 100 % les lois et réglementations vietnamiennes.

Essayez-le dès aujourd'hui pour libérer du temps et vous concentrer sur le développement de votre entreprise !